Matriz RACI

Entenda como distribuir melhor as responsabilidades com a Matriz RACI

A Matriz RACI é voltada para gestão de projetos, a fim de determinar qual pessoa é a responsável por uma tarefa que fará o projeto ser entregue dentro da proposta e tempo esperados.

Conforme aponta a análise SWOT, todo gestor de marketing precisa saber quais são os pontos fortes e fracos de um negócio para, assim, desenvolver novas ideias que possam fortalecer a empresa e deixá-la mais próxima de seus objetivos. Quando isso envolve a criação de projetos, é essencial usar a Matriz RACI.

Sabe aqueles projetos corporativos que terminam numa grande bagunça, pois ninguém sabe ao certo quais são as responsabilidades de cada membro? Ou mesmo aqueles que nunca têm início porque todo mundo desanima antes mesmo de começar?

Usar a Matriz RACI pode resolver esses problemas e muitos outros. Para você saber como isso funciona, além de ter acesso a um passo a passo e dicas de como usá-la na sua empresa, siga conosco e aproveite a leitura!

O que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI também é conhecida como matriz de atribuição de responsabilidade ou gráfico de responsabilidade linear. Ela descreve o uso de diversas funções referentes às atividades executadas em uma empresa. As letras da sigla significam:

  • Responsible (Responsável);
  • Accountable (Autoridade);
  • Consulted (Consultor);
  • Informed (Informado).

A função da matriz é definir quais são as funções e responsabilidades de cada pessoa envolvida nos projetos e processos da empresa. Até porque um só colaborador é capaz de exercer várias funções, razão pela qual elas precisam estar documentadas.

Vejamos um exemplo: um time de marketing é composto por 10 analistas e um gerente. Porém, dentro de um projeto, um dos analistas assume a função de gestor desse projeto, portanto, ele deve responder como responsável pelo projeto, mesmo que a sua função na empresa seja de analista.

No ambiente de trabalho, ele precisa ser capaz de exercer tanto as suas obrigações de analista quanto de gerente de projeto.

Para entender melhor como isso funciona dentro da Matriz RACI, vejamos o significado de cada uma das letras da sigla.

R (Responsible ou Responsável)

A primeira letra é voltada àqueles que executam o trabalho a fim de concluir uma tarefa. Por mais que a pessoa que se encaixe nessa letra tenha o trabalho delegado a outras pessoas, é ela quem deve responder pela entrega da tarefa.

A (Accountable ou Autoridade)

Esta letra se refere a quem responde pela conclusão adequada de uma tarefa, ou seja, é quem delega os trabalhos que devem ser feitos pelas pessoas em prol da tarefa atribuída à pessoa responsável.

C (Consulted ou Consultor)

São, aqueles cujas opiniões são procuradas, então, normalmente, são especialistas no assunto e com quem há comunicação nos dois sentidos. As pessoas que se encaixam nessa letra são as procuradas pelos envolvidos no projeto para entender melhor determinado assunto. Geralmente, são especialistas nesses assuntos.

I (Informed ou Informado)

Os informados são atualizados sobre o progresso do projeto, o que, geralmente, ocorre no momento da conclusão e entrega da tarefa.

Muitas vezes, o papel que é responsável por uma tarefa ou entrega também pode ser responsável por completá-la (indicado na matriz pela tarefa ou entregável, tendo uma função responsável por ela, mas nenhuma função responsável por sua conclusão, ou seja, está implícita).

Como dissemos anteriormente, uma pessoa pode exercer mais de uma função dentro de um projeto, o que é bem comum em equipes enxutas. Com isso, o responsável por uma tarefa (letra R) também pode ser o encarregado por delegá-la (letra A).

Porém, se faltar uma pessoa que corresponda à letra I para se certificar de que as entregas foram feitas adequadamente e também não houver alguém encarregado pela letra C para prestar consultas mais específicas, a matriz não está completa e o projeto dificilmente será bem-sucedido.

Assim, além de todas as letras serem preenchidas, por questões de organização, é recomendável que cada pessoa seja correspondente a somente uma. Para que isso fique mais claro, vejamos agora como a Matriz RACI pode ser criada.

Como criar uma Matriz RACI?

Fizemos aqui o levantamento de 5 passos necessários para a criação da Matriz RACI dentro de um projeto na sua empresa. Veja só!

Passo 1: especifique as funções do projeto

O primeiro passo é determinar quem está envolvido no projeto. Uma confusão que costuma acontecer até mesmo nas melhores empresas é haver mais de uma pessoa responsável por uma tarefa, fazendo com que outros membros não saibam a quem recorrer, além das funções essenciais, quando não são exercidas por ninguém.

Sugerimos identificar as pessoas pelas letras da matriz, mas você também pode usar nomes de autoria do seu time mesmo. Ainda que você chame o responsável de Jaspion, por exemplo, o mais importante é que todos saibam que as tarefas dele correspondem às atribuições da letra R.

Passo 2: identifique tarefas e entregas do projeto

Uma vez que todas as funções tenham sido atribuídas, revise o projeto e divida-o em tarefas que devem ser executadas e entregues. De preferência, a exemplo de uma estratégia de Marketing de conteúdo, documente todas elas (pode ser em planilhas mesmo), especificando numa coluna o que deve ser feito e, em outra coluna, quem a fará.

Determine ainda os prazos em que essas tarefas devem ser entregues e deixe claro que todos devem respeitá-los. Do contrário, qualquer um dos envolvidos pode cair na cilada de dizer coisas do tipo “sei que prometi entregar na segunda, mas, como estou muito ocupado, vou entregar na sexta”.

Isso não pode acontecer, pois vira uma bola de neve em que muitas pessoas poderão fazer o mesmo, o que prejudica ou até mesmo anula a entrega do projeto.

Passo 3: aplique a Matriz RACI para cada função e tarefa

Agora que as tarefas estão atribuídas, é chegado o momento de aplicar a Matriz RACI dentro delas. Embora tenhamos recomendado isso no primeiro passo, na prática, nem sempre as funções de cada pessoa ficam claras dentro das letras da matriz. Contudo, aqui, esse trabalho deve ser feito.

Com isso em mente, escolha com cuidado os responsáveis, consultores e informados. Por exemplo: se você tem na sua equipe uma pessoa que ainda esteja aquém do cargo de um especialista, não é conveniente colocá-la como consultor.

Passo 4: faça com que todos os envolvidos estejam de acordo

Em projetos, é comum que as funções hierárquicas de uma empresa sejam trocadas. Por exemplo: o gerente de um time pode se tornar o executor de uma tarefa gerida por um analista. Ou seja, enquanto um profissional gerencia o trabalho do outro nas principais atividades exercidas por eles, no projeto, isso pode se inverter.

Então, antes de dar início aos trabalhos, faça uma reunião com o time a fim de garantir que todos estejam de acordo com as funções atribuídas, assim como o comprometimento que terão com o projeto.

É recomendável que essa reunião seja simples e objetiva. Inclusive, não precisa ser presencial, podendo ser feita por áudio ou videoconferência. Assim, você evita a criação de tópicos desnecessários que são recorrentes em discussões mais demoradas.

Uma vez que o comunicado seja feito e todos estejam de acordo, está tudo pronto para começar o projeto, certo? Errado. Veja o último passo logo abaixo.

Passo 5: defina as ferramentas e prazos do projeto

Sabe aquelas ideias que você teve e que até chegou a desenvolver algumas coisas para colocar em prática, mas nunca fez? Projetos estão suscetíveis a esse mesmo risco. Na empolgação, todos se comprometem a realizá-lo, mas, dias depois, param de priorizar o projeto e, simplesmente, deixam ele pra lá.

Para que isso não aconteça, defina as ferramentas de trabalho para evitar que os envolvidos deixem de lado as entregas porque não conseguem fazê-las e atender aos prazos.

Ferramentas premium como Asana são muito eficientes para gestão de projetos. Mas, caso não conte com orçamento para isso, planilhas do Google Drive e eventos no Google Agenda também podem servir.

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Quais são os benefícios da Matriz RACI?

Por fim, listamos a seguir as principais vantagens que você tem ao usar a Matriz RACI. Acompanhe conosco!

Simplificação da comunicação

Sabe quando um trabalho tem suas tarefas distribuídas entre muitas pessoas e elas não sabem ao certo o porquê de sua execução? Isso não acontece quando se aplica a Matriz RACI, pois todos ficam a par de suas funções em prol do projeto, o que simplifica a comunicação entre os envolvidos.

Remoção da sobrecarga de trabalho

Em muitos trabalhos, quando uma pessoa assume toda a responsabilidade por ele, acaba ficando estressada por ter tantas coisas para fazer e resolver.

Essa sobrecarga também é deixada de lado por meio da RACI, a começar pelas diferenças entre responsável, consultor e informado, tarefas que costumam cair nos ombros de um gestor de projetos, mas que acabam sendo distribuídas entre pessoas diferentes na matriz.

Definição clara das expectativas

Uma vez que a Matriz RACI é incorporada a um projeto, todos os envolvidos passam a ter as expectativas certas de como será tocado o projeto, assim como as responsabilidades que cada um tem sobre ele.

Afinal, quando uma ideia nova surge e um grupo decide trabalhar em cima dela, é comum que uma pessoa inicialmente designada para cumprir uma tarefa acabe executando muitas outras ou que faça nada, o que quebra a expectativa inicial de quando o projeto começou.

A Matriz RACI não deixa isso acontecer, pois, desde o primeiro momento, todos sabem o que precisarão fazer, o que ajuda a ter uma visão de como o projeto ficará pronto.

Ao seguir esses passos e dicas apresentadas neste post, você poderá implementar com sucesso a Matriz RACI na sua empresa, assegurando maior eficiência e agilidade na conclusão das tarefas.

Lembramos que, nesse trabalho, é importante se certificar de que todos sejam produtivos, tal como ensina a Matriz de Eisenhower. Confira este post para saber mais a respeito dessa matriz e como ela pode aumentar a produtividade do seu time!

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