Por Raphael Pires

Publicado em 7 de fevereiro de 2018. | Atualizado em 26 de março de 2020


É comum que donos de pequenas empresas acabem sendo responsáveis por tudo que gira em torno do negócio, e isso inclui as estratégias de marketing. Para alcançar determinadas conquistas dentro do seu negócio, é recomendável a criação de projetos e, para executá-los bem, você precisará criar um gráfico de Gantt.

A criação e gestão de projetos permite que as estratégias, sejam elas de marketing ou não, tenham o máximo de aproveitamento, desde a fase de planejamento até a de execução.

Por exemplo: se você quiser vender mais, mas não souber como, um projeto de aumento de receita poderá lhe mostrar o passo a passo e também o nível de evolução de cada uma de suas etapas.

E os gráficos ilustram muito bem esse desenvolvimento, por isso, dedicamos este post a explicar quais são as vantagens do gráfico de Gantt e como montá-lo em seus projetos. Vamos lá?

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra um cronograma do projeto, batizado com o nome de seu inventor, Henry Gantt que projetou esse modelo no início do século passado. Os gráficos modernos de Gantt também mostram os relacionamentos de dependência entre atividades e o status atual do cronograma.

Um gráfico de Gantt lista as tarefas a serem executadas no eixo vertical e os intervalos de tempo no eixo horizontal. A largura das barras horizontais mostra a duração de cada atividade, como mostrado no exemplo:

Exemplo gráfico de Gantt

Além disso, ele ilustra as datas de início e término dos elementos do terminal e os elementos de resumo de um projeto. Elementos de terminal e elementos de resumo constituem a estrutura analítica do projeto. Os gráficos modernos de Gantt também mostram os relacionamentos de dependência entre as atividades.

Uma breve biografia de Henry Gantt

Henry Gantt foi um engenheiro e consultor considerado pioneiro na humanização da Administração. O profissional buscava otimizar os processos administrativos, tendo como finalidade maximizar a produtividade e aumentar a eficiência da produção.

Um dos principais destaques de Gantt é a sua visão diferenciada, que coloca o ser humano como foco na indústria. Nesse sentido, ele foi o precursor de métodos administrativos que são mais humanizados e, consequentemente, menos autoritários.

Foi o engenheiro quem criou o sistema de remuneração denominado como ‘’Task and Bonus’’, que é traduzido como ‘’Tarefa e Bônus’’, e foi apresentando no começo do século XX para a ‘’American Society of Mechanical Engineers’’ (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).

Basicamente, o método se baseava em pagar um valor a mais para o colaborador quando esse produzia acima da meta estipulada, dando um incentivo à alta performance. Desse modo, esse é o início das gratificações por produtividade tal como vemos na atualidade.

Com uma mente inovadora e à frente do seu tempo, o estudioso se tornou referência no universo da administração devido ao gráfico de Gantt. Na época em que desenvolveu a ferramenta, ele provocou uma verdadeira revolução na administração da produção.

Como o gráfico de Gantt pode ser usado?

Os gráficos de Gantt podem ser usados ​​para mostrar o status da programação atual usando sombreados percentuais completos. Por isso, eles, às vezes, são comparados com gráficos de barras.

Contudo, eles geralmente são criados inicialmente usando uma abordagem de início antecipado, em que cada tarefa está programada para iniciar imediatamente quando seus pré-requisitos são concluídos. Este método maximiza o tempo de flutuação disponível para todas as tarefas.

Quais são os benefícios do gráfico de Gantt?

Levantamos aqui as principais vantagens de usar o gráfico de Gantt durante a gestão de um projeto. Confira:

Clareza

Um dos maiores benefícios do gráfico de Gantt é a capacidade da ferramenta de reduzir várias tarefas e cronogramas em um único documento. Ou seja, você pode entender facilmente onde as suas ações de marketing e vendas estão em um processo, ao mesmo tempo em que compreende as formas pelas quais os elementos independentes se unem para a conclusão do projeto.

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Comunicação

Você pode usar gráficos de Gantt para aprimorar outras atualizações de status. O simples esclarecimento das posições do gráfico oferece um método visual fácil para ajudar a entender o progresso da tarefa.

gannt no iClips
O iClips conta com a visualização das tarefas no gráfico de Gantt, facilitando a comunicação entre os colaboradores.

Motivação

Alguns profissionais se tornam mais eficazes quando confrontados com uma forma de motivação externa. Os gráficos de Gantt oferecem a capacidade de concentrar o trabalho na frente de uma linha do tempo da tarefa ou no final de um segmento do gráfico.

Por isso os gráficos de Gantt são tão significativos, afinal eles associam seus hábitos de trabalho ao cronograma geral do projeto.

Coordenação

Para os donos de pequenas empresas, os benefícios de um gráfico de Gantt incluem a capacidade de sequenciar eventos e reduzir o potencial de sobrecarga de trabalho. Algumas pessoas até usam combinações de gráficos para dividir projetos em conjuntos de tarefas mais gerenciáveis.

Criatividade

Às vezes, a falta de tempo ou de recursos força os gestores do projeto a encontrar soluções criativas. Ver como as tarefas individuais se entrelaçam nos gráficos de Gantt geralmente estimula novas parcerias e colaborações que podem não ter evoluído nos sistemas tradicionais de atribuição de tarefas.

Tempo de gestão

A maioria dos gerentes de projeto considera o planejamento como um dos principais benefícios dos gráficos de Gantt em um ambiente criativo. Ajudar as equipes a entender o impacto geral dos atrasos do projeto pode promover uma colaboração mais forte e, ao mesmo tempo, incentivar uma melhor organização de tarefas.

Flexibilidade

Ao usar o Excel para gerar gráficos de Gantt ou carregar tarefas em um gerador de gráfico mais preciso, a capacidade de emitir novos gráficos à medida que seu projeto evolui permite reagir a mudanças inesperadas no escopo ou na linha do tempo do projeto.

Embora a revisão do cronograma do projeto com muita frequência possa eliminar alguns dos outros benefícios dos gráficos de Gantt, oferecer uma visão realista de um projeto pode ajudar os membros da equipe a se recuperarem de contratempos ou se ajustarem a outras alterações.

Gerenciabilidade

Para gerentes de projeto que lidam com atribuições complexas (como eventos, por exemplo), os benefícios dos gráficos de Gantt incluem atribuições de externalização. Ao visualizar todas as peças de um quebra-cabeça de projeto, é possível tomar decisões mais focadas e eficazes sobre recursos e cronogramas.

Eficiência

Outro dos benefícios dos gráficos de Gantt é a capacidade de aproveitar os prazos dos outros para obter eficiência máxima. Por exemplo, enquanto você espera o resultado de três outras tarefas antes de iniciar uma parte crucial de uma etapa, pode realizar outras tarefas do projeto.

A visualização do uso de recursos durante os projetos permite que os gerentes aproveitem melhor pessoas, lugares e coisas.

Prestação de contas

Quando sua empresa passa por grandes mudanças organizacionais, documentar o esforço e os resultados torna-se crucial para o sucesso. O uso de gráficos de Gantt durante projetos críticos permite acompanhar o progresso da equipe, destacando grandes vitórias e grandes falhas.

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Como fazer o gráfico de Gantt?

E você deve estar se perguntando como fazer um gráfico de Gantt para os projetos da sua empresa, certo? Bom, preparamos aqui um passo a passo para você fazê-lo no Excel.

1. Crie uma tabela de tarefas

Liste cada tarefa em seu projeto na ordem de data de início, do começo ao fim. Inclua o nome da tarefa, a data de início, a duração e a data final.

Faça sua lista o mais completa possível. Devido às limitações do Excel, a adição de etapas ou a ampliação pode forçá-lo a formatar todo o gráfico.

2. Construa um gráfico de barras

No menu superior, selecione “inserir” e, em seguida, clique no ícone do gráfico de barras. Quando o menu suspenso for exibido, escolha o gráfico de barras empilhadas plano, destacado em verde abaixo. Isso vai inserir um gráfico em branco na sua planilha.

Adicione dados da data de início

Posicione o mouse sobre o gráfico vazio do Excel e clique com o botão direito. Em seguida, clique com o botão esquerdo em “selecionar dados”. A janela “selecionar fonte” de dados será exibida.

Clique no nome da série vazia do campo de formulário primeiro e, em seguida, clique na célula da tabela que diz “data de Início”.

Clique no ícone no final do campo “valores” da série. O ícone é uma pequena planilha com uma seta vermelha. Isso abrirá a janela “editar série”.

Clique na primeira data de início e arraste o mouse até a última data de início. Após as datas corretas serem destacadas, clique no ícone no final do formulário “editar série”. A janela será fechada e a janela anterior será reaberta. Selecione OK. Suas datas de início estão agora no gráfico de Gantt.

Em seguida, adicione a coluna “durações” usando o mesmo procedimento usado para adicionar as datas de início.

Em “entradas da legenda”, clique em “adicionar”. Clique no nome vazio da série, depois em campo de formulário, e, em seguida, clique na célula da tabela que diz “duração”.

Depois que as durações estiverem destacadas, clique no ícone no final do formulário “editar série”. A janela será fechada e a janela anterior será reaberta. Selecione OK. Suas durações estão agora no seu gráfico de Gantt. Clique em OK duas vezes.

3. Formate seu gráfico de Gantt

O que você tem agora é um gráfico de barras empilhadas. As datas de início são azuis e as durações são laranja.

Observe que suas tarefas ficam na ordem inversa. Para corrigir isso, clique na lista de tarefas para selecioná-las, depois clique com o botão direito do mouse na lista e escolha “formatar eixo”. Selecione a caixa de seleção “categorias na ordem inversa” e feche.

Para dar mais espaço ao gráfico de Gantt, exclua a legenda “data de início”, duração à direita. Selecione-o com o mouse e clique em excluir.

Esconda as partes azuis de cada barra. Clicar na parte azul de qualquer barra selecionará todas elas. Em seguida, clique com o botão direito e escolha “formatar série de dados”.

Clique em Preencher e selecione “sem preenchimento”. Clique na cor da borda e selecione “sem linha”. Em seguida, você só precisa remover o espaço em branco vazio no início do seu gráfico de Gantt.

Clique na primeira data de início na sua tabela de dados. Clique com o botão direito sobre ele, selecione “formatar células” e depois “geral”. Anote o número que você vê. Clique em “cancelar” para não fazer nenhuma alteração aqui.

No gráfico de Gantt, selecione as datas acima das barras, clique com o botão direito e escolha “formatar eixo”.

Altere o limite mínimo para o número que você gravou. Mude a unidade principal para 2, a cada dois dias. Você pode brincar com isso para ver o que funciona melhor para você.

Selecione “fechar”.

Se você quiser que seu gráfico de Gantt pareça um pouco melhor, remova a maior parte do espaço em branco entre as barras.

Por fim, clique na barra laranja superior e, com o botão direito, selecione “formatar série de dados”. Ajuste o campo separado para 100% e a largura do intervalo para 10%.

Quais as melhores situações para usar o gráfico de Gantt?

No geral, o gráfico de Gantt é aplicado em tarefas que envolvem dois ou mais colaboradores, que é quando fica mais difícil de controlar o desenrolar do trabalho.

Contudo, não há uma limitação formal que impeça o uso da ferramenta. Caso um único profissional queira monitorar as atividades que são de sua responsabilidade por meio desse gráfico, é possível fazê-lo sem nenhum problema.

É fundamental que o gestor considere que, quanto maior é o empreendimento, ou seja, situações em que existem muitas atividades no escopo do projeto, maior será a necessidade de adotar recursos mais sofisticados de gerenciamento.

Quando se trata de equipes maiores, que apresentam um fluxo de atividades diversificado e, principalmente, com relação de dependência entre as tarefas, não é recomendado fazer o gerenciamento com base em listas e ferramentas simplórias, pois é preciso ter soluções mais eficientes.

Quais as cinco partes principais do gráfico de Gantt?

O funcionamento do gráfico Gantt se dá a partir de cinco partes essenciais para o bom desempenho do trabalho. Veja só quais são elas.

1. Tempo

Como se sabe, o tempo é um fator substancial das tarefas de gerenciamento e uma das questões mais complexas para se administrar. Nesse recurso, o eixo principal evidencia o tempo total do projeto. Ele pode ser subdivido em categorias de anos, meses, dias e horas conforme houver necessidade.

2. Responsáveis

Dentro de um plano de ações preparado nos moldes 5W2H, por exemplo, um dos aspectos relevantes é a definição de um responsável (Who, que significa quem em português, entre os W’s). Cada etapa nomeia um colaborador responsável que, ainda que tenha outros funcionários sob a sua supervisão, será o responsável pela realização da atividade.

Assim, essa parte da ferramenta serve para determinar quais são as pessoas e equipes que vão se comprometer e responder por cada etapa do projeto a ser desenvolvido.

3. Barras

As barras são mostradas de forma horizontal e cumprem a função de representar as atividades. O seu tamanho pode variar de acordo com o tempo exigido para que elas sejam concluídas.

Sem dúvidas, essa é a parte mais importante do gráfico de Gantt, uma vez que é a fonte para o monitoramento da execução do projeto.

4. Setas

As setas têm o objetivo de demarcar as relações de interdependência que existem entre as tarefas. Em suma, elas apontam quais atividades dependem da conclusão de outras e quais delas estão relacionadas entre si.

5. Objetivos e metas

A última parte, porém, não menos importante, trata dos objetivos e metas que são marcas do diagrama que funcionam como um tipo de demarcação vertical, chamada por alguns de linha de chegada e que avisa sobre o término de etapas importantes ou o fim do projeto.

É nessa fase que você pode visualizar o deadline (prazo) para continuar seguindo o plano de ação projetado inicialmente.

Além disso, também há uma parte denominada Caminho Crítico, que nada mais é do que um conjunto de tarefas ou uma única tarefa que controla a data previamente calculada para o começo ou finalização do projeto proposto para a equipe.

Quando uma única tarefa fica atrasada no caminho crítico, isso quer dizer que a conclusão do projeto também vai atrasar. A exibição das informações do projeto dessa forma é o chamado método do caminho crítico da gestão de projetos.

Sua finalidade principal é priorizar as tarefas que são pilares para a entrega e que necessitam de mais atenção do gestor e dos colaboradores responsáveis.

Qual a diferença entre Diagrama de Gantt e Gráfico de PERT

Por se tratar de ferramentas que prometem acompanhar o andamento de um determinado projeto, muita gente acaba confundindo o papel de cada uma. E acredite, a diferença é mínima.

Antes de tudo, PERT é a sigla para Program Evaluation and Review Technique, técnica que permite acompanhar e gerenciar o calendário dos projetos, que, a partir de uma rede de tarefas, permite alcançar de forma eficaz os objetivos de uma determinada atividade. 

Enquanto esse método de controle do cronograma e prazos não mostra claramente as interdependências das tarefas, essa é a principal função do Gráfico de PERT.

Isso porque ele permite a visualização total do projeto, uma vez que indica a interdependência entre as várias ações necessárias ao seu desenvolvimento, ressaltando as entradas (diretrizes e recursos), o processo (progresso das atividades) e as saídas (resultado final desejado). 

A ferramenta funciona a partir de três elementos básicos:

  • Tarefas: Basicamente, são as atividades a serem executadas, cada uma delas tem uma duração estipulada pelo responsável por um projeto;
  • Etapa: Trata-se do início e fim de cada tarefa, sendo que o final de uma tarefa corresponderá ao início de outra;
  • Tarefa fictícia: Essa etapa consiste na representação de limites entre uma tarefa e outra. 

Qual a relação do gráfico de Gantt com a gestão de projetos?

O Gráfico teve um avanço muito grande e permeou séculos até chegar onde está hoje em dia.

As agências que desejam otimizar o tempo de seus funcionários e administrar melhor as funções que cada colaborador está desenvolvendo encontram, na estrutura de Gantt, uma ótima saída.

Através do mecanismo, eles percebem qual será o colaborador mais adequado para ser responsabilizar por um determinado job, evitando, assim, a sobrecarga de um funcionário.

Da mesma maneira, o gerente de projetos consegue evitar com que um outro funcionário fique com um tempo livre e sem ser aproveitado.

 Como não perder o deadline do job utilizando o Gráfico de Gantt?

Pronto! Seu gráfico de Gantt está concluído e poderá ser aplicado na gerência do seu projeto. Aliás, se você achou interessante o assunto, lhe convidamos também a ler este post completo que escrevemos sobre Análise Swot!

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