Por Raphael Pires

Publicado em 7 de dezembro de 2018. | Atualizado em 18 de março de 2020


A competitividade do mercado está se acentuando com o passar dos dias. Para sobreviver a este mercado lotado de concorrentes, é importante “manter a casa em ordem”. Neste contexto, a implementação de uma sistema ERP é fundamental. Entenda o que é ERP nesse post!

ilustração sobre ERP
Você conhece as vantagens de ter um ERP na sua gestão?

Com a competitividade acirrada no mercado, as empresas, de uma forma geral, enxergam a necessidade de melhorar seus processos internos para atender com qualidade seus clientes. Neste contexto, o ERP, um sistema de planejamento interno, é um ótimo aliado, já que contribui para o crescimento do negócio.

Isso porque, a ferramenta possibilita a gestão integrada da empresa, sendo responsável por cuidar de todas as tarefas executadas diariamente. Quer simplificar os processos da agência? Acompanhe o artigo e saiba do que se trata a ferramenta, e como ela se tornou a mais utilizada por empreendimentos que projetam um crescimento acelerado!

O que é ERP?

A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning” em tradução livre “Planejamento de Recursos da Empresa”. No modo prático, essa sigla configura um grupo de tarefas de uma determinada empresa que devem ser gerenciadas. Essa administração pode ser realizada por pessoas responsáveis ou otimizada por softwares de gerenciamento. 

Quais recursos as empresas costumavam recorrer quando buscavam integrar e gerenciar melhor os seus dados?

Voltando algumas décadas, mais especificamente aos anos 50, quando florescia o American Way Of Life (ou Estilo de Vida Americano), a competitividade gritava aos ouvidos dos gestores de grandes empresas. A partir daí, surgiram as primeiras ferramentas capazes de simplificar e integrar os processos operacionais, uma delas trata-se justamente do Planejamento de Recursos da Empresa. 

screenshot do iClips
O iClips é um exemplo de ERP gratuito para agências

Com a alta competitividade do mercado em todas as áreas de atuação, implementar um sistema não é mais um diferencial e, sim, uma questão de sobrevivência organizacional. Afinal, um dos desafios mais significativos das empresas é o controle dos procedimentos internos e do fluxo de informações entre os membros da companhia. 

O que é um software de ERP otimizado?

Com o objetivo de reservar o tempo dos profissionais empregados da empresa em atividades mais estratégicas e que necessitam de maior capacidade analítica, softwares otimizados foram elaborados. Esses sistemas se dão através de softwares que acompanham as informações e as relacionam entre si automaticamente.

Isso significa que, com um software de gestão otimizado, o tempo antes gasto com a alimentação de informações por parte dos colaboradores de forma manual e imprecisa – visto erros dos recursos humanos que podem se desdobrar – é gasto em estratégias e tarefas não-operacionais que realmente irão impulsionar o crescimento da empresa. 

Em alguns casos, por exemplo, são utilizados vários softwares e até mesmo um sistema para cada departamento. Todavia, um software que abrange todas as áreas integrando-as entre si torna os setores da empresa mais interligados e facilita o encontro de informações, além de impossibilitar a perda de conhecimentos e procedimentos.

Para que serve um ERP?

Sabemos que a capacidade que uma empresa tem de se organizar diz muito sobre ela. E é justamente esse um dos objetivos de um ERP: garantir que a organização faça parte do dia a dia do negócio. Na prática, trata-se de registrar informações de fornecedores, funcionários, produtos, impostos, pagamentos, etc.

A ideia é que a ferramenta integre todos os processos realizados em um empreendimento, de modo que todo o seu escopo esteja interligado. Diante disso, um sistema ERP propicia aos gestores entender quais clientes são mais rentáveis, qual a margem de determinado serviço, entre outras informações pertinentes.

Claro que isso vai depender do quão disposta a empresa está para inserir os seus processos na ferramenta em questão, só assim é possível ter acesso a dados importantes para o negócio, e que irão contribuir para a tomada de decisão futuramente.

Mas não pense que o recurso irá ditar as regras do seu negócio, uma de suas principais vantagens é se adaptar aos processos habituais da empresa, atendendo ao escopo organizacional e a tarefas feitas diariamente pelos colaboradores.

Quais os benefícios de um ERP?

Além de simplificar os processos operacionais de uma organização, um ERP propicia maior segurança e confiabilidade nas informações. Por se tratar de uma ferramenta robusta, a integração entre todos os departamentos é assegurada, assim todos os funcionários possuem informações completas e consistentes em apenas um clique.

Não poderíamos deixar de mencionar o seu benefício para uma gestão mais sólida e organizada. O primeiro passo para isso é ter controle sobre tudo que ocorre na empresa. Graças à ferramenta, é possível unir eficiência e produtividade a uma gestão integrada e especializada.

Portanto, para qualquer agência que busca o crescimento, contar com esse recurso é indispensável. Quando há uma implantação bem-sucedida, uma série de mudanças podem ser observadas. Confira os benefícios do ERP.

Automatiza os processos

A ferramenta reduz o tempo necessário para que os funcionários concluam tarefas consideradas burocráticas e repetitivas. Com o ERP é possível automatizar as atividades, o que facilita a padronização de seus processos, com a implementação de estruturas simplificadas.

Dessa forma, a agência consegue trabalhar nas suas demandas com maior agilidade, eleva o potencial de colaboração entre as equipes de todos os setores e garante a entrega dentro dos prazos estipulados.

Reduz custos

Como ajudam a evitar desperdícios de matérias-primas e outros tipos de materiais, os sistemas ERP contribuem para a redução de custos, e ainda diminuem os gastos com erros, falhas, refação e mão de obra.

Outra vantagem relaciona à redução de custos é o fato de haver mais assertividade na hora de calcular os impostos — condição que elimina gastos de operação.

Aumenta a produtividade

A redução de custos também possibilita a otimização da produtividade, uma vez que os processos passam a ser organizados e as operações de rotina são automatizadas. Diante disso, cada colaborador e gestor sabe exatamente o que tem que fazer e qual é a melhor maneira de executar os processos para conquistar melhores resultados.

Melhora a gestão de caixa

Devido à visão macro do financeiro que é proporcionada pelo ERP, o gestor tem mais facilidade para identificar os erros e acertos cometidos. Isso previne defeitos na sua gestão financeira, reduzindo significativamente os riscos de prejuízo.

A integração feita entre as finanças de todos os departamentos e a visualização estratégica do fluxo de caixa aumenta o controle das entradas e saídas de receitas.

Eleva os lucros

Em decorrência de todas as vantagens do uso do ERP citadas anteriormente, a agência de comunicação eleva os seus lucros, haja vista melhora os seus processos como um todo, garantindo mais qualidade e satisfação aos seus clientes.

O que é um ERP em nuvem?

Muito além de atender a demandas operacionais de uma empresa, um software ERP em nuvem tem sido um item procurado por empresas de diversos nichos. Mais do que os benefícios já tratados aqui, ele é considerado mais acessível se comparado a uma ferramenta local.

Além disso, graças a atualizações contínuas, softwares do tipo fornecem maior estabilidade e segurança quando se trata da preservação dos dados de uma organização. As constantes atualizações também garantem uma ferramenta sempre atualizada e alinhadas às mudanças do seu mercado de atuação, o que torna a usabilidade muito mais flexível e inovadora.

Uma de suas grandes vantagens, todavia, é poder acessá-la de qualquer local e por meio de diferentes dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones. Lembra que falamos da importância do controle das informações por parte dos gestores?

Com uma ferramenta ERP tal controle é ainda maior, já que, normalmente, o recurso fornece uma série de relatórios gerenciais em tempo real, sem que seja necessário estar no escritório para acessá-los.

Embora muitos gestores tenham certo receio quanto a proteção de dados, essa mentalidade tende a mudar. Pelo menos é o que a pesquisa do The Global State of Information Security Survey mostra. Segundo a análise, 69% dos empreendedores estão adotando o ERP em nuvem graças a aplicação de um conjunto de normas rigorosas por trás das informações dos sistemas.

Qual a relação do ERP com a segurança de dados?

Contar com um bom software de gestão é um princípio básico para que uma empresa tenha crescimento exponencial e sólido. As suas contribuições superam as atividades operacionais, oferecendo suporte para a segurança das informações fator crucial para construir e manter um relacionamento de confiança com os clientes, tornar-se competitivo e impedir vazamentos de dados que comprometam a sua reputação.

Na atualidade, a maior parte dos modelos de ERP trabalham em nuvem, ambiente que é considerado mais seguro por ter vários mecanismos de proteção.

Essas camadas adicionais de segurança evitam a perda de dados e permitem uma rápida recuperação, caso aconteça algum imprevisto. Veja algumas das ferramentas que são utilizadas com essa finalidade.

Criptografia

Trata-se de uma medida de segurança extra empregada em recursos mais avançados, tendo como finalidade deixar as informações inacessíveis para usuários não autorizados.

O procedimento é feito a partir de protocolos de codificação específicos, que embaralham as informações, tornando-as impossíveis de acessar e visualizar.

Firewalls

O seu objetivo é monitorar o tráfego entre o banco de dados do sistema ERP e os departamentos que o utilizam. Tal fiscalização do fluxo de informações é capaz de identificar possíveis ataques e os bloquear automaticamente.

Embora não influencie o funcionamento do sistema, o recurso interrompe o acesso de portas consideradas inseguras, levando em consideração o nível de segurança estabelecido.

Controle de acesso de dados

O acesso restrito das informações possibilita a visualização apenas dos colaboradores que estão devidamente credenciados. Por meio desse controle também é possível saber qual usuário verificou uma informação e quando fez isso, de modo a reduzir as chances de invasões.

Sem falar que existe a possibilidade de implantar links dedicados, considerando o volume de demandas e capacidade da empresa. Com isso, as pessoas não autorizadas não conseguem acessar os arquivos compartilhados.

Portanto, a implementação do ERP é uma forma de manter os dados corporativos em sigilo.

Quais são as partes de um ERP?

Para entender melhor o funcionamento do sistema ERP é preciso conhecer quais são as suas divisões e como atuam. Fique por dentro das três camadas que compõem a plataforma.

Apresentação

Consiste na parte em que o usuário interage, que nada mais é do que a camada que viabiliza o acesso ao sistema a partir de formulários para preenchimento. Ela comunica-se com o processamento lógico para transmitir as informações.

Processamento lógico

É o local que recebe os dados e os integra com os módulos do sistema ERP. A sua função é dar uma resposta ao usuário sobre uma solicitação ou armazenamento das informações.

Essa camada também recebe novas atualizações para continuar os processos empresariais e aprimorar os sistemas de segurança. Para tanto, uma equipe técnica tem que ajustar o código-fonte e fazer uma nova programação.

Armazenagem

As informações transmitidas pela camada de processamento são levadas para a etapa de armazenagem, onde todos os arquivos são salvos em um banco de dados. Uma vez nesse local, eles poderão ser acessados a qualquer momento e sempre que o gestor precisar.

Além disso, você também pode exportar para um arquivo PDF ou enviar as informações a nuvem, facilitando o seu compartilhamento.

Por que utilizá-lo em agências de publicidade? 

Depois de compreender o seu significado e quais seus principais benefícios, é hora de entender a importância de adotar um sistema organizacional automatizado para a vida toda.

Com deadlines curtos e altas demandas de jobs é quase impossível efetuar atividades do dia a dia sem uma ferramenta estratégica. Afinal, uma agência não se resume apenas na criação, são resultados e mais resultados passíveis de análise estratégica. Nesse caso, se os setores não estão alinhados, é bem provável que os resultados (tanto os relacionados aos clientes quanto à agência) fiquem comprometidos.

Além disso, quando bem implementado, um sistema estratégico proporciona a coordenação de diferentes status para a mesma peça, possibilitando o controle minucioso dos prazos para cada etapa do processo criativo (revisão, arte final, alterações, etc).

Outro ponto importante de ser mencionado, é a facilidade de visualizar quais funcionários estão com brechas na agenda, evitando que processos relativamente simples levem mais tempo para serem executados.

Você tem dificuldades para fazer o controle e o monitoramento dos resultados da sua agência? Saiba que isso também pode ser solucionado com o simples acompanhamento das atividades de forma constante.

Como já mencionamos, um ERP promove a integração de todo o time e faz com que todos estejam cientes de tudo que ocorre na empresa a partir dos dashboards. Isso permite identificar pontos de gargalo e definir o que deve ser aprimorado, além de possibilitar uma visão estratégica de todo negócio.

Quem não almeja reduzir os custos da sua agência, não é? Com um sistema ERP, você não precisa utilizar várias ferramentas e arcar com custos elevados por conta disso, pois tudo está alocado em uma única plataforma.

Como Implantar um Software ERP?

Conhecidos os conceitos, é interessante compreender como deve ocorrer a implantação de um sistema otimizado em sua empresa.

  • Liste as necessidades a serem atendidas pelo software: Você deseja otimizar o tráfego de sua companhia? Tem o objetivo de produzir relatórios financeiros de forma fácil e rápida? Quer o resumo das contas a pagar para compreender o que ainda está em débito e se esses valores correspondem ao caixa da empresa sem muito trabalho?
  • Aponte um responsável pelo sistema: Por exemplo, quando ocorrer a implantação, quais serão os profissionais treinados? Como esse treinamento será difundido para os demais colaboradores da empresa? Quem deverá treinar os novos colaboradores com a utilização do sistema?
  • Compreenda qual sistema realmente atenderá as necessidades listadas: Lembre-se que a implantação de um sistema é a otimização da gestão de sua empresa por inteiro. Com essa mudança, toda a cultura organizacional da agência será alterada. Então, pense realmente em qual sistema atenderá você e sua empresa. 

Quais são as tendências para o futuro?

A tecnologia está em constante evolução, o que faz com que as soluções recebam cada vez mais recursos valiosos para a gestão do seu negócio. Nesse sentido, a inteligência artificial é uma forte tendência para o desenvolvimento de sistemas mais eficientes.

Com o uso dessa ferramenta, a equipe pode decidir quando conceder descontos para a realização de pagamento antecipado, por exemplo. Isso é viável porque a inteligência artificial reúne todos os dados e apresenta o impacto deles para o gestor.

O machine learning e a realidade aumentada são tendências que também mudarão o uso do software futuramente. As duas tecnologias auxiliam os profissionais a executarem as suas atividades com maior precisão e velocidade. Assim, as demandas podem ser cumpridas com qualidade e dentro dos prazos estimados.

Como você pode notar, o ERP potencializa a sua agência e ajuda no seu crescimento no mercado. Contudo, na hora de escolher a melhor opção, perceba que muitas vezes existem softwares que são atrativos pelos preços, porém, na rotina, causam aborrecimento.

 Veja um software de gestão como um investimento, logo mesmo que seja necessário empregar uma receita maior, pense nos resultados positivos que ele vai trazer a empresa e que a ajuda a crescer de forma sustentável.

Está em busca de um software de gestão que compreenda as necessidades da sua empresa? Faça o trial gratuito do iClips, que é um ERP completo para agências de comunicação e confira os benefícios das suas funcionalidades!

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