Aprenda a usar a matriz 5W2H nos jobs e tarefas da sua agência!

Você já teve um plano de ação que deu errado ou demorou demais para ser concluído? Participou de reuniões improdutivas e ficou com a sensação de ter perdido tempo? O método 5W2H é uma ótima maneira de garantir que todas as demandas aconteçam corretamente.

Sabe por que isso é importante para a sua agência? Porque dentro do cenário competitivo, serviço de atendimento, cumprimento de prazos e entregas precisam ser rápidas e eficazes. Caso contrário, o cliente fica insatisfeito e pode até desistir do contrato, não é mesmo?

Neste post, vamos apresentar o conceito de 5W2H, formas de responder às perguntas desse método, como fazer a sua matriz, importância e outras dicas. Continue a leitura. 

O que significa a sigla 5W2H?

5W2H quer dizer 5 Ws e 2Hs ou, em bom português: quem, o que, quando, onde, como e quanto. É, basicamente, uma metodologia para definir e executar atividades ou montar planos de ação — desde um projeto enorme ao procedimento mais simples, como comprar um computador novo para a agência, por exemplo. 

O método é considerado uma das ferramentas de gerenciamento de qualidade mais eficazes, pois é fácil e simples de usar. 

Como responder a cada pergunta do 5W2H?

Faça uma análise detalhada para responder aos questionamentos separadamente:

1. O que? O que será feito? Etapas de ação, descrição;
2. Por quê? Por que isso será feito? Justificação, razão;
3. Onde? Onde será feito? Localização, área;
4. Quando? Quando será feito? Hora, datas, prazos;
5. Quem? Quem fará isso? Qual pessoa é responsável por isso?;
6. Como? Como será feito? Método, processo;
7. Quanto? Quanto custará para fazer? Custos ou despesas envolvidas.

Como você deve ter notado, cada etapa da abordagem 5W2H se refere a uma pergunta diferente. A resposta de uma é o gatilho para a próxima. Devido à simplicidade, esse recurso pode ser usado por pequenas, médias e grandes agências que desejam registrar os fluxos de trabalho sistematicamente, desde agendar reuniões até implementações de projetos mais complexos. 

Como fazer a sua matriz 5W2H?

O tipo da demanda é preenchida na coluna “O quê”, enquanto os motivos pelos quais ela precisa ser executada fica no campo “Por quê”. Responsabilize uma única pessoa (ou “Quem”) pela conclusão de cada ação, mesmo quando equipes inteiras estão envolvidas. 

Isso torna a prestação de contas clara e dificulta especulações sobre as razões de uma tarefa não ser concluída a tempo. 

Tenha atenção ao definir o limite de tempo (Quando), pois é importante evitar a procrastinação com prazos muito longos. 

Resolva o que é necessário colocar na coluna “Onde”. Essa informação pode ser muito útil quando você quiser trabalhar em vários locais ao mesmo tempo. No entanto, lembre-se de que é possível usar esse espaço para indicar lugares onde a equipe vai armazenar dados.

Às vezes é comum deixar o campo “Como” em branco. Afinal, tem certas coisas que todo colaborador sabe exatamente como fazer. Se quiser ser específico, informe um método a seguir ou lista de padrões.

Confira outras dicas para criar seu plano de ação.

Trabalhe em conjunto com a equipe

Isso não será apropriado em certos casos, mas a discussão com os membros da equipe ajuda a montar um plano mais forte. É porque fica mais fácil distribuir as demandas certas para o profissional apropriado.

Valorize a sustentabilidade

O centro de ações deve estar relacionado à causa dos problemas e não aos possíveis efeitos que provocaram. Ou seja, evite criar soluções momentâneas e priorize aquelas que duram mais.

Seja bastante objetivo 

A objetividade é necessária na implementação do método 5W2H para evitar efeitos colaterais que exigem novas ações para suprimi-las. Isso é ótimo porque também evita retrabalhos.

Capriche no brainstorm

Nunca aceite a primeira boa ideia. Ouça as pessoas envolvidas e proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas. É útil para aumentar o número de opções e o escopo de ação.

Observe as competências 

Antes de delegar tarefas, é interessante mapear quem possui conhecimento (técnico e outros) para auxiliar os responsáveis por determinadas atividades.

Reveja as ações em andamento

Revise e atualize seu plano de ação conforme é implementado. Assim, é possível fazer as alterações necessárias à medida que as necessidades surgem.

Use a tecnologia 

Atualmente, existem muitas ferramentas disponíveis para simplificar a criação e execução de processos. Inclusive, softwares especializados em gestão de agências. Portanto, automatize o processo. 

Qual a importância do 5W2H para os projetos da agência?

As ideias só se tornam válidas a partir do momento em que saem das nossas cabeças e são registradas em algum lugar, não é mesmo? Nesse sentido, a análise 5W2H serve como uma ferramenta projetada para organizar todas as informações da agência de maneira intuitiva e funcional por meio da lista de verificação.

O recurso é perfeito para o design do projeto, controle de processos e gerenciamento da qualidade, pois permite que você compreenda de maneira abrangente e rápida todos os problemas e etapas envolvidas.

O 5W2H se destaca de outras metodologias de gerenciamento como um recurso simples, completo e eficiente em termos de tempo, dinâmica, ajustes e modificações oportunas mesmo após a implementação dos planos de ação.

Quais são os melhores momentos para aplicar o 5W2H?

O método 5W2h é útil sempre que o brainstorming se torna necessário para qualquer projeto ou solução de problemas. Como na agência a criatividade é quase matéria-prima, aproveite o recurso como uma ferramenta de melhoria de processos e resolução de gargalos, ou mesmo como um formato que mantém as reuniões eficientes e produtivas. 

Observe alguns exemplos de atividades nas quais a ferramenta 5W2H pode ser usada:

• aumentar a lucratividade;
• aumentar a base de clientes;
• conduzir o planejamento de mídia do parceiro;
• realizar planejamento de redução de custos;
• definir a estratégia de vendas;
• planejar a manutenção de equipamentos em um setor.

Percebeu como é fácil transformar sua agência em ação com o 5W2H? Embora seja um procedimento de gerenciamento simples, você também já deve ter notado o quanto isso é vantajoso para a sua agência. 

Então, o uso de metodologias como o 5W2h pode economizar muito tempo e dar um grande salto em sua gestão. Para avaliar o ambiente externo e interno da sua agência, preparamos uma planilha gratuita de Matriz SWOT para você!