Deadline: como não estourar o prazo dos clientes?

O temido Deadline – prazo estipulado para a entrega de determinado job – quando não respeitado, pode gerar incômodos tanto para o cliente em questão, quanto para a agência. 

E não é segredo para ninguém, às vezes é melhor entregar um job não tão criativo, porém, dentro do prazo, do que um muito bem elaborado com vetores com alta complexidade de confecção e detalhes precisos com prazo estourado, quando o job não terá utilidade alguma, afinal, o timing terá se perdido. 

Imagine uma super campanha de Natal sendo veiculada no dia 27 de Dezembro! Claro que este é um exemplo bem óbvio, mas aplique essa ideia a outras e entenda o caos que pode ser gerado!

Pensando nisso, reunimos algumas medidas que podem organizar os setores de sua empresa criativa e impossibilitar esses atrasos. 

Como são definidos os prazos?

O planejamento é o ponto de partida para todas as ações desenvolvidas dentro de uma agência. Isso se deve ao fato de que, sem um planejamento prévio, corre-se o risco de haver um desalinhamento em todas as áreas de produção, ou seja: se cada setor não arquitetar seus próximos passos em relação a determinado job, o resultado final pode ser severamente comprometido. 

Então, para efetuar um bom controle de prazos em sua agência efetue um bom planejamento de seus jobs levando em consideração alguns pontos-chave como:

• A prioridade das tarefas (seu criativo produz primeiro uma peça porque está inspirado ou porque entende que ela tem uma prioridade maior perante outras?);

• O tempo de execução de cada tarefa (quando você estipula um prazo, pensa em quanto tempo cada parte, cada processo de produção, delega? Ou apenas pensa no todo?);

• Os processos que cada job precisa se submeter (além do tempo dos processos, você pensa em quais processos cada job precisa se submeter para sua produção e quanto tempo ele demora para ser transferido entre esses processos e setores responsáveis?);

• A distribuição adequada dos jobs (tem criativo com muita demanda e outro ocioso em sua agência? Tem um não dando conta de tanto job e outro assistindo vídeos no Youtube?);

• Os recursos de produção da agência (sua agência tem recurso ou precisa de tempo para conseguí-lo?);

• O tempo disponível (existe mão-de-obra disponível na agência ou será preciso contratar para suprir as demandas?);

• Os fornecedores e o tempo necessário para os serviços deles (você analisa quanto tempo seus fornecedores precisam para a entrega de um determinado job?);

Nesse sentido, não estipule um prazo retirando a data do bolso ou da imaginação. O contabilize levando em consideração estimativas de forma assertiva. Além dos tópicos anteriormente citados, analise sua realidade e perceba os pontos que necessitam de tempo de sua produção e estipule um prazo.

Além disso, é preciso inserir uma contingência. Sabe aquela frase “Prevenido morreu de velho“? Pois então! Trabalhe com isso! Se com sua estimativa, levando em consideração todos os pontos e processos de produção de seu job, a entrega de uma determinada peça teve deadline estipulado em 10 dias, trace um plano de contingência de algum tempo para lhe dar alguma margem de erro – caso algo de errado aconteça. Nesse sentido, indique para o cliente que o prazo é de 13 dias, por exemplo! 

Deadline: como não perder os prazos?

Mais do que ter em mente sobre o que não fazer para que os prazos não sejam estourados, é essencial ter algumas cartas na manga quando o assunto é não deixar o cliente na mão. Se você está procurando por meios de tornar essa realidade menos recorrente na sua agência, esse post é para você!

Dê prioridade ao que Realmente é Prioridade!

Pode parecer óbvio à primeira vista mas dar prioridade aos jobs que precisam ser entregues com certa urgência faz toda diferença. Isso porque, é comum que o setor criativo siga a inspiração ao determinar quais tarefas serão executas primeiro.

A questão aqui, porém, está baseada no acordo firmado com o cliente no momento em que ele decidiu escolher a sua agência para elaborar determinada peça, nesse caso, o ideal é garantir que ele receba o que foi solicitado sem atrasos.

Isso vai evitar que sua agência fique marcada por não cumprir os prazos estipulados, e otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe.  

Delegue tarefas de forma adequada

Uma agência é composta por mentes criativas que trabalham o tempo todo a fim de entregar as melhores soluções para os  clientes. Se você é gestor sabe exatamente da capacidade que sua equipe possui, afinal, você almeja o melhor para sua agência, e parte disso é escolher os profissionais que mais se encaixem com em cada tarefa de cada job.

No entanto, independentemente da qualificação de um funcionário, é preciso direcioná-lo à funções que se adequem à sua capacidade produtiva, seja relacionada à quantidade de funções atribuídas a este colaborador no momento, ou mesmo por sua predisposição para desempenhar tarefas que demandem habilidades específicas.

Mais do que direcionar o setor criativo às atividades que correspondam à suas aptidões, é papel do gestor pensar a delegação de tarefas de uma forma ampla, ou seja, considerando não só a elaboração de um job, mas garantindo que toda a equipe esteja alinhada a fim de que erros estruturais não sejam cometidos.

Algo que exemplifica perfeitamente esse cenário é a realocação de tarefas baseada em prioridades, isto é, se um job com alto nível de urgência surge na agência, é necessário encaminhá-lo imediatamente para sua equipe, certo?

Nesse sentido, indicá-lo para aquele colaborador que tem tempo ocioso ou tem em seu tráfego jobs de baixa urgência é uma opção adequada. Além dessa alternativa, pode-se optar também em pausar um job que é a produção é partida – por exemplo um Outdoor complexo que tem sua produção dividida em semanas, em que cada dia é produzido um pedaço por um criativo ou parte do setor de criação – para furar o tráfego e dar conta do recado. 

Cuidado com alterações no Briefing

O retrabalho é um tema recorrente aqui no blog, isso porque sempre fazemos questão de mencioná-lo quando debatemos práticas que podem comprometer a rotina de uma Agência. Todavia, é comum que ele se manifeste em diversos momentos. Seja no fluxo de trabalho como um todo, ou na elaboração do Briefing – documento que tem como característica a concentração de informações relativas ao job que será desenvolvido – e que é de extrema importância para que o que foi planejado cumpra com as expectativas do cliente. 

Nesse caso, as inúmeras alterações feitas no Briefing contribuem e muito para que os prazos ultrapassem o tempo estipulado. Mas existem critérios que podem ser seguidos para evitar retrabalho:

• Faça testes: determinar qual modelo de Briefing se encaixa melhor na sua agência é resultado de avaliações constantes, portanto, escolha qual padrão te atende melhor e mãos à obra!

• Defina um Modelo de Briefing: no início é comum efetuar testes para escolher qual modelo é mais eficaz para sua agência. Muitas vezes quando não há um modelo padronizado, o atendimento se perde nas informações e deixa de incluir informações importantes. Por outro lado, o criativo fuca confuso em entender onde encontrar as informações das quais precisa. Nesse contexto, com um modelo padronizado, esse fluxo fica alinhado e ambos os setores conversam na mesma linguagem e limitam s possibilidades de retrabalho.

• Acrescente todas as informações necessárias e detalhe o máximo que puder: parte das inúmeras refações relacionadas ao brienfing podem ser atribuídas à falta de informações sobre o job em questão. Um bom brienfing deve conter desde os objetivos daquela peça em si, até o contexto financeiro, fatos que irão, novamente, agilizar o planejamento do job. 

Organize o Fluxo de Trabalho

É sempre gratificante quando uma peça é entregue ao cliente dentro do prazo estabelecido, não é? Mais satisfatório ainda é quando o cliente consegue transmitir para o seu público-alvo justamente aquilo que ele tinha em mente. Mas você sabe melhor do que ninguém que nada disso acontece milagrosamente, tudo depende do modo como planejamento é efetuado, ainda no comecinho do trabalho.

Claro que é impossível atribuir o sucesso de um job somente à criação, por exemplo. Muito desse triunfo deve-se à boa organização do Fluxo de Trabalho, já que é ele quem vai ditar as “regras” baseando-se nas expectativas do cliente. É aí que entra o alinhamento de toda a equipe. Se é papel do Atendimento ou do Tráfego dividir de maneira eficiente as tarefas, ambos devem fazê-lo de forma eficaz. 

Mas não é só isso, além da divisão do trabalho, é imprescindível que todo o Fluxo esteja bem claro para o Gerente de Projetos, ou seja, se ele possui uma visão das tarefas que serão executadas por cada setor, e sobretudo que tais tarefas sejam encaminhadas na ordem certa, dificilmente o Deadline estipulado será desrespeitado.  

Utilize ferramentas que contribuam para foco da sua equipe

Lidar diariamente com atividades que exigem esforço criativo pode ser um fator preponderante para se distanciar do foco necessário para executá-las e estourar o prazo estipulado. E não há dúvidas de que o setor criativo é um dos alvos mais comum dessa circunstância que insiste em se manisfestar nos momentos mais apertados em uma agência.

Mas, claro! além do setor de criação, o do atendimento e planejamento passam um aperto para organizar seus fluxos dentro de suas rotinas apertadas com prazos cada vez mais curtos. Por isso, todos os setores de uma agência precisam otimizar ao máximo suas tarefas.

Nesse sentido, surgem ferramentas que integram os setores, otimizam as tarefas desses colaboradores e reduzem o tempo gasto com tarefas descartáveis, como o preenchimento de intermináveis planilhas que não vão ser utilizadas de forma inteligente. Existem no mercado diversas ferramentas nesse sentido, inclusive focadas no setor de agências de publicidade (saiba mais aqui).

Então, se você passa aperto com prazos, talvez os colaboradores da sua agência estejam empregando suas horas de trabalho em tarefas que não seriam as ideais. Foque seus recursos humanos em tarefas inteligentes! E deixe o resto com sistemas que não vão errar e darão o suporte para essa inteligência! Conheça uma solução para agências de comunicação clicando aqui! A seguir, confira uma parte de como funciona o sistema integrado.