Quais os critérios para adotar um software de gestão para agências?

Nos últimos anos, o uso da tecnologia como parte do trabalho de publicidade é praticamente obrigatório para manter o desempenho. Por isso, a busca por um software de gestão para agências está cada vez mais intensa, seja por necessidades operacionais ou de organizar o fluxo de trabalho.

Empresas de comunicação e colaboradores vêm se adequando às novas tendências para manter a sua relevância no mercado. Um software de gestão passa a ser ferramenta principal de trabalho, capaz de organizar e disciplinar os diversos setores do negócio. Porém, para conseguir estes resultados você precisa escolher aquele que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

Pensando nisso, viemos falar um pouco sobre quais critérios são mais importantes na hora de escolher um sistema para agência de publicidade, como você pode avaliá-los e tomar uma decisão. 

Mas, antes de continuar lendo, que tal fazer nosso diagnóstico de maturidade de gestão para ajudar você a dar o próximo passo.

Como escolher um software de gestão para sua agência?

Quando o assunto é escolher um sistema que se ajuste às atuais necessidades da agência, uma série de critérios deve ser levada em conta para que o investimento não seja feito em vão.

Afinal, trata-se de uma ferramenta que será utilizada em toda a rotina de trabalho do time. Confira, então, quais pontos você precisa ter em mente ao escolher uma ferramenta de gestão:

Pense no que a agência realmente precisa

Se o objetivo é utilizar a tecnologia para sanar um gargalo ou melhorar os processos operacionais, de nada adianta adotar uma ferramenta que não atenda plenamente aos objetivos da agência, não é?

Para que isso não aconteça é fundamental pensar nas dificuldades enfrentadas pela agência, quais são os seus objetivos a curto e longo prazo e o que você espera após a implantação da ferramenta. Um bom software de gestão para agências é aquele que cumpre as suas tarefas com eficácia.

Seja a falta de processos bem definidos e fixados pelos funcionários ou a ausência de um controle financeiro, aponte cada uma das dificuldades que têm impossibilitado que a equipe trabalhe de forma organizada e sem furos na comunicação.

Mas lembre-se que um software não garante que as metas sejam alcançadas sozinhas, portanto é essencial que o esforço parta, antes de tudo, de todos os profissionais envolvidos.

Com essa concepção em mente, para cada uma das dificuldades apontadas, defina um objetivo. Se há uma constante perda de jobs, por exemplo, o ideal é que o sistema escolhido tenha um modelo de fluxo de trabalho capaz de eliminar esse descontrole. Trazendo assim, mais organização para a agência, melhorando os controles e distribuição de atividades.

Dessa forma é importante que todo o time contribua com informações sobre os pontos que necessitam de melhoria em sua rotina de trabalho, pois certamente esses detalhes vão contar muito no momento de determinar a melhor ferramenta a ser escolhida.

Faça uma análise de longo prazo

Ao passo em que os processos se tornam mais complexos e novas contas chegam em sua agência é fundamental que você conte com recursos que amparem a empresa em absolutamente todos as etapas. Perder o controle durante o processo de crescimento de um negócio é altamente comprometedor em todas as perspectivas.

Portanto, priorize ferramentas que acompanhem tanto a evolução de agências que dão os seus primeiros passos no mercado, quanto as que já apresentam um grande número de funcionários e já estão consolidadas no setor publicitário.

Aqui, a palavra de ordem deve ser escalabilidade. Por mais que você não precise de recursos mais robustos no momento, ter a opção de avançar futuramente com o seu sistema para agência de publicidade é fundamental para que os seus processos não fiquem limitados.

Busque por empresas comprometidas com resultados

A implantação de um sistema de gestão jamais deve ser feita sem um acompanhamento minucioso por parte da empresa desenvolvedora. Nesse sentido, muito mais que um simples fornecedor da ferramenta, você deve buscar por um parceiro, ou seja, uma empresa com pessoas capacitadas e prontas para ajudar a sua agência a usufruir de todas as funcionalidades que ela possa oferecer. 

Como dito anteriormente, toda mudança exige um esforço de todo a equipe e, ter profissionais do outro lado ajudando nesse processo de adaptação é fundamental para superar qualquer dificuldade. Especialmente se o seu negócio ainda não tem muita experiência na utilização de um software para gestão de agências. Deixá-los desamparados diminui muito as suas chances de sucesso.

Muitas vezes, há uma preocupação por parte da agência em aprender a utilizar o sistema. Nesse caso, veja se a empresa escolhida oferece cronogramas de treinamentos para que todos os departamentos aprendam a utilizar o programa de maneira ágil e completa.

Opte por parceiros que, em vez de videoaulas prontas, ofereçam treinamentos em tempo real para que você possa ter um atendimento específico para a sua agência, a partir de uma postura consultiva, sempre com foco em resultados.

Atualmente, algumas empresas desenvolvedoras de sistemas de gestão para agências já apresentam a metodologia OKR (Objectives and Key Results). Trata-se de uma métrica que apresenta uma forma mais clara de encarar os objetivos com a implantação do sistema, por meio de metas específicas para cada tipo de agência.

Escolha um sistema que permita um diálogo entre os setores

Sistemas mais modernos de gestão para agências já começam a gerir a informação a partir da abertura do Job. Assim, o gestor é capaz de distribuir tarefas entre os departamentos, controlar prazos e lançamentos financeiros com mais eficiência. E mesmo que outra pessoa assuma o trabalho de gerenciamento, não haverá grandes perdas de produtividade.

Além disso, já é possível contar com ferramentas que possibilitam o acompanhamento do desempenho das tarefas da agência em diferentes setores, o que torna mais fácil identificar desvios da meta e descontroles.

Desta forma, opte por recursos que viabilizem a integração, a automatização e a padronização da gestão e de todos os setores da agência (tarefas, financeiro e comunicação) em um único lugar.

Centralizar parte desse trabalho é a melhor maneira de garantir que todas as áreas da empresa ainda estejam atuando para alcançar o mesmo objetivo no fim das contas.

Opte por sistemas que permitam a extração de relatórios

Já imaginou ter acesso a relatórios completos que o auxiliem nas tomadas de decisão? Pois saiba que esse é um detalhe que faz toda a diferença no momento de escolher o melhor sistema para sua agência.

Aqui estão alguns exemplos de relatórios que você deve sempre extrair, analisar e refinar com o seu trabalho:

Ranking de clientes

Sabemos que nem sempre é uma tarefa simples avaliar se um cliente é realmente lucrativo para o seu negócio. Alguns deles podem até fazer pedidos grandes e pagar bem, mas se eles nunca estão satisfeitos, sempre questionam seu planejamento sem apresentar nenhum argumento ou mudam de ideia no último minuto, todo o lucro será anulado pelo tempo extra de trabalho.

Nesse caso, opte por ferramentas que façam uma análise dos melhores e piores clientes da agência. Veja se é possível gerar resultados de acordo com a categoria que escolher, como em relação à quantidade de horas trabalhadas no período determinado ou em relação ao custo do trabalho.

Índice de satisfação

A opinião do seu público é o melhor termômetro para a qualidade de qualquer serviço ou produto. Sendo assim, ela também pode ser considerada uma métrica para entender os resultados do seu sistema para agência de publicidade.

Um bom software também ajudará na melhor avaliação desse índice. Informações como o feedback coletado e seus outros indicadores de desempenho podem ajudar bastante nesta avaliação. Especialmente quando forem compilados pelo software.

Custo por hora trabalhada

E por falar em custo do trabalho, não se esqueça de avaliar se o sistema escolhido oferece tabelas com os valores totais do custo de cada hora trabalhada, bem como o levantamento das receitas geradas. Assim, você terá indicativos de produtividade completos, que certamente vão ajudar em suas análises de custo em relação ao lucro.

Indicador de produtividade

Outro ponto que entra na questão de margem de lucro é o timesheet. A partir dessa funcionalidade, você consegue medir as horas gastas para cada trabalho, o que facilita o cálculo do valor/hora de cada funcionário. Desse modo, é possível saber como está o rendimento e a produtividade da equipe, além de conhecer o perfil de cada funcionário.

Por fim, considere uma ferramenta que ofereça relatórios de jobs, os quais você pode mensurar o fluxo de tarefas da sua agência e acompanhar o rendimento de cada uma.

Analise os quesitos tecnológicos compatíveis com as necessidades da agência

Saber se a interface do software é de fácil manuseio, se as especificações e funcionalidades atendem ao fluxo de trabalho da sua agência de publicidade, avaliar quais os pré-requisitos para a implantação, como instalação de servidor e compra ou locação de equipamentos, são fundamentais para evitar transtornos na hora da utilização.

É importante também verificar as plataformas nas quais o sistema roda, pois o software deverá acompanhar a necessidade da agência, seja usando Linux, Windows, Mac, tablets ou smartphones. Além disso, opte por sistemas que podem ser acessados via browser, sem a necessidade de nenhuma instalação na sua máquina.

Um erro comum de várias pessoas ao utilizarem qualquer software, seja na via pessoal ou negócios, é comprá-lo sem verificar os seus requisitos mínimos, como velocidade de internet ideal para uso, poder de processamento da máquina, definição de monitores, interação com outros programas, entre muitas outras coisas. Converse com seu time de TI, liste as mudanças necessárias e confirme se o custo será compensado.

Nível de suporte técnico oferecido

A adoção de um software para gestão de agências nunca é livre de complicações. Claro, você não precisa necessariamente lidar com isso sem apoio.

Uma boa empresa provedora deste sistema sempre conta com um time de suporte técnico pronto para sanar as suas dúvidas, fazer os ajustes necessários ao produto e minimizar o tempo perdido com erros simples. Especialmente nos estágios iniciais da implantação.

Busque uma empresa que faça o seu atendimento de maneira rápida e eficiente, atendendo os seus pedidos o quanto antes e entregando uma solução dentro de um prazo adequado. Em um cenário ideal, ela pode trabalhar ao lado da sua equipe de TI para implementar soluções rápidas, caso haja algum problema com o sistema.

Verifique a opinião de outros clientes

Como já mencionamos, seu público é o melhor termômetro para avaliar o desempenho e qualidade gerais de qualquer produto. Se considerarmos que as agências de publicidade são o público-alvo aqui, pode-se dizer que as outras agências que já contrataram o mesmo sistema também são um termômetro para a qualidade final do software que você pretende adquirir.

Hoje em dia, não é difícil encontrar esse tipo de informação. Empresas podem receber feedback aberto em redes sociais, além de haver sites de opinião e reclamações sobre empresas.

Dependendo do índice de insatisfação do público geral, pode ser melhor buscar uma alternativa. Por outro lado, se a taxa de satisfação for bem elevada, esse software deve ter maior prioridade em sua lista.

Número de funcionalidades úteis

No geral, o valor de qualquer aquisição, seja um produto ou software, é determinado pela relação entre custo e benefício que ele apresenta. Ou seja, a quantidade total de vantagens que você adquire em comparação com o quanto paga. Naturalmente, ter mais funcionalidades significa uma proporção melhor entre estes dois fatores.

Porém, um software de gestão para agências com mais funcionalidades não é necessariamente mais rentável. O principal é observar quantas destas são relevantes para seu negócio, ou seja, quais estão alinhadas com as demandas da sua empresa. Afinal, não há motivo para pagar por algo que você não poderá usar para ter retorno real.

Se você seguiu nossas dicas até agora, já deve ter uma lista, ao menos parcial, das principais funções que este sistema deve cumprir. Use esta lista como ponto de partida para analisar o benefício em cada candidato e analisar os resultados que você espera obter.

Facilidade de implementação e utilização

Por fim, escolha uma ferramenta que ofereça formas de aprendizagem como treinamentos, fundamentais para qualificar os usuários. É fato que implantar a cultura de um software numa agência não é tarefa fácil, por isso busque rapidez, eficácia e pronto atendimento.

Vídeos e manuais são úteis para consulta, mas o ideal é que a empresa provedora ofereça um treinamento completo, ao menos no início e em futuras atualizações.

Uma questão envolvida nisso, por exemplo, é o modelo de contratação que o software oferece. Dependendo da forma como você o adquire, ele pode apresentar maior ou menor dificuldade de utilização. Aqui estão alguns exemplos:

• aquisição de software: o programa é adquirido em sua versão atual, mas sem contar com futuras atualizações. Você não precisará pagar mais por ele, mas deve adquirir a nova versão no futuro, caso seja necessário;
   
• assinatura: você pagará mensalmente a licença do programa, mas também terá acesso a futuras atualizações, assistência técnica especializada, entre outras vantagens de manutenção do sistema;
   
• software como serviço: no modelo SaaS, ou “Software as a Service”, o usuário aluga o software e o acessa remotamente através do computador. Isso significa que há mais flexibilidade, porém, sua empresa será mais dependente dos servidores. Caso eles sejam violados ou apresentem algum defeito, você pode ficar sem sistema temporariamente.

Ao avaliar suas necessidades e a relação custo-benefício de cada opção, você poderá escolher aquela que melhor se encaixa em seu negócio.

E então, gostou de saber o que você precisa avaliar na hora de escolher o melhor software de gestão para sua agência? Se o seu objetivo é sistematizar os processos, agregando organização e eficácia à sua gestão, vem bater um papo conosco. Fale com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas sobre o Studio.