Como manter a rentabilidade da sua agência?

Fidelizar clientes, conquistar novas contas e se destacar em um mercado altamente competitivo são só alguns dos principais desafios enfrentados pelos gestores de agências de comunicação. No entanto, existe outro fator tão, ou mais importante: a rentabilidade do negócio.

Contar com a sorte já não é uma opção se o seu objetivo é se manter no topo, é preciso, antes de tudo, ter em mente que um negócio é feito de altos e baixos, mas que a partir de estratégias eficientes é possível se antepor aos problemas e desafios que possam surgir. É preciso, antes de tudo, identificar se o valor investido está trazendo, de fato, o retorno esperado.

Pensando nisso, chegou a hora de mostrarmos como manter a rentabilidade da sua agência e manter a saúde financeira da empresa a todo vapor.

Como aumentar a rentabilidade da sua agência?

Imagine o seguinte cenário: você abre sua própria agência e, após inúmeros investimentos, tanto na parte estrutural, quanto em relação a mão de obra, você não consegue enxergar a rentabilidade esperada. E agora, o que fazer?

Se você se identifica com as questões listadas acima, confira nesse artigo dicas valiosas para manter a rentabilidade de sua agência de publicidade.

Fazer parcerias estratégicas

A performance de uma agência (e de qualquer negócio) depende de parcerias e de mão-de-obra humana qualificada. É essencial, portanto, encontrar maneiras de rentabilizar a agência por meio de parcerias focadas em trazer o tão esperado retorno sobre o investimento, o ROI.

Os benefícios de estabelecer parcerias estratégicas vão muito além de trazer rentabilidade para a agência: estão estreitamente associados à aquisição de potenciais clientes, garantindo um diferencial competitivo tanto para a agência, quanto para a empresa parceira.

Contudo, é necessário agir com cautela ao convocar os futuros parceiros, afinal, é primordial que estes tenham fit com os objetivos e persona da agência. E já que o ponto central da sua estratégia é rentabilizar sua empresa, o ideal é buscar parceiros competentes e motivados, capazes de contribuir para esse retorno aconteça da maneira esperada.

Quer um exemplo prático? Aqui na Studio estabelecemos constantemente parcerias produtivas. Através de produção de materiais ricos e guest posts, os resultados não poderiam ser melhores: além da divulgação de nossas soluções para agências de publicidade, focamos em solucionar as dúvidas mais frequentes desses profissionais.

Por isso, constantemente estabelecemos parcerias com empresas que possuem personas parecidas com as nossas. 

Por exemplo, é muito comum agências firmarem parcerias com fornecedores e gráficas, até mesmo parceiros de softwares para a tecnologia ou sistemas de empresas para gerenciamentos de projetos que compartilham da mesma vontade de atingir determinado nicho de mercado.

Antes de tudo, é preciso ter a certeza de que há uma confiança mútua entre você e a empresa parceira, já que o objetivo é agregar valor para os ambos os lados. Nesse caso, se a conversa não está alinhada e se o outro lado não parece estar tão comprometido, essa colaboração tende a não trazer os resultados previstos por você e dar muita dor de cabeça.

Ter um controle financeiro

Tão importante quanto pensar na parte estrutural da agência, é entender a importância de um setor financeiro bem estruturado. Um controle eficiente do setor garante que a agência atue com saldos positivos, proporcionando a segurança necessária para que você foque seu tempo laboral em questões mais estratégicas, tais como métodos para conquistar novos clientes, inserção em um novo mercado, oferecimento de novos serviços e melhoria constante dos processos internos.

Como efetuar um controle financeiro de forma eficiente?

• Trace metas: Traçar objetivos e metas que estejam em plena sintonia com o atual momento da agência é fundamental. Mas é preciso pensar a longo prazo. Nesse caso, tente ser o mais específico possível ao colocar as metas no papel, só desta forma você conseguirá concentrar os esforços do setor financeiro no que realmente importa. Por exemplo, comece apontando o quanto você pretende aumentar o lucro até o fim do ano. Em seguida, faça um acompanhamento mensal e note que você terá mais segurança para a tomada de decisões.
• Adote um sistema de gestão para mais segurança: Uma gestão não padronizada é um dos motivos pelos quais uma agência não consegue ter uma visão completa sobre os lançamentos realizados pelo financeiro. Recentemente, falamos sobre alguns erros financeiros cometidos por gestores de agências, um deles está justamente ligado a relatórios de comissão, ou, mais especificamente à ausência deles. A boa notícia é que existem softwares capazes de fornecer uma visão detalhada sobre todo processo financeiro, desde valores a receber pelos funcionários até informações sobre clientes inadimplentes.
• Faça um acompanhamento do planejamento financeiro:Você efetuou um planejamento, traçou metas, implantou um sistema de gestão integrada…? Mas e o acompanhamento? Nesta etapa, é importante analisar as contas que ainda não foram pagas e o que a agência tem a receber. Caso necessário, não tenha medo de fazer alterações no planejamento, desta forma você conseguirá pensar em soluções para contornar possíveis imprevistos no caixa.

 

Oferecer serviços adicionais

Uma das formas mais comuns de introduzir uma receita fixa é por meio de contratos de fee mensal, prática que garante faturamento através de um pacote de serviços por um determinado período.

O que nem sempre é levado em conta, no entanto, são os serviços adicionais incluídos ao próprio fee mensal. Funciona assim: Quando determinado contrato é estipulado, existe uma quantidade de peças previamente definidas, seja  a partir da quantidade de horas ou por meio de quantidade de peças, propriamente ditas.

Até aqui nada de novidades. O diferencial está na solicitação de serviços que não estão vinculados ao contrato. Falamos de serviços esporádicos, ou seja, campanhas sazonais, eventos, ou ações que resultem em um aumento da demanda de serviços durante o período pelo qual eles serão prestados.

Oferecer serviços para clientes fixos demandam de um conhecimento aprofundado por parte da equipe. Fato que se torna uma vantagem quando o tempo é curto e os prazos precisam ser seguidos à risca, consequentemente, esse cenário permite que o trabalho seja realizado de maneira ágil, já que a equipe responsável por este cliente já possui um entendimento prévio sobre suas particularidades e objetivos.

Manter o controle do fluxo de trabalho da agência

Um intenso fluxo de trabalho é um indicativo que sua agência está no caminho certo, afinal, altas demandas representam um número generoso de clientes que confiam no trabalho de sua equipe e entrada de novas e mais receitas, certo?

Entretanto, tal cenário pode acarretar em constantes falhas na comunicação entre os departamentos, que, por conseguinte, podem resultar na perda de informações importantes.

Apesar de comum, situações como essas devem ser combatidas com uma automação de trabalho eficiente, que deve interligar informações entre todos os setores envolvidos no projeto.

Sistemas de gestão integrados cumprem muito bem esse papel, uma vez que facilitam a distribuição e alocação das tarefas de forma simples, otimizando o tempo de seus colaboradores a fim de que os esforços sejam empregados em atividades que demandam maior prioridade. O grande responsável por isso é o timesheet, fornecendo ao gestor um panorama sobre o que acontece em tempo real na agência.

O resultado é um fluxo altamente intuitivo, capaz de impossibilitar gargalos de produção, evitar que prazos sejam perdidos e, por fim, assegurar que o cliente receberá o job no tempo estimado, com a qualidade esperada.

Considerar a comissão por lead e oportunidades geradas

Você já deve ter ouvido falar da comissão gerada por lead e oportunidades de vendas passados para o cliente.

Esse tipo de campanha é ideal para empresas que querem conquistar novos clientes. Na prática, essa modalidade é muito replicada por agências digitais. Esse modelo surgiu devido a motivação do repasse de leads qualificados para fechar vendas e atingir bons resultados. E, claro, também da necessidade de um aumento da receita resultante de um bom trabalho interno.

Com essa prática, é estipulado um valor específico para o lead repassado pela agência para o cliente. Muitas vezes, o valor pago é apenas para reais oportunidades ao invés de apenas leads – esse processo vai depender da relação entre cliente e agência. Pode ser definido, por exemplo, um valor de R$1 por oportunidade repassada atrelado à porcentagem sob a venda, caso seja fechada. Ou também pode ser combinado valor de R$0,20 por lead qualificado sem uma pré-venda ou qualificação minuciosa.

Para as ações que não permeiam o ambiente digital, existem outras soluções. Como essa modalidade foca no repasse de contatos qualificados, é preciso levantar dados específicos para o cliente. Nesse sentido, outras ações como preenchimento de formulário físico, cadastro em tempo real para ganhar algum brinde, são práticas que podem ajudar bastante a agência a aumentar sua receita com essa modalidade de cobrança.

Uma prática interessante é o cadastro em tablets e dispositivos para experiências além do ambiente digital. A tela é utilizada apenas para o levantamento de informações. Ações como esta podem ser proposta para os clientes de sua agência e há um mar de oportunidades nesse sentido para ambos os lados.

Por exemplo, no Rock in Rio de 2017 foi montada uma estrutura para enriquecer a experiência dos visitantes em relação ao esporte. Para levantar os dados de quem demonstrou interesse, os expositores ofereceram uma experiência exclusiva dentro do evento: acompanhar flashs dos jogos em realidade virtual.

Com isso foi entregue o valor agregado para as pessoas. No entanto, a agência, ou empresa organizadora, necessitava de captar esses leads. Para isso antes de mergulhar na experiência proposta, os visitantes eram submetidos ao preenchimento de alguns de seus dados pessoais em uma tela de tablet exposta pelos consultores que estavam no local para conduzir a experiência que eles estavam propondo. 

Levar em conta a porcentagem sob o aumento das vendas

Uma outra prática que ganha força é a que se baseia na porcentagem sob o aumento das vendas do cliente.  

A modalidade de comissão por vendas ainda sofre resistência por parte de alguns clientes de várias agências. Apesar de em mercados como São Paulo existirem agências que trabalham dessa forma, e várias do exterior também terem empregado como modelo padrão, essa modalidade ainda precisa percorrer uma boa jornada para ser aceita.

No entanto, se seus clientes oferecem uma abertura nessa questão é importante entender o funcionamento dessa prática.

A modalidade se baseia em entender o quanto de venda era feita antes das ações de publicidade e mensurar qual foi o aumento após determinadas ações e gerar uma comissão para agência sob essa diferença.

Tomando o setor imobiliário como exemplo, em casos em que o cliente atinge um número de vendas de apartamentos, a agência recebe um percentual baseado na proporção da meta do cliente.  

Já no setor de varejo, a comissão por vendas por ser ainda mais frequente, graças ao maior volume de produtos e de veiculação, ou seja, da publicidade realizada a partir de tais produtos.

Veja: nesse processo é preciso que ambos os lados, tanto cliente quanto agência, sejam o mais transparente possível. Obviamente, a maior responsabilidade está nas mãos do cliente e não da agência.

Afinal, será ele quem abrirá os dados e poderá inflacioná-los para não repassar tanta verba. Por isso, é imprescindível que, para implementar essa prática, exista muita confiança no relacionamento entre ambas as empresas e que essa confiança seja via uma de mão dupla.

Um outro ponto que precisa ser destacado é a aplicação do fee mensal. É perigoso contar apenas com a comissão, afinal, sua agência precisa cobrir os custos de produção e podem ter variáveis no processo de vendas – se o time comercial do seu cliente falhar, por exemplo, não significa que sua agência falhou, certo?

Nesse sentido, trabalhe com esse modo aliado ao fee mensal. Enxergue o fee como uma saída para cobrir seus custos e a modalidade de comissão por vendas como motivação para entregar ainda mais resultados para seu cliente e como uma renda extra para a saúde financeira de sua empresa.

Saber precificar corretamente

Adaptar sua agência para uma visão mais gerencial é essencial para mantê-la rentável. E uma das formas de obter resultados positivos é realizando a precificação. Nesse sentido, acompanhar as horas gastas pela sua equipe na elaboração das tarefas é primordial para entender qual o valor será cobrado do cliente em cada trabalho.

Mais uma vez, o timesheet é a base para precificar corretamente, acompanhando o tempo gasto em cada tarefa. Mediante a mensuração dessas horas, é possível trabalhar a base para uma precificação sem achismos. A partir desses dados, sua agência evita possíveis prejuízos, já que você saberá o valor correto que será cobrado pelo projeto.

Se você possui contratos de fee mensal, estes podem (e devem!) ser fixados em relação a quantidade de horas que sua agência gasta para elaborar as demandas. Com os custos internos incorporados às horas gastas por seus funcionários, você consegue estipular melhor os valores do contrato.

Adotar o fee Mensal

Por se tratar de um pacote de serviços pré-estabelecidos por determinado período, há a garantia de um faturamento fixo por parte da agência, o que já é um bom motivo para que esse recurso já tenha sido incorporado aos demais métodos de remuneração da agência.

Além de ser um eficaz meio para garantir previsibilidade financeira, o fee mensal revela-se uma eficiente alternativa para rentabilizar a agência.

Isso porque, ao estabelecer um contrato por um período estipulado, a agência tem a segurança de, que, ao final do mês, (mesmo que não haja uma grande quantidade de jobs em andamento) os contratos fixos tenham a receita necessária para arcar com as despesas básicas da empresa. Além disso, a segurança se alarga quando neste contrato de fee mensal estão estipuladas multas de cancelamento de contrato.

Efetuar uma economia consciente na agência

No sentido literal da palavra, cortar gastos é uma medida complexa em agências. Afinal, quando se corta produção, seu faturamento é diretamente afetado, uma vez que se trata de investimentos em uma equipe de qualidade, encarregada de apresentar os melhores resultados aos clientes.

Quando se trata de economia de gastos em uma agência criativa, é preciso ficar atento aos pequenos detalhes que fazem toda a diferença quando os gastos de um período são somados.

Seguindo essa lógica, há uma grande diferença entre a redução de despesas e custos, o primeiro diz respeito aos gastos relativos à administração da agência, tais como gastos com departamentos comercial e financeiro.

Já os custos representam os gastos gerais da agência, como por exemplo, energia elétrica, água, materiais de limpeza, etc. Este último será o foco da economia desempenhada por sua agência.

Antes de tudo, é preciso criar um envolvimento com toda a equipe, afinal, não há como implantar uma economia consciente sem envolver todos os funcionários, adotando uma comunicação interna e oferecendo recompensas quando objetivos forem atingidos.

Esse tipo de economia pode acontecer das seguintes formas:

• Energia Elétrica: Mantenha lâmpadas de salas vazias e corredores desligadas. Além disso, ao sair, lembre-se de desligar computadores e aparelhos elétricos e coloque avisos em locais estratégicos para seus funcionários também não esquecerem.
• Copos descartáveis: Esta já é uma prática muito utilizada por diversas empresas (inclusive por nós, aqui da Studio), mas não custa nada reforçar, certo? Elimine de vez copos descartáveis para a água ou cafezinho, motive sua equipe a utilizar canecas individuais.
• Internet e telefone:O uso desses itens é fundamental em qualquer empresa, mas é possível gerar uma boa economia quando consumidos de forma consciente. Conhecer as necessidades da sua agência e assim escolher planos que atendam a elas é essencial para suprir sua demanda.

Preparado para tornar sua agência mais rentável?

Obter o retorno financeiro sobre investimentos pode parecer uma tarefa complexa em meio a tantos desafios que  as agências enfrentam diariamente. A boa notícia é que, aplicando as dicas acima na rotina a sua agência, é possível gerar rentabilidade sem dificuldades.

E se você tem o objetivo de impulsionar o crescimento da sua agência, conheça o Programa de Parcerias da Rock Content e leve sua agência para o próximo nível.