Por Raphael Pires

Publicado em 8 de outubro de 2018. | Atualizado em 19 de março de 2020


A gestão financeira da sua agência está sendo bem feita? Descubra por que controlar de perto os pagamentos dos seus clientes e veja dicas para melhorar esse processo!

Não importa o tamanho ou o porte da sua agência, cuidar da gestão financeira é indispensável para o sucesso. Nesse quesito, o controle de pagamentos é extremamente importante. Principalmente porque ele reduz a inadimplência e favorece o seu fluxo de caixa.

Se você ainda não possui nenhum processo para controlar melhor o pagamento dos seus clientes, está na hora de rever essa situação. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é e qual a importância do controle de pagamentos?

Fazer o controle de pagamentos — ou de recebimentos — é saber quando e quanto os seus clientes estão lhe pagando pelos serviços prestados. Muitos gestores até contam com um controle do fluxo de contratos fechados, mas não sabem exatamente se os seus clientes estão acertando os valores combinados na data certa.

As agências que oferecem facilidades de pagamento — como descontos — precisam de um controle ainda melhor, garantindo que realmente estão recebendo o valor correto. O mesmo serve para as que recebem por vários meios — como cartões de crédito, débito ou boletos.

Benefícios para a agência

Se o controle não for efetivo, será difícil identificar quais clientes pagam as contas em dia e quais atrasam. Sem essa informação, o seu financeiro não terá meios para cobrar os inadimplentes e nem oferecer condições diferenciadas de negociação.

Além, é claro, de essa falta de gestão financeira impactar diretamente o seu fluxo de caixa. Ou seja, o controle da pagamentos é imprescindível para que você anteveja o quanto receberá dentro de um período e, assim, ajuste os pagamentos que você terá de fazer dentro em determinada data.

Quando você não sabe o valor que terá em caixa, é mais difícil evitar que as saídas sejam maiores que as entradas. Isso pode comprometer totalmente a sua gestão e fazer com que a agência tenha que usar créditos emergenciais — como o cheque especial ou até empréstimos a juros altíssimos — para manter seus compromissos financeiros.

Dessa maneira, um bom controle de pagamentos permite:

  • conhecer os clientes que pagam em dia (e pensar em maneiras de mantê-los sempre como bons pagadores);
  • analisar o valor em haver para ser recebido dos inadimplentes;
  • entender qual é a sua taxa de inadimplência na hora de trabalhar com a projeção de fluxo de caixa;
  • programar melhor as suas cobranças;
  • realizar um controle mais preciso do fluxo de caixa, inclusive comparando com as contas a pagar no mesmo período e entendendo a necessidade financeira para os próximos meses.

Como melhorar o controle de pagamentos na sua agência?

Já está convencido de que controlar os pagamentos dos seus clientes é algo indispensável na sua gestão financeira? Então veja algumas dicas essenciais para tornar essa questão ainda mais eficiente na sua agência!

Aprimore a sua organização

Esse é o primeiro passo para a gestão dos processos financeiros. É fundamental que você tenha o registro de todas as contas a receber e das datas prováveis desses pagamentos. Assim, será mais fácil acompanhar as que foram efetivamente pagas ou não e as maneiras de entrar em contato com os inadimplentes.

Além disso, com um cadastro mais preciso, é simples analisar o histórico dos clientes que não pagam em dia. Assim, se for o caso, você evita fazer negócio com essas pessoas novamente. Quanto mais detalhada for a sua organização, mais descomplicado será o gerenciamento. Alguns dados que podem estar incluídos no seu controle são:

  • valor original;
  • data de previsão de recebimento;
  • data do recebimento;
  • valor final (com juros, multas e correções);
  • status do pagamento.

Envie avisos de cobrança

Nem sempre as pessoas deixam de honrar seus compromissos financeiros por má vontade. Em muitos os casos, o motivo é o esquecimento. Você poderá evitar a situação de maneira bem simples: enviando avisos de que determinada conta vencerá dentro de tantos dias.

Fazer assinatura do plano Free

Mas, para conseguir fazer isso, é indispensável que a sua organização dos pagamentos seja bem executada. Assim, você poderá identificar facilmente quais valores vencerão nos próximos 7 dias, por exemplo, e disparar e-mails lembrando seus clientes. Aproveite, inclusive, para anexar o boleto, caso seja essa a forma de cobrança usada.

Ofereça vantagens aos bons pagadores

Se você oferecer um desconto para quem pagar até determinada data, com certeza reduzirá a inadimplência. Isso porque muitas pessoas entenderão isso como uma vantagem e você estimulará que seus clientes paguem os débitos dentro do prazo esperado e acordado.

Outra boa ideia é oferecer brindes, vantagens e outros atrativos para os clientes que pagaram em dia todos os meses do ano. Assim, você garante uma boa experiência com a sua agência e os motiva ainda mais a manterem esse comportamento.

Cobre os inadimplentes

Essa pode parecer uma atitude chata para algumas pessoas, mas, infelizmente, ela é extremamente necessária para manter a sua gestão financeira em dia. Não tenha receio em cobrar clientes devedores. Afinal, você prestou um serviço de qualidade e merece receber por ele na data acordada entre as partes.

Mas é claro que, para isso, é preciso ter uma boa organização. Dessa forma, você garante que o pagamento realmente não foi realizado e que a data prevista para quitar o débito já venceu. As cobranças indevidas, além de mancharem a reputação da sua agência, ainda podem causar processos e outras determinações legais.

Por isso, é essencial um controle adequado e preciso. Além, é claro, de sempre ser educado e atencioso. Busque entender o que causou o atraso no pagamento e ofereça maneiras de resolver a pendência financeira de maneira amigável.

Não conte com os valores antes do tempo

Realizar a projeção financeira é algo muito importante para manter o seu fluxo de caixa. Mas é preciso cuidado e atenção com os valores ainda em aberto. O ideal é não comprometer o seu caixa ao contar com esses pagamentos. Até porque eles podem atrasar ou demorar muito para serem efetivados e você acabará endividado.

Assim, faça um controle efetivo: entenda o quanto tem a receber, mas sem comprometer esse valor para pagar funcionários, contas ou outras dívidas que a sua agência possa vir a ter. Só conte como certas as quantias que já recebeu.

Use um software de gestão

Controlar todos esses dados à mão é algo muito complicado e que, inevitavelmente, levará a falhas e erros financeiros. Por isso, a dica é usar um software de gestão que consiga se integrar com outros setores da sua agência, por exemplo. Alguns já realizam a emissão dos boletos e disparam e-mails para os seus clientes de forma automática.

As tradicionais planilhas, embora sejam muito usadas pela maioria dos gestores, são opções bem limitadas para o controle de pagamentos. Elas não conseguem se integrar a outras demandas e nem automatizar muitos dos passos da sua gestão financeira.

Além disso, os softwares oferecem outros atrativos, como a possibilidade de emitir relatórios gerenciais sobre diferentes indicativos financeiros, tais quais:

  • quantidade mês a mês de inadimplentes;
  • fluxo de caixa;
  • ABC de vendas etc.

Como você viu, melhorar o controle de pagamentos é uma demanda essencial para manter em dia a gestão financeira da sua agência. Para isso, contar com inovações é um ótimo investimento. Os recursos tecnológicos garantem resultados mais certeiros e minimizam trabalhos desnecessários.

Está em busca de uma solução que otimize a sua rotina e melhore a gestão financeira da sua agência? Venha conversar conosco e descubra como podemos ajudar!

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  6. Marcos Cordeiro disse:

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    Por exemplo : Carteira para infoprodutos do seguimento ganhar dinheiro na internet, carteira Daffit, carteira Magazine Luiza ( mas todos ligados a programas de afiliados).

    A pergunta é ? Esse projeto é viável ?

    Pra mim parece que é, haja visto, que as agências offline trabalham com vários carteiras de clientes diferenciados.

    Se vc tiver algum material a esse respeito eu agradeço,, estou procurando parcerias…

    Marcos Cordeiro
    Gestor de Marketing Digital e Mídias Sociais

  7. Olá Marcos, tudo bem?

    Minha primeira dica seria criar personas bem clara para cada nicho de mercado. Mas eu gostaria de compreender melhor o funcionamento para poder procurar por algum material específico. Você poderia detalhar um pouco melhor o funcionamento?

  8. Luciana Garcia Manzano disse:

    Olá, Guilherme. Gostaria de saber quem é o autor do conceito de buyer persona. Obrigada.

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  10. Olá Luciana, tudo bem? Não existe nenhum autor específico. Mas as duas melhores referências hoje em dia são: http://tonyzambito.com/ e http://www.buyerpersona.com/

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  27. Leovando Galvão de França disse:

    Uma outra ferramenta muito interessante é o MAPA DE EMPATIA. Achei o artigo desse cara muito interessante: http://ramonkayo.com/empreendedorismo/o-que-e-mapa-de-empatia-e-para-que-serve

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  30. […] Não basta saber o que é uma buyer persona para criá-la do jeito certo. Nesta hora, não cabem palpites e “achismos”, é preciso se embasar em metodologias bem definidas para elencar quais são as características, histórico e perfil destas personas. Como fazer isso? Pesquisando e sistematizando os dados colhidos! […]

  31. Beto Machado disse:

    Tenho uma dúvida: em qual momento da estratégia de conteúdo as personas devem ser criadas.

    No primeiro momento de criação de um blog, ou após quando serão definidas as pautas ?

    • Olá Beto!

      As personas serão definidas antes da criação do blog. Elas são desenhadas durante o planejamento do seu marketing. Porém, isso não impede de você criá-las em outro momento. Se você já tem um blog e deseja melhorá-lo, crie suas personas antes para nortearem suas ações de marketing!

  32. Beto Machado disse:

    Tenho uma dúvida: em qual momento da estratégia de conteúdo as personas devem ser criadas.

    No primeiro momento de criação de um blog, ou após quando serão definidas as pautas ?

  33. Cup Ideias | Começando seu negócio? Veja estas 3 dicas para começar seu plano de marketing disse:

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  34. […] todo esse conhecimento disponibilizado pela sua empresa se ele possui dificuldade de encontrar a persona para qual foi […]

  35. Beto. com certeza, antes da criação do Blog.

    É o perfil da sua Persona que vai dizer: Qual o melhor layout pro blog, qual o melhor conteúdo, qual a melhor cor e etc.

    Aqui no meu blog eu falo um pouco sobre isso.

    Acessa e depois comenta.

    http://www.rafatorres.com.br/como-criar-plano-producao-de-conteudo-blog/

  36. Rafael Torres disse:

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  37. Rafael Torres disse:

    Muito bom mesmo, Leovando.

  38. Dress Izumi disse:

    Olá Guilherme,

    quero agradecer pelo vosso conteúdo! Por fazerem Marketing de Conteúdo de forma tão excelente, porque são informações extremamente úteis e inspiradoras até 😉

    Deixo um artigo onde referencio este vosso vídeo : http://bit.ly/1njbo8Y

    Abraços,
    Andressa

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  40. Não entendi. De repente é por que sou analfabeto no MKT digital.
    No vídeo fala em criar u personagem fictício para direcionar o conteúdo, mas sem ter uma pessoa real.
    Depois fala em "sem achismos" de criara um perfil bom mas que não existe mas nao vai dar foco. No eu ponto de vista o exemplo do Achismo pode existir sim e o exemplo que não é achismo pode ser um achismo, não?
    Complicado criara um personagem que não é de uma entrevista REAL.
    O Criado gera uma autoridade perante a outras pessoas similares, é isso? ou é so para direcionar um nicho de mercado?
    Se é uma persona criada, não esta sendo tendencioso ao que você desejaria e não ao que o publico desejaria?

    Desculpa a confusão, mas me deu um nó no cérebro e me perdi.

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  42. […] blog corporativo é o tipo de conteúdo que deve ser produzido para atrair e conquistar clientes. Criar personas, definir os assuntos de interesse e soluções para os problemas desse público já é um bom […]

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  47. Caique Monteiro Araujo . Obrigado. Ajudou a clarear as idéias sim.

  48. Caique Monteiro Araujo disse:

    Olá André Schuler, bom acho que posso ter ajudar!

    Em Buyer Personas, quando se fala em personagem fictício é o fato deste ter uma identidade que "não existe", como o Nome, a Foto, Idade, etc. Porém o "sem achismos" é para que você defina os interesses (personalidade) desse personagem fictício com base no público que você possui, como Cargo, Renda, Histórico, Comportamento, etc.

    Não é bem uma autoridade perante ao seu público, mas sim um personagem que represente o seu público, e tenha os mesmos interesses, por isso que é fundamental que você pesquise o seu público.

    Por exemplo, eu poderia criar um personagem com a identidade do Mickey Mouse, e definir para ele uma personalidade que corresponde ao público que tenho, por exemplo, que é um empreendedor iniciante e possui muitos receios e pouca experiência no mercado. E você descobre essa personalidade em seu público com pesquisa, supondo que 60% das pessoas para quem você irá escrever também são empreendedores iniciantes, com muitos receios e pouca experiência no mercado!

    Espero que tenha te ajudado!

  49. […] de medir, ajustar, investir ou fazer qualquer ação, você precisa saber quem é o consumidor da sua marca. Descubra o que ele gosta, suas preferências e seus desejos. Converse com seu cliente, peça […]

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  51. […] Pense como o seu público, não como o conhecedor e especialista que você é sobre o seu produto ou serviço. Reflita: como ele buscaria o seu produto ou serviço na internet? Você pode, inclusive, experimentar conversar com algumas pessoas que se encaixem no seu público e fazer essa pergunta para descobrir. Se você ainda não fez um trabalho de identificação de suas personas, descubra o que são e como você deve criá-las. […]

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    http://www.aulasinformatica.com.br/

    https://www.facebook.com/teceasytreina

  84. Rock Content disse:

    Oi, tudo bem? Nós temos um gerador de personas que pode ser bem útil para definir quem é sua persona ideal. Que tal dar uma olhadinha nela? Acho que pode te ajudar bastante 😉 http://geradordepersonas.com.br/

  85. […] traçar suas personas, você passa a entender melhor como um certo grupo de clientes se comporta. Assim, fica mais fácil […]

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  96. […] Defina quem é seu público-alvo e comece a produzir material MUITO focado nele. Mesmo que esse material não faça sentido para outros públicos. […]

  97. […] É exatamente por essa razão que resolvemos preparar esse artigo, bem especial, que vai servir de base para que você possa estabelecer a sua marca como uma fonte confiável de informação e conhecimento para a sua persona. […]

  98. […] de começar qualquer atividade nas redes sociais é preciso definir o seu público e responder as seguintes perguntas: Que tipo de público eu quero atingir? Em quais redes sociais […]

  99. Venda mais através de posicionamento online disse:

    […] conseguir vender o seu produto ou serviço. É necessário conhecer muito bem o seu consumidor (Buyer Persona), ter uma estratégia e inteligência, para que sua campanha seja um sucesso de […]

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  109. […] isso, você pode construir uma persona para te ajudar no […]

  110. […] Definir as personas da sua estratégia de marketing de conteúdo é fundamental para que você crie os conteúdos certos, que vão alavancar o seu blog. […]

  111. […] Ainda não ficou claro? Acesse este post sobre o assunto e tire todas as suas dúvidas sobre personas. […]

  112. […] Não basta escrever milhares de posts sem um planejamento correto. Produza um calendário editorial, estude palavras-chave relevantes ao seu público-alvo e aprenda a criar conteúdos que sejam direcionados a certas personas. […]

  113. […] que as referências que você vai utilizar devem estar de acordo com as características da sua persona – idade, profissão, anseios e planos para o […]

  114. […] definição do público-alvo ou, mais precisamente, das suas personas, é a primeira a coisa a ser analisada após a escolha dos produtos ou serviços a serem […]

  115. […] Esse sombrio setor preferia trabalhar sozinho e se preocupava mais com os seus métodos e o seu ego, do que propriamente salvar a persona. […]

  116. […] você otimizar seu site para SEO você precisa ter sempre a sua persona em […]

  117. […] É natural e também muito comum que as pessoas busquem por conteúdos interessantes e de linguagem mais fácil, portanto, nesta parte, é preciso ter um tipo de abordagem definida, especialmente focada na sua persona. […]

  118. […] bons exemplos são cronogramas de trabalho para o marketing, briefings e definição de buyer personas compartilhados para a produção de conteúdo, alinhamentos de lead scoring para a passagem de MQL […]

  119. […] o marketing mune-se de dados e informações, identifica tendências e comportamentos, desenvolve buyers persona e passa a focar todas as ações para que a empresa atinja os objetivos traçados no planejamento […]

  120. […] que falamos ali em cima sobre ter um público-alvo bem segmentado em […]

  121. […] Antes de começar a escrever um post no Facebook ou um Tweet, é fundamental entender para quem você está escrevendo. […]

  122. Como escolher uma rede social para sua empresa disse:

    […] que esse processo de conhecimento do seu público alvo se torne mais efetivo, crie personas. Elas ajudam a nortear sua estratégia de conteúdo porque simulam clientes reais — que interagem […]

  123. […] Quem são e como encontrar essas pessoas certas? Nessa etapa é muito importante definir e conhecer quem são as buyer personas. […]

  124. Mulheres Empreendedoras: como se destacar no mercado disse:

    […] grande segredo do Marketing digital é a persona. É preciso saber com quem você quer falar e mostrar o seu produto ou serviço, enfim, quem é o […]

  125. […] uma persona para sua marca e produza conteúdo para o público que você deseja […]

  126. Content Marketing: A Growing Strategy in Brazil - Bunny Inc. Blog disse:

    […] Content marketing is no longer a trend and is already a reality for businesses around the world that want to stand out in the digital environment. With each passing day, brands move further away from traditional invasive advertising that interrupts the user, the kind that doesn’t start a dialogue with the company’s buyer personas. […]

  127. […] grande segredo do Marketing digital é a persona. É preciso saber com quem você quer falar e mostrar o seu produto ou serviço, enfim, quem é o […]

  128. […] que esse processo de conhecimento do seu público alvo se torne mais efetivo, crie personas. Elas ajudam a nortear sua estratégia de conteúdo porque simulam clientes reais — que interagem […]

  129. Como montar um e-commerce de moda disse:

    […] bastante utilizada para atingir o público de maneira assertiva é através da criação de uma persona (personagem fictício criado para representar os diferentes tipos de usuário dentro de um alvo […]

  130. […] de dois materiais da Rock Content que são bem completos sobre o assunto. O primeiro deles é um post e o segundo é um guia para criação de personas. Então estude bem, veja como adaptar à […]

  131. Os 13 maiores erros de marketing digital que sua empresa pode cometer disse:

    […] importante saber quem são os seus potenciais clientes. A partir daí você começa a trabalhar de acordo com o que essas personas […]

  132. […] O sucesso do seu negócio está centrado em quanto o seu produto ou serviço satisfaz seu cliente. O profundo conhecimento sobre o seu cliente, como o que ele faz, o que sente, qual sua rotina, quais são suas dores, o orientará a focar naquilo que ele realmente necessita e desenvolver seu negócio a partir dessa análise. O modelo estratégico para definição do perfil dos seus potenciais clientes é o Buyer Persona. […]

  133. […] artigo me levou para o topo do Google? Qual foi o assunto que mais interessou minha persona? Com qual periodicidade devo atualizar meu […]

  134. […] O seu conteúdo deve ser feito, não com o foco no seu negócio, tentando apresentar e vender produtos e serviços. Ele deve ser pensado sob o ponto de vista da sua audiência, ou seja, da sua persona. […]

  135. Validar sua ideia de negócio: 5 dicas incríveis  disse:

    […] Antes de validar você pode conhecer melhor o seu público-alvo. Pode criar por exemplo uma página no Facebook ou um blog falando sobre o assunto de interesse da sua persona. […]

  136. 3 Dicas Para Descobrir Quem é a Persona do Seu Negócio - Eleve seu Negócio disse:

    […] querendo lançar um negócio ou até já lançou, mas está com problemas para descobrir quem é a persona do seu negócio, você está no lugar […]

  137. […] isso, deve-se começar segmentando bem que tipo de pessoa sua empresa quer atingir, definir as personas do seu negócio e desta forma entender o que estas personas precisam. Depois, ao começar a […]

  138. […] internos. A primeira delas, tendência no mercado, é o estudo de personas (leia mais a respeito aqui) e consiste em entender quem são seus clientes e leads (potenciais clientes), como eles agem, como […]

  139. […] O que são buyer personas e como criá-las […]

  140. O que é Inbound Marketing e como ele pode ajudar sua empresa? | design marca disse:

    […] mais importante de toda a estratégia. É preciso realizar uma pesquisa a fim de definir as reais personas (definição de público-alvo) que realmente comprariam da sua empresa. Dessa forma a empresa […]

  141. Werik Gonçalves disse:

    Artigo muito completo!

  142. Louise Souza disse:

    adorei!

  143. Alex Ferreira disse:

    Olá, muito bom este artigo explica muito bem sobre persona. O link
    http://avwebdigital.com.br/comportamento-do-consumidor/ complementa o assunto abordado

  144. Rock Content disse:

    Oi, Tânia! Vamos por partes:
    1) O ideal, primeiramente, é refletir se você realmente precisa delinear todas essas personas. O início de uma estratégia de marketing demanda muitos esforços, e pode ser melhor começar por uma persona e depois criar outras na medida em que sua estragégia avança. Independente do que você escolher fazer, recomendo que faça primeiro as entrevistas para depois montar o perfil.
    2) A melhor coisa é entrevistar um número de pessoas relevantes para a dimensão do seu negócio. Se você vai montar uma pequena empresa, pense no número de clientes que pretente ter daqui um ano e faça as entrevistas de forma proporcional.
    3) As perguntas do formulário devem ser orientada para que você entenda os principais pontos da vida da sua persona, como seu trabalho, seus objetivos e desafios, sua vida pessoal, o que ela precisa e como ela quer obter isso. Temos um post prático para você aprender a montar sua persona: https://thenewrock.rockcontent.com/blog/guia-criacao-personas/.
    Qualquer dúvida, estamos aqui para ajudar! Um abraço!

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