Os 5 erros financeiros mais cometidos por gestores de agências

O território financeiro é considerado como “traiçoeiro” por alguns publicitários. Porém, para que sua agência tenha uma boa saúde financeira é necessário conhecimento, entusiasmo para estudar, coragem e ferramentas que viabilizem os recursos necessários. 

No entanto, apesar de visualizarmos essa situação ideal, sabemos que, nas realidades de algumas agências, infelizmente, nem sempre é a real. Participei da implementação do Studio em várias agências e percebi o quanto muitos profissionais ainda possuem resistência com essa questão. Muitos ainda cometem erros financeiros os quais não deveriam.

Poucas são as agências que mergulham de cabeça nesta área e acabam por cometer alguns erros – aliás, as que mergulham possuem um grande diferencial que garante sua sobrevivência enquanto as demais ficam sem entender como aquela agência é tão saudável. Talvez foquem em algo subjetivo, a criatividade, e por isso ficam sem entender. Mas, se estiverem lendo esse artigo, provavelmente a luz vai acender em seus cérebros. 

Foi pensando em todo esse contexto que elencamos os 5 erros mais cometidos por gestores em suas agências. Prepare-se para praticar a resiliência e olhar com visão crítica para sua empresa. Não inicie a leitura deste conteúdo já na defensiva. Para que sua empresa realmente esteja pronta para crescer e tenha um diferencial verdadeiramente competitivo, esteja pronto para se auto analisar como gestor, entender os gargalos de suas práticas e do funcionamento de sua agência.

Quais os Principais Erros Financeiros Cometidos por Gestores de Agências?

Está pronto para este desafio? Então, vamos entender quais são os 5 erros mais cometidos pelas agências de publicidade no Brasil e quais deles você comete (e se você não quiser cometê-los, pode entrar em contato conosco que podemos bater um papo sobre o assunto).

1. Não controlar o contas a receber / a pagar

Visualizar e mensurar receitas e despesas é fundamental para que sua agência tenha uma saúde financeira vigorosa. A falta desse acompanhamento se tornará uma inadimplência (valores que não foram recebidos pela agência) perigosa e além de causar um passivo considerável pelas contas atrasadas. 

Para que essas informações não sejam esquecidas, (e isso acontece bastante e pode resultar em equívocos graves no caixa da empresa) o ideal é que sua agência tenha esse controle o mais visível possível. Para otimizar seu tempo, aposte em soluções que mostrem esse lançamentos de forma rápida e prática.

2. Não realizar Projeções Financeiras

Você já aprendeu a importância de controlar o contas a receber e a pagar. Agora, é importante ampliar essa visão para um prazo um pouco mais amplo. Aliás…

Você sabe qual valor de suas despesas para os próximos 3 meses?

E a previsão? Você sabe qual a previsão de receita para o semestre?

Caso você não saiba, chegou a hora de investir em projeções (veja na imagem abaixo um exemplo de demonstrativo financeiro de uma agência de publicidade fictícia). 

As projeções lhe darão uma visão mais ampla, ajudando você, gestor, a se preparar melhor para possíveis sazonalidades e programar de forma assertiva seus investimentos.

As projeções financeiras podem ser feitas para os custos fixos (aluguel, salários, energia elétrica) e para receitas consolidadas, como o fee mensal.

Outro ponto interessante é que através das projeções será possível prever o lucro/prejuízo com antecedência. E em caso de prejuízo, com um pouco de tempo, é possível criar estratégias para mudar o cenário.

3. Faturar como Repasse o que Não Deveria

Um erro comum agências no geral é o tipo de faturamento escolhido. Quando a opção escolhida é a modalidade de repasse (onde o cliente entrega todo o dinheiro do projeto/campanha para a agência, que por sua vez, fica responsável por repassar os valores para os fornecedores) a empresa criativa corre sérios riscos.

Essa situação pode até gerar uma sensação de segurança já que está com a empresa todo o investimento e a campanha está assegurada. Porém, com isso, a agência incorpora uma demanda muito grande – principalmente no setor financeiro – aumentando seus custos e riscos e não trazendo necessariamente um benefício para a própria empresa que valha a pena.

• Veja também: Gestão Financeira para Publicitários

Essa opção de trabalhar com repasse gera um controle trabalhoso. Será necessário realizar os lançamentos a receber/a pagar do cliente e do fornecedor, bem como a responsabilidade por efetuar os pagamentos. Toda a responsabilidade passa para a agência e qualquer erro aqui pode atrapalhar a saúde de sua própria empresa. Será que vale a pena?

Essa questão fica ainda mais grave quando adicionada à equação a responsabilidade pela nota fiscal. Em muitos casos, que são ainda mais críticos, a agência assume o compromisso de pagar os fornecedores. Isto é: caso o cliente não repasse o valor para a agência, o custo é da própria empresa criativa. Isso significa que o tempo todo com essa escolha a agência corre o risco de passar por uma profunda crise financeira.

Imagine se um cliente com um repasse significativo de balançar o financeiro da empresa ou vários clientes pequenos que juntos provocam um abalo tenham essa atitude! O que você, como gestor, faz? Paga as contas do cliente? Além de não receber pelo trabalho que desempenha, ainda paga pelo serviço que você mesmo está oferecendo?

Além dessa questão, há outro fator que torna essa situação que já é grave, ainda mais dramática: a bitributação.

Como a agência recebe os valores do cliente e repassa partes para fornecedores, será necessário emitir nota fiscal em ambos os casos. Isso fará com que a carga tributária da agência tenha um aumento considerável.

Conhecendo este cenário, nossa equipe indica que a agência utilize como forma de faturamento a opção “direto ao cliente”, onde a mesma ficará responsável somente por faturar sua comissão, caso exista. Consequentemente, diminui-se o volume de serviço e de responsabilidade sobre os valores envolvidos nos projetos. Só dessa forma você se resguardará de uma crise financeira profunda e sairá do caminho que muitas agências seguem. Lembre-se, se elas seguem, você não precisa seguir!

4. Não Gerar Relatórios de Comissão

Você sabe me dizer os valores que sua agência já recebeu sobre suas comissões? E o valores a receber?

Tenho certeza que essa uma dúvida frequente em uma agência de publicidade. E o fato de não realizar esse acompanhamento é um erro bruto e que pode impactar na saúde financeira da agência.

Como o fluxo de trabalho acaba sendo extenso, em alguns casos o financeiro não consegue mensurar principalmente o que a agência ainda tem a receber.

Para solucionar o problema e otimizar o processo, sem necessitar despender de trabalho braçal demasiadamente, invista em softwares que possibilitem uma visão detalhada sobre os valores a receber dos fornecedores, e que tenha integração com os lançamentos realizados pelo financeiro. (Veja um dos relatórios gerados por essas soluções online de otimização que ajudarão sua empresa criativa) 

A falta deste acompanhamento e otimização poderá gerar sérios problemas financeiros, principalmente para agências que dependem do valor de comissão/BV para sobreviver.

Os reflexos do não recebimento de tais valores podem ser visualizados pela inadimplência. Para saber qual o peso da inadimplência no faturamento da agência é necessário um relatório que possibilite uma visão clara do montante que a inadimplência representa em sua agência.

5. Não analisar o DRE

Se você nunca ouviu falar em DRE, o erro já começa aí.

O DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) possibilita uma visão sobre as principais informações financeiras da sua agência. Através dele, é possível visualizar o valor de contratos fechados em um determinado período pela competência, bem como o planejamento de receitas e despesas (projeções feitas por lançamentos financeiros que podem ou não terem sidos baixados).Além de verificar o planejado pela competência, será possível visualizar o regime de caixa pela competência realizada, ou seja, valores que foram baixados/realizados pelo seu financeiro. 

Outro ponto importante do DRE, é que ele mostra de forma fácil e rápida a diferença entre resultado não operacional (valores de repasse) com o resultado final (faturamento direto da agência).

Em muitos casos, as agências não sabem apartar os valores que não fazem parte do faturamento com os valores que somente “passam” pela agência. Essa análise ajuda o gestor avaliar melhor os recursos da agência e como eles poderão ser utilizados.

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Conclusão

Em uma agência esses erros são frequentes e perigosos. A falta desses indicadores podem levar a um descontrole financeiro perigoso. Busque implementar as melhores práticas e relatórios financeiros para manter sua agência produtiva e lucrativa.

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