Como conscientizar seu time a usar o timesheet?

Esse questionamento tem sido frequente em minhas conversas com gestores. Por isso, resolvi dar as mesmas dicas que dou a eles nesse post. Isso pode ajudar outros gestores que também têm dúvidas sobre como conscientizar o seu time a usar o timesheet.

Bom, a primeira questão é: você usa o timesheet?

Afinal, por que ele é tão importante assim? Se você já sabe, parabéns! Você está um passo à frente de muitos gestores que não sabem o que é, e para que serve essa metodologia. 

O que é timesheet?

Vamos lá, timesheet é a mensuração do tempo e, consequentemente, a de gastos em cada job. É entender o tempo que se dedicou em cada etapa do projeto, desde uma reunião de brainstorming até a finalização de um trabalho, e o quanto tudo isso custou para a agência .

Dessa forma, o gestor consegue entender se o valor que o cliente pagou por um job ou por um fee mensal cobriu os custos do que foi feito para ele. Ou seja, saber se seus clientes, jobs e contratos dão, de fato, lucro!

Existem algumas questões que passam pela cabeça dos gestores e que os deixam na dúvida do porquê implementar a ferramenta e como fazer isso. A partir de agora listo as principais dúvidas, e como você poderá acabar de vez com a resistência sobre o timesheet.

    Confira também:

• Seus clientes trazem prejuízo para a agência? Entenda o que fazer
• Planilha de timesheet: controle os custos dos seus jobs
• Calculadora de precificação para serviços de marketing

Quais são as principais resistências sobre o timesheet?

“Não faz sentido para a minha agência usar, porque eu não trabalho por job e sim por contrato de fee mensal! Não vendo horas de trabalho…”

É um dos questionamentos que mais escuto e que antes de respondê-lo eu preciso questionar alguns pontos também:

• Como você precifica os seus contratos de fee mensal?
• Você sabe se o valor fechado com o cliente cobriu os custos internos que você teve com ele? Se sim, como é essa medição?

Algumas das respostas que tenho:

• Tenho uma noção ou ideia do trabalho que cada peça demandou, isso é rotineiro aqui e eu já sei.
• Chego aos valores de cada peça de acordo com o mercado.
• Precifico os trabalhos pela noção/sensação do trabalho que as peças deram para a equipe.

Aí é que mora o perigo, minha gente! Não dá pra confiar sentimento, sensação ou feeling do quanto cada peça demanda de trabalho.

• Com que base chegou-se a precificação e o quanto cada peça demanda de esforço?
• E se demandou refações demais nesse esforço?
• E se o esforço dessas refações foi maior do que a sua base de cálculo?
• E se o mercado estiver trabalhando com margens extremamente pequenas de lucro?
• E se as agências nas quais se baseou para precificar começarem a ter prejuízo?
• E se algumas declinarem no mercado?

É muito se, não acha? (E gerenciar seus contratos no estilo Djavan que “Adoram um Se”, não é legal, certo?)

São dúvidas que podem deixar sua agência com contratos e fees que não se pagam. Não quero te assustar mas, em muitas hipóteses, eles podem até estar te dando prejuízo!

Medir o tempo gasto em cada job é fundamental para qualquer agência, e ouso dizer que para agências que trabalham com contratos de fee mensal é mais importante ainda! Afinal, quem trabalha job a job, se um não for lucrativo, ainda pode tentar compensar no outro, mas e no pacote fechado e fee mensal? Não dá né?

Saber a lucratividade dos seus clientes é fundamental, sendo ele um cliente que compra job ou que tem um fee mensal. Além disso, acertar na precificação é essencial em ambos, pois isso impactará diretamente no faturamento da agência!

 

“As pessoas não vão querer usar, elas querem criar sem um relógio interferindo na criatividade delas!”

Essa é uma das dicas mais importantes, anote: a primeira pessoa a se conscientizar deve ser o gestor! Sim, se os gestores não se conscientizarem da importância que o timesheet tem para a saúde financeira da agência, não adianta tentar conscientizar ninguém do time.

Sabe aquele ditado que “o olho do dono é que engorda a boiada”? Então, é isso mesmo. Se o gestor que é o maior interessado em aumentar a produtividade e ter boas margens de lucro não estiver convicto de que o timesheet ajuda efetivamente nisso, a equipe também não ficará e não vai usar mesmo!

E sobre a criatividade, eu concordo que ela não deve ser interferida por nada, afinal publicitário quer é criar! Mas quem disse que a ferramenta vai impedir isso? Sabe aquelas vezes em que o criativo está compenetrado fazendo uma arte linda e conceitual, e de repente recebe emails e mais emails sobre novos trabalhos com deadline para ontem?

Isso sim interfere na criatividade. E o que é pior! Faz com que o profissional não consiga ser criativo e produtivo o quanto precisa. O timesheet vai apontar que não adianta o atendimento entupir a pauta dos criativos se o tempo está mostrando que não dá.

Outra questão é que o criativo consegue fazer uma análise sobre seu próprio perfil e capacidade de produção. Com o timesheet ele pode ver quanto tempo gasta em determinado tipo de peça ou conteúdo e quais geralmente demandam mais refação. Por exemplo, se o criativo verificar que gasta tempo excessivo criando vídeos, ele pode querer buscar informações e cursos na área para melhorar seu trabalho.

E aquelas situações em que o criativo precisa acessar vários documentos diferentes ou emails para consultar briefing, perfil do cliente e outros materiais de referência? Então, um bom e efetivo timesheet também agrega valor nisso quando traz essas informações na mesma área do temido reloginho — que depois desses benefícios ficou claro que não deve ser tão temido assim, concorda?

Quando dou essas dicas os próprios gestores me dizem que realmente existem muitos motivos pra usar! Afinal, aumentando suas margens de lucro e seus resultados, consequentemente os aumentos salariais, promoções e afins começam a ser mais frequentes.

E, por fim, mais uma dica diretamente para o gestor: cabe a você comentar esses benefícios e pensar em qual método de incentivo irá usar! Uma dica de ouro: seja transparente, diga o motivo de estar implementando o método, e quais os benefícios para a agência e para a equipe. O time se sentirá parte do objetivo de negócio da agência e saberá a parcela de contribuição dele nesse objetivo.

“As pessoas vão burlar a contagem de tempo!”

Bom, o timesheet sempre será algo cultural, ou seja deve fazer parte de uma cultura implementada na agência. E antes de imaginar se as pessoas vão utilizar adequadamente, o gestor precisa conscientizá-las dos benefícios (como escrevi no item 2).

A dica que eu dou para esse questionamento é: tenha uma equipe na qual você confie e passe também confiança a ela! Assim, o engajamento dela nas decisões dos gestores será sólido. Sobre burlar o uso do timesheet, se você tem uma equipe engajada e ciente da importância do seu uso, esse medo não precisa existir.

É claro que você deve adotar ferramentas que tenham usabilidade boa e gatilhos para evitar os esquecimentos e situações em que a contagem tradicional (dar play e concluído) pode não ser fácil, como a reunião com um cliente, por exemplo.

A ferramenta usada deve ser também de fácil uso e ter opções de preenchimento do tempo manual, de forma que isso não se torne um hábito, mas uma flexibilidade em casos esporádicos. Caso contrário, o timesheet pode se tornar, para a equipe, um processo engessado, e essa palavra deve passar longe do dicionário da sua agência, para a aderência ideal do time.

“O timesheet é só teoria!“

Bem, depois disso tudo, é impossível pensar que o timesheet é só teoria, certo? Mas essa pergunta surge junto com as anteriores, então acho válido respondê-la com provas! Provas de que ele ajuda a tornar a agência mais produtiva! Foi o que aconteceu com dois dos nossos cases de sucesso, a agência 2OP  e a CL/AG. Ambas conseguiram otimizar seus processos e aumentar a produtividade e o timesheet foi um dos auxiliares nesse método.

E por falar nisso, disponibilizei o download gratuito da planilha de timesheet! Lá você pode iniciar a implantação do método. Para fazer o download, basta clicar aqui!