Por Raphael Pires

Publicado em 6 de julho de 2018. | Atualizado em 18 de março de 2020


Dúvidas sobre a otimização do tempo de trabalho da agência de comunicação? Veja o nosso post e saiba mais!

saiba como otimizar o tempo na agência e ser mais produtivo

Saber como otimizar o tempo na agência de comunicação é uma tarefa desafiadora, mas que gera muitos resultados positivos. Com um controle adequado, é possível fazer as horas do expediente renderem e realizar as entregas dentro dos prazos adequados, evitando cumprir tarefas às pressas e de última hora.

No entanto, com tantas atividades a serem executadas simultaneamente dentro da empresa, fazer uma gestão de tempo eficiente pode se tornar algo complexo.

Quer aproveitar melhor o seu dia no trabalho e conquistar melhores resultado? Preparamos esse post para que você conheça as melhores estratégias para controlar o seu tempo e maximizar a sua produtividade. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Por que é importante melhorar a forma como o tempo é utilizado na agência de publicidade?

A agência de publicidade é um ambiente que lida com muitas informações simultaneamente. Há um grande volume de tarefas para pouco tempo disponível. Sendo assim, é preciso aproveitar as horas do expediente da melhor forma possível. Veja quais são os benefícios de otimizar o tempo nesse tipo de negócio.

Garante o cumprimento de prazos

Com tantos projetos para colocar em prática, é preciso desenvolver o máximo de atividades com agilidade, visando garantir o atendimento das demandas. Afinal, se a agência não consegue cumprir os prazos que assume junto aos clientes, ela fica com a imagem comprometida no mercado, a procura pelo empreendimento diminui e as finanças também são prejudicadas.

Para ter um maior controle do uso do tempo na agência, é necessário registrar as ações. Informações como período gasto com cada cliente, projeto ou atividade, controle dos jobs feitos e projetos em andamento são valiosas para que a empresa faça uma boa gestão das horas de trabalho disponíveis.

Traz mais tranquilidade para o ambiente de trabalho

Imagine um ambiente de trabalho com diversas tarefas com o prazo de entrega vencido e outras tantas que estão quase vencendo. Tudo isso traz o caos para a agência, fazendo com que o gestor e o seu time tenham que trabalhar sob pressão. Isso os deixa mais suscetíveis a cometer erros.

Por outro lado, quando se tem mais organização, você pode desfrutar de um ambiente de trabalho mais tranquilo, o que favorece a qualidade com que as atividades são desenvolvidas, mesmo diante de imprevistos.

Aumenta a satisfação dos clientes

Assegurar a satisfação dos clientes é o objetivo de qualquer empresa, pois é disso que depende a sua existência. Quando o seu tempo é administrado corretamente, as tarefas podem ser cumpridas dentro do prazo e com a qualidade desejada pelo cliente.

Desse modo, é possível fidelizar o seu público e ainda atrair novos clientes, uma vez que a agência manterá uma boa imagem no mercado.

Como otimizar o tempo de trabalho da agência?

 Identificar hábitos inadequados e adotar as estratégias e ferramentas certas é fundamental para administrar melhor o tempo no trabalho. Confira o que fazer para evitar atrasos e ser mais produtivo.

Faça reuniões remotas

As reuniões são muito importantes para qualquer negócio. Em publicidade, elas são primordiais para a construção de projetos coerentes e alinhados com o pedido do cliente.

Porém, às vezes, realizar esses encontros é difícil, devido à dificuldade de conciliação das agendas. Há profissionais que podem estar viajando a trabalho, uns que estão atendendo um grande volume de clientes, entre outros.

Contudo, a tecnologia já oferece alternativas quando esses problemas acontecem. É possível fazer reuniões remotas com aplicativos apropriados para a comunicação, como o Skype. Dessa forma, a empresa avança nos processos e pode sistematizar as informações com facilidade.

A equipe se encontra pelo aplicativo e pode discutir as questões do negócio, cada um com o seu notebook ou smartphone, sem ser necessário que todos estejam fisicamente em uma mesma sala. Basta que acessem o Skype de onde estiverem.

Crie processos de trabalho padronizados

Quando há muita variação entre os procedimentos, as chances de erros, de esquecimentos e de irregularidades são maiores. O trabalho fica pouco sistematizado, e, com isso, os colaboradores mais suscetíveis a perder o controle das atividades. Assim, criar processos padronizados é uma ótima estratégia para otimizar o tempo de trabalho nas agências.

Com a padronização, é possível gerenciar as tarefas com mais efetividade e ter resultados positivos no empreendimento. Processos padronizados são mais ágeis e minimizam as chances de erros, na medida em que há um protocolo para os profissionais seguirem.

Automatize o fluxo de tarefas

Automatizar o fluxo de trabalho também é uma ótima alternativa para otimizar o tempo de trabalho da agência. Para isso, uma proposta viável e assertiva é usar um software específico para gestão de agências de publicidade. Com essa solução, é possível integrar as atividades para obter processos mais eficientes e bem organizados.

Esses programas são preparados para armazenar dados, fornecer informações estratégicas, interligar funcionalidades e integrar toda a comunicação da agência.

Além disso, dados de diferentes setores (como Planejamento, Financeiro e Criação) são associados, o que melhora os serviços. Com isso, qualquer alteração realizada nas diferentes etapas dos procedimentos é comunicada de imediato para todas as áreas. Isso evita uma série de falhas e potencializa a produção.

A automação também abre a possibilidade de estruturar processos e o fluxo de trabalho em plataformas práticas e ágeis, com dashboards e vários canais integrados. Com isso, você mapeia os procedimentos da corporação e pode estruturar as atividades para aproveitar ao máximo o tempo disponível.

Tenha processos documentados

Ter processos documentados é fundamental para evitar falhas no trabalho. Sem registros, as informações são perdidas e confundidas, o que pode provocar enganos no serviço.

O risco de o colaborador esquecer os dados ou misturar as informações de vários clientes é muito alto. Dessa forma, cada etapa do processo de trabalho deve ser documentada e armazenada com segurança.

Uma ótima tática é realizar a documentação em softwares especializados. Isso aumenta a segurança das informações, pois esses programas armazenam os arquivos na nuvem. Nesse sentido, danos ao computador não afetam os dados.

Utilize métricas para avaliar o negócio

As métricas são recursos essenciais para a realização de análises estratégicas no negócio. Os indicadores permitem desenvolver uma visão da situação atual da agência e também a realização de projeções para o futuro. Eles tornam as avaliações mais completas e ajudam a fazer observações sólidas sobre as condições do empreendimento.

A partir dessas informações, é possível estruturar intervenções para os resultados se tornarem mais positivos. As análises ajudam ainda a estabelecer metas para a empresa de publicidade, o que é fundamental para manter a motivação e direcionar o trabalho da equipe.

Ofereça capacitação aos colaboradores

Se a equipe está bem capacitada, ela desempenha as tarefas com mais agilidade e competência. É preciso que o time esteja em constante atualização para que ele possa oferecer os melhores serviços para o cliente. Sem falar que o mercado sempre lança novas alternativas, e é muito importante acompanhar essas mudanças.

Portanto, é essencial considerar os treinamentos como um investimento, pois o retorno desses procedimentos é muito positivo. Os colaboradores realizam melhores atendimentos e tornam-se mais hábeis no desenvolvimento de soluções para os clientes.

Deixe a procrastinação de lado

Tente executar as suas atividades na velocidade em que devem ser feitas e não as deixe para depois. Começar a praticar o conhecido jargão ‘’não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje’’ é uma excelente estratégia. Afinal, quanto mais atividades forem saindo da sua pauta, mais organização e facilidade você terá para realizar os seus compromissos.

Também é recomendado diminuir o tempo gasto com coisa supérfluas e que não estão relacionadas ao seu trabalho, como acessar as suas redes sociais. Prefira fazer isso nos momentos de lazer. Além disso, não assuma compromissos que não te competem e possam desviar o seu foco na agência.

Inclua a vida pessoal na gestão de tempo

Não é raro que as questões da sua vida pessoal interfiram na sua produtividade no trabalho. Porém, é importante lembrar que você não vive apenas para trabalhar. Nesse contexto, é preciso encontrar um equilíbrio para as suas demandas pessoais e profissionais.

Acrescente as atividades pessoais na sua pauta e gestão de tempo, o que traz mais motivação e satisfação para trabalhar. Ligar para os filhos ou solucionar situações domésticas é importante para livrar-se de eventuais preocupações, manter a sua saúde mental em dia e conseguir focar nas suas tarefas relacionadas à agência.

Portanto, coloque os compromissos pessoais na sua gente e designe um período específico do dia para cumpri-los.

Implemente um software de gestão

Conforme já vimos anteriormente, a tecnologia é uma grande aliada para organizar as suas atividades. Para isso, implemente um software de gestão, que possua funcionalidades que ajudam no controle de tráfego na agência de comunicação.

Já pensou como seria mais prático se os clientes pudessem solicitar e aprovar demandas sem ter que marcar reuniões ou enviar emails? É justamente isso que essa plataforma permite.

A sua ferramenta iJob agiliza o processo de comunicação os clientes, poupando o seu tempo, além de potencializar o fluxo de produção e beneficiar o relacionamento com o seu público.

É possível desenvolver um workflow personalizado para proporcionar dinamismo e eficiência para o seu fluxo de trabalho. Na prática, isso ajuda a perceber gargalos em cada etapa de criação e verificar qual delas geram atrasos e refações.

O software ainda conta com a função Kanban, que organiza as atividades em colunas, dividindo-as entre as categorias; não planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprovação e concluídas. Tudo isso resulta numa maior organização e controle de suas demandas.

Delegue tarefas

As pessoas que ocupam cargos e posições de chefia tendem a absorver tarefas que não estão relacionadas à sua posição. Isso acontece principalmente com os gestores que possuem uma personalidade centralizadora e querem manter tudo em suas mãos.

Mas realizar atividades que deveriam ser assumidas pelos colaboradores da sua equipe acaba afetando negativamente a sua produtividade, impedindo que você desempenhe funções que realmente são relevantes para o sucesso da agência.

A solução para manter o fluxo de trabalho é delegar tarefas para o seu time. Confie em quem trabalhe com você e transfira tarefas para profissionais capacitados para executá-las. Seguir essa postura garante mais tempo para que você cumpra as suas reais atribuições e também demonstra que tem confiança nos seus colegas.

Evite o excesso de trabalho

Há quem se orgulhe de todos os dias ter que lidar com uma enorme quantidade de atividades na empresa, achando que isso mostra eficiência e importância. Contudo, o excesso de trabalho não pode ser entendido como um indicador de inteligência, importância ou sucesso, já que esse comportamento pode causar estafa e comprometer o seu desempenho.

Quem costuma otimizar o tempo identifica o excesso de trabalho como um sinal de falta de foco e desperdício de energia, o que frequentemente acontece com pessoas que não sabem dizer não.

Dito isso, simplifique os processos da empresa e dê preferência para as atividades que, de fato, precisam ser realizar por você.

 Como o Timesheet pode ajudar a otimizar o tempo?

O timesheet, uma as funções do iClips, é a ferramenta perfeita para calcular o tempo que os colaboradores gastam nas tarefas do seu dia a dia. Esse modelo de controle de horas te dá acesso a relatórios de desempenho, tanto por projetos quanto por atividades e funcionários.

Por meio dessas informações é possível ter uma visão completa do negócio e da equipe, o que o ajuda a tomar decisões estratégicas para melhorar a gestão do tempo e do negócio, como determinar quais atividades exigem mais atenção.

Com um controle mais eficiente das horas trabalhadas pode-se identificar onde estão os desperdícios de tempo e a melhor maneirar de eliminá-los. Assim sendo, o Timesheet proporciona mais organização para o ambiente de trabalho e melhora o planejamento das atividades — aspectos imprescindíveis para manter a eficiência e produtividade no cotidiano da empresa.

Além de aumentar e foco e produtividade, a ferramenta auxilia o gestor a determinar prazos, tendo como base o tempo empregado para a conclusão das tarefas em cada etapa de produção.

Promover um melhor uso do tempo na agência é bastante relevante para ter resultados positivos nas atividades. A demanda é elevada, então a equipe precisa usar o expediente da melhor maneira possível para alcançar bons resultados e encontrar soluções criativas para os clientes.

Neste post, você pôde conferir uma série de estratégias para otimizar o tempo de trabalho no empreendimento. Com essas alternativas, você pode alcançar excelentes resultados.

E então, quer otimizar o tempo na sua agência a partir de agora? Então faça o trial gratuito do iClips por sete dias e tenha acesso ao timesheet, kanban, gantt e muitas outras ferramentas!

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