Relatório de gestão

Saiba como fazer um relatório de gestão impecável para o seu trabalho

A qualidade dos relatórios de gestão depende da consistência dos dados e análise dos KPIs mais relevantes. Saiba como elaborar um documento impecável unindo capacidade analítica e apresentação clara das informações com foco na inteligência de negócio e melhora da tomada de decisão.

O excesso de dados na atualidade influenciou a elaboração do relatório de gestão, exigindo uma atuação mais analítica e criteriosa por parte dos profissionais. Por essa razão, é indispensável saber como desenvolver um documento de maior qualidade.

O relatório de gestão é uma ferramenta de Business Intelligence e influencia a tomada de decisão mais estratégica. Pensando nisso, vamos mostrar a seguir o que é esse documento, a importância dele e, em especial, como elaborá-lo!

O que é um relatório de gestão?

O relatório de gestão é o documento que busca apresentar o desempenho de todas as atividades realizadas na empresa. Nele, devem constar as particularidades do negócio e a performance em determinado período.

Para compreender o uso desse recurso, é preciso entender o contexto em que ele surgiu. Inicialmente, as empresas desenvolviam apenas relatórios financeiros para verificar a viabilidade econômica do negócio, atendendo principalmente às exigências legais.

Apesar da necessidade desse recurso, identificou-se que ele contribuía pouco na tomada de decisão, por apresentar informações muito técnicas e brutas. Assim, surgiu um novo relatório, mais sucinto e objetivo, ainda que utilizando dados semelhantes.

Atualmente, entre os principais desafios para elaboração dos relatórios gerenciais, está a elevada quantidade de dados.

Um estudo da consultoria EY revelou que 2/3 dos CFOs entrevistados acreditam que “o volume e o ritmo crescentes dos dados estão afetando a capacidade de fornecer insights significativos aos conselhos”. Além disso, 56% deles acreditam ser uma prioridade rever o modelo de relatório.

Qual a importância e benefícios desse recurso?

A importância do relatório de gestão está relacionada aos diversos benefícios possíveis com o recurso. Ele influencia diretamente a organização e administração da empresa. Entre os principais diferenciais de relatórios bem desenvolvidos, estão:

  • viabiliza a mensuração e monitoramento de métricas estratégicas para acompanhar o desempenho em relação à concorrência e os desafios internos;
  • permite entender a atual posição da marca no mercado, além de compreender o crescimento por período, o que torna viável o realinhamento das estratégias;
  • o histórico obtido por meio de relatórios periódicos proporciona uma referência sobre o desempenho da empresa ao longo do tempo, oferecendo um benchmark regular;
  • o conhecimento gerado pelos relatórios permite que a empresa identifique as melhores e piores práticas, podendo revisar o que não está bom e melhorar constantemente;
  • impacta a comunicação entre os envolvidos, como colaboradores, gestores, diretores e fornecedores, melhorando a fluidez informacional.

Todos esses benefícios fazem com queo relatório de gestão seja um recurso indispensável para os negócios em um cenário de transformação digital. Porém, essas vantagens só se concretizam quando o documento é de qualidade e estável, o que torna necessário saber como desenvolvê-lo corretamente.

Quais elementos devem estar presentes no relatório?

Pensando nessa consistência do relatório, diversos elementos devem estar presentes no documento, de forma que eles sejam comparáveis e apresentem um histórico sólido da empresa. Confira os principais a seguir!

Título

Por mais simples que pareça, muitos relatórios sem título e informações básicas inviabilizam rastrear a origem e compará-lo com outros documentos.

Assim, o título deve conter o nome da empresa, o responsável pela elaboração, bem como a data de entrega e de correspondência dos dados. Se for o caso, também é preciso incluir o departamento a que se refere o relatório.

Contextualização

Consiste em um resumo do que será apresentado no relatório, exibindo de forma sucinta os principais tópicos que serão expostos e as perguntas respondidas.

Além disso, esse elemento serve para contextualizar a situação que originou a necessidade de elaboração. Por exemplo, um fechamento semestral, uma campanha específica de marketing etc.

Objetivos

elaboração de um relatório é guiada pelos objetivos a que ele atende. Dessa forma, esse tópico deve ser bastante claro na estrutura do conteúdo apresentado. Para desenvolver os objetivos, pense em questões como:

  • por que esse relatório é necessário?
  • Quem vai ler?
  • O que pretendo responder com ele?

Ao esclarecer essas questões, fica mais fácil compreender como estruturar as informações do conteúdo que será exposto.

Estrutura dos dados

É o desenvolvimento do relatório de gestão, apresentando os dados e informações complementares, que permitem responder aos objetivos estipulados inicialmente e agregar inteligência de negócio a quem ler.

Para que seja claro, o relatório deve seguir uma estrutura na apresentação dos dados. Por exemplo, se o objetivo é justificar um investimento em Marketing de Conteúdo e SEO, é preciso ter em mente que, para o gestor, a receita e o ROI são os dados mais relevantes.

No entanto, para chegar a essa informação, é interessante apresentar como a estratégia de conteúdo influenciou as listas de e-mails, e como estas impactam o faturamento.

Assim, existe uma estrutura dos dados que informa sobre os quesitos mais importantes do processo, pois apenas o resultado final (ROI) dificilmente proporcionará insights.

Conclusões e recomendações

O documento deve ser encerrado com um resumo rápido do que foi descrito e o que se pode concluir a partir dos dados apresentados.

Por exemplo, em um relatório de marketing, abordar que o investimento Y em conteúdo proporcionou um aumento de X nas listas de e-mail e gerou um ROI de Z.

Em alguns casos, as recomendações também podem ser usadas para enriquecer o relatório e direcionar a tomada de decisão. Por exemplo, investindo 10% a mais em marketing de conteúdo, aumentaremos em 30% as listas de e-mail, o que eleva o ROI em X%.

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Como elaborar um relatório de gestão impecável?

Como afirmamos, existem diversos desafios relacionados à criação de um relatório de gestão impecável, principalmente, ao considerar o excesso de dados atualmente. Dessa forma, algumas dicas oferecem mais clareza e objetividade ao processo, facilitando a elaboração do documento.

1. Planejamento do conteúdo

Para escrever bem, é importante planejar o conteúdo antes de iniciar a escrita. Essa fase está diretamente associada à definição dos objetivos e compreensão do que será abordado.

Pense em como cada informação inserida vai atender às necessidades de quem vai ler. Elas vão ajudar a tomar uma decisão de negócio? Definir prioridades? Conhecer o funcionamento da estratégia?

Responda a essas questões antes de iniciar a produção do relatório e já organize em qual sequência vai apresentar cada informação.

2. Definição dos KPIs

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são as métricas mais importantes para monitorar em uma empresa. Eles são definidos alinhadamente com os objetivos de negócio, portanto, dificilmente um relatório de gestão vai abordar dados fora desse escopo.

Conheça todos os KPIs do negócio, mas faça uma triagem de quais são, de fato, relevantes para atender aos objetivos indicados inicialmente. O ticket médio, por exemplo, é um indicador-chave, mas não deve ser adicionado se não gerar uma informação nova e relevante para o momento da empresa.

Essa é a etapa mais estratégica da elaboração de um relatório de gestão, então, faça o levantamento dos dados e uma triagem minuciosa das informações inseridas.

3. Contar uma história

Um relatório de qualidade une exposição e descrição, apresentando todas as informações mais relevantes sobre um fato. Porém, para que seja útil e aplicável, ele deve ter uma narrativa que esclareça os dados aos leitores, em vez de sobrecarregá-los.

Para cumprir essa meta, é indicado que o relatório contenha dados concretos e uma história, o que permite contextualizar o momento atual com outros períodos e extrair inteligência a partir desse processo.

4. Clareza e linguagem

Diferentemente do que muitos profissionais pensam, um relatório de qualidade não é aquele que tem palavras difíceis. Pelo contrário, é justamente a leveza da linguagem que faz com que o texto seja fácil de ser compreendido e usado na prática.

Pensar no leitor é o primeiro passo para que o conteúdo seja claro. Lembre-se de que o gestor vai receber diversos relatórios e que ele não precisa saber de todos os desafios e problemas enfrentados na área.

O objetivo é informar apenas o essencial para que ele saiba como gerir a empresa. Dessa forma, preze pela clareza e relevância das informações apresentadas.

5. Revisão final

Um texto com erros ortográficos e gramaticais, inevitavelmente, é menos confiável do que um conteúdo impecável. Com isso em mente, faça uma revisão de conteúdo meticulosa, avaliando estrutura da informação, gramática e ortografia, o conteúdo em si e conclusões apresentadas.

Quais os erros a serem evitados em relatórios?

Existem alguns erros recorrentes nos relatórios de gestão que inviabilizam o uso para o fim almejado: inteligência de negócio. Assim, alguns problemas comuns podem ser evitados quando se conhece eles de antemão. Veja os principais a seguir!

Sobrecarga de informações

Muitos profissionais querem usar o relatório para apresentar os feitos e desafios da equipe, o que torna o documento inconsistente em relação ao propósito dele, pois aumenta o conteúdo, mas sem agregar informações úteis.

Além disso, há casos em que, na dúvida sobre quais KPIs selecionar, os gestores inserem todos os dados possíveis (alguns brutos). Assim, a sobrecarga de informações faz com que o relatório não gere os insights desejados.

Confusão na apresentação das ideias

Mesmo com uma definição adequada dos dados a serem expostos, são comuns os relatórios que desenvolvem as ideias em estruturas confusas, o que impede o pleno aproveitamento dos dados expostos e pode, inclusive, limitar ou inviabilizar a compreensão do que foi apresentado.

Problemas na redação

A redação do conteúdo também é um problema recorrente nos relatórios, devido aos erros de português e outros, fazendo com que o esforço para compreender a mensagem básica do documento inviabilize qualquer possibilidade de insight ou estratégia a partir daquele material.

O relatório de gestão é um importante aliado em uma tomada de decisão mais eficiente e estratégica, permitindo conhecer os aspectos mais relevantes de cada área da empresa e desenvolver uma solução integrada que vise ao alcance dos objetivos do negócio.

Os diversos benefícios promovidos pelo relatório de gestão, entretanto, dependem da qualidade e consistência do documento apresentado, exigindo excelência dos profissionais na análise de dados e comunicação das informações.

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