Agência em crescimento: um guia de como expandir seu negócio

Ok, suas receitas estão no azul, seu time tem entregado todas as demandas nos prazos e novos clientes estão batendo na sua porta. Sua agência em crescimento está prosperando! Isso já é motivo para comemorar e valorizar toda a sua equipe pelo trabalho realizado até agora. Mas os desafios só estão começando.

Para crescer com sustentabilidade, sem atropelar processos, sobrecarregar funcionários ou fazer investimentos impensados, você precisa ter uma estratégia de crescimento. Todo planejamento é pouco na hora de começar a crescer, pois sem uma base sólida você pode chegar lá em cima só pra ver tudo desmoronar.

Com isso, ter uma gestão competente, integrada com os objetivos da agência, é essencial para que sua liderança seja sempre um exemplo. Além disso, uma boa gestão é o ponto principal para sua agência crescer de maneira planejada.

Confira em nosso post um guia completo para você ser o mais assertivo possível neste momento de expansão dos seus negócios!

Você é um bom gestor para sua agência?

Qualquer empresa, para suportar um crescimento acelerado, antes de qualquer coisa precisa de um gestor firme que saiba liderar da forma adequada. Sabemos que essas habilidades precisam ser desenvolvidas, mesmo que algumas pessoas tenham facilidades para a liderança.

Porém, com certeza não nascem cem por cento prontas. Essas competências precisam ser trabalhadas. Pensando nisso, na primeira parte deste artigo, reunimos algumas dicas para você se desenvolver e ser um ótimo gestor para sua empresa continuar crescendo. Confira nossas dicas.

Você é um bom exemplo?

Você gostaria que seus colaboradores fossem como você? Se você é um chefe que não tem organização com suas tarefas, não gerencia de forma eficaz sua caixa de e-mails e não consegue listar suas prioridades, provavelmente você está comprometendo o trabalho de toda sua equipe.

Afinal, você é o exemplo que eles devem seguir. Seja um líder organizado, motivador, eficiente e mostre um bom exemplo para sua equipe seguir.

Você delega tarefas?

Você organiza e seleciona os melhores profissionais para conduzir as demandas de sua agência? Ou micro gerencia as demandas de sua empresa? De forma geral, existem muitos gestores que desejam ter o controle de todas as demandas da empresa. Porém, é impossível, pelo menos em uma agência que tem o objetivo de ser grande, um gestor fazer tudo.

Isso é muito comum quando administradores de agências querem desempenhar, por exemplo, todas as funções do atendimento publicitário com o receio de que um dia o profissional de atendimento saia da agência e leve consigo os clientes que atendia.

Porém, é preciso ter uma visão ampla quando o objetivo é impulsionar a agência a crescer. Se o serviço da empresa não for padronizado e ela não conseguir oferecer um outro profissional com a mesma qualidade, existe realmente uma possibilidade de que um dia o atendimento abandone a agência e leve consigo alguns clientes.

Por outro lado, existe a certeza de que se você não delegar e confiar em seus profissionais, a sua agência provavelmente terá o crescimento comprometido. Diante disso, é preciso que o administrador controle os dados, performance, desempenho e resultados e não que foque em funções operacionais e táticas. Por isso, é necessário que o gestor delegue as tarefas para profissionais capacitados, além, claro, de confiar neles.

Você se vê trabalhando em sua agência daqui a 20 anos?

Se você não se vê, provavelmente não acredita em seu próprio projeto. Se você acredita que daqui a 10 ou 20 anos a sua agência poderá não durar, existe algum equívoco no modo como você enxerga seu projeto e isso poderá resultar na concretização do seu pensamento.

Você precisa acreditar para que seus colaboradores confiem em você e em sua empresa. O trabalho de sua agência precisa fazer algum sentido em sua vida.

Você precisa acreditar em um ideal maior, em um sonho de crescimento, na importância do trabalho de sua agência, para que esteja sempre motivado e consiga convencer as pessoas do potencial de seu projeto.

Você sabe conquistar de forma pessoal e demandar de forma impessoal?

É importante que seus colaboradores tenham afeição por você. Mas você sabe demandar as tarefas de forma que eles não se sintam chateados pessoalmente? Nas agências de publicidade é comum uma hierarquia flexível.

A figura do chefe superior, distante, de roupas incrivelmente formais não é tão constante. Porém, é preciso que o gestor entenda que, apesar da informalidade e da amizade que pode desenvolver com seus funcionários, ele não pode perder a capacidade de delegar, de ser compreendido e atendido.

Por outro lado, que pode acontecer quando o gestor exagera na pessoalidade é a má compreensão dos colaboradores quando delegadas algumas tarefas. Muitos podem levar para o lado pessoal algumas decisões do administrador que deveriam ser acatadas de forma impessoal.

É muito importante estreitar os laços com os colaboradores, isso porque geralmente quanto mais afeiçoados por seus gestores, com mais qualidade os funcionários desempenharão suas atividades. Mas também é imprescindível sempre equilibrar a pessoalidade com a impessoalidade. Seja amigo dos seus funcionários, mas não os deixe esquecer quem é o líder.

Você valoriza as iniciativas de seus colaboradores?

Você os valoriza ou barganha os benefícios de seus colaboradores, como as comissões? Alguns gestores podem ter atitudes um pouco questionáveis quando se trata de recursos humanos.

Por exemplo, reduzir o valor de um colaborador quando acha que ele “está se achando”; ter medo de o funcionário estar se desenvolvendo demais e acabar saindo da agência; ter receio de ser substituído por outra pessoa; barganhar comissões de direito para reduzir os custos da agência; não direcionar os créditos aos colaboradores que tiveram boas ideias, o comentado “roubou minha ideia” ; etc.

Essas atitudes são bem comuns. Elas agridem diretamente a autoestima do colaborador e os fazem se sentir desvalorizados. No entanto, o gestor deve entender que o resultado dessas ações podem contribuir diretamente para o desenvolvimento de um mau trabalho desses funcionários. Afinal, uma pessoa desvalorizada é menos produtiva. É o que o sábio Henry Ford citou: “Só há uma coisa pior que FORMAR colaboradores e eles partirem… é não os FORMAR e eles permanecerem”.

Você é organizado ou sempre está com a caixa de e-mails lotada?

Você precisa se organizar para conseguir tomar decisões tranquilamente. Além de mostrar um bom exemplo aos seus colaboradores, organizar suas tarefas, sua caixa de email e sua rotina é sinal de que você sabe o que quer e entende onde quer chegar.

Quando um gestor é mal organizado, ele tende a não ter controle das demandas da agência e se sentir ansioso e inseguro. Quando nesse estado, o administrador inclina-se a tomar decisões equivocadas, baseadas na ansiedade e emoção. Por isso, organize-se e planeje sua rotina. Priorize as tarefas importantes. Faça um controle de rotina para si mesmo, como um tráfego próprio.

Você investe em cursos e softwares para aperfeiçoar o serviço prestado a seus clientes?

Sabemos que o mercado publicitário é um tanto enxuto. A sobrevivência das agências de publicidade é colocada em teste o tempo todo. Sabemos disso! Mas também sabemos que o mercado, de forma geral, tem sede cada vez mais ardente por inovações.

Por isso, não pense que estudos, cursos e softwares são custos. Pense neles como investimentos. Foque em aperfeiçoar, se diferenciar e oferecer algo inusitado aos seus clientes. É dessa forma que se passa no teste de sobrevivência! Se você soube que seu concorrente não entrega os Jobs no prazo, contrate um software que organize seu fluxo de trabalho para que consiga disponibilizar os Jobs antes dos prazos dos clientes.

Se o concorrente está oferecendo um valor menor, proponha ao seu cliente uma forma de pagamento baseada em performance e resultados obtidos através de suas ações estrategicamente elaboradas. Se seu concorrente está oferecendo um serviço inovador, ofereça algo mais à frente! Sempre! Mas não reduza seu preço. Porque reduzindo seu preço, você reduz o seu valor.

Você organiza os fluxos de trabalho para que os prazos não extrapolem e as informações não se percam?

Como o atendimento publicitário é notificado quando um job está pronto? Há procedimentos internos que determinam como serão desempenhadas as tarefas ou cada profissional executa suas ações de uma forma diferente, mesmo que as tarefas sejam semelhantes? Um atendimento envia um briefing mas o outro tem um modelo diferente e os criativos ficam confusos?

Não vamos citar mais problemas porque um fluxo de trabalho desorganizado oferece inúmeros equívocos e nós poderíamos elaborar um conteúdo só citando os malefícios que essa desorganização faz. Vamos focar aqui na solução, então!

Todos os funcionários de sua agência precisam estar alinhados. Todos os atendimentos precisam acompanhar um padrão, dessa forma, o bom atendimento não será do profissional, e sim da agência como um todo. Para isso, gerencie processos internos em sua agência. Quanto aos criativos, é preciso elaborar um procedimento de como devem notificar os respectivos atendimentos das peças criadas.

Nada de um criativo avisando por Whatsapp, o outro por email e o terceiro através de um telefonema. O seu atendimento publicitário deve saber como será notificado da finalização do job para que ele esteja atento ao veículo do procedimento de notificação. Foram citados os fluxos de trabalho entre atendimento e criação, mas é preciso alinhar o ciclo de todos os departamentos, desde o financeiro até o atendimento.

Reserve um tempo para planejar e organizar o fluxo de trabalho ideal. Não esqueça de integrar todos os departamentos de forma eficiente. Se necessário, faça a contratação de um software e profissionais qualificados para conduzir esse fluxo.

O que não fazer para sua agência continuar crescendo?

Em nosso blog há conteúdos em abundância com dicas para desenvolver sua agência de comunicação. Pensando nisso, reunimos quatro atitudes que são muito comuns aos gestores que podem prejudicar o crescimento de suas agências. Confira a seguir, então, o que não fazer para sua empresa crescer.

Não respeitar o momento de trabalho da agência

Sabe aquele gestor que chega na agência, não coloca o celular no silenciador – ao contrário, quando o telefone dele toca todos já reconhecem porque é o sertanejo “top do momento”, aquele bem sofrência mesmo, berra no último volume enquanto ele está em outra sala, não escuta e o deixa atrapalhando todo o rendimento da equipe?

Sabe aquele gestor que quando encontra um videozinho engraçado no Youtube chama todos para assistirem, pausando qualquer demanda que estava sendo conduzida? Pois é, existe esse tipo de administrador de agência.

Por experiência da nossa própria equipe, sempre batemos na tecla de que o ponto positivo de se trabalhar em uma agência de publicidade é a flexibilidade e o ambiente delas. No entanto, um gestor não deve esquecer que, apesar de agência, seu negócio é uma empresa.

E em empresas é preciso trabalhar, e para se trabalhar é preciso que haja organização e respeito ao momento de trabalho de cada colaborador. Então, se você comete alguma atitude semelhante às quais foram comentadas anteriormente, analise sua postura. Você pode estar boicotando a sua própria agência.

Ter a mentalidade de que porque é chefe não precisa trabalhar

Existe uma classe de gestores que acredita que porque é “chefe” não precisa trabalhar. Essa classe entende que ela paga os colaboradores para trabalharem e isso substitui suas próprias funções.

O papel de um administrador é completamente importante. A responsabilidade de organização da empresa, tomada de decisão estratégica e estruturação é toda do gestor. É ele quem deve pensar de forma 360º, dar a última palavra de decisões importantes e se responsabilizar pela própria empresa.

Você precisa ser um líder e não um chefe. Chefe é a pessoa que manda e não inspira pessoas a seguirem seus exemplos. Líder é quem trabalha e motiva todos a trabalharem. Se você for um chefe, dificilmente conquistará colaboradores worklovers que te ajudem a conquistar os objetivos de sua empresa. Mas se você for um líder não contratará funcionários que trabalham porque são pagos, e sim colaboradores que colaboram porque são felizes e estão inspirados.

Não estudar administração, apenas publicidade

Sabe aquele gestor que não entende nada de financeiro e a desculpa para não estudar o tema é “que é formado em publicidade”?. Pois é! É Sobre essa atitude que vamos conversar um pouquinho! Um gestor precisa entender de administração e áreas correlatas. É comum graduados em comunicação e áreas correlatas fundarem seus próprios negócios. E é possível atingir o sucesso administrando uma agência com essa formação. Mas é impossível o fazer sem entender das demais áreas.

A administração de uma agência de publicidade é complexa. Uma empresa dessas não funciona sendo administrada por um gestor que entende apenas de criação de jobs. Afinal, ela precisa conduzir demandas financeiras, de RH, departamento pessoal, administração, entre outras. E, diante disso, o gestor precisa entender mais sobre essa disciplina. Dessa forma, estude! Para ajudar você nessa tarefa, elencamos alguns conteúdos que vão te conduzir nesse caminho:

Focar apenas na criatividade e inovação das peças, e não na comercialização e lucros gerados

Sabe aquele gestor que tem como sua maior preocupação os ganhadores do Cannes? Ou qualquer outro prêmio de publicidade? Sabe aquele gestor que tem um ego um “tantinho” exaltado?

Você, como administrador de um agência de publicidade, precisa ser empático e se colocar no lugar do seu cliente. Coloque-se no lugar dele e pergunte-se: “De onde vem a receita que sustenta minha agência? Por que meu cliente me paga? O que eu tenho que entregar a ele? “.

Muito provavelmente as respostas não serão “Prêmios, porque sou muito criativo e faço peças bonitas”. O retorno dessas questões muito provavelmente serão “Do bolso do meu cliente, porque gerou resultados e preciso atingir seus objetivos”.

Então, caso você queira ter mais contas e que a sua agência cresça, foque em responder corretamente essas perguntas. Não estamos dizendo que não é incrível ganhar prêmios. Estamos dizendo que isso não vai fazer sua agência sobreviver nesse mercado altamente competitivo.

Com todas essas atitudes anotadas, analise sua postura como gestor. Repense como você administra sua agência de comunicação. Estude o máximo que conseguir, receba críticas e melhore sua forma de trabalhar. Seja um bom gestor, além de um bom publicitário! Com certeza este é primeiro passo para fazer sua agência de publicidade crescer.

A agência cresceu, mas como torná-la mais produtiva e gerar ainda mais resultados

O mercado publicitário é um tanto competitivo e o capital investido no setor, muitas vezes, é escasso. Diante dessa circunstância, gestores precisam entender como fazer suas agências serem mais produtivas sem aumentar significativamente seus custos. Por isso, reunimos sete passos que vão aumentar a produtividade de sua agência de publicidade.

Implementar procedimentos a serem seguidos

Geralmente, o ambiente das agências de publicidade é baseado na flexibilidade. Esse contexto faz completamente sentido quando analisamos o tipo de trabalho que essas empresas criativas oferecem: materiais inovadores. Isso porque, para um profissional desenvolver a originalidade inventiva, é preciso que ele não se sinta pressionado em excesso.

No entanto, é importante entender que flexibilidade não é desorganização. 

A linha entre esses dois termos, na prática, é tênue. Ao passo que você deixa seus colaboradores chegarem nos horários que mais lhes agradam e mais lhes motivam a criar, por exemplo, sua agência vai gradativamente perdendo o padrão de funcionamento e enfrentando dificuldades em respeitar os prazos estipulados, atender os clientes quando necessitam, acompanhar o horário de funcionamento de seus parceiros – desde fornecedores até clientes – entre outras.

Para possibilitar que a sua agência enfrente esses obstáculos sem perder a essência de seu negócio e sem comprometer seus objetivos, é preciso que se padronize e documente como e quando seus colaboradores devem agir diante de cada tipo de situação.

Por exemplo, pensando no departamento de atendimento e em uma agência que tenha como estrutura uma dupla de atendimento para as contas, é preciso criar um procedimento padrão para faltas e atrasos de modo que em nenhum momento o cliente fique sem recurso quando precisar do apoio desses profissionais.

Ou seja, é preciso criar um procedimento o qual documente que um profissional apenas pode solicitar sua folga quando o outro o cobrir e vice-versa. Mas, claramente, implementar procedimentos não significa focar no setor de atendimento mas, também, no de criação – aliás, acreditamos que para este é o que mais deve se criar processos – financeiro, mídias digitais e todos os demais setores.

Só vender o que a agência está preparada para produzir

A concorrência do setor publicitário é densa e o retorno financeiro e o capital investido na área é baixo se comparados à disputa. Por isso, de forma geral, as agências de publicidade ficam “desesperadas” por todos os tipos de serviços que aparecem. Ou seja, elas podem nunca ter gerenciado um evento, mas se surgir uma oportunidade de o fazer, ela dará um jeito, mesmo que sem experiência e sem um planejamento eficaz.

A questão é que essa atitude não é adequada para o crescimento da agência. Isso porque podem surgir situações em que os profissionais da empresa criativa não estão preparados para lidar. Afinal, a experiência e conhecimento contam muito! Diante desse contexto, é preciso se planejar. Não estamos dizendo que se você enxergar uma oportunidade não pode abraçá-la. Estamos indicando que você deve se planejar antes de aproveitá-la. Senão, você corre o risco de ainda queimar a marca de sua agência.

Dessa forma, planeje os serviços que você quer oferecer ao mercado e estruture sua empresa para oferecê-los da melhor forma possível e com alta qualidade. Se você quer oferecer serviços digitais, não desloque seu atendimento publicitário, que nunca criou uma fanpage, para produzir conteúdo. Mas capacite-o até estar pronto para desempenhar essa função ou, se estiver com pressa, contrate um outro profissional qualificado.

Se quer oferecer a produção de eventos, não diga “sim” ao seu cliente quando nem sabe mesmo se conseguirá dar conta do que prometeu e entregar o esperado. Mas, se enxergar alguma oportunidade de mercado em que você não está inserido, planeje-se para mergulhar na ocasião.

Entender que não existe a arte perfeita, mas sim a arte que dá resultado para o cliente

É muito comum se deparar com gestores de agência solicitando alteração em arte mesmo quando o cliente já aprovou a peça – se isso não acontece em sua empresa, estamos orgulhosos de você! Outra situação comum é o criativo, que tem todo o zelo por sua criação como se fosse o pai de um filho – faz, refaz, altera e finaliza eternamente detalhes de uma peça até que suas horas laborais diárias se encerrem. É o famigerado problema da refação.

Outras dezenas de situações semelhantes se repetem na rotina das agências por todo o setor publicitário. Porém, pensando na lucratividade e na saúde da empresa, é preciso tomar cuidado com essas atitudes.

O custo de produção das agências tem origem na produção, obviamente. Isso significa que se um colaborador que tem um salário de R$1500/mensais aplica cinco horas de seu dia em uma peça, ela está custando, só analisando o departamento de criação, R$34 aproximadamente.

Ou seja, se forem produzidos dez Jobs por mês, em que cada um consome cinco horas de produção, o fee mensal não pode ser menor que R$340. E nós nem estamos considerando os custos dos demais departamentos – como atendimento, financeiro, etc – e para manter a empresa – como água, luz, etc. Ademais, também estamos considerando um valor de salário razoável.

Com uma quantidade elevada de alterações, o custo dos Jobs se alargam, o que pode resultar em prejuízo para a agência. Normalmente, os próprios clientes já solicitam muitas mudanças na arte, o que já é uma questão que prejudica a situação da agência. Você, como gestor, não precisa intensificar ainda mais essa situação.

Um outro ponto é que, no mercado, o que importa é o resultado. Lembre-se que o seu cliente está investindo em sua agência para conquistar resultados, sejam eles quais forem, e não para impulsionar você e sua empresa a ganhar prêmios. Logo, foque em peças que atinjam os objetivos de sua conta. E não que fiquem “bonitinhas”.

Padronizar os serviços de forma a otimizar a produção

Sua agência tem ótimos criativos, o atendimento é fenomenal e todos os clientes elogiam. Você é uma das melhores de sua região e com certeza tem ótimas contas. Porém, existem furos e gargalos que comprometem a produção de sua agência.

Situações como “o atendimento não ficou sabendo que o designer deu saída na peça”, “design não entendeu o briefing ou o considerou ineficiente para pautar a produção de um job” e “no planejamento, a peça demoraria 10 dias para ficar completamente pronta e ser veiculada, mas o prazo foi estourado” ocorrem com mais frequência do que o ideal.

Essas circunstâncias acontecem porque os departamentos não estão alinhados de forma eficaz, ou seja, a gestão não é padronizada. Não há processos implementados, ou há e não são praticados de forma eficiente na rotina da empresa, o que resulta em profissionais completamente perdidos. Por isso, é imprescindível contratar um software para gerenciar e integrar a agência como um todo.

No mercado existem muitas opções. Documente as suas necessidades e comece a buscar as opções que melhores se encaixam. Implemente um sistema integrado para otimizar o fluxo de trabalho de sua agência e não perca informações no meio do caminho.

Treinar os colaboradores para que otimizem suas jornadas de trabalho

Profissionais especializados de forma geral são mais produtivos. Um colaborador que trabalha apenas com redação se torna especializado na prática e realiza seu trabalho com maior rapidez. Isso significa que, ao invés de um colaborador realizar diversas funções simultaneamente, talvez seja ideal contratar profissionais especializados e capacitados para produzirem mais rapidamente.

Enfatizar o horário de trabalho dos colaboradores

Um ponto crucial que pode atrapalhar as agências de publicidade é a questão do horário de trabalho. Como foi citado anteriormente, as empresas criativas oferecem, de forma geral, a flexibilidade de horário de seus colaboradores. No entanto, além dos pontos comentados nos tópicos acima, existe uma situação que compromete toda a produtividade da agência: o cumprimento da carga horária. Com a flexibilidade de horário, a dificuldade de mensurar se o profissional está cumprindo as horas combinadas aparece.

Dessa forma, brechas para o não cumprimento da carga horária começam a ser aproveitadas por alguns colaboradores, muitas vezes nem por maldade, mas por falta de organização mesmo! Quando a situação se desenrola ainda mais, o gestor percebe que, apesar de estar investindo em oito horas diárias de um profissional qualificado, está recebendo apenas seis.

De forma geral, os gestores costumam, quando deparados a essa situação, contratar novos colaboradores. Porém, a melhor solução seria enfatizar o horário de trabalho dos funcionários fazendo-os cumprirem o combinado, produzirem o necessário e não aumentar os custos. Isso não significa ser um mal gestor. Isso significa receber pelo que está pagando.

Produzir um organograma com alguma hierarquia, mesmo que flexível

A hierarquia dentro de uma agência quase não existe. Pelo menos não de forma muito clara, exceto sobre “contratados” e “estagiários”. Essa situação pode acarretar em uma situação: ninguém se torna total responsável por nada. Colaboradores se tornam resistentes e não aceitam demandas de pessoas do mesmo nível. É o comum “Quem ele pensa que é mandando o que eu tenho que fazer?”. Para impossibilitar essas circunstâncias é crucial que exista um organograma que seja respeitado.

E agora, como fazer a agência continuar a crescer?

Com tanta competição por contas entre as agências, aumentar a produtividade não é mais um diferencial e, sim, uma questão de sobrevivência. Diante disso, anote os sete passos explicados acima e repense o fluxo de trabalho de sua agência de publicidade. Se precisar, busque por maiores informações para profissionalizar os seus processos e gestão.

Começar a crescer já é o primeiro passo e você já o deu. Agora você precisa manter o fluxo. Para isso, coloque em prática todas as dicas que você leu neste artigo, mas leve sempre em consideração como um software de gestão pode auxiliar a sua agência nesse momento.

O modelo de gestão do Studio dá suporte a todas as atividades executadas na agência. São funcionalidades facilitadoras, que vão desde a organização da carteira de clientes, até a análise da rentabilidade de cada um, passando por todos os processos operacionais, como contratação de terceiros, controle de prazos, planejamento de mídia, cotações, etc.

É como se fosse uma engrenagem, cujo centro das atividades é o job! A partir dele, tarefas são distribuídas, peças são direcionadas aos criativos, as aprovações dos valores acontecem e, na sequência, ocorre o envio dos alertas de faturamento ao financeiro. Com sua agência em crescimento, que tal testar o Studio gratuitamente e ver todas as facilidades da plataforma?