Por Fábio Miranda

Publicado em 29 de maio de 2020. | Atualizado em 2 de julho de 2020


O iClips foi o primeiro software de gestão para agências na nuvem, por isso temos expertise para te ajudar a organizar seus processos remotamente

Tendo sido o primeiro software em nuvem para gestão de agências, o iClips possibilita qualquer tipo de agência, pequenas e grandes, a organizarem e gerenciarem seus processos remotamente. 

Em consequência da pandemia do Covid-19, recebemos o contato de diversas agências com dificuldades de gerenciarem suas equipes remotamente por não trabalharem com softwares na nuvem. Por esse motivo, decidimos escrever esse artigo mostrando como podemos te ajudar a enfrentar os principais desafios de uma gestão home office e fazer dessa experiência algo tranquilo para agência e para as pessoas do seu time. 

Nesse artigo vou explorar melhor como você vai conseguir: 

  • Fazer a gestão de projetos da sua agência: execução e colaboração na nuvem 
  • Como gerenciar o tempo e manter a produtividade do time 
  • Como ter uma visão clara dos projetos e tarefas da agência 
  • Mantenha uma boa comunicação com o cliente mesmo trabalhando remotamente

Para que você tenha uma leitura produtiva e prática sugiro que você faça o cadastro para testar o iClips gratuitamente e acompanhe cada tópico dentro do seu próprio iClips. 

Gestão de projetos: comunicação e colaboração na nuvem 

Fluxo de trabalho 

Um dos principais desafios ao gerenciar um projeto remotamente é garantir que a equipe responsável pela execução do projeto tenha uma comunicação clara para trabalhar de forma colaborativa. 

Para isso, ter um fluxo de trabalho bem definido e desenhado dentro de uma ferramenta de gestão é essencial. 

No iClips você consegue desenhar esse fluxo de trabalho e definir responsáveis e deadline para cada etapa dentro do fluxo: 

Workflow personalizado

Dessa forma, assim que o responsável pelo texto conclui a sua tarefa, o responsável pela arte pode começar a trabalhar mantendo o fluxo de trabalho na agência. 

Claro que você consegue também personalizar o fluxo de trabalho da forma que melhor funcione para sua agência, podendo adicionar ou apagar etapas de execução e de aprovação, tanto interna quanto de clientes. 

Briefing bem documentado 

A imagem de um briefing em post its pode ser uma imagem bonita para um blog post mas a realidade é que essa é uma prática terrível para qualquer agência e provavelmente um terror para o seu time criativo. 

Tratando de trabalho remoto então se torna impossível manter a produtividade da agência e um baixo índice de refação sem que o briefing dos projetos e peças estejam bem documentados em um software de gestão na nuvem. 

No iClips você consegue documentar o briefing do projeto, peças ou tarefas, além de poder criar modelos de briefing para replicar facilmente um briefing que você já validou e sabe que está completo para determinado tipo de projeto. 

Como gerenciar o tempo e manter a produtividade do time 

Já falamos anteriormente aqui no blog sobre timesheet, para o trabalho remoto essa funcionalidade do iClips se torna ainda mais indispensável. 

A ideia aqui não é controlar cada segundo do seu time criativo mas sim entender melhor como está a capacidade do seu time e alocar tarefas corretamente

Kanban

Essa é a visão do seu time criativo quando existe uma tarefa nova a ser executada, tudo o que precisa ser feito é clicar no botão de play, o próprio sistema calcula o tempo que está sendo gasto naquela tarefa. 

Obs.: Não vamos entrar nesse mérito dentro desse post mas essa ferramenta também é essencial para sua agência precificar corretamente os serviços oferecidos e para garantir que a sua agência seja lucrativa. 

Exemplo de timesheet

Nesse exemplo o timesheet já está ligado, assim que a tarefa acabar, tudo o que preciso fazer é clicar no botão verde de check. 

O simples uso dessa ferramenta no dia a dia da sua agência vai gerar uma série de relatórios de inteligência para sua agência.

Agora vou entrar em mais detalhes de como você consegue verificar as tarefas que estão sendo executadas pelo seu time. 

Como ter uma visão clara dos projetos e tarefas da agência 

O Home Office é uma realidade e você não pode simplesmente ir até a mesa do seu funcionário e verificar o que está sendo feito. 

Antes de continuar precisamos esclarecer um 2 conceitos importantes: microgerenciamento x subgerenciamento. 

Microgerenciamento, definitivamente é uma prática que não concordamos e apoiamos aqui na Rock, trata-se da ideia de controlar excessivamente o que os funcionários estão fazendo e, apesar de parecer o papel natural do gestor, essa prática pode desmotivar os funcionários e tirar a autonomia deles, gerando o efeito adverso de reduzir a produtividade do time. 

Por outro lado, uma prática que também não é saudável para gestão é a de subgerenciamento, que consiste basicamente em não dar orientações claras e não saber o bem o que a equipe está fazendo. 

Como gestores, precisamos acompanhar e monitorar os projetos que estão sendo executados pelo nosso time.

No iClips você consegue ter essa visão clara utilizando o dashboard Gestão de atividades:

kanban para gestores

Aqui você consegue ter uma visão clara de tudo o que está acontecendo dentro da agência e adicionar filtros personalizados:

filtros de projetos

Além disso, você consegue mudar as formas de visualização entre Kanban, Gráfico de Gantt, Listas, blocos, calendário e até mesmo visualizar por timesheet ativo:

Relatório de timesheet

Mantenha uma boa comunicação com o cliente mesmo trabalhando remotamente

Em tempos de Covid-19, a gestão da sua carteira de clientes vai ser uma das maiores fontes de receita para sua agência. 

É essencial que sua agência se mantenha presente e seja uma parceira de negócios dos seus clientes para não se tornar dispensável. 

Para criar uma relação mais próxima com os seus clientes o iClips permite que você convide o seu cliente a aprovar os peças por um módulo especial do cliente. 

Você só precisa adicionar uma etapa no workflow de determinada peça como aprovação do cliente (como no exemplo de fluxo de trabalho que colocamos no primeiro tópico deste blog post). 

Você consegue adicionar essa etapa para clientes e projetos específicos à sua escolha. 

O seu cliente vai ter acesso a uma versão simplificada do iClips com um Kanban. O cliente consegue fazer a aprovação das peças criadas pela sua agência por lá: 

Kanban par o cliente

O cliente também consegue adicionar comentários ou fazer pedidos de alteração pelo próprio sistema:

Interação do cliente com a agência

Isso gera um valor absurdo para o seu cliente e para sua agência! Alguns dos principais benefícios são: 

  • Aprovação e entrega de serviços documenta: sabemos que a entrega por email, whatsapp ou outras ferramentas de comunicação podem se perder, fazendo a entrega pelo iClips sua agência vai ter tudo  documentado e formalizado. 
  • Mais profissionalismo para sua agência: seu cliente recebe o que foi contratado com profissionalismo e transparência por parte da sua agência, isso gera valor à parceira que você tem com ele. 

Um dos nossos clientes, a agência Ninho Digital, usa esse módulo do iClips como área do cliente para todos os clientes da agência. 

  • Mensuração de refações internas x refações externas: as refações são um dos maiores vilões das agências e elas podem, literalmente, acabar com a lucratividade da sua agência. Por isso, utilizando o módulo de relacionamento com o cliente do iClips, você consegue identificar exatamente onde está o gargalo de refações da sua agência. 

Ex.: Se determinado cliente está com um número muito alto de refações que ele mesmo solicitou, talvez seja o caso de fazer um alinhamento melhor com o cliente ou até mesmo adicionar em contrato um limite de refações ou taxas extras de refações. 

Lembre-se: por ser uma empresa de serviços, o tempo gasto por cada cliente da sua agência deve ser corretamente mensurado, caso contrário você corre o risco de ter um cliente que gera receita para sua agência mas no final das contas, gera prejuízo. 

O próprio iClips te entrega esse tipo de informação com o relatório de ranking de clientes: 

Relatório ranking de clientes
Relatório Ranking de clientes no iClips (os dados dessa imagem são fictícios)

Usar um software de gestão integrado é essencial para qualquer momento em que sua agência esteja passando, com o cenário atual, trabalhando de home office, gerenciar sua empresa sem um software de gestão completo pode ser devastador para sua agência. 

A boa notícia é que você pode testar o iClips gratuitamente, comece sem pagar nada e, sentindo a necessidade das nossas funcionalidades estamos à disposição para ajudar a implementar uma gestão de alta performance na sua agência. 

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