4 dicas de como fazer uma boa gestão de contas a pagar e a receber

Realizar uma boa gestão financeira é fundamental para que uma agência prospere. Isso ocorre porque, como acontece em toda empresa, uma agência de comunicação depende do fluxo de caixa positivo para continuar crescendo ou simplesmente para se manter em atividade. Para isso, a agência deve contar com uma boa gestão de contas a pagar e a receber.

Além de manter a empresa em dia com suas próprias finanças, esse cuidado também é essencial para que seja possível desenvolver um planejamento financeiro realmente eficiente.

Portanto, para ajudar nessa tarefa, separamos neste artigo quatro dicas para que você consiga executar uma boa gestão de contas a pagar e a receber. Entretanto, antes de nos aprofundarmos nessas dicas, vamos dedicar um pouco de atenção primeiramente à importância do setor financeiro, sobretudo no caso de uma agência em crescimento.

Motivos para investir no financeiro

Parece óbvio afirmar que a gestão financeira é um dos aspectos administrativos mais importantes para o sucesso de uma empresa. Entretanto, muitos líderes de agências ainda acabam negligenciando a necessidade de investir em uma gestão financeira de qualidade de contas a pagar e a receber por comodismo ou até mesmo falta de atenção.

No geral, a diretoria e demais líderes de uma agência têm que se ocupar todos os dias com várias decisões relativas a diversos setores, como atendimento e criação.

Por isso, infelizmente, é comum que empresas ainda não deem tanta prioridade ao controle financeiro. Trata-se de uma falha que pode se desdobrar em consequências sérias como inadimplência, execuções judiciais para cobrança e até mesmo a falência da empresa.

Em muitos casos, a subestimação dos investimentos necessários à gestão financeira vem do fato de a empresa ter crescido muito rápido e, por consequência, ainda não ter tido tempo para se adaptar ao seu novo tamanho.

Nessa situação, o que costuma acontecer é que o setor financeiro já era relativamente negligenciado, porém, como a empresa antes era menor, também era mais fácil realizar o controle, mesmo com métodos e recursos menos eficazes.

Da mesma forma, à medida que uma agência continua crescendo, também aumenta a necessidade de atenção ao setor financeiro e ao controle de contas a pagar e receber. Assim, é primordial investir em recursos de controle financeiro e seguir as dicas adiante.

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Dicas para fazer uma boa gestão de contas a pagar e a receber

A grande questão da gestão de contas a pagar e a receber é que geralmente se gasta mais tempo lidando com situações urgentes que surgem do que com planejamento.

Assim, não se instaura de fato uma gestão de contas, mas em seu lugar existe apenas o comportamento de lidar com contas à medida que elas chegam e se acumulam, bem como com recebimentos aguardados e, por muitas vezes, insuficientes.

Para reverter esse quadro, é importante identificar o diagnóstico da situação financeira presente real da empresa e assumir o controle, a fim de planejar e antecipar eventos de natureza orçamentária.

1. Tenha um controle diário

Não é difícil perceber o quanto deve ser importante para uma gestão de contas de sucesso realizar um controle diário adequado. A máxima da administração moderna, “se você não pode medir, não pode gerenciar”, é especialmente verdade em um setor dominado por números como o financeiro.

Dessa forma, é crucial que seja realizado um registro diário das movimentações do fluxo de caixa da agência, assim como em relação a despesas, contas a pagar e todos os rendimentos. Poder contar com um bom sistema de gestão é fundamental para assegurar a segurança e a fidelidade dos dados inseridos.

2. Faça registros detalhados

Na hora de definir métricas e selecionar indicadores-chave de desempenho, é imprescindível que se escolha aspectos que podem ser alterados e que forneçam um bom indicativo para algo a ser medido com o tempo pela gestão.

No entanto, quando se fala em relatórios ou registros, trata-se de outra questão completamente distinta, que merece todo detalhamento possível.

Apenas por meio de relatórios e registros completos das contas a pagar e a receber é possível entender facilmente o que deve ser feito durante um planejamento e antecipação de pagamentos ou qual foi o erro cometido que gerou uma inadimplência da empresa.

3. Organize as contas

Da mesma maneira que o detalhamento na hora de registrar as contas é parte integrante de uma gestão financeira bem realizada, a organização também desempenha um papel importante nessa equação.

O principal é contar com uma previsão o mais precisa possível de todas as contas a pagar e a receber que a empresa tenha. Nessa lista, é necessário incluir tanto as despesas e rendimentos fixos quanto deixar margem para as entradas e saídas variáveis.

Muitas vezes, é possível estabelecer uma média entre os recebimentos extras e contas imprevistas ao comparar os registros passados e adicionar esse valor à previsão fixa.

4. Defina seu software de gestão

Atualmente, contar com um software para auxiliar na gestão de uma empresa não é mais uma opção, mas sim um pré-requisito para uma agência de comunicação se manter no mercado.

Em função das facilidades e vantagens trazidas por sistemas modernos de gestão, é extremamente difícil para empresas que não contam com os mesmos recursos competir com as que contam com um sistema completo.

Por isso, escolher o sistema adequado para realizar a gestão de sua empresa pode ser uma das tarefas mais significativas para seu sucesso.

É fácil notar por que isso ocorre, já que existem sistemas como o Studio, que conseguem integrar vários departamentos, dando suporte a todas as atividades executadas na agência, além de seus outros benefícios como painel gerencial com workflow.

Como vimos neste artigo, realizar uma gestão apropriada de contas a pagar e a receber se trata principalmente de dar atenção ao setor financeiro e ao controle de contas.

Assim como optar por um sistema de gestão completo consegue impactar positivamente toda a empresa, um controle financeiro mal realizado tem repercussões negativas em todas as áreas da agência.

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