Por Raphael Pires

Publicado em 8 de fevereiro de 2019. | Atualizado em 18 de março de 2020


Um modelo de orçamento traz mais organização e praticidade para a sua equipe. Continue lendo e descubra como preparar esse documento e elevar as chances de aprovação pelo seu cliente!

Ter um bom modelo de orçamento é essencial para quem trabalha com prestação de serviços. Afinal, esse parecer influencia muito na decisão de compra do seu cliente e ajuda na manutenção da saúde financeira do negócio.

Basicamente, o documento dá início ao processo de venda, uma vez que é um demonstrativo da necessidade e do interesse dos clientes em relação aos seus serviços.

Para que tenha mais chances de ser aceito e aprovado, o orçamento tem que ser objetivo e completo, de modo que não deixe nenhuma dúvida para as partes envolvidas na negociação.

A elaboração do parecer precisa conter todos os detalhes relevantes para negociar com o público-alvo, como tipo de serviço oferecido, quantidade e validade da proposta. Assim, pode-se chegar a um acordo vantajoso e seguro para a agência de comunicação e o cliente.

Quer usar essa ferramenta ao seu favor? Confira, neste post, qual a importância e como construir um modelo de orçamento de sucesso!

Quais informações um bom orçamento deve ter?

Há informações que são obrigatórias no documento. Os serviços prestados e quantidades são dados imprescindíveis, por exemplo. Veja o que não pode ficar de fora:

  • identificação do colaborador responsável por cuidar do orçamento;
  • formas de contato entre a agência e o cliente (telefone, redes sociais e email);
  • descrição dos serviços a serem prestados, quantas vezes e valores;
  • valor total do serviço orçado.

Além disso, também é importante informar quais são as formas de pagamento oferecidas e o prazo em que a oferta do orçamento é válida. Outro ponto é reservar um espaço para observações, onde você possa adicionar informações pertinentes, como o tempo necessário para a entrega do serviço.

Por que utilizar modelos de orçamento?

O uso de modelos de orçamento para enviar propostas, processos internos ou recebidos traz diversas vantagens para a empresa. A partir de um modelo pré-determinado, você terá muito mais facilidade para produzir o documento sempre que os seus serviços forem solicitados por um cliente. 

Diante disso, a agência otimiza o tempo na realização de uma tarefa simples, podendo focar mais em atividades estratégicas. Como se vê, o modelo de orçamento agrega praticidade para a sua equipe, fazendo com que as atividades fluam melhor e haja um aumento na produtividade.

Sem falar que um modelo pronto também significa mais organização por parte do seu time, o que auxilia nos processos internos e ainda padroniza o procedimento, gerando mais credibilidade para os seus clientes.

Quais cuidados devo tomar ao entregar um orçamento para um cliente?

Para garantir a eficiência do orçamento é necessário tomar alguns cuidados com a entrega do orçamento para o cliente. Antes de qualquer coisa, verifique qual meio de comunicação realmente é eficaz para o cliente em questão. Ele usa mais email ou telefone? Assim, ambos terão fácil acesso para negociar.

Conheça todas as características do seu cliente para elaborar um orçamento que vá de encontro às necessidades dele. Após a entrega do documento, certifique-se de que o cliente o recebeu e se tem alguma dúvida sobre as informações contidas nele.

Também é fundamental demonstrar respeito e disposição para atendê-lo, deixando à vontade para esclarecer qualquer questão e ciente de que está sendo bem tratado. Quando o atendimento é excelente, o serviço segue a mesma tendência.

Como fazer um bom modelo de orçamento?

O seu modelo de orçamento tem que ser escaneável e fácil de ler e interpretar, principalmente no que diz respeito aos valores, haja vista que qualquer erro pode afugentar o cliente, impedindo que ele siga com a negociação. Aprenda como fazer cada parte do orçamento.

Cabeçalho

Primeiro ponto observado, o cabeçalho chama a atenção do cliente. O ideal é que essa parte seja colorida e contenha a logomarca da agência na lateral esquerda da folha. Do centro para a direta, insira as seguintes informações:

  • nome da empresa;
  • CNPJ;
  • inscrição estadual;
  • endereço;
  • telefone fixo;
  • celular;
  • site;
  • email.

Como são muitas informações, utilize uma letra menor nesse espaço. Portanto, determine 4 cm de cabeçalho para introduzir todos os dados e a logomarca sem comprometer o restante do orçamento.

Endereçamento

Em seguida, é necessário utilizar informações que tragam uma prévia de quem irá receber o orçamento. Aqui, não é feita a caracterização do cliente, isso será feito posteriormente. Você deve considerar:

  • para: para quem é o orçamento (empresa);
  • de: nome da agência;
  • data: cidade e data de emissão;
  • número do orçamento: número do orçamento em questão.

Dados do pedido

Essa etapa é composta pelos dados do pedido do cliente. Geralmente, essas informações se repetem para todos os clientes, por isso pode-se criar um modelo de orçamento. Os principais dados a serem registrados são:

  • item: o serviço a ser prestado, bem como as suas etapas;
  • código do serviço: corresponde ao código pelo qual o serviço está registrado no sistema da empresa;
  • quantidade: quantas vezes o serviço será prestado;
  • preço: a discriminação dos valores de todos os serviços, de maneira especificada e detalhada. Por último, informe o preço total do serviço.

Cliente

Para esse campo, identifique o cliente. Aproveite o momento para colher e registrar o máximo de informações sobre o cliente, o que permite montar um banco com potenciais clientes, para quem você pode oferecer serviços específicos posteriormente.

Informe os dados do cliente para quem a proposta está endereçada, como:

  • nome;
  • CNPJ;
  • pessoa compradora;
  • inscrição estadual;
  • endereço completo;
  • telefone;
  • email.

Desse modo, a agência transmite maior credibilidade para a empresa, já que demonstra mais formalidade e seriedade.

Formas de pagamento

A descrição desse fator pode ser determinante para a aprovação ou não da proposta da agência. Muitas empresas aceitam realizar um pagamento mais caro por um serviço se tiverem acesso a condições de pagamento mais acessíveis ou que estejam dentro do esperado por elas.

Sendo assim, deixe claro quais são as formas de pagamento aceitas, e os prazos para que os valores sejam quitados. Com isso, o receptor poderá escolher a opção que mais atenda as suas necessidades.

Entrega do serviço

Escreva como será feita a entrega, em qual data e quem é o responsável por ela. Ao ler essas informações, o cliente pode ficar tranquilo, pois isso mostra que a agência é capaz de entregar o serviço a tempo, trazendo segurança para o solicitante.

Por meio dessas informações, o cliente também pode se preparar para lidar com os resultados do serviço prestado.

Informações adicionais

Normalmente, esse espaço é utilizado para dar ênfase para alguma informação, com o intuito de evitar possíveis problemas. Por exemplo, a validade do orçamento pode ser ressaltada para que o cliente não venha a solicitar o serviço pelo valor que foi informado no documento após o seu vencimento.

Outra possibilidade é apontar que, se houver necessidade de alterações de valor por conta de tarefas adicionais, a agência vai entrar em contato para checar se o cliente tem interesse em executar o serviço nessas condições.

Finalização

A finalização caracteriza-se como uma etapa mais formal, que requer o nome da agência e do colaborador que fez o orçamento e a sua assinatura.

Antes de inserir a assinatura, você pode demonstrar cordialidade usando o termo “atenciosamente”. Feito isso, o documento está pronto para ser enviado para o cliente.

Como você notou, com o modelo de orçamento a sua agência ganha praticidade para negociar com os seus clientes. Lembre-se! Quanto mais claras forem as informações desse parecer, mais chances você terá de fechar negócio e trazer mais jobs para a sua equipe.

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