Inbox zero: conheça o método para salvar sua caixa de entrada!

Assuntos relacionados à produtividade são muito procurados no mundo dos negócios. Dentre as inúmeras ferramentas e técnicas que existem, vamos falar sobre uma metodologia chamada Inbox Zero.

O fato é que o email, quando utilizado de forma errada, tornou-se um dos grandes vilões da produtividade no trabalho. É muito fácil perder tempo com mensagens, comprometendo a rotina que deverá ser focada em produzir algo de relevante ou resolver as demandas importantes que chegam.

Portanto, é preciso cortar esse mal pela raiz e parar de se deixar enganar pelo excesso de trabalho que os emails estão gerando na sua vida profissional. Uma das maneiras mais eficientes de conseguir isso é utilizando o Inbox Zero.

Preparamos, então, esse conteúdo exclusivo para você entender como e o seu funcionamento e como pode ajudar a melhorar a sua produtividade. Está interessado em saber mais? Então, continue acompanhando o post conosco!

A era dos emails

Você pode até não ter percebido, mas logo vai completar 20 anos que o email tornou-se uma ferramenta de trabalho. Afinal, mesmo com a tecnologia trazendo grandes avanços em relação à comunicação, esse recurso continua sendo o principal canal de comunicação interna e externa entre as empresas.

É inegável o quão boa essa ferramenta é. Apesar disso, vivemos em uma realidade em que recebemos uma quantidade enorme de emails por dia. Isso dá a sensação que estamos nos afogando em meio aquele mar de mensagens e que estamos trabalhando o tempo todo para responder.

O fato é que começamos a cansar de receber tantos emails o que reforça a ideia de que a vida anda cada dia mais corrida e o tempo cada vez mais escasso para cumprir as nossas obrigações.

Outro ponto interessante é que o email aumenta consideravelmente a ansiedade das pessoas. Quem nunca ficou abrindo a caixa de entrada sem parar para ver se chegou aquela mensagem tão esperada? Ou seja, além de recebermos muitas coisas indesejáveis todos os dias, ficamos preso à ferramenta como um escravo.

O Inbox Zero

Pois bem, você já deve estar pensando que a metodologia Inbox Zero prega que devemos simplesmente resolver todos os emails que chegam na nossa caixa de entrada até ela estar zerada. Não é bem assim.

A sua proposta, na verdade, é que possamos manter o nosso cérebro o mais longe possível da nossa caixa de entrada, principalmente quando não é o momento apropriado para pensar nisso. Afinal, é bem comum nos preocuparmos com mensagens, visto a quantidade de emails que recebemos diariamente.

Resumindo: a ideia da Inbox Zero é ajudar a manter o foco no que é importante naquele momento. Quando falamos de lidar com os nossos emails, é preciso fazer isso no momento certo.

O Inbox Zero na prática

Entrando um pouco mais na parte prática da metodologia, o Inbox Zero não se trata apenas de trabalhar para esvaziar a caixa de entrada. Mas saber gerenciá-la de forma correta.

Reforçamos, que o “zero” se refere à sua mente, à preocupação com os emails a serem lidos e as tarefas a serem realizadas. Obviamente que um Inbox limpo vai ajudar muito, mas não basta simplesmente apagar tudo!

Saiba que para colocar essa metodologia na prática é preciso ter em mente que será preciso interagir com cada email que você recebe. Isso envolve tomar decisões sobre o que fazer com cada um deles em específico. Essas decisões podem ser fazer, excluir, delegar ou adiar. Vamos falar melhor sobre cada uma delas:

Fazer

A primeira decisão é simples: faça o que o email está propondo. Ou seja, verifique se ele precisa de uma resposta rápida ou se você consegue resolver a demanda em 2 minutos. Muitos até chamam essa ação de regra dos 2 minutos.

A ideia aqui é que você não postergue algo muito rápido de resolver. Então, não desperdice o seu tempo colocando essa mensagem em outro local, deixando-a para depois.

Excluir

Caso o email não demande nenhuma ação sua, ou se ele contém algo que você não precisará mais consultar, nem perca tempo, o seu destino deverá ser a lixeira. Caso queira guardá-lo mesmo assim, arquive-o. O importante é evitar que aquilo fique poluindo a sua caixa de entrada.

Entenda que o grande segredo para executar essa ação é pensar que um email lido jamais deverá ficar na sua caixa de entrada.

Delegar

Caso você leia o email e notou que não é a melhor pessoa para resolver aquele assunto, encaminhe-o para outra pessoa. De preferência a que consiga resolver essa questão. Essa talvez seja uma das ações mais difíceis de fazer, pois muitos tendem a querer centralizar tudo para si.

Lembre-se que não é só porque pediram para você, que deve ser feito por você. Além disso, você também não precisa ter um cargo de liderança para poder delegar algo e não é só porque é capaz que é seu dever de fazer isso. Reflita sobre esses pontos.

Adiar

Caso seja você o responsável pela solicitação do conteúdo do email e é algo muito trabalhoso, não se desespere. Não tem problema nenhum em adiar a sua resolução, basta colocar uma etiqueta ou colocar em uma pasta que você saiba que terá de lidar com isso depois de ter concluído o seu processo de Inbox Zero.

Apenas não se esqueça de realizar de fato a atividade posteriormente, ok?

Saiba que agindo dessa maneira, você será capaz de passar por toda a sua caixa de entrada de forma rápida e otimizada, sem perder tempo e entendendo quais serão suas reais demandas do dia e o que você não deve se preocupar.

Dicas para aplicar o Inbox Zero

Agora que você já conhece melhor a metodologia do Inbox Zero, preparamos algumas dicas rápidas para você aplicar na sua vida profissional e ser alguém bem mais produtivo. Veja quais são elas:

1. Cuidado com a frequência de acesso à caixa de entrada

Um dos grandes motivos para ficarmos presos ao email, tomando um tempo grande da nossa rotina e ficar checando a caixa de entrada toda hora. Saiba que fazer isso irá tirar a sua atenção a todo momento e compromete as tarefas que realmente precisam ser feitas.

Podemos dizer que é um ciclo vicioso, quanto mais você confere e atualiza os emails, mais se preocupará com eles, despertando a vontade de checá-los novamente. Então, procure fazer isso não mais do que 2 vezes por dia.

2. Crie filtros e etiquetas para se organizar

Uma das maneiras de não se afogar em um mar de muitos emails é criar uma maneira de agrupá-los sempre que for possível. Considere o tipo de mensagem, pelo remetente, ou por ação a ser tomada, dentre outros critérios.

Ou seja, crie filtros e etiquetas para que possa se organizar e dar um destino fácil para cada email. No início essa tarefa pode ser um tanto quanto chata e parecer tomar um bom tempo, mas quando se torna um hábito, ajuda muito a ganhar agilidade no dia a dia.

3. Desligue as notificações

As notificações e os alertas são um dos grandes responsáveis por despertar aquela inquietação de querer responder os emails a toda hora. Portanto, o mais indicado é que você desative qualquer tipo de notificação, principalmente as do aplicativo do seu celular.

Entenda que de nada adianta ter notificações ativas se a ideia é não responder os emails a todo tempo. Então abra mão desse recurso e acesse seu email somente nos tempos que você definiu para ler e resolver as pendências que estão dentro deles.

4. Estabeleça uma rotina

Por fim, a nossa última dica é que você estabeleça uma rotina para aplicar as ações que apresentamos no tópico que fala em colocar o Inbox Zero na prática (fazer, excluir, delegar e adiar).

A ideia é que você não faça isso a todo o tempo, mas sim defina alguns momentos do dia para focar nisso e finalmente chegar na tão sonhada Inbox Zero. Dessa maneira, será possível focar em todas as atividades do seu dia sem deixar o email de lado.

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Aplicativos para aplicar o Inbox Zero

Para finalizar esse post, vamos apresentar alguns aplicativos que podem ajudá-lo a tornar o uso do Inbox Zero mais eficiente. Confira:

Gmail

Pode até parecer mentira, mas se você usa o Gmail como gerenciador dos seus emails, já possui uma ótima ferramenta para aplicar o Inbox Zero. Afinal, a ferramenta possui todos os recursos necessários para utilizar a técnica.

A começar por agrupar as mensagens que envolvem um mesmo assunto, além dos seus recursos para arquivar, criar filtros e marcadores, que são basicamente tudo que é preciso para aplicar a metodologia.

Mixmax

Mixmax é um plugin que torna o email mais interativo, adicionando funcionalidades extras à sua conta do Gmail. Com ele, será possível rastrear aberturas e cliques de email, bem como silenciar as suas notificações.

Ele também ajuda a enviar menos emails, fornecendo ferramentas que facilitam o agendamento de reuniões, bem como realizar pesquisas de mensagens diretamente da sua caixa de entrada.

Inbox

O Inbox é uma versão aprimorada do Gmail que permite juntar mais de um email, silenciar mensagens, configurar lembretes, bem como visualizar informações sem ter que abrir o email.

É possível usá-lo também para transformar os seus emails em uma lista de tarefas, por meio de uma interface limpa e moderna, ajudando a visualizar tudo no celular, perdendo pouco tempo ao verificar os seus emails.

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