Por Raphael Pires

Publicado em 17 de maio de 2019. | Atualizado em 10 de março de 2020


Medir a capacidade produtiva de sua equipe é essencial para que você tenha sucesso na campanha de seus clientes. Confira quais são os índices de produtividade para usar em sua agência!

Os indicadores de produtividade são ferramentas para mensurar como anda o desempenho de sua equipe e de seus processos. Isso mesmo, a partir dessa análise é possível que a gestão saiba exatamente o que precisa ser melhorado na sua agência. Muitas empresas não acompanham se os colaboradores são mesmo produtivos, ou seja, se eles conseguem otimizar o seu tempo de trabalho e desempenho. 

Agora que você já sabe do que se trata o tema deste post, que tal aprender mais? Ao longo do artigo vamos apresentar indicadores de desempenho que você deve avaliar e que têm tudo para trazer melhorias para sua agência. Acompanhe!

Exemplos de indicadores de produtividade

Fazer com que as horas trabalhadas não sejam desperdiçadas com atividades que não dão retorno é um desafio para muitas empresas. Por isso que existem os indicadores de produtividade. Eles entregam dados e informações que, de acordo com critérios e regras estabelecidas, apontam para qual direção a empresa está seguindo de acordo com a produtividade de seus colaboradores e gestores.

Veja abaixo o conceito de alguns dos mais relevantes indicadores e como eles são aplicados na gestão da sua agência. Confira!

Capacidade

É comum muitos profissionais exercerem as atividades sem saber exatamente quanto tempo levam em cada uma delas. É por isso que existem os indicadores de capacidade. Eles costumam medir qual a capacidade produzida em um determinado período. Com isso, é notada a otimização do tempo ao realizar mais trabalhos de forma rápida e eficiente, além de gerar mais lucro para seu negócio. 

Definição de metas e KPIs

Key Performance Indicators (KPIs), conhecidos também como indicadores-chave de desempenho, são essenciais para medir a produtividade da empresa, assim como elaborar metas para os seus colaboradores. Para isso, é preciso que o gestor deixe claro o que espera do trabalho dos funcionários e quais as metas que eles devem atingir.

Veja abaixo alguns exemplos de KPIs que podem ser aplicados para que você mensure a produtividade com relação às metas estabelecidas.

Leads gerados

Por meio do cálculo do número de leads gerados, é possível calcular outros indicadores essenciais, como a taxa de conversão. Com ele, o gestor fica por dentro de quantas pessoas se interessaram pelos serviços da agência e por qual canal de comunicação chegou a conhecer a empresa.

Com isso, você passa a conseguir identificar quais meios de comunicação geram leads para o seu negócio, como redes sociais, anúncios, entre outros. Assim, há uma visão mais ampla para saber qual plataforma é melhor para investir e ter os resultados esperados.

Taxa de conversão

A taxa de conversão é calculada por meio dos leads gerados e qualificados, que aponta para o potencial de novos clientes para a agência. Além de indicar a quantidade de consumidores convertidos, ela aplica estratégias de marketing ao revelar o número de pessoas que estão interessadas nos seus serviços.

Um exemplo disso é: caso crie um e-book para os seus leads, a taxa de conversão mostrará quantas pessoas entraram em sua página e baixaram o material. A estratégia faz parte do funil de vendas e, para obter resultados satisfatórios, ela deve ser acompanhada de perto pelo gestor.

Prazo 

Outro ponto que está entre os indicadores de produtividade — também chamados de indicadores de eficiência — e deve ser levado como meta por todos da agência é a entrega dos jobs dentro do prazo. Caso sua empresa atrase algumas demandas, já é possível saber que a produtividade dos colaboradores não anda tão bem. Algo está desalinhado.

Por isso, é fundamental que esse ponto seja analisado de maneira cuidadosa, pois impacta diretamente no lucro do negócio, já que a empresa pode vir a perder clientes progressivamente pela falta de comprometimento com as entregas. Entretanto, para que isso seja evitado, é necessário que se estabeleçam metas objetivas e confiáveis a todos que fazem parte da empresa.

Feedback constante

Para medir a produtividade de sua agência, dar o feedback de forma constante para os seus colaboradores é primordial. Nada melhor que conversar com eles para saber como anda o trabalho, não é mesmo? Além disso, é uma forma de saber suas necessidades como profissional e o que deve ser melhorado.

O feedback é uma avaliação qualitativa em que é possível verificar, também, qual a qualidade dos jobs que são desempenhados, da mesma forma que o avanço e amadurecimento de cada colaborador que faz parte da empresa.

Contudo, lembre-se, ao conversar com sua equipe, não chame a atenção apenas para falar de pontos negativos. É importante que você ressalte as qualidades dos funcionários, pois, assim como você, eles são a “alma” da agência, concorda? Eles precisam ser estimulados a continuar trabalhando com excelência.

Indicadores de produtividade como fator de desempenho

É importante destacar que os indicadores de produtividade compõem um dos fatores que devem ser avaliados, quando o objetivo é entender mais a fundo as necessidades e oportunidades da empresa. Existem outros indicadores que também colaboram para que a análise da empresa seja feita. Abaixo estão citados os principais deles, que também impactam no crescimento da empresa e fazem com que ela cresça e cumpra os seus objetivos. 

São eles:

  • indicadores estratégicos: apontam se a empresa está na direção correta e de acordo com o seu planejamento. Eles comparam os cenários de quando as ações foram propostas e como está atualmente;
  • indicadores financeiros: por meio de dados e estatísticas mostram como está o desempenho financeiro da empresa e possibilitam construir previsões;
  • indicadores de recursos humanos: mensuram a retenção dos colaboradores e o desenvolvimento deles;
  • indicadores de marketing: trazem informações que mostram como a empresa está posicionada no mercado, seja em relação à concorrência ou aos seus próprios objetivos comerciais;
  • indicadores de qualidade: fazem referência à satisfação dos clientes e à qualidade do produto ou serviço oferecido.

Principais vantagens dos indicadores de produtividade

Depois de conhecer os principais indicadores de produtividade, saiba que trabalhar com eles gera vantagens competitivas importantes para que sua agência direcione as estratégias.

Quem mensura as atividades e se preocupa em otimizar processos tem benefícios que permeiam desde a gestão até o operacional da empresa. Eles influenciam tanto nas decisões diretivas quanto naquelas de menor impacto, recorrentes no dia a dia da agência.

Siga a leitura para conhecer as principais vantagens dos indicadores.

Tomar decisão

Com ferramentas e técnicas capazes de medir a produtividade do time da agência, fica mais fácil para o gestor decidir por qual caminho seguir. Seja alguma reestruturação da equipe, definir investimentos ou o fechamento de novos contratos, a tomada de decisão embasada em dados tem mais consistência e potencial para ser certeira.

Os indicadores amparam as decisões da gestão, além de nivelarem os critérios da empresa para escolher as ações mais apropriadas, tanto para corrigir situações quanto para o futuro.

Mapear problemas

Falando em corrigir situações, um dos principais benefícios dos indicadores de produtividade é a possibilidade de mapear problemas na agência, que podem ser apresentados nos processos e no desempenho dos funcionários. A avaliação dos indicadores permitem que disfunções sejam solucionadas de forma ágil e que possam ser corrigidas para evitar erros e reduzir custos desnecessários. 

Assegurar processos

O fluxo das tarefas da agência também ganha vantagens quando o assunto é produtividade. Os indicadores facilitam para que a regra do negócio e a rotina de trabalho sejam estabelecidas e compartilhadas com os colaboradores. Assim, a execução dos processos internos se torna mais segura, pois passa a seguir etapas definidas e apontadas pela gestão como as mais apropriadas para a entrega das tarefas.

Com maior segurança para realizar os processos da agência, outros benefícios também são percebidos, como a limitação de acesso a informações restritas e gerenciais, que protege dados internos da empresa e de seus clientes.

Melhorar a performance

O crescimento da empresa pode ser potencializado com os indicadores de produtividade e, com isso, a performance dos funcionários também. Gestores que avaliam os resultados e acompanham o desempenho da equipe conseguem reconhecer possíveis melhorias que impactam no desenvolvimento de quem faz parte do time.

Quem não quer crescer profissionalmente, não é mesmo? Fomentar a evolução dos colaboradores é uma atividade que colabora diretamente com a retenção de pessoas e com as metas de recursos humanos.

Identificar oportunidades

Diante de uma análise criteriosa dos indicadores de produtividade, algumas oportunidades podem ser mapeadas. Como exemplo, é possível identificar práticas que estão trazendo bons resultados com um determinado cliente e replicá-las com os demais. 

Ainda, é um meio que auxilia a propor novas soluções e implementar etapas do fluxo interno que não tinham sido pensadas anteriormente. Para os colaboradores, as oportunidades também podem ser identificadas. De acordo com o perfil e desempenho do funcionário, ele pode ser convidado a novos cargos e novas funções na agência.

Otimizar tarefas

Quando os problemas e as oportunidades são identificadas no processo e na performance da equipe, fica mais fácil criar mecanismos para otimizar as tarefas. Aperfeiçoar o processo de trabalho e as atividades realizadas aumenta a agilidade ao dar o retorno para o cliente, melhora o atendimento e o dia a dia na agência. 

Vale a pena ressaltar que a tecnologia é fundamental para isso. Automatizações, plataformas de gestão e outras soluções inovadoras devem ser consideradas para intensificar o trabalho.

Organizar atividades

Se você é dono de agência, sabe que para fazer a empresa funcionar corretamente precisa contar com o trabalho de setores com dinâmicas bem diferentes entre si — como o financeiro e a criação, por exemplo — e para que as entregas tenham fluidez e excelência é fundamental organizar as atividades. Os indicadores de produtividade colaboram até nesse quesito. Eles auxiliam a estruturar fluxos além de planejar e elencar tarefas prioritárias.

Softwares para medir os indicadores de produtividade

Agora que você já sabe o que são indicadores de produtividade e conheceu alguns deles, que tal descobrir como fazer essa análise de forma rápida, produtiva e eficiente? 

Existem determinados softwares que ajudam as agências a mensurar a produtividade e a otimizar processos. Quer saber como isso é viável? Simples: busque por ferramentas adequadas, que tenham expertise comprovada e credibilidade no mercado para que você não tenha problemas, e sim soluções.

Se você tem interesse em implementar um software completo de gestão na agência, foque naqueles que têm a capacidade de gerenciar clientes e jobs por meio de dashboard que mostre o acompanhamento de entregas e da produtividade de forma automatizada.

Qualquer formato de agência pode contar com um software de gestão — houses, agências de comunicação, de publicidade e full service são alguns dos exemplos. As plataformas costumam oferecer planos de acordo com a necessidade e tamanho de cada uma delas.

Benefícios do software de gestão para agência

Desde o início do post foi citado que as ferramentas tecnológicas, como softwares e plataformas, contribuem significativamente para que os indicadores de produtividade sejam mapeados e avaliados, certo? Contudo, você sabe o que, de fato, um software pode entregar para que você faça as análises necessárias na sua empresa? Acompanhe abaixo os principais benefícios de contar com esse tipo de solução para contribuir com a produtividade na agência:

  • organiza as contas;
  • apresenta um cronograma definido;
  • permite elaborar métricas de produtividade;
  • workflow personalizado para construir um fluxo próprio de trabalho;
  • avalia o lucro adquirido com os clientes;
  • busca modelos predefinidos para os mais variados tipos de trabalho e visualizá-los da melhor forma;
  • acompanha as solicitações e demandas dos clientes rapidamente.

Parece ser bem vantajoso, não é mesmo? E é! Com a aplicação de tecnologias voltadas para atender o mercado de comunicação, todas as áreas da agência podem ser controladas, estruturadas e otimizadas. 

Além do mais, os softwares de gestão garantem que os principais indicadores de produtividade estejam alinhados e supervisionados. A possibilidade de verificar as ações, de ajustar e propor novas soluções abre oportunidades de crescimento, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Agora que você conhece os principais indicadores de produtividade e a importância de monitorá-los para fazer uma gestão cada vez mais promissora e estratégica, chegou o momento de implementar.

Agora que você sabe da importância dos indicadores de produtividade, é hora de colocar a mão na massa! Baixe agora nosso kit de produtividade e comece a melhorar os resultados da sua agência.

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