Como construir um novo workflow para minha agência na era digital?

Estamos vivendo na era digital, e as inovações são inúmeras, não é mesmo? A agência não pode deixar de acompanhar esse novo ritmo de operações. É preciso desenvolver alternativas para acompanhar as mudanças que progridem. Para isso, é necessário estruturar um novo workflow que esteja adaptado à nova realidade.

O workflow é uma esquematização das fases de trabalho, que demarca todo o processo produtivo e mostra como acontece o fluxo de atividades. Esse recurso é muito importante para manter os procedimentos em ordem e garantir entregas de qualidade, dentro dos prazos acordados.

Preparamos este conteúdo especial, com informações sobre as vantagens do workflow para a agência e ensinando a estruturar essa valiosa ferramenta. Ficou interessado? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!

Qual a importância de ter um workflow eficiente?

Ter um workflow eficiente traz uma série de vantagens para a agência. Entenda quais são esses benefícios a seguir!

Aumento da organização da agência

O workflow esquematiza todo o processo de trabalho, facilitando a visualização das tarefas e o acompanhamento dos prazos. Assim, a ferramenta ajuda a organizar as atividades, de forma que os colaboradores tenham um bom discernimento sobre o que é necessário ser feito a cada dia para o alcance dos resultados.

Com essas informações, os profissionais podem ter mais autonomia para cumprirem com suas funções. Os procedimentos ficam bem encadeados, a delegação de tarefas se torna mais fácil e as articulações entre os trabalhos são desenvolvidas de forma sólida.

Melhoria no rendimento da equipe

O workflow proporciona condições para melhorar o rendimento da equipe em termos de qualidade e produtividade. Ele sistematiza as tarefas com precisão e eficiência e permite que cada etapa se articule melhor à fase anterior e ao momento seguinte. Isso promove a redução do tempo ocioso, com um melhor aproveitamento do expediente.

Com esses fatores, a equipe rende mais e evita momentos em que nada é realizado. Essa conjuntura permite o cumprimento dos prazos e minimiza as chances de atrasos e de perda de lucro.

Aumento da precisão na identificação de erros

Quando há problemas no fluxo de trabalho, as tarefas se misturam e fica difícil perceber qual setor teve uma falha quando algum problema é notificado pelo cliente. O objetivo não é culpabilizar nem punir ninguém da agência, mas sim encontrar a área responsável para fazer as correções adequadas.

Com um bom workflow, se torna mais fácil identificar falhas e realizar os ajustes necessários, pois o fluxo de trabalho está estruturado em fases distintas, com atribuições diferentes. Assim, qualquer problema pode ser encaminhado para os responsáveis com facilidade e simplicidade.

Agilidade na adaptação a novos processos

O workflow mostra o encadeamento de tarefas de forma objetiva, indicando a sequência de trabalho, as atribuições de cada área e as conexões entre cada setor. Assim, o profissional novato aprende com facilidade.

Basta consultar a ferramenta e ele saberá como ocorrem os processos. Mesmo os profissionais mais antigos também são beneficiados, pois eles vão ter mais entendimento sobre a integração de suas operações ao corpo global de atividades.

Assim, o tempo de aprendizagem por parte dos executores se torna muito menor. A representação gráfica estimula uma rápida assimilação, promovendo adaptação com precisão e velocidade.

Consolidação da rotina de trabalho

O workflow também ajuda na consolidação de uma rotina laboral produtiva, eficiente e eficaz. Ele permite identificar os pontos críticos para o sucesso e canalizar os esforços neles, mas sem deixar de dedicar atenção para as outras partes dos projetos. Dessa forma, o trabalho fica bem distribuído e a qualidade das campanhas é maximizada.

Como montar um workflow de sucesso para a agência?

Para construir um workflow de sucesso para sua agência, acompanhe os passos a seguir!

Utilize as ferramentas certas

Antes de começar a estruturar um workflow, é importante escolher uma boa ferramenta para montá-lo. O mercado conta com ótimas alternativas de programas para facilitar a construção de um workflow eficiente.

Os softwares para gestão de agências são os programas ideais para realizar esse processo. Com uma série de funções que se adequam às suas necessidades, essas soluções contam com recursos para organizar procedimentos, elencar prioridades e integrar variáveis.

Faça um inventário de recursos disponíveis

Saber com quais recursos você pode contar é fundamental para estruturar o workflow. Essa informação permite gerenciar as ações com mais qualidade e precisão. Para isso, observe quais são os prazos de cada tarefa, as atividades em curso e os períodos necessários para cada etapa de trabalho.

Verifique também qual é a quantidade de profissionais disponíveis em cada área e a disponibilidade que eles têm para as operações. Isso é importante para planejar um fluxo de trabalho em que as práticas estejam bem distribuídas. Avalie as habilitações da equipe e com quais projetos cada um dos integrantes está ocupado.

Quanto ao material, analise quantas máquinas estão acessíveis, os programas que podem ser utilizados e as ações que demandam a aquisição de outros recursos. Por último, contabilize o capital na agência, verificando a presença de reservas e a existência de dinheiro para as operações.

Documente os processos e as conexões entre eles

Para desenvolver um workflow adequado, é fundamental dividir os processos em suas diferentes fases. Liste as etapas em ordem cronológica e demarque também as transições entre cada passo. Marque as práticas que são interdependentes e coloque os prazos específicos de cada momento do corpo de operações.

Crie um esquema para direcionar os processos

Você reuniu uma série de informações nas etapas anteriores. Selecione o essencial desses registros e coloque-os em um esquema gráfico, de acordo com a cronologia. Demarque as conexões entre cada etapa, indique prazos, membros responsáveis e subtarefas necessárias para o cumprimento das demandas.

Avalie os resultados

Experimente mostrar o workflow para a equipe e veja como os profissionais interagem com ele. Peça feedbacks para os colaboradores sobre o esquema e faça melhorias de acordo com as indicações.

O importante é que a ferramenta esteja adequada ao time, sendo facilmente acessível e proporcionando mais agilidade e eficiência operacional.

Construir um workflow para a agência promove uma série de benefícios. A equipe fica mais produtiva, aprende com mais facilidade e a distribuição de tarefas se torna mais efetiva. Esse processo pode ser ainda mais positivo com o apoio de um software para gestão de agências, pois a ferramenta integra as diferentes operações e ajuda na ordenação do trabalho.

Com esse conjunto de medidas, as atividades na agência vão fluir com mais facilidade, minimizando os erros e promovendo mais qualidade para as campanhas e serviços realizados. E então, gostou de aprender a fazer um workflow para sua agência na era digital? Aproveite e deixe o seu comentário em nosso post!