Por Renato Ribeiro

Publicado em 19 de julho de 2018. | Atualizado em 8 de outubro de 2018


A Matriz BASICO é uma ferramenta criada para auxiliar a hierarquização dos projetos dentro das organizações, ajudando a selecionar o que é mais relevante para cada empresa, com base em aspectos internos e externos. Quer saber como aplicá-la? Então confira este post!

A Matriz BASICO é um método com foco na priorização de projetos, que visa avaliar uma lista de determinadas possibilidades, conforme 6 critérios que compõem a matriz:

  • benefícios para a organização (B);
  • abrangência dos resultados (A);
  • satisfação interna dos funcionários (S);
  • investimento necessário (I);
  • cliente externo: grau de impacto (C);
  • operacionalização: grau de facilidade (O).

Neste texto, vamos destacar o conceito e cada um desses critérios, assim como suas vantagens para a organização dos projetos. Além disso, vamos mostrar um passo a passo e disponibilizar um template incrível para você poder aplicar a matriz na prática.

Confira!

Qual a importância da Matriz BASICO?

Como dissemos a Matriz BASICO está focado na priorização de projetos, o que significa encontrar as mais diversas soluções, como a redução de custos, perdas e desperdícios de tempos, que podem atrapalhar o desenvolvimento de processos na empresa.

Nesse contexto, é importante dizer que a realização da matriz envolve diversas questões internas e externas da organização, fazendo com que as soluções de determinados problemas sejam cada vez mais frequentes, uma vez que as adversidades serão analisadas conforme os fatores importantes da empresa.

Com isso, a importância da Matriz BASICO se dá quando existe a necessidade de fazer escolhas que priorizam a solução de problemas de uma organização, a fim de evitar gastos e investimentos desnecessários, o que assegura resultados melhores e mais eficientes e eficazes

Trata-se de uma ferramenta simples e de fácil entendimento, que permite que os envolvidos em um determinado projeto possam efetivamente compreender o que está sendo mostrado e porque algumas ações específicas devem ser tomadas.

A matriz pode ser aplicada, por exemplo, quando a empresa elaborar um estudo de viabilidade de um projeto ou até mesmo em um processo de análise de risco.

Dessa forma, será possível medir o impacto de cada risco nas diversas áreas de um projeto, o que será essencial para definir os principais riscos e quais ações devem ser feitas para evitá-los.

Quais são os critérios da Matriz BASICO?

A seguir, vamos explicar brevemente cada um dos seis critérios utilizados na matriz:

  • benefícios para a organização (B):corresponde a qual o impacto que uma determinada solução analisada tem para os resultados dos processos. Nesse caso, os objetos são reduzir custos e defeitos e aumentar a produção;
  • abrangência dos resultados (A):representa o total de colaboradores da empresa que serão beneficiados com as melhorias dos projetos;
  • satisfação dos colaboradores (S): significa o grau de satisfação que é gerado nos colaboradores, que têm uma determinada relação com projetos que estão sendo estudados para serem otimizados;
  • investimentos necessários (I): considera o quanto de recursos que serão necessários para que as melhorias de um determinado processo possam ser devidamente efetivadas;
  • cliente externo: grau de impacto (C); compreende os impactos que as melhorias geradas nos processos terão em relação ao cliente externo;
  • operacionalização: grau de facilidade (O): por fim, significa a maneira como uma determinada melhoria será aplicada. Ela envolve fatores como os impedimentos de ordem sócio/cultural/legal, o domínio da tecnologia requerida, a resistência à mudança, a simplicidade da implantação e a facilidade de uso.

Como colocar a Matriz BASICO em prática?

A Matriz Básico é tão popular como métodos como BCG e SWOT e pode ser aplicada de forma simples e de fácil compreensão.

Planilha de priorização de projetos BASICO

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Abaixo, após saber todos os fatores que deverão ser analisados para solucionar os problemas, é a hora de atribuir uma nota, que vai de 1 a 5, para cada solução, conforme as suas prioridades:

Benefícios para a organização:

  • nota 5: de extrema importante para os negócios da organização ou até mesmo é essencial para a sobrevivência da empresa;
  • nota 4: os benefícios são muito relevantes e podem gerar inovação tecnológica e lucros para o negócio;
  • nota 3: representa um impacto razoável em relação ao desempenho das mudanças que foram efetivadas;
  • nota 2: traz algum benefício operacional, que pode ser considerado e quantificado;
  • nota 1: o benefício traz pouco impacto, embora contribua de alguma maneira para a empresa.

Abrangência dos resultados

  • nota 5: traz um resultado que impacta de 70% a 100% da empresa;
  • nota 4: abrange de 40% a 70% da organização;
  • nota 3: abrange razoavelmente, de 20% a 40% da empresa;
  • nota 2: possibilita uma pequena abrangência, de 5% a 20% da empresa;
  • nota 1: abrangência mínima, de no máximo 5% da organização.

Satisfação do funcionário

  • nota 5: grau de satisfação bastante acentuado;
  • nota 4: satisfação relevante, e é capaz de fazer com que haja demonstração de reconhecimento no dia a dia do trabalho;
  • nota 3: a satisfação que pode ser notada é média e é observada pelos colegas do trabalho;
  • nota 2: já aqui, a satisfação que pode ser notada é média, mas ela não é notada pelos colegas do trabalho;
  • nota 1: o grau de satisfação é pequeno, mas de alguma forma pode contribuir para a empresa se desenvolver.

Investimento necessário

  • nota 5: existe um gasto mínimo e a empresa já tem a maior parte dos recursos ou então ela pode consegui-los de forma fácil;
  • nota 4: existem alguns custos dentro do orçamento da área e também há a necessidade de utilizar alguns recursos próprios;
  • nota 3: os gastos são feitos além do orçamento da área, mas ainda assim dentro do orçamento da organização;
  • nota 2: tem de haver a necessidade de aprovar recursos da diretoria, pois é preciso remanejar verbas;
  • nota 1: os gastos são muito além dos orçamentos previstos e existe a necessidade de realizar um novo planejamento estratégico.

Cliente externo: grau de impacto

  • nota 5: nesse caso, existe um impacto muito relevante na imagem da empresa juntos aos seus clientes;
  • nota 4: aqui, há grandes e diretos reflexos nos processos de apoio;
  • nota 3: compreende bons reflexos nos processos de apoio;
  • nota 2: há pouco impacto em relação aos processos finais com os consumidores;
  • nota 1: não há nenhum tipo de reflexo na imagem da organização com o cliente.

Operacionalização: grau de facilidade

  • nota 5: a empresa conta com muitas facilidades para os desenvolvimentos de operações, uma vez que a tecnologia já é utilizada;
  • nota 4: existe facilidade para desenvolver a operação e pode ser que haja a necessidade do auxílio de terceiros, mas que estão disponíveis no mercado;
  • nota 3: há uma facilidade média e nesse caso depende do conhecimento de tecnologia e também da disponibilidade do mercado em ofertar os recursos que são necessários;
  • nota 2: pouca facilidade em realizar as operações, dependendo de inúmeras mudanças na cultura da empresa;
  • nota 1: aqui, as operações são mais difíceis de serem realizadas, pois há excesso em relação aos limites de autoridade da organização.

Após entender todos os critérios da Matriz Básico, a fim de classificar as soluções, será necessário montar uma tabela com os itens (B, A, S, I, C, O) nas linhas, assim como as notas que serão dadas (1, 2, 3, 4, 5) nas colunas, de maneira a formar a matriz.

Você pode e deve encaixar cada solução na Matriz BASICO, conforme o grau de importância de cada um desses quesitos. Isso quer dizer que cada solução deve ter sua análise feita de forma separada, a afim de tomar como base os fatores B,A,S,I,C,O.

Depois de analisar todas as soluções, você deve priorizar aquela que contar com a maior pontuação no momento de somar todos os atributos. No caso de empate, destacar o item C (clientes).

Com isso, você está devidamente preparado para implementar a matriz e priorizar as soluções dos problemas da sua organização.

Exemplo de aplicação da Matriz BASICO

Para a aplicação da Matriz Básico ficar ainda mais clara, vamos dar um exemplo prático. Visualize a seguinte questão: qual o principal problema no setor de compras de uma determinada empresa?

Nesse caso, podemos elencar as seguintes soluções:

  • acompanhar o pedido de compras;
  • eliminas algumas burocracias;
  • fazer os pedidos assim que forem solicitados;
  • comprar produtos de outros fornecedores.

Em seguida, para cada um dos fatores, podemos atribuir as notas. Suponhamos que, em cada item do B, A, S, I, C, O, a solução “acompanhar o pedido de compras” recebeu as maiores notas, seguida de “eliminas algumas burocracias”, “fazer os pedidos assim que forem solicitados”, e, por fim, “comprar produtos de outros fornecedores”.

Nesse exemplo, portanto, podemos destacar que acompanhar o pedido de compras é a solução mais viável de ser aplicada.

E aí, o que achou dessas ideias relacionadas à Matriz Básico? Obviamente, priorizar uma inciativa em detrimento de outra é uma questão que é muito séria e, ao mesmo tempo, recorrente dentro de uma organização.

Por conta disso, é sempre recomendado que você revise os resultados para tomar as decisões com mais segurança e confiança.

Apesar dessas eventuais dúvidas e dilemas, a Matriz BASICO é muito importante para qualquer empresa que quer ser mais competitiva.

Como mostramos ao longo do texto, por meio desse método é possível tomar as melhores decisões no presente, a fim de assegurar os melhores resultados no futuro.

Trata-se de uma ferramenta extremamente útil para realizar uma efetiva gestão de projetos, uma vez que esse trabalho necessariamente requer decisões críticas para que seja avançado e passe para o próximo nível.

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