Como otimizar a produção de um relatório de gestão?

Se você está sempre analisando dados importantes na sua agência, é comum que relatórios sejam feitos com certa frequência.

No entanto, mais do que criá-los constantemente, é fundamental inserir no documento informações realmente valiosas para a empresa, de maneira simples, mas eficiente.

Para te ajudar nesse processo, criamos um conteúdo cheio de boas dicas para que você crie relatórios objetivos sem dificuldades.

Por que é importante otimizar o meu relatório de gestão?

Na teoria, trata-se de um instrumento que torna visível a realidade de uma empresa em determinado momento, auxiliando gestores a tomarem decisões baseadas em dados precisos. 

Já mostramos aqui como fazer esse item, mas não para por aí! É fundamental otimizá-lo a fim de que se tenha subsídios para tomadas de decisões no futuro.

O tempo é um fator precioso na rotina de uma agência, certo? E quando o utilizamos de maneira equivocada, cada etapa do trabalho em uma agência pode parecer interminável. 

Nesse caso, é preciso avaliar quais ferramentas que irão acelerar, e, ao mesmo tempo, tornar a produção das tarefas muito mais ágeis. Tal qualificação se estende também aos relatórios, já que eles podem tomar um tempo desnecessário caso sejam elaborados de maneira imprecisa.

Quem elabora esse documento?

É comum que nessas análises estejam alocadas informações sobre cada área ou setor de determinada empresa. Em uma agência, por exemplo, o documento abrange temas que vão de produtividade ao setor financeiro, sendo este último elaborado por colaboradores responsáveis pelo setor.

Já no que diz respeito à produtividade, cabe ao próprio gestor ou dono da agência determinar quais informações são passíveis de avaliação, uma vez que é ele quem delega as tarefas aos colaboradores, ou seja, possui de antemão uma visão de todo o cenário produtivo de sua agência.

Resumindo: Independentemente da ferramenta utilizada, é fundamental que suas especificidades sejam atribuídas a funcionários que dominem o assunto a ser tratado.

Como otimizar a produção de um relatório de gestão?

Confira o nosso passo a passo e mãos à obra! Não se esqueça de anotar tudo o que puder e compartilhar com sua equipe.

Analise cada detalhe

Uma análise de dados periódica é a chave para garantir que decisões certas sejam tomadas no momento certo. Entender cada particularidade e aprofundar nos motivos que levaram a determinada situação, proporciona maiores chances de não cometer erros.

Por exemplo, se a rentabilidade não obteve resultados positivos, obviamente deve-se fazer questionamentos sobre as razões para que isso ocorresse, por exemplo:

• quais segmentos apresentaram uma performance positiva? 
• quais não atingiram o objetivo esperado? 

Desta forma, é possível averiguar quais são os gargalos que estão impedindo sua agência a obter resultados favoráveis ao crescimento da mesma.

Perceba que, apesar de se tratar de um tema relacionado ao setor financeiro, ao final da análise, ele irá buscar respostas em outros setores, ou seja, toda ação depende da resposta para estas perguntas, por isso é tão importante que se tenha um olhar aprofundado acerca de cada informação gerada.

Se utiliza planilha, otimize essa produção

O uso de planilhas é comum na rotina das agências que ainda não trabalham com softwares de gestão, seja na gestão da empresa como um todo, ou mesmo na elaboração de documentos rotineiros.

Até aí tudo bem, afinal, as planilhas possuem funcionalidades que, na maioria das vezes, são insubstituíveis, ou seja, dificilmente vamos encontrar outra forma de executar as mesmas funções oferecidas por esta ferramenta.

Mas, como citamos anteriormente, é preciso que todas as áreas de uma agência estejam alinhadas para chegarem ao seu propósito final: suprir a necessidade do cliente.

Quando trabalhamos com planilhas esta máxima deve ser levada em consideração também no momento de produzi-los, e se existe uma forma de otimizar esse processo, por que não o fazer?

Atente-se para o design da sua planilha

Um design bem feito é tão importante quanto seu conteúdo. Isso porque ele abrange não só a experiência visual ou questões estéticas, mas também possibilita um maior entendimento do conteúdo que está sendo compartilhado.

Lembre-se, trata-se de algo que interessa a toda equipe de sua agência, não é legal que todos tenham um entendimento bacana do que está sendo passado?

Cuidado para não exagerar nas cores

Utilizar aquele laranja gritante em um documento institucional pode não ser a melhor forma de chamar a atenção dos seus colaboradores, não é mesmo? Portanto, foque apenas no conteúdo e deixe que ele fale por si só. Investir em tons sóbrios é a melhor opção nesse caso.

Use versões recentes do Excel

Pode parecer que não, mas algumas pessoas teimam em não investir em ferramentas atualizas, e isso contribui muito para que processos extensos sejam executados com maior lentidão.

Existem diversas maneiras de elaborar planilhas, porém, a ferramenta mais comum continua sendo o Excel.Certifique-se de que a versão utilizada é a mais recente, caso contrário, seu documento ficará muito pesado, consumindo um espaço excessivo no seu computador. Além do mais, uma planilha compacta evita travamentos e lentidão na hora de abrir seu arquivo.

Se usar imagens, compacte-as

É muito comum utilizarmos imagens quando queremos mostrar uma informação com mais precisão.

No caso das agências de publicidade, a inserção de imagens fica a cargo do setor de mídia, que dispõe de dados extremamente detalhados para serem descritos manualmente, nesse caso, as imagens surgem como uma alternativa muito mais esclarecedora na hora de demonstrar tais informações.  

Novamente, a dica desempenha o papel de diminuir o tamanho da sua planilha, uma vez que, quanto maior a imagem inserida, maior será o tamanho do documento. Nesse caso, diminua o tamanho de suas imagens e você terá mais espaço em seu computador, além de evitar travamentos desnecessários.

Detalhes fazem toda a diferença

Eliminar partes desnecessárias de uma planilha é mesmo a chave para torná-la mais compacta. Acredite, esses detalhes fazer uma grande diferença no resultado final. 

Sendo assim, excluir linhas, colunas e bordas que não são necessárias fazem parte do processo de deixá-lo visualmente agradável, assegurando que nenhum travamento ocorra na hora de apresentar as avaliações coletadas aos demais colaboradores da sua agência.

Otimize de verdade!

O uso de planilhas, como foi indicado anteriormente, é comum na rotina laboral de agências que ainda não atualizaram suas metologias de trabalho.

Hoje, a maioria das agências de publicidade brasileiras já trabalha com sistemas otimizados (só para você ter ideia, mais de 700 agências já utilizaram o Studio) que integram e geram dados de forma otimizadas e automáticas. Isso porque é a forma mais fácil e rápida de produzir esses documentos. 

Através de sistemas automatizados, estes são gerados automaticamente. Dessa forma, os dados que ali são apresentados têm maiores chances de estarem corretos.

Isso porque correm menos risco de erro humano. Para entender um pouco mais sobre softwares e sistemas para a geração de documentos para tomada de decisão, clique aqui.

Depois destas dicas ficou mais fácil aprimorar seus documentos de gestão, não é? Boas práticas no ambiente gerencial não só melhoram a execução de processos de rotina, mas contribuem para que os objetivos saiam como planejados.

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