Por Fernanda Rodrigues

Consultora Sênior de Inbound Marketing

Publicado em 29 de outubro de 2018. | Atualizado em 1 de novembro de 2019


Conhecendo as principais dicas e truques do Google Sheets, você, com certeza, aumentará bastante a sua produtividade e terá planilhas ainda mais completas e organizadas.

Você pode até usar planilhas todos os dias, mas, provavelmente, não explora nem um terço das funcionalidades que o Google Sheets tem a oferecer.

Às vezes, mesmo quem já tem familiaridade com muitas das funções do Sheets ainda tem um universo de possibilidades para conhecer e utilizar.

A boa notícia é que você não precisa ser um expert em fórmulas ou em planilhas para explorar dezenas de funcionalidades que este aplicativo oferece! Neste post, separamos 20 hacks do Google Sheets para você conhecer e aplicar, sem precisar ser um expert!

1. Crie atalhos para tarefas frequentes

Você costuma fazer as mesmas tarefas dentro do Google Sheets?

Para otimizar o seu tempo, é possível usar atalhos para essas tarefas que você faz com frequência.

2. Use Macros também para tarefas frequentes

Além dos atalhos, outra ferramenta do Google Sheets que ajuda a otimizar o seu tempo com tarefas frequentes é o Macros.

Por meio dele, você pode gravar ações que você faz de forma repetitiva e depois dar play na gravação que você salvou para repetir essa tarefa.

Se você tem interesse por essa ferramenta, acesse Tools > Macros > Record Macro.

Use Macros também para tarefas frequentes

3. Traduza textos sem precisar de outros aplicativos

Uma funcionalidade que não muita gente sabe sobre o Google Sheets é que ele consegue integrar com o Google Tradutor, podendo traduzir o texto que você quiser na planilha.

Para ativar essa função, basta digitar =GOOGLETRANSLATE (“frase no idioma atual”, “idioma atual”, “idioma que você quer que seja traduzido”).

Veja o exemplo a seguir, em que queremos traduzir um texto do espanhol para o inglês:

=GOOGLETRANSLATE(“hola”, “es”, “en”)

4. Transfira dados de outra planilha do Google Sheets

Outra funcionalidade que pode economizar muito o seu tempo é a integração entre planilhas do Google Sheets.

Dessa forma, você evita ter que copiar e colar informação de um arquivo para outro, e esses dados são automaticamente enviados.

A funcionalidade que permite isso é chamada IMPORTRANGE. Para testá-la, use o exemplo abaixo:

=IMPORTRANGE (“Url da planilha que você quer”, “Referência de aba e cédula”).

Veja um exemplo a seguir:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/teste”, “Sheet1!A:A”)

5. Conecte sua planilha a outros aplicativos

Além de conectar uma planilha à outra, é possível também conectar sua planilha do Google Sheets a outros aplicativos online.

Isso quer dizer que você pode pegar dados de fontes como Instagram e Twitter.

Para fazer isso, você pode recorrer a aplicativos como o Zapier ou IFTTT.

6. Conheça fórmulas dentro do app

Como você já deve saber, o Google Sheets permite uma série de fórmulas diferentes para você aplicar em seus dados.

Sabemos que existem muitas fórmulas e é difícil conhecer ou utilizar todas, mas é possível ter uma visão das possibilidades que você tem digitando o sinal de igual e um parênteses.

Veja um exemplo:

Conheça fórmulas dentro do app

7. Convide colaboradores

Uma das grandes vantagens de usar o Google Sheets é poder adicionar colaboradores à sua planilha, que podem visualizar, comentar ou fazer edições em tempo real.

Além de disponibilizar essa flexibilidade para cada colaborador, é possível também ver o que cada um está fazendo naquele documento e ter acesso a um histórico de edições.

Para compartilhar sua planilha com mais pessoas, basta clicar em “share” e adicionar os e-mails daqueles que você quer que façam parte do documento.

Convide colaboradores

8. Tranque cédulas para previnir edições

Por mais que o Google Sheets permita a colaboração de diversas pessoas em um mesmo arquivo, nem sempre você vai querer que todos tenham acesso a todo tipo de edição.

Para ter mais controle sobre essas permissões, você pode trancar cédulas específicas e selecionar quem você quer que tenha a permissão de editá-la.

Configure essa permissão clicando com o botão direito nos dados que você quer restringir, e em seguida “protect range”.

Tranque cédulas para previnir edições

Além de proteger dados específicos, você também pode proteger uma aba inteira, clicando em “sheet”.

Tranque cédulas para previnir edições

9. Faça um checklist para a sua equipe

Outra função excelente para quem usa o Google Sheets com equipes é criar um checklist de atividades.

Encontre essa opção em Insert > Checkbox:

checklist

10. Use filtros em seus dados

Com tanta informação que colocamos em planilhas, os filtros se tornam um facilitador para encontrar dados específicos de maneira rápida.

Para fazer isso, basta clicar no botão de filtro e especificar o tipo de dado que você quer ver:

Use filtros em seus dados

11. Transfira as informações de um formulário para sua planilha

Você passa dados de um formulário para uma planilha manualmente?

Com essa dica, você não vai precisar mais fazer isso!

Todos os dados do seu Google Forms podem ir automaticamente para uma planilha do Google. Veja como:

Clique em Insert > Form

Transfira as informações de um formulário para sua planilha

Em seguida, um formulário do Google será aberto em uma nova aba. Crie o formulário normalmente.

Ao fazer isso, você vai notar que o Google Sheets criará uma aba na sua planilha com as respostas do formulário:

Transfira as informações de um formulário para sua planilha

12. Importe dados financeiros atualizados

Essa é uma funcionalidade mais específica, porém que economiza bastante tempo de quem acompanha o mercado financeiro.

Se você precisa incluir informações de preços de ações em suas planilhas, existe um comando no Google Sheets que faz isso automaticamente!

Esse comando é o =GOOGLEFINANCE. Veja a seguir o parâmetro que você precisa usar:

=GOOGLEFINANCE(empresa, “price”, “data de início”, “data final”, “frequência”)

Um exemplo, com as ações do próprio Google, é:

GOOGLEFINANCE(“GOOG”, “price”, “1/1/2014”, “12/31/2014”, “DAILY”)

13. Transfira um feed RSS para sua planilha

Outra funcionalidade mais específica mas também muito útil é a transferência automática de um feed RSS para a sua planilha.

Com a funcionalidade IMPORTFEED, você pode importar as publicações recentes de um site em seu documento.

Veja a seguir como utilizar o IMPORTFEED:

IMPORTFEED(“URL” ) .

Um exemplo com o feed do próprio Google seria:

IMPORTFEED(“http://news.google.com/?output=atom

Transfira um feed RSS para sua planilha

14. Padronize o formato de texto

Muitas vezes, quando você for importar um dado, o formato de texto dados vão estar desordenados (ex: DADO, dAdO, dado).

Para padronizar esse formato, você pode usar algumas funções como:

  • =UPPER(A1): deixa todas as letras em caps lock
  • =LOWER (A1): deixa todas as letras minúsculas
  • =PROPER(A1): primeira letra em maiúsculo, o resto em minúsculo

15. Esconda colunas

Se você quiser deixar de ver alguns dados da sua planilha, sem deletá-los, basta esconder a coluna ou a linha que corresponde às informações.

Clique com o botão direito na linha ou na coluna e selecione a opção “hide row” e “hide column”, respectivamente.

Esconda colunas

Se em algum momento você quiser voltar a ver a coluna, clique na seta que foi gerada em seu lugar:

Esconda colunas

16. Formate as linhas com cores

Quer um jeito simples e rápido de melhorar o layout da sua planilha?

Procure pela função “Alternating colors” no menu, na seção “Format”.

Ao selecionar essa opção, o Google Sheets aplicará automaticamente uma regra de cores alternadas em suas linhas.

Veja a seguir:

Formate as linhas com cores

Com o “Alternating colors”, sua planilha fica mais ou menos assim:

Formate as linhas com cores

17. Crie um gráfico pequeno em uma cédula

Para mostrar seus números de uma forma visual rápida, o Google Sheets permite a criação de gráficos pequenos em cédulas!

Se você quiser criar apenas uma linha, basta inserir =SPARKLINE(C2:E2), supondo que os dados que você quer considerar estão entre as linhas C1 e E1.

Caso você queira criar um mini gráfico de colunas, você deve usar o =SPARKLINE(C2:E2,{“charttype”,”COLUMN”})

Crie um gráfico pequeno em uma cédula

18. Confirme os e-mails na sua planilha

Ao importar dados de e-mails para a sua planilha, muitas vezes eles não estarão formatados corretamente.

A boa notícia é que o Google Sheets permite, por meio da função ISEMAIL, identificar quais e-mails são válidos ou não.

Para checar os e-mails de um intervalo de dados específicos, use a seguinte fórmula:

=ArrayFormula(ISEMAIL(H2:H3))

O Google Sheets vai dar uma visão da seguinte maneira:

Confirme os e-mails na sua planilha

19. Valide URLS

Além de validar e-mails, o Google Sheets também pode validar URLs na sua planilha.

Use a mesma fórmula que indicamos acima para os e-mails, substituindo ISEMAIL por ISURL:

=ArrayFormula(ISURL(L2:L3))

A partir dessa configuração, o Sheets já consegue mostrar as URLs certas e erradas:

Valide URLS

20. Separe nomes e outros dados

Você já passou muito tempo separando dados juntos (ex: nome e sobrenome) manualmente?

Existe uma funcionalidade no Google Sheets que facilita esse trabalho para você!

O “split text to columns” ajuda a deixar suas informações o mais organizadas possíveis, de uma maneira rápida e simples.

Separe nomes e outros dados Separe nomes e outros dados

Como você viu neste post, o Google Sheets tem diversos hacks que tornam sua vida mais fácil e as tarefas do dia a dia mais rápidas.

Você não precisa ser um expert para começar a utilizar essas funcionalidades desde agora — portanto reúna as que você mais gostou e já comece a fazer uso delas!

Se você quer conhecer outros aplicativos do Google e como eles podem ajudar no seu dia a dia, não deixe de conferir nossa lista de 52 aplicativos da empresa para os mais diferentes objetivos!

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