Saiba como aumentar a produtividade na sua agência e gerar mais resultados!

Muita gente se pergunta: como aumentar a produtividade da equipe com métodos simples e eficientes? A gestão envolve um conjunto de práticas complexas, e coordenar as ações para melhorar os resultados demanda uma série de esforços.

Além disso, o volume de tarefas é elevado, havendo muitos prazos para serem cumpridos e várias exigências por parte dos clientes.

Com o objetivo de ajudar você a aprimorar a direção da sua agência, preparamos este post especial com dicas e sugestões de ações para que seja possível conduzir o rendimento do seu time a níveis máximos.

Se interessou? Continue a leitura e saiba como utilizar o tempo a seu favor!

O que é produtividade?

Produtividade é uma medida de eficiência de determinada pessoa ou empresa para completar uma tarefa. Nós geralmente entendemos que produtividade quer dizer fazer cada vez mais coisas diariamente. Errado. Produtividade é fazer coisas importantes e com consistência.

Não importa em quê você está trabalhando, existem somente algumas coisas que são realmente importantes. Ser produtivo é sobre manter uma velocidade constante e mediana em poucas coisas, e não velocidade máxima em tudo.

A produtividade é um conceito essencial para o crescimento da sua agência e para sua competitividade. A habilidade de uma empresa melhorar seus processos e a qualidade das entregas depende bastante da quantidade de serviços finalizados com determinadas horas trabalhadas.

Qual é a importância de se manter um bom nível de produtividade?

O mercado está gradativamente cada vez mais exigente. As entregas passam a necessitar de uma combinação de qualidade e de velocidade. Nossa cultura se tornou mais imediatista e, com isso, passou a obedecer prazos e a contar com agilidade e efetividade.

Esse fator está diretamente associado aos resultados alcançados no negócio, sendo um indicador da capacidade produtiva da organização. Na verdade, garantir que sua empresa possa fazer mais em menos tempo permite que você possa melhorar os frutos obtidos, ampliando o controle da produção.

Na agência de publicidade — um empreendimento altamente dinâmico e inovador —, é preciso pensar que a criatividade deve estar associada a um bom nível de eficiência, pois a base do negócio são as entregas para o cliente.

Assim, é importante encontrar um equilíbrio entre esses traços para atender as demandas dos clientes e manter os diferenciais do negócio. Se você alia esse indicador a outros pontos positivos da sua agência, consegue obter resultados efetivos.

Como aumentar a produtividade da sua agência com práticas acessíveis?

Há uma série de medidas que você pode adotar para aumentar o rendimento da sua agência de publicidade. Saber exatamente quais são as prioridades, ter foco em resultados e padronizar processos são alguns exemplos. Acompanhe a seguir!

Boa liderança

Você é um bom líder? Já parou para fazer essa pergunta para si? Saiba que sua resposta é fundamental para saber como aumentar a produtividade de sua agência.

Não confunda liderança com ser chefe, pois são dois nomes com significados totalmente diferentes. Um chefe apenas delega quais serão as atividades a serem desenvolvidas por sua equipe e controla o trabalho realizado por seus funcionários.

O líder vai muito além das atribuições citadas anteriormente. Ele tem o papel de motivar sua equipe, dar feedbacks positivos e construtivos, no qual vão ajudar seus colaboradores a fazer seus trabalhos de forma mais eficiente e assertiva, sem pressão psicológica.

O papel de um líder também é oferecer melhorias no trabalho da equipe, com ideias, sugestões, entre outros. Dessa forma, as pessoas trabalham mais felizes e, com isso, são mais produtivas e estão mais satisfeitas com a agência. Ao tomar essas atitudes, você passará a ser um exemplo de gestor para todos, inclusive para si mesmo, já que sua empresa vai prosperar mais rapidamente. Pense nisso!

No vídeo abaixo, Alexandre Monteiro fala da importância da linguagem corporal e do exemplo para uma boa liderança. Confira:

Mantenha o foco em resultados

Um fato que deve ser evitado na empresa é o excesso de detalhismo no processo criativo, colocando os prazos em segundo plano. É muito importante entregar um trabalho de qualidade para o cliente, mas, para isso, é importante pensar menos na vaidade com o trabalho do profissional e mais em quais são as necessidades de quem contratou os seus serviços.

Afinal, não é possível produzir a peça perfeita, porém é muito importante entregar um resultado que agrade o cliente e que atenda às suas necessidades. Por isso, promova na empresa a cultura de manter o foco em resultados, priorizando a realização de entregas que estejam de acordo com o desejo do consumidor.

Para alcançar esse resultado de forma eficiente, delegar as tarefas de forma correta para a equipe é fundamental. Dessa maneira, os colaboradores se sentirão motivados a buscar soluções de forma independente, trazendo para o ambiente de trabalho contribuições valiosas. Confira, a seguir, como fazer isso.

Delegando as tarefas por aptidão

Parece uma dica óbvia, mas faz muito sentido quando observamos sua aplicação. Isso porque um funcionário se sente mais motivado quando possui afinidade para desempenhar determinada função, fator que influenciará diretamente nos resultados.

Despertando a motivação dentro da agência

Motivar os colaboradores não está somente relacionado à alta remuneração, já que ofertar um salário compatível com o mercado é essencial em qualquer empresa. Levando isso em conta, é preciso fazer com que cada membro tenha seu trabalho reconhecido, suas ideias bem recebidas e, claro, uma boa perspectiva de crescimento profissional.

Criando recompensas por metas atingidas

Além de deixar os funcionários cientes dos resultados obtidos, oferecer bonificações por cada meta alcançada é uma excelente alternativa quando o objetivo é motivar uma equipe.

Padronize os processos

Muitos procedimentos em uma agência de publicidade envolvem criatividade, dinamismo e flexibilidade. Mas isso não significa que não haja processos repetitivos e burocráticos.

A proposta é que você padronize as atividades que apresentem essa possibilidade. Ter protocolos sistematizados pode minimizar a chance de erros e facilitar o cotidiano da equipe.

Colocando mais uniformidade nas tarefas em que isso é possível, sua equipe ganha tempo para empreender mais energia nas demandas que são diversificadas. Assim, manter protocolos para processos mais burocráticos facilita o cotidiano da corporação.

É recomendável começar por um dos documentos mais importantes: o briefing. Ao criar um padrão para ele, o trabalho de toda a equipe é otimizado, sobretudo do atendimento, uma vez que não se esquecerá de inserir nenhuma informação importante para a elaboração de um job.

Para começar, que tal fazer o download do modelo de briefing? Lembrando que esse formato é aberto a edições, e dessa maneira você pode adaptá-lo às particularidades da sua agência.

Defina as prioridades

Antes de colocar as atividades em prática, é importante desenvolver um bom planejamento e fazer uma definição de prioridades adequada. Isso permite com que os colaboradores possam otimizar as suas jornadas de trabalho, cumprindo em primeiro lugar as tarefas que demandam mais atenção. Se todos da equipe realizam essa prática, os outros processos são desenvolvidos com mais facilidade.

Definir prioridades é importante para que os profissionais possam se organizar a fim de realizar as tarefas com mais efetividade. Isso garante que as necessidades mais urgentes sejam cumpridas no momento mais adequado, evitando acúmulo de deveres para o fim do expediente e minimizando as chances de o cronograma se desorganizar. Mas, como fazer isso?

Definindo um método

Já mencionamos a organização como ponto crucial para sua agência ser mais produtiva. Pensando nisso, existem alguns métodos eficazes para lidar com prioridades. Um deles é o Scrum — metodologia que envolve a criação contínua de feedbacks, dividindo um projeto em diversos ciclos de atividades. Uma de suas vantagens é que um projeto pode passar por diversas mudanças no planejamento, evitando, assim, que ele se torne engessado.

Compartilhando sua agenda

A prática de compartilhamento de agendas é fundamental para poupar tempo e integrar sua equipe ao ambiente de trabalho. Assim, se você estiver no meio de uma reunião, por exemplo, não será interrompido por um funcionário que queira saber quando você estará disponível. Além disso, quando toda a equipe compartilha os seus compromissos, fica fácil entender quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com um assunto urgente.

Conte com o apoio da tecnologia

A tecnologia oferece uma série de ferramentas para facilitar o cotidiano da equipe. Conheça alguns desses recursos a seguir.

Wunder List

É um aplicativo para a gestão de atividades que permite ao usuário criar listas de tarefas, marcar prazos, gerir projetos e incluir subtarefas. Ele possibilita o compartilhamento das listagens em diferentes dispositivos, pois funciona na nuvem. Isso garante que a equipe possa gerenciar processos de forma conjunta, o que otimiza todo o controle das ações na agência.

Any.do

O Any.do é uma ferramenta informatizada que permite gerenciar tarefas de forma ágil e prática. Seu diferencial é o manejo facilitado das atividades. Você pode adicionar demandas para a lista por comando de voz. Além disso, é possível apagar os compromissos registrados da forma clássica, um a um, ou chacoalhando o smartphone.

Esse tipo de ferramenta permite que o colaborador possa acessar a informação de onde estiver, desde que ele tenha um aparelho que processe o programa e tenha acesso à internet. Assim, é possível otimizar o cotidiano da agência, pois os profissionais podem realizar o trabalho a todo momento, cada um oferecendo sua contribuição de onde estiver e em tempo real. A ferramenta está disponível para iOS, Android e em plataforma web para desktop.

Google Drive

O pacote de serviços do Google pode trazer uma série de benefícios para a sua equipe. Confira alguns a seguir:

• conta com ferramentas para compartilhar arquivos de forma segura, por meio de armazenamento na nuvem;
• edita documentos simultaneamente, o que otimiza o trabalho do time;
• permite a composição de textos, o manejo de planilhas, compartilhamento de imagens, gráficos e outros documentos e a montagem de apresentações.

Possibilita que os colaboradores tenham uma plataforma ampla e abrangente, que facilita a comunicação e a efetivação dos serviços.

Stilingue

Se você sempre quis saber o que as pessoas estão falando sobre a marca dos seus clientes, o Stilingue é uma ótima opção. Para isso, a ferramenta reúne publicações ao vivo, notícias, redes sociais, dados de conversa, entre outros dados. A ferramenta também analisa conteúdos e filtra tendências por meio de inteligência artificial.

O mais bacana é a capacidade que a plataforma tem de detectar influenciadores de interesse por tópicos de discussões, combinando tecnologia, sociologia e marketing para aportar a profundidade dos assuntos em questão.

Maximizar o desempenho nas agências de comunicação é uma tarefa desafiadora, mas que traz uma série de resultados positivos. Com um consumidor cada vez mais imediatista e exigente, é fundamental promover processos que aliem qualidade e agilidade.

Você pode implementar medidas como promover uma cultura de foco em resultados, padronizar atividades burocráticas, estabelecer prioridades e incrementar a produção com ferramentas tecnológicas, como os softwares de gestão de tarefas, para tornar a sua equipe mais produtiva.

Dê treinamentos recorrentes

Quanto mais um profissional entende sobre a própria função, mais ele é capaz de produzir. Então, nada mais natural que dar treinamentos para ter sucesso em como aumentar a produtividade, não é mesmo?

Periodicamente, faça com que a equipe tenha acesso a novos conhecimentos, boas práticas e mudanças do mercado. Quanto mais atualizado todo mundo estiver, mais fácil vai ser agir de maneira dinâmica e preparada para lidar com os desafios.

Defina papéis e responsabilidades

Como visto, delegar por aptidão é uma forma de conseguir que tudo seja realizado dentro do previsto. Para melhorar a eficiência da etapa, o ideal é atuar de maneira estruturada na definição dos responsáveis.

Estabeleça o que deve ser feito em cada projeto e quem será o responsável. Deixe isso claro e faça com que todos saibam qual é o seu papel e sua importância para a conclusão. Desse jeito, é possível garantir mais engajamento, participação e rendimento.

Invista em gestão de tempo

Dedicar esforços à gestão do tempo nunca é demais. Demonstrar a relevância do planejamento, antes da execução, é um bom exemplo de como isso deve ser feito. De qualquer modo, o importante é não deixar de buscar maneiras de como aumentar a produtividade da agência.

Mesmo que o desempenho tenha melhorado recentemente, sempre é possível alcançar novos patamares. Então, considere isso para realizar otimizações contínuas nesse sentido.

Estabeleça métricas de produtividade

Para saber se tudo tem acontecido conforme o esperado, não deixe de acompanhar os resultados por meio de indicadores. Use as métricas para verificar, por exemplo, o volume de entregas, o tempo de realização e até as horas extras feitas na agência.

Com a ajuda dessas informações, dá para entender se os objetivos estão sendo alcançados ou se é preciso elaborar alguma mudança. A partir desse acompanhamento é que surgem as novas possibilidades de melhoria e o entendimento claro sobre a situação.

Reconheça os colaboradores

Dissemos que a motivação pode ser melhorada e que quem faz, deve receber recompensas. Tudo isso faz parte de um contexto maior: o reconhecimento dos colaboradores.

Mesmo sem recompensas, os profissionais desejam receber feedback — e se for positivo, é ainda melhor. Portanto, não deixe de dar um retorno sobre os esforços e de elogiar o que tem dado certo. Pontue o que pode ser otimizado e dê indicações efetivas de como aumentar a produtividade. Desse jeito, as chances de sucesso se multiplicam.

Quais são as técnicas individuais de aumento da produtividade?

Você acabou de ver que a utilização de metodologias de produtividade é importante para os resultados, certo? Por isso, nada melhor que conhecer as alternativas disponíveis para saber como aumentar a sua produtividade como indivíduo.

Com os métodos certos, é possível implementar as mudanças necessárias e garantir a utilização eficiente do tempo. Como já são consolidadas, são bem fáceis de seguir e podem oferecer ótimos resultados.

Que tal conhecer as melhores alternativas? Veja quais são as opções e como elas funcionam!

Pomodoro

A técnica Pomodoro foi inventada por um italiano, na década de 1980. Ele queria ser mais produtivo e, sem grandes recursos, utilizou um timer em formato de tomate (“pomodoro”, em italiano).

A técnica consiste em criar “rajadas produtivas” mais curtas e fáceis de cumprir. Durante 25 minutos, você ficará concentrado na tarefa que deve realizar, sem interromper. Após a finalização, poderá descansar por 5 minutos. Após repetir 4 ciclos desses, o novo descanso pode ser de 15 a 20 minutos.

Além de ser uma técnica simples de executar (você só vai precisar de um temporizador ou relógio), ela é personalizável. Os períodos produtivos podem ser maiores ou menores e tudo depende da atividade que será executada.

Getting Things Done

Já a técnica Getting Things Done (GTD) foi criada por David Allen e prevê a máxima utilização do tempo ao entender quais são as tarefas que tem que executar.

Tudo começa com o processo conhecido como “capturar”. É o momento de colocar no papel todas as tarefas que você precisa executar, independentemente da complexidade. Assim, é possível livrar a sua mente desses pensamentos.

Em seguida, parta para a fase “Esclarecer”. Veja o que é urgente, o que merece prioridade e o que deve ser feito agora. Se algo levar menos de 3 minutos para fazer, realize imediatamente.

Depois, você deve ir para o passo “Organizar”. Separe as tarefas de acordo com o projeto ou com os recursos exigidos, por exemplo. Também vale dividi-las de acordo com o período para conclusão.

Os passos finais são “Refletir” e “Engajar”. Nessas etapas, reveja tudo o que foi definido e planejado e faça as adaptações necessárias. Depois, é só começar a executar conforme sua decisão de prioridades, de modo a obter máxima eficiência.

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower foi elaborada pelo seu homônimo Dwight Eisenhower, que foi presidente dos Estados Unidos. Responsável por criar a NASA, ele também tinha problemas com produtividade. Dá para acreditar?

Foi por isso que na década de 1940 ele elaborou uma técnica para classificar as tarefas e conseguir priorizar o que merecia a sua atenção.

A ferramenta consiste em uma matriz com quatro áreas. A primeira define tarefas não importantes e não urgentes. O outro estabelece as que não são importantes, mas que são urgentes. O terceiro estipula as tarefas importantes e que não são urgentes, enquanto o último revela as importantes e urgentes.

Isso permite controlar os prazos e identificar quais são os pontos críticos que merecem a sua atenção. Desse jeito, fica mais fácil investir a sua energia (que é um recurso que acaba ao longo do dia) no que é realmente necessário.

Método Kanban

Já o método Kanban tem uma abordagem mais visual. Ele consiste em dividir as tarefas em três colunas principais: a fazer, em realização e finalizadas.

No começo, todas as tarefas devem ser feitas. Conforme ocorre a evolução das ações, você move as tarefas para a coluna adequada. Se quiser, inclusive, pode adicionar outras, como “em aprovação pelo cliente” ou “em ajustes”. Afinal, essa é a realidade de uma agência de comunicação!

O melhor é que você não precisa se limitar ao uso físico, com post-its e muito espaço ocupado. Dá para aproveitar a tecnologia e basta ter os recursos certos. O Studio é um software que conta com esse recurso e permite o acompanhamento de tarefas. Para melhorar, é algo que estimula a motivação, pois dá para ver como as tarefas se “movimentam”.

O que é maturidade de gestão da agência e como contratar uma consultoria para aumentar sua produtividade?

Sabemos que o aumento nos números de clientes atendidos pela agência deixam seus funcionários muito atarefados. Com isso, pode acontecer de eles não conseguirem dar conta de todas as demandas que são atribuídas para o cargo. Essa situação não é boa para o negócio, pois pode gerar um desconforto entre os contratantes e o contratado. O que provoca ‘ruído’ na comunicação e perda de cliente.

Entretanto, você sabia que é possível contratar uma consultoria de gestão de agências e aumentar a maturidade de gestão da agência de comunicação e, consequentemente, a produtividade da sua equipe? Isso mesmo! Contudo, você sabe o que é significa um sistema de gestão para agência? Continue a leitura que explicaremos melhor.

O sistema de gestão de agência trabalha com softwares que têm a capacidade de gerenciar os jobs e clientes com dashboard de entrega e produtividade. Os serviços são variados, como fazer automação do marketing, integrar ferramentas, disparar e-mails, entre outros softwares. Eles integram tarefas que vão desde atividades de comunicação até atividades financeiras.

Agora, você sabia que existem dois tipos de sistemas de gestão para agência: pago ou gratuito? É verdade! Cada um é ideal para um certo momento de maturidade que a agência se encontra. Por isso, mostraremos nos tópicos abaixo qual o ideal para fazer seu empreendimento crescer ainda mais.

Sistema de gestão gratuito

O sistema de gestão gratuito é ideal para quem está iniciando os trabalhos na agência de publicidade, e assim se familiarize com o processo. Sem cobrança de taxa, é possível controlar as contas a pagar e a receber, fazer emissão de notas fiscais, realizar pedidos, solicitar orçamentos, entre outras atividades. Mas atenção, por não ser cobrado nenhum valor, esses softwares costumam ter funções limitadas.

Contudo, caso sua empresa já esteja no mercado há alguns anos e você esteja precisando de uma consultoria que faça o trabalho completo, com os softwares mais modernos e eficientes que existem no mercado, talvez seja a hora de investir em um sistema de gestão pago.

Sistema de gestão pago

Ao contratar um sistema de gestão pago, por meio de uma consultoria de credibilidade, é possível ter várias vantagens, de maneira significativa, como: aumento da produtividade da sua equipe, maturidade da sua empresa e, consequentemente, lucro do seu negócio. Você deve estar se perguntando se isso é mesmo possível. Certamente que sim. Basta que se tenha uma visão estratégica.

Aumente a produtividade e fidelize clientes

Quando seus clientes percebem que o trabalho da sua agência é feito de forma rápida e com qualidade, você, seu empreendimento e seus colaboradores ganham pontos no ‘mercado’, visto que as pessoas vão começar a indicar a sua empresa para os conhecidos. É o que chamamos de publicidade gratuita.

Esse tipo de ação costuma ser uma das mais eficientes, visto que nada melhor do que uma pessoa que já conhece os serviços de sua agência indicar para outras empresas que justamente estão em busca de contratar as mesmas atividades desempenhadas pelo seu negócio.

Além disso, você fideliza os seus clientes, pois eles só vão querer contratar sua agência, já que tem conhecimento do trabalho qualificado que é desempenhado por toda a sua equipe.

É possível perceber que as atividades exercidas por um sistema de gestão para agência deixam todo o trabalho mais fácil, pois você permite que a consultoria resolva diversas atividades da sua empresa. Com isso, seus colaboradores podem desempenhar melhor outras funções, sem que haja o acúmulo de demandas. Gostou? Vamos ver, a seguir, alguns exemplos de como isso é possível.

Veja exemplos de como aumentar a produtividade com o sistema de gestão

Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão para agência, vamos ver os principais serviços que ela oferece para aumentar a produtividade da sua empresa. Confira:

• controla todas as áreas da empresa; estrutura e otimiza processos;
• organiza as contas; apresenta um cronograma bem definido;
• acompanha as demandas e solicitações dos clientes rapidamente;
• usa o workflow personalizado para construir um fluxo próprio de trabalho;
• avalia a lucratividade dos clientes;
• busca modelos pré-definidos para todos os tipos de trabalho e os visualiza da melhor forma possível;

Além desses exemplos, ainda é possível controlar um calendário editorial para melhorar o planejamento da agência. Com isso, você tem acesso a tudo o que é produzido nas redes sociais da empresa. Com base no planejamento de mídia, também pode ser criado e replicado um orçamento de forma muito mais rápida.

Quanta informação boa, não é mesmo? Agora, temos a certeza de que você sabe como aumentar a produtividade da sua equipe de forma eficiente. É possível perceber que tudo depende das atitudes estratégicas que o gestor toma em conjunto com seus colaboradores. Aprendemos que existem diversos fatores que influenciam diretamente no sucesso do seu negócio. Então, não tem mais desculpa para não aumentar a sua produtividade, não acha?

Para melhorar os resultados e colocar muitas dessas dicas em prática, baixe o nosso Kit da Produtividade e comece a ter o melhor desempenho!