Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 1 de maio de 2020. | Atualizado em 1 de maio de 2020


Saber como calcular o custo de funcionários em uma empresa é fundamental para garantir a saúde financeira e a estabilidade do negócio. Não pense que esse custo se limita ao salário — há outros fatores que devem ser levados em conta.

Uma das principais dúvidas entre os gestores de empresas é como calcular exatamente o custo de funcionários. Esse valor pode variar bastante dependendo do regime de trabalho, mas é muito importante saber como calcular em todos os casos.

Conhecer esses custos está diretamente relacionado à lucratividade da empresa. Se você ainda acha que o custo de um funcionário é somente o salário, saiba que está completamente enganado. O salário mensal pode ser entre 60 e 70% do custo total de cada funcionário.

Por isso, criamos este conteúdo para lhe mostrar exatamente como fazer esse cálculo e ter mais controle sobre seu fluxo de caixa. Confira!

Por que é fundamental conhecer o correto custo de funcionários?

Qualquer empresa precisa se preocupar com a saúde financeira. Isto é, a organização precisa ter fluxo de caixa para manter as operações ativas, aproveitar as oportunidades de mercado e investir em equipe ou estrutura.

É muito comum ver empresas com produtos ou serviços ótimos acabarem fechando as portas por falta de planejamento. O que acontece é que a demanda pela solução oferecida começa a aumentar e logo a organização começa a contratar os funcionários para atender as necessidades.

Porém, todo o processo de contratação deve ser planejado, desde os primeiros passos. O custo de funcionários está longe de se limitar ao salário que eles ganham e, infelizmente, muitos gestores não têm esse conhecimento.

Então, no momento de demitir um funcionário ou no final do ano, quando se acumulam pagamentos, a realidade começa a assombrar esses gestores desprevenidos.

Por tudo isso, é fundamental conhecer o custo real de funcionários, sabendo exatamente o que deve ser levado em consideração e como calculá-lo, criando um planejamento sólido. Antes de contratar alguém você precisa saber se a sua empresa está preparada para isso, cobrindo todas as situações e os custos envolvidos.

O que deve ser levado em consideração no cálculo?

O custo de um funcionário começa a ser calculado antes mesmo de ele iniciar o trabalho. Imagine todo o processo de admissão. Os candidatos a uma vaga passam por um processo seletivo, que muitas vezes é feito fora da empresa, com aluguel de salas, contratação de serviço de seleção e alimentação.

Depois que o candidato é escolhido, o tipo de empresa terá muita interferências no cálculo do custo desse funcionário. Hoje há três tipos de regime tributário: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Além disso, ainda há os custos variáveis, como treinamentos, deslocamento até o trabalho, estrutura para realizar o serviço diariamente, entre outros.

Então, podemos separar todos esses custos em dois grandes grupos: encargos trabalhistas e custos variáveis.

Encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas serão definidos a partir do regime tributário que a empresa está inserida. No Simples Nacional, por exemplo, podemos utilizar os seguintes cálculos:

  • décimo terceiro salário = 8,33% da remuneração;
  • férias = 11,11% da remuneração;
  • FGTS = 8% da remuneração.

Então, vamos criar um exemplo para conferir o custo dos encargos trabalhistas que incidem sobre um funcionário de uma agência de comunicação. Para isso, vamos considerar que essa pessoa receba um salário de 2 mil reais mensalmente.

  • 13° salário = R$ 166,60;
  • férias = R$ 222,00;
  • FGTS = R$ 160,00;
  • provisão de multa para rescisão = R$ 80,00;
  • previdenciário sobre férias, 13° e DSR = R$ 158,60.

O total da soma de todos os elementos é igual a R$ 787,20. Ou seja, esse funcionário hipotético tem o salário de R$ 2 mil, mas na verdade ele tem o custo mensal para a empresa de R$ 2.787,20. Isso equivale a um acréscimo de 39,36% do salário.

Para as empresas que se enquadram nos dois outros regimes tributários (Lucro Real ou Lucro Presumido) você ainda precisa acrescentar, além desses custos calculados anteriormente, os valores de INSS (20% do salário), salário educação (2,5% do salário) e Incra (3,3% do salário).

Então, voltando ao nosso exemplo do funcionário com salário mensal de R$ 2 mil, nesses outros regimes o custo para a empresa seria de R$ 3.003,20. Ou seja, um acréscimo de aproximadamente 50% no valor do salário.

Acha que acabou? Ainda não! Além desses valores nós temos que somar os custos variáveis.

Custos variáveis

Os custos variáveis correspondem, principalmente, a treinamentos e capacitações que os funcionários precisarão para desempenhar suas atividades ao máximo. Em uma agência de comunicação, por exemplo, é comum manter todos os funcionários sempre atualizados, com cursos específicos. Se for o seu caso, precisa levar em consideração esses valores.

Ainda, os gastos de deslocamento e estrutura necessária, como conta de telefone e aparelhos eletrônicos, precisam entrar nessa contabilidade. É interessante criar um centro de custos para cada setor da empresa e, assim, calcular separadamente.

Com isso, é importante pensarmos que quanto mais tempo o funcionário permanecer na empresa, menos custos variáveis ele pode apresentar. Isso porque, assim que você contratar alguém novo, terá que capacitá-lo para que ele seja capaz de manter uma boa produtividade. Se dispensar esse funcionário com pouco tempo, logo terá que treinar uma nova pessoa.

Quais são as consequências de não calcular corretamente?

Nós vimos que o custo de funcionários para uma empresa pode ultrapassar 50% do valor negociado para o salário, dependendo do tipo de regime tributário em que a empresa está inserida e ainda dos valores de custos variáveis.

Isso mostra que uma boa gestão para agências tem total influência no lucro final, uma vez que ela tem interferência na formação dos custos e receita gerada. Se você simplesmente não calcular corretamente o custo total, pode perder o controle do seu fluxo de caixa e, assim, colocar toda a sua empresa em sérios riscos.

Vale lembrar que, principalmente no Brasil, a taxa de mortalidade das empresas é muito alta, então é muito importante termos atenção com todos os detalhes e valores para que isso não vire um peso para a sobrevivência do negócio.

Leve em consideração tudo o que mostramos neste artigo e calcule corretamente o custo de funcionários na sua empresa. Não se esqueça de que isso terá grande influência na hora de calcular os preços de cada projeto da sua agência!

Para ter maior assertividade, baixe agora a nossa calculadora de precificação dos serviços da sua agência e aumente sua competitividade no mercado para atrair mais clientes.

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