Como organizar documentos e evitar a perda de materiais importantes?

A desordem na agência de publicidade prejudica o desempenho dos profissionais e aumenta o risco de perdas de dados importantes. Afinal, muito tempo é desperdiçado na tentativa de encontrar determinados itens em meio a um ambiente caótico.

Assim, sua equipe fica desgastada e rende pouco no trabalho. Por isso, saber como organizar documentos é fundamental para qualquer agência.

Neste post, você vai conhecer diversas dicas para a ordenação dos registros da companhia. Ficou interessado? Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

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Qual é a importância de organizar os documentos em uma agência de publicidade?

Os efeitos negativos de ter um escritório desordenado são vários. Lentidão nos procedimentos, retrabalho, facilidade de perder itens importantes e ineficiência nos processos são apenas alguns exemplos. A bagunça também prejudica os colaboradores: ela aumenta o estresse, causa cansaço mental e dificulta o direcionamento de atividades na rotina da agência de publicidade.

Organizar os documentos da empresa pode trazer diversos benefícios. O ambiente fica mais agradável e favorável para um bom desempenho dos profissionais. O acesso aos arquivos corporativos fica mais fácil e o tempo é otimizado.

Além disso, a visão do ambiente fica menos poluída. Quando há pilhas de papéis espalhadas e muitas coisas fora do lugar, você se sobrecarrega mentalmente. Fica difícil coordenar as tarefas, pois há um excesso de elementos que podem distrair você no escritório. Assim, a ordenação do ambiente favorece o fluxo de pensamento e o cumprimento das atividades.

 

Como organizar documentos em uma agência de publicidade?

A importância da organização de documentos na agência de publicidade é inegável. Mas, como colocá-la em prática? Veja as nossas dicas a seguir!

Mantenha o essencial na mesa de trabalho

A mesa de trabalho é o local em que você desenvolve a maior parte das suas atividades. Sendo assim, é preciso manter nela somente o que você usa com recorrência durante o expediente. Para cada profissional da agência, um tipo de recurso será necessário para a realização das tarefas.

Uma mesa cheia e bagunçada é uma ótima fonte de distração. O espaço fica mais restrito e, além disso, fica difícil a organização mental no trabalho. Assim, observe o que é mais utilizado em seu cotidiano e mantenha por perto apenas o fundamental.

Adote a digitalização de documentos

Uma ótima alternativa para facilitar a organização na agência de publicidade é adotar a digitalização de documentos. Essa proposta permite economizar espaço e facilitar a armazenagem dos itens.

Muitos gestores temem guardar arquivos no computador porque têm medo da máquina queimar, ser invadida por vírus ou sofrer danos de alguma forma. Mas as tecnologias de nuvem já oferecem espaços virtuais seguros de armazenagem, que são acessados por meio de senha. Assim, você pode hospedar os registros na rede, mantendo a segurança e o sigilo das informações.

Muito espaço físico no escritório será poupado, favorecendo a circulação das pessoas e o fluxo de trabalho na agência. Além disso, a digitalização também é uma medida de segurança contra incêndios e roubos de dados.

Categorize as pastas

Manter os arquivos em ordem no computador também é muito importante. Para isso, é indicado organizar os documentos em pastas categorizadas. Separe em datas e tipos de arquivos e distribua os registros entre as pastas. Você pode também criar subpastas para facilitar a localização de determinados itens.

Além disso, monte um índice identificando qual o local em que cada registro está armazenado. Em um documento do word, você pode fazer essa listagem e diferenciar as categorias com cores. É importante manter os procedimentos de ordenação padronizados para que qualquer profissional seja capaz de acessar os itens e encontrar o que procura.

Diminua o consumo de papel

Reduzir o consumo de papel no escritório é uma ótima alternativa para evitar a desordem. Com a adoção dos registros digitais, sua agência terá menos problemas com arquivos físicos e mais agilidade e efetividade no cotidiano.

A diminuição do uso do papel, além de ser uma medida de sustentabilidade, permite otimizar as tarefas no empreendimento. Os colaboradores ganham mais agilidade nos processos operacionais e, assim, alcançam melhores resultados no trabalho.

Com essas medidas, além de contribuir para uma imagem positiva da agência devido à sustentabilidade e modernidade dos processos, você tem a possibilidade de economizar com materiais de escritório.

Descarte, reutilize e recicle

Descartar o que não é mais necessário é uma ação importante na organização de documentos. Muitos itens, com o tempo, perdem a utilidade e a validade. Assim, não é necessário mantê-los no escritório.

É importante buscar um manejo sustentável dos materiais que são jogados fora na agência. Muitos itens podem ser direcionados para a reciclagem. Caso haja computadores ou lixo eletrônico no escritório, procure empresas especializadas no descarte desses materiais.

Utilize um software degestão de tarefas e documentos

Os softwares de gestão de tarefas e documentos trazem uma série de benefícios para a agência. Além de facilitarem a padronização dos procedimentos operacionais, eles permitem um maior controle da informação, a geração de relatórios e a redução dos erros e do retrabalho. Os dados entre os setores ficam integrados e alinhados com alta qualidade.

Os programas informatizados também favorecem a produtividade e permitem gerenciar os arquivos com ordenação e eficiência. No mercado, há soluções disponíveis especializadas para agências de publicidade — o Studio, por exemplo, pode ser uma boa opção.

Essas ferramentas facilitam a gestão dos documentos, pois são plataformas otimizadas baseadas na tecnologia da nuvem e que promovem a integração dos dados. Como organizam todo o processo de trabalho no negócio, os softwares possibilitam que os registros sejam elaborados e armazenados de forma eficiente e sistematizada.

Com um software, é possível gerenciar todas as etapas do trabalho, passando do atendimento até a criação, oferecendo oportunidades para que os profissionais trabalhem de forma integrada e entreguem a melhor solução para o cliente. Esses sistemas incrementam a produção com maior velocidade, facilidade de comunicação e detalhamento dos procedimentos, garantindo que a sua agência tenha ótimos resultados ao final de cada projeto.

Manter a organização da agência é fundamental para alcançar resultados positivos. Com um ambiente bem ordenado, os profissionais podem produzir mais e melhor, além de terem mais qualidade de vida no trabalho.

Invista em categorizar os materiais e aposte nas ferramentas digitais para facilitar o controle dos arquivos. Adote também a redução do uso de papel e lembre-se de padronizar os processos de organização para que todos os profissionais possam se encarregar dessa tarefa.

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