O que é Onboarding e como aplicar na sua agência?

Para muitos, iniciar em um novo trabalho é motivo de muita ansiedade. Como devo me portar? Quem são as pessoas as quais irei trabalhar junto? Será que vou dar conta de realizar meu trabalho com eficiência? Quem nunca passou por isso, não é mesmo? A prática do Onboarding pela empresa contratante pode facilitar esse processo.

Todos esses questionamentos geram insegurança para muitos, para outros é a razão de permanecer focado no que realmente importa: construir uma carreira de sucesso e se consolidar como profissional. Nos dois casos, as empresas contratantes devem estar dispostas a fazer com que o novo colaborador se sinta em casa.

Claro que isso vai depender do quão empenhada a organização está em estabelecer processos e guiar o profissional em sua nova rotina de trabalho, pelo menos no começo. É aí que um conceito muito popular ganha importância.

Nesse sentido, o Onboarding é recurso fundamental para promover a integração de novos funcionários de forma eficaz. Se você tem dúvidas sobre o conceito, mas quer muito implementá-lo na sua agência, recomendamos que leia o post até o final e anote todas as nossas dicas. Acompanhe! 

O que é Onboarding e qual sua importância para agências de comunicação?

O Onboarding nada mais é que o processo de integração de uma pessoa a uma realidade totalmente nova. Para se ter uma ideia, esse mecanismo é tão adaptável que ele pode ser aproveitado tanto para integrar um novo colaborador à uma empresa, quanto para orientar um cliente na implementação de um determinado serviço ou produto.

Aqui na Studio, por exemplo, utilizamos esse mecanismo para os dois propósitos. Sim! É por meio do Onboarding que os novos integrantes do time passam a conhecer todos os propósitos da empresa, bem como suas novas atribuições. Também é através dele que nossos times de Sucesso do Cliente faz uma verdadeira imersão dos novos clientes à ferramenta.

Mas por hoje, focaremos no primeiro caso. Afinal, o que é mais importante que acolher um novo colaborador? O Onboarding é responsável por apresentar o colaborador à uma série de fatores essenciais para que ele entenda o que há por trás da organização, tais como: valores, missão, visão, cultura da empresa e tudo o que for imprescindível para que o funcionário entre com tudo em sua nova empreitada profissional.

O que você precisa entender, em um primeiro momento, é que esse conceito se adapta aos diferentes processos de uma empresa. Fica até difícil estabelecer uma definição engessada para o que o Onboarding representa, já que ele é bem amplo e pode ser utilizado para diversas necessidades.

Além de influenciar na redução da rotatividade em uma empresa, o mecanismo é uma boa alternativa para quem deseja reduzir custos, evitar possíveis barreiras na rotina de trabalho do profissional, gerando resultados positivos para o negócio.

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Quais os principais benefícios do Onboarding?

Se você ficou curioso para saber quais os benefícios ele pode gerar para sua agência, reunimos os principais a seguir!

Aumentar a motivação dos colaboradores

Se sentir ansioso ou inseguro diante de um novo emprego é perfeitamente comum, afinal, estamos falando de uma série de novas responsabilidades e projetos desafiadores. Nesse caso, a responsabilidade de tornar esse momento o mais flexível e natural possível é da empresa.

Conhecendo os seus valores, sua cultura, e outras características do negócio, os novatos irão desempenhar suas atividades com segurança, se sentirão parte da equipe e contribuirão para o alcance de objetivos da organização. O resultado? Colaboradores muito mais motivados e dispostos a enfrentarem os desafios que vêm pela frente.

Proporcionar uma maior integração dos recém contratados

E por falar em enfrentar desafios, não é muito mais motivador quando estamos integrados com o restante do time? Do contrário, os recém-contratados podem se sentir desconfortáveis ou enfrentarem certa dificuldade de expor suas opiniões e ideias.

Uma boa maneira de evitar que isso ocorra é promovendo a integração dos novatos do mês com o resto da equipe, proporcionando encontros para garantir que essa aproximação aconteça da forma mais natural possível.

Maior conhecimento da cultura da empresa

Uma das propostas do Onboarding é educar os contratados sobre a cultura organização da empresa. Desse modo, há menos chances de eles seguirem um comportamento ou realizarem ações que não estejam de acordo com os valores defendidos pela organização.

Contribuir para o treinamento e capacitação

A partir desse método de integração, os colaboradores ficam mais bem preparados para executar as suas atividades. Eles já vão entrar na agência sabendo quais e como as suas atividades precisam ser realizadas, o que evita possíveis erros e garante melhores resultados.

Ajudar na retenção de talentos

Você tem dificuldade para reter talentos na sua agência? Então fique ligado nesta dica. Imagine um colaborador em seu primeiro dia de trabalho. Suponhamos que ele é orientado a se estabelecer em seu posto de trabalho, sendo apresentado somente aos colegas de trabalho do seu setor.

Ele passa o resto do dia sem saber muito bem o que fazer, como agir e quais regras seguir. Considerando esse cenário, é fácil imaginar o que acontecerá, certo? Pode até ser que o funcionário permaneça na empresa por algum tempo, mas certamente ele estará buscando por vagas que estejam mais alinhadas com o seu perfil.

Para evitar que isso ocorra na sua agência, o Onboarding é a solução mais adequada, já que ele é responsável por apresentar o funcionamento da empresa como um todo, possibilitando que o novo colaborador tenha clareza sobre o ambiente e se sinta mais integrado.

Reduzir a rotatividade

Você conhece o termo rotatividade, também conhecido como turnover? Para muitas agências, essa palavrinha tem sido uma verdadeira vilã da retenção de talentos. Trata-se do fluxo do desligamento de funcionários e da entrada de novos para substituí-los.

Na prática, ele resulta em uma grande perda de produtividade, uma vez que, para que o novo integrante da equipe produza com a mesma agilidade que o anterior pode levar tempo. Altos índices de rotatividade também impactam no lucro da organização, considerando os custos envolvidos no treinamento e capacitação do novo profissional.

Mas como o Onboarding pode ajudar minha agência a diminuir esse fator? Bem, ao passo que a agência possui processos bem definidos, as metas, a cultura organizacional e outros fatores importantes ficam visíveis para que esse novo colaborador fique a par do que a empresa espera de sua performance.

Como adotar essa prática na agência?

Implementar o Onboarding pode ser um desafio quando os passos não estão bem definidos. Por isso, listamos o caminho ideal para que você adote essa prática agora mesmo. Confira!

Defina os objetivos

A contratação de um novo colaborador precisa ser vista menos como uma forma de tapar buracos e mais como um mecanismo de agregamento para a organização, não acha? Nesse sentido, é recomendado ter objetivos bem claros sobre o impacto que a agência deseja gerar no outro. Claro que esse fator dependerá muito do perfil do seu negócio, mas no geral abrange os seguintes objetivos:

• Gerar engajamento;
• Foco na capacitação para desempenhar determinada função;
• Foco na retenção de talentos;
• Entre outros.

Deixe tudo claro já no primeiro dia

É óbvio que não dá para explicar toda a cultura organizacional de uma empresa em apenas um dia. Em contrapartida, é possível tornar a entrada de um novo colaborador na agência mais leve e, ao mesmo tempo, cercá-lo de informações indispensáveis para que ele entenda o funcionamento de tudo.

Não pense, porém, que isso significa jogar o máximo de informações possíveis no novo funcionário, pois é bem provável que ele nem se lembre de tudo depois. Aqui, recomendados que você apresente-o as informações básicas para que ele se sinta confortável na agência. Por exemplo, procure levá-lo a todos os ambientes da empresa, deixando claro os horários de almoço e café, por exemplo.

Leve em consideração os 4 Cs

Se o seu objetivo é tornar o processo de integração mais objetivo e claro a todos, aqui vai uma dica essencial: Os 4Cs. Se você ainda não é muito familiarizado com esse conceito, explicamos para você. Na verdade, ele é composto por quatro elementos: conformidade, clarificação, cultura e conexão.

Cada um desses fatores funciona como um guia para deixar esse processo ainda mais funcional. Enquanto a conformidade diz respeito a políticas básicas da empresa, tais como regras, determinação de processos e outras políticas da empresa, a clarificação representa o entendimento do funcionário em relação a suas funções.

Já a cultura, nada mais é que a apresentação da cultura e dos valores da empresa aos colaboradores. Por fim, temos a conexão, que fica por conta de integrar o novo colaborador ao restante do time.

Monte um cronograma e documente tudo

De nada adianta seguir todas essas etapas se não há a documentação de cada uma delas. Nesse caso, é recomendado que você estabeleça, em um documento, todas as atividades que farão parte do período de Onboarding.

No primeiro dia, por exemplo, o colaborador poderá conhecer as ferramentas indispensáveis para que ele coloque o seu trabalho em prática. No seguinte, ele poderá ser apresentado às metas de seu setor, e assim por diante.

Defina métricas

Enfim chegamos a uma das etapas mais importantes: a definição de métricas para cada setor. Trabalhar sem métricas é o mesmo que entrar num carro sem saber para onde ir, gerando perda de tempo e de energia em uma tarefa que não possui direcionamento nenhum.

Nesse caso, é importante que os gestores de cada departamento alinhem com seus colaboradores quais metas farão parte de seu escopo, dando todo o suporte para que o seu alcance aconteça de forma clara, sem espaço para dúvidas.

Compartilhe a documentação com os gerentes

Como você viu, é essencial que o colaborador conheça as atividades que vão ser cobradas no seu cotidiano dentro da companhia. Porém, antes é necessário preparar os seus gerentes para que conduzam esse processo da melhor forma possível.

Então, compartilhe a documentação com os gestores da agência, deixando-os cientes de como o processo de Onboarding deve ser conduzido.

Permita acesso a canais de conhecimento

A divulgação das informações e criação de conteúdos na agência ocorrem a todo o tempo, logo os novos colaboradores necessitam de canais de conhecimento para ficarem a par do que está acontecendo no local de trabalho.

Portanto, permita que os novatos acessem os canais de conhecimento, isso também possibilita que conheçam os especialistas na empresa em áreas importantes, para que saibam quem procurar quando precisarem de ajuda.

Acompanhe todo o processo

Mais do que criar e implementar a metodologia, você também tem que acompanhar os resultados do processo para verificar se o mesmo tem sido eficiente. Analise se os feedbacks são positivos e se a performance está de acordo com o esperado, o que ajuda o RH a fazer ajustes quando houver necessidade.

Saiba indicar mentores no Onboarding

O uso da metodologia de integração tem como objetivo fazer com que o novo profissional se sinta em casa e entenda rapidamente qual é a melhor maneira de obter bons resultados.

Assim, na hora de indicar os mentores considere aqueles que tenham capacidade para ensinar os pontos relevantes da organização, consiga dar conselhos e auxiliar na realização do trabalho.

É importante que os funcionários se conectem facilmente com os seus mentores e tenham liberdade para perguntar coisas que não se sentiriam à vontade para perguntar aos gestores.

Invista na imagem externa da empresa

Em um mercado cada vez mais dinâmico, a disputa pelos maiores profissionais é enorme. Dito isso, cheque se o acompanhamento fornecido aos funcionários que saem da empresa está alinhado com o que é dado para os novos colaboradores.

As pessoas que saem da companhia com uma boa impressão tornam-se suas referências no mercado de trabalho e futuramente podem ajudar na identificação e incentivo para novas contratações.

Como usar a tecnologia no processo de Onboarding?

Com o auxílio da tecnologia é possível aperfeiçoar continuamente o seu Onboarding. Descubra quais ferramentas são boas aliadas para esse processo.

Adote o People Analytics

O People Analytics é uma metodologia que coleta, organiza e analisa os dados dos seus colaboradores para ter uma visão mais estratégica do papel de cada um deles dentro da empresa.

A aplicação dessa ferramenta na sua gestão permite entender quais são as características do seu público interno e, assim, desenvolver ações mais adequadas para integrar os novos colaboradores na sua equipe.

Faça apresentações da empresa em vídeo

Sabe aquela expressão ‘’uma imagem vale mais que mil palavras’’? Pois bem, ela pode e deve ser usada no Onboarding. Às vezes, dar muitas explicações apenas falando pode confundir o novo colaborador.

Para evitar esse problema, além de conversar também é indicado criar apresentações da empresa em vídeo, principalmente para falar da missão, visão, valores e cultura da organização. Utilize as imagens para ilustrar esses conceitos, o que faz com que eles sejam mais bem assimilados pelos funcionários.

Use softwares de RH

Na atualidade, existem diversos sistemas de RH que ajudam as empresas na realização do Onboarding. Isso porque essas ferramentas centralizam os materiais de integração em uma plataforma de gestão de talentos, permitindo que os profissionais do departamento rastreiem os estágios finalizados da integração de cada colaborador.

Com essa tecnologia, a equipe de RH vê quais colaboradores ainda estão com os documentos da contratação pendentes, quais treinamentos eles precisam fazer e quando finalizarão o processo. Assim, ela acompanha a evolução dos novos contratados.

Como fazer um checklist para receber novos colaboradores? 

Para não esquecer nenhum detalhe e garantir que todos os procedimentos planejados sejam feitos, é recomendado fazer um checklist. Veja como proceder.

• organize todos os materiais que o colaborador precisa para trabalhar, incluindo desde a cadeira e mesa até o computador;
• crie e configure a conta de email que ele vai usar na agência;
• disponibilize guias para os softwares que ele terá que usar nas suas atividades;
• comunique os demais integrantes do time sobre a chegada do novo colaborador e o seu nome;
• elabore uma apresentação verbal ou em slides sobre a área que ele vai trabalhar;
• designe um líder para acompanhar o novo funcionário constantemente no primeiro dia.

Qual é o processo de implementação do Onboarding?

Após todo o planejamento, é chegado o momento de colocar o Onboarding em prática. Acompanhe os passos que devem ser seguidos para aplicar a metodologia.

Envie um email ou telefone para anunciar a contratação

O email é o canal mais utilizado para comunicar um candidato sobre a sua aprovação no processo seletivo. Portanto, escreva uma mensagem para confirmar a aprovação, com todos os detalhes para o início do trabalho, como data, horário, documentos que devem ser entregues, além de felicitar e dar as boas-vindas para criar um clima amistoso desde o princípio. 

Prepare a chegada com reuniões

Faça reuniões com todos os líderes das equipes da agência para que eles preparem uma apresentação dos seus respectivos departamentos, visto que o colaborador vai conhecer cada setor da empresa e é interessante que saibam como eles funcionam.

Determine um calendário de reuniões entre os gestores e os profissionais que estão ingressando na organização. Com isso, todos poderão iniciar o seu trabalho sabendo qual é o papel de cada um no negócio.

Crie um evento para receber os colaboradores

O ideal é que os novos colaboradores fiquem engajados desde quando colocarem o pé dentro da empresa. Por isso, é necessário que sintam que este lugar é diferente e que pode significar uma grande mudança na sua vida.

Assim sendo, faça esse primeiro dia ser inesquecível, criando um evento que receba-os com entusiasmo e carinho. Entregue um kit de boas-vindas com materiais da empresa que o colaborador possa usar nas suas atividades.

Conduza os novatos em um tour pela agência para que conheçam todos os departamentos e peça para que os demais funcionários os cumprimentem.

Não exija muito nos primeiros dias

Um erro recorrente entre as empresas é exigir muito logo no primeiro dia de trabalho. Em vez de cobrar a realização de alguma tarefa, foque na interação do colaborador.

Mesmo que o contratado seja alguém experiente no mercado, é preciso concentrar esforços para que ele se adapte ao ambiente, assimile os objetivos do seu cargo e compreenda como pode ajudar os seus colegas.

Peça feedbacks

Deixe alguns canais abertos para que as novas contratações possam dar feedbacks sobre como foi o período de integração. Não tenha receio de perguntar o que elas viram de positivo e negativo nos primeiros dias de trabalho. Por meio dessas respostas é possível tirar lições e estabelecer melhorias para as próximas integrações.

Organize o ambiente de trabalho

Você não quer que o novo colaborador se sinta perdido e sem saber por onde começar, não é verdade? Para tanto, organize todo o seu ambiente de trabalho, disponibilize a sua mesa, cadeira, computador, bem como os demais objetos que serão utilizados em suas tarefas.

 Aplique treinamentos no Onboarding

Por último, é crucial treinar os novatos para que executem as suas atividades de acordo com o padrão estabelecido pela empresa. Nessa etapa, além do líder do setor, também é indicado selecionar um membro da equipe para ajudar o novo funcionário no cumprimento das suas tarefas.

Bem, ficou claro o quão importante o Onboarding pode ser para sua agência, certo? Afinal, essa metodologia é capaz de motivar os novos colaboradores e potencializar os resultados do negócio. E para melhorar ainda mais a performance da agência? Baixe agora mesmo o nosso kit de produtividade e impulsione o seu desempenho!