Como implementar uma ferramenta de colaboração na sua agência

São muitos os processos dentro de uma agência de comunicação, compreendendo desde a negociação com o cliente até a execução e a entrega dos projetos, sem falar que é comum atender a várias contas simultaneamente. Nesse cenário, é essencial contar com uma ferramenta de colaboração, que ajude a otimizar o tempo e a eficiência das tarefas internas.

Com esse recurso, gestores e equipes podem se concentrar melhor nas necessidades estratégicas dos clientes, deixando as atividades mais rotineiras e repetitivas para um sistema que garanta sua realização e finalização.

Quer aumentar a organização e a agilidade dos seus processos? Confira, neste post, como proceder para implementar uma ferramenta de colaboração na sua agência e melhorar os seus resultados!

Construa um workflow customizado para sua ferramenta de colaboração

O workflow consiste em uma sistematização do fluxo de trabalho com o uso de soluções tecnológicas. A partir do seu uso em uma ferramenta de colaboração como o Studio, é possível estruturar as fases de trabalho, permitindo que a equipe tenha mais foco e organização.

Tudo começa pela gestão de pautas e prazos, que é indispensável para garantir a qualidade dos projetos e a satisfação dos clientes. Ela tem que ser corretamente administrada, pois direciona como as tarefas serão executadas. Assim, facilita as ações dos colaboradores e acrescenta agilidade aos processos.

Determine o escopo com as prioridades

O escopo nada mais é do que a sistematização de tudo a ser realizado em um projeto. Basicamente, define-se cada atividade e quem será responsável por conduzi-la, bem como a ordem de prioridade.

Busque referências

Para estabelecer prazos e etapas, você pode consultar projetos que já foram realizados anteriormente. Desse modo, você pode determinar um tempo que realmente leve em conta a capacidade da equipe, além de prever uma margem de erro para eventuais imprevistos.

Caso se trate de uma tarefa nova, a dica é pesquisar com parceiros e colegas de profissão, o que contribui para a definição de prazos mais seguros, evitando que o seu time fique pressionado e suscetível a erros.

Revise as pautas

Muitas vezes, os problemas em uma agência aparecem porque a pauta foi mal planejada. Portanto, é essencial revisar as pautas de forma rigorosa para certificar-se de que atendem às necessidades dos clientes e estão de acordo com a capacidade da equipe.

Use o kanban na ferramenta de colaboração

Melhorar a eficiência da produção é uma necessidade constante em todas as empresas, ainda mais quando se fala de uma agência de comunicação, que trabalha em vários projetos ao mesmo tempo e precisa entregar todos eles com o padrão de qualidade esperado pelo cliente.

Para tanto, há uma série de metodologias e ferramentas disponíveis. Mas, sem dúvidas, a mais conhecida e eficaz é o método kanban — termo de origem japonesa que significa “sinalização” ou “cartão”.

Trata-se de um método totalmente visual e intuitivo, adotado no Studio, que otimiza a entrega dos projetos, uma vez que apresenta as tarefas em colunas intituladas “para executar”, “em andamento” e “finalizadas”. Ele diminui as distrações e elimina gargalos, já que tudo pode ser conferido em uma tela.

Para utilizar o kanban, o gestor deve analisar quais são os projetos que se encaixam na metodologia, listar os cronogramas e acompanhar o desenvolvimento deles.

Tenha o gráfico de gantt para ver diversas etapas

A falta de controle sobre as atividades da agência pode trazer o caos para o ambiente de trabalho. Com tantas entradas e saídas de projetos, se os prazos não forem bem planejados, as equipes acabam sobrecarregadas e com dificuldades para fazer entregas no deadline previsto.

Por meio do gráfico de Gantt, as tarefas são mais bem-organizadas e distribuídas de maneira eficiente. Como resultado da gestão de projetos feita no Studio, você planeja melhor os seus prazos e sabe com exatidão tudo o que está sendo produzido por todo o time.

A aplicação da ferramenta pode começar com a separação das atividades a serem executadas em uma coluna, seguida de outra com as datas de início e uma terceira com a duração. Depois, é só transferi-las para o gráfico da ferramenta de colaboração.

Integre o trabalho com clientes internos e externos

Boa parte dos serviços de uma agência de comunicação não é produzida internamente, como é o caso da produção de campanhas em vídeo. Pensando nisso, é importante que o sistema de colaboração integre o trabalho com os clientes internos e externos.

Dessa maneira, é possível acompanhar tudo o que está sendo produzido fora da agência. Tal funcionalidade oferecida pelo Studio ajuda no monitoramento dos jobs e assegura a comunicação direta com os colaboradores remotos, sem que haja a necessidade de utilizar outros canais, como aplicativos de mensagens instantâneas e emails.

Assim, você também tem mais facilidade para dar feedbacks para os clientes sobre como estão evoluindo as etapas de execução dos projetos. Se algo não estiver de acordo com o desejado pelo cliente, basta contatar a equipe externa para efetuar as alterações solicitadas.

Tenha uma gestão de contratos eficiente na ferramenta de colaboração

Uma gestão de contratos apropriada é crucial para impulsionar o crescimento da agência. Com isso, pode-se garantir que todos os detalhes acertados com o cliente sejam cumpridos, o que impede a ocorrência de insatisfações, retrabalhos ou até mesmo a perda da conta para a concorrência.

Em suma, a gestão de contratos é um conjunto de boas práticas, técnicas e procedimentos que acompanham o ciclo de vida de cada documento da contratação, considerando a criação, a execução e a negociação, bem como a redação, a discussão das cláusulas e a entrega final do trabalho.

Automatizar a gestão de contratos é uma ótima saída para ter mais controle sobre os documentos gerados na agência. Com um software de gestão, pode-se selecionar uma peça que esteja associada a determinado job e automaticamente criar e replicar orçamentos, o que economiza tempo e evita erros.

Como você viu, uma ferramenta de colaboração dentro de um sistema de gestão completo como o Studio pode beneficiar todos os setores da sua agência. Afinal, ela otimiza os processos internos, impactando positivamente os resultados do negócio.

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