Por Rodrigo P. Curi

Especialista em Inbound Marketing

Publicado em 9 de janeiro de 2018. | Atualizado em 13 de março de 2020


Sem dúvida você já percebeu que, no mundo atual, estamos sempre correndo para tentar cumprir mais e mais afazeres. Na sua vida também é assim? São tantos projetos e compromissos que ficamos desejando que o dia seja mais longo, não é mesmo? Até mesmo quando encontramos amigos, é comum todos comentarem que estão correndo bastante, […]

Sem dúvida você já percebeu que, no mundo atual, estamos sempre correndo para tentar cumprir mais e mais afazeres. Na sua vida também é assim? São tantos projetos e compromissos que ficamos desejando que o dia seja mais longo, não é mesmo? Até mesmo quando encontramos amigos, é comum todos comentarem que estão correndo bastante, sem tempo para nada. Porém, mesmo aquelas pessoas que têm mais tempo livre muitas vezes estão insatisfeitas com a sua produtividade. Afinal, quando sobra tempo, também sobra procrastinação. Então, como lidar com a gestão do nosso tempo e das nossas atividades? Será que existe uma maneira de dar conta de tudo? É para isso que serve o método GTD. Ele foi criado para ajudar as pessoas a se organizarem melhor em todas as áreas da vida e, consequentemente, se sentirem mais satisfeitas e felizes. Quer entender melhor o que é o método GTD e o que podemos aprender com ele? Então, vamos lá!

O que é o método GTD?

GTD é uma sigla para Getting Things Done e consiste em uma metodologia amplamente testada que permite que as pessoas retomem o controle de seu dia a dia, organizando seus afazeres e vivendo uma vida mais consciente. Em outras palavras, o GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal. O método, criado por David Allen, foi apresentado pela primeira vez em 2001, no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Em português, a obra se chama “A Arte de Fazer Acontecer – Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.

A filosofia do GTD

Ao contrário do que se pode imaginar em um primeiro momento, o GTD se propõe a ser muito mais do que um organizador de tarefas. O método oferece um sistema que ajuda a trazer clareza mental, espaço para pensar e consciência para tomar decisões. Tudo isso por meio do armazenamento correto de todos os processos, fazendo com que o usuário tenha acesso às informações necessárias no momento em que precisar. Mais do que gerenciar projetos, o GTD provoca as pessoas a darem atenção a uma série de questões e áreas fundamentais da vida humana, trazendo equilíbrio psicológico e bem-estar. Um dos objetivos é permitir que o inconsciente fique livre para criar novas ideias e oportunidades.

Como o GTD funciona?

O GTD está longe de ser um método milagroso que organiza a vida de qualquer pessoa da noite para o dia. E, na verdade, esse é uma de suas principais qualidades. O usuário precisa se envolver no aprendizado dos princípios e das bases da metodologia. Com isso, a adaptação é gradual e tende a ser muito mais sólida e permanente. Na prática, o GTD começa com a construção do mindset, isto é, de um modelo mental propício para que o método seja aplicado com sucesso. Nesse primeiro momento, somos convidados a conhecer e nos habituar a quatro princípios (falaremos sobre eles a seguir). Depois disso já é possível partir para os 5 passos do GTD, que representam a implementação do método em si. São eles: Coletar ou Capturar; Processar ou Esclarecer; Organizar; Refletir ou Revisar; Fazer ou Engajar. Também abordaremos cada um desses passos em mais detalhes na sequência do artigo.

Mindset: quais são os 4 princípios do método?

1. O cérebro não foi feito para guardar informações

Essa é a primeira grande ideia defendida no GTD. Ao invés de usar nossa mente para manter informações, devemos guardar esses dados em outros lugares para liberar espaço. Assim, podemos usar o cérebro para ter novas ideias, tomar decisões e executar projetos.

2. Mente como a água

O segundo princípio do GTD veio das artes marciais. Uma mente que é como água está sempre se adaptando. Ao colocar água em um jarro, ela toma a forma do jarro; ao derramá-la em uma garrafa, ela adquire a forma da garrafa. O ideal é que nossa mente desenvolva a mesma capacidade. Diariamente, passamos por desafios que nunca enfrentamos antes e, por isso, precisamos estar focados para conseguir nos adaptar a eles. Se trabalharmos ao mesmo tempo em que estamos preocupados com um problema familiar, por exemplo, será muito mais complexo agir como a água.

3. Acordos internos

A terceira ideia da metodologia GTD reúne os pontos anteriores. Ela defende que a melhor forma de nos mantermos engajados com as tarefas é retirá-las da cabeça. Quando fazemos isso, ganhamos perspectiva e podemos ter mais consciência sobre o que ainda deve ser feito e por que algo está sendo realizado.

4. Perspectiva ampla vs. Detalhes práticos

O quarto princípio prega o equilíbrio entre as nossas metas mais importantes (missão de vida, propósito, objetivos espirituais, etc.) e a execução prática no dia a dia. Quanto maior é a nossa organização nas tarefas cotidianas, maior é a nossa capacidade de enxergar a vida a partir de uma perspectiva ampla, trazendo um significado mais profundo à nossa existência.

Quais são as etapas do GTD na prática?

Passo 1: Coletar ou Capturar

O primeiro ao implementar a metodologia GTD é coletar tudo que exige nossa atenção, dividindo esses assuntos em alguns lugares-chave.
  • Caixa de entrada do email;
  • Caixa de entrada física (para papéis, recados, cartões de visitas, etc.);
  • Caixa de entrada digital (para arquivos digitais).
Em resumo, tudo o que demanda atenção deve coletado e processado. Essa é a base prática do GTD que permite liberar espaço na mente, trazendo mais clareza e foco no presente.

Passo 2: Processar ou Esclarecer

A próxima etapa no sistema é esclarecer o que deve ser feito com os itens capturados anteriormente. Nesse momento, devemos nos perguntar: “Este item demanda alguma ação?”. Caso a resposta seja não, o item deve ser classificado como:
  • Lixo (jogado fora ou deletado);
  • Incube (inserido na lista de “Algum dia/Talvez”);
  • Referência/Arquivo (para ser consultado).
Caso a resposta seja sim, o item pode ser classificado em:
  • Projeto (tudo que requer mais de uma ação);
  • Faça agora (tudo que demora menos de dois minutos para ser concluído);
  • Delegue (tudo que pode ser feito por outras pessoas);
  • Calendário (tudo o que possui data ou horário específico para ser feito);
  • Lista de afazeres (itens que devem ser feitos, mas não têm uma data específica).

Passo 3: Organizar

Depois de designar um lugar para cada item, é hora de inserir anotações para deixar tudo mais claro. É possível organizar as atividades que devem ser feitas presencialmente, as que precisam de internet e assim por diante. Também é interessante usar tags (etiquetas) que permitam encontrar referências com mais facilidade, além de determinar a quantidade de tempo que cada item exige para ser realizado.

Passo 4: Refletir ou Revisar

A quarta etapa do sistema GTD é revisar as diferentes listas ao menos uma vez por semana. Muitos adeptos da metodologia gostam de fazer as revisões nas sextas-feiras, deixando tudo preparado para a semana seguinte (e criando espaço mental para aproveitar o final de semana). Antes de iniciar uma revisão, é importante processar os itens que ainda estão nas caixas de entrada. Em seguida, é válido checar a agenda de compromissos e a lista de “Algum dia/Talvez”, verificando se algum dos itens deve ser movido para outra lista. Da mesma forma, é útil olhar a lista “Projetos” para planejar a semana que está por vir e a lista de “Delegue/Aguardando Resposta”. Por fim, basta priorizar a “Lista de afazeres” da maneira que parecer mais vantajosa.

Passo 5: Fazer ou Engajar

O quinto e último passo do método GTD é colocar as tarefas em prática. Aqui o praticante pode tanto realizar tarefas por conta própria como engajar pessoas para as quais os itens foram delegados.

Quais são os três tipos de atividades na GTD?

Cada um de nós costumamos lidar com 3 tipos de atividades no dia a dia.

1. Atividades não planejadas

São todas aquelas obrigações ou serviços que surgem sem que tenhamos planejado algo. Muitas vezes são imprevistos e urgências, mas também pode ser algo definido por nós no último momento. Por exemplo, aquela ligação inesperada da escola do filho dizendo que ele não está bem, ou os ajustes de um job que jurávamos estar do gosto do cliente.

2. Atividades pré-definidas

São todas aquelas que já estavam na lista de ações ou projetos e já havíamos planejado para o dia. Quanto maior o número de atividades, maior a chance de termos de definir novos prazos. Com o tempo, passamos a nos conhecer melhor e fazer essa delimitação com mais precisão.

3. Atividades a serem definidas

São aquelas atividades listadas no começo e que ainda não estão classificadas em alguma lista. Apesar de perdermos um tempo para catalogá-las, ganhamos mais produtividade depois, já que nossa mente fica livre para dar mais atenção em cada trabalho.

E os níveis da metodologia?

Nível Ground

Tem o objetivo de colocar a vida em ordem. O ideal é começar a entender o método, ler o livro e iniciar a organização dentro dos cinco passos.

Nível 1: Projetos

Esse é o momento de organizar projetos que estejam em andamento ou que possam acontecer. Nesse nível, o usuário do método pode considerar tudo o que será feito nos prazos de uma semana a um ano, em média.

Nível 2: Áreas de foco

A partir desse ponto, começa a organizar a vida de acordo com as diferentes responsabilidades: financeiro, saúde, casa, família, trabalho, estudos, espiritualidade, etc. Pode ser bastante útil utilizar um mapa mental para visualizar tudo com mais clareza.

Nível 3: Objetivos de 0 a 2 anos

Depois de estar com a vida organizada, fica muito mais fácil estabelecer objetivos que possam trazer realização pessoal e profissional. Nesse nível, o praticante do GTD pode verificar tudo que deve ser feito em até 2 anos que auxilie na evolução em diferentes áreas de foco.

Nível 4: Visão de 3 a 5 anos

Semelhante ao nível anterior, porém aqui o foco está em um prazo mais longo. Esses objetivos podem ser revisados pelo menos uma vez por ano.

Nível 5: Propósito/Vida

Esse nível traz uma perspectiva mais ampla e profunda sobre a vida. Aqui, deve-se responder a perguntas como: “Por que eu existo?” e “Quais projetos e áreas de foco refletem meus valores?”. O nível 5 está relacionado ao propósito ou missão pessoal — esse propósito será a base para a tomada de decisões. Depois de implementar as cinco etapas de organização e os cinco níveis, o praticante do método GTD passa a ter mais realização pessoal e profissional, já que todas as suas atividades ficam alinhadas com seus valores, missão e visão. Para que isso seja possível na prática, é sempre útil revisar os ensinamentos sobre mindset (que são a base do método). Assim, é possível chegar cada vez mais próximo de ter uma mente como a água, isto é, capaz de se adaptar a qualquer circunstância da vida.
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