O que é refação?

Entenda o que é a refação e como evitar o retrabalho na sua empresa

A refação é um problema recorrente em qualquer equipe e, como consequência, pode significar a perda de produtividade, desalinhamentos na equipe e gastos financeiros. Quer saber quais são as suas causas e como resolvê-las? Então confira este conteúdo!

O primeiro impacto gerado por uma refação é o desperdício de tempo e de recursos. Alguém foi mobilizado para a execução da tarefa que, por alguma razão, não foi finalizada a contento.

O segundo está relacionado à insatisfação do cliente. Seja porque a entrega vai atrasar (é preciso tempo para corrigir o problema), seja pelo fato de que ele recebeu algo fora das especificações.

A questão é: como eliminar o retrabalho? É impossível zerá-lo, porém, a adoção de algumas medidas simples pode ajudar bastante, reduzindo os casos no dia a dia.

Este artigo foi planejado com este propósito: chamar a atenção para a necessidade de controlar melhor esse tipo de problema e apresentar iniciativas que têm dado certo. Vamos lá?

O que é refação?

Quando falamos em refação — ou retrabalho —, nosso foco são as atividades que, por alguma razão, terão que ser repetidas. Em termos conceituais, não faz diferença se estamos nos referindo a um processo mais longo ou a uma tarefa simples.

O problema é a mobilização de recursos humanos e materiais para refazer o trabalho. Em situações mais corriqueiras, o ideal é medir a gravidade do problema pela frequência.

Se estamos nos referindo a algo esporádico, basta analisar o que aconteceu e tomar medidas preventivas. Agora, quando se trata de um problema recorrente, é imprescindível fazer uma análise mais cuidadosa.

O que não pode acontecer é ignorar a questão, deixando de monitorar o que acontece no dia a dia da empresa em relação ao problema da refação.

Isso é praticamente impossível na área industrial, uma vez que esse tipo de falha fica bem evidente. Porém, para quem atua com a prestação de serviços, pode passar despercebido.

Nesse caso, os efeitos serão sentidos na operação em algum momento, mas nem sempre as causas serão identificadas de imediato.

Vamos esclarecer melhor essa história no próximo tópico, ao explicarmos os problemas gerados pela refação. Acompanhe!

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Quais são os problemas gerados pelo retrabalho?

Fizemos uma lista básica com as questões que geralmente aparecem quando analisamos as condições das empresas que têm um alto índice de refação.

Baixa produtividade

O nível de produtividade dos colaboradores é afetado por vários fatores, mas é comum que a refação seja citada como uma das principais causas de problemas nessa frente.

Não é difícil entender por que isso acontece. As empresas atuam com equipes reduzidas e o retrabalho mobiliza um tempo que deixará de ser aplicado em outra tarefa.

A consequência é uma redução no volume de entrega do colaborador e, em algumas situações, da própria área da qual ele faz parte.

Operações que monitoram com mais eficiência o fluxo de trabalho da equipe têm como reagir rapidamente. Aquelas que não contam com esse tipo de acompanhamento podem ter problemas mais sérios. Só vão perceber que precisam de ajustes depois de sofrer um baque maior, como a perda de um cliente importante.

Desalinhamento da equipe

Quem tem altos índices de refação dificilmente consegue manter os colaboradores devidamente engajados.

A lógica é simples: ninguém gosta de repetir tarefas e, quando isso ocorre com frequência, é muito difícil manter um bom clima organizacional.

Sem a devida organização, é provável que os colaboradores passem a buscar culpados, o que vai prejudicar ainda mais o ambiente. Pior ainda é quando perdem a confiança na gestão. Se a tarefa anterior foi passada de forma errada, por que acreditar que agora está certa?

Detalhe: esse tipo de dificuldade também ocorre em relação aos clientes. Quem trabalha com marketing sabe que, muitas vezes, um briefing malfeito gera refações.

Perdas financeiras

É difícil imaginar que uma empresa com baixo índice de produtividade da equipe e desalinhamento não enfrente problemas com a sua gestão financeira. Por isso, podemos dizer que refação é sinal de prejuízo financeiro.

Se estamos nos referindo a um negócio que tem uma boa margem, o mínimo que vai acontecer é que ele deixe de aproveitar melhor o seu potencial.

A perda financeira é registrada em várias situações quando ocorre o retrabalho. A mobilização dos recursos para a repetição da tarefa é apenas um dos fatores.

Citamos no início do texto a insatisfação do cliente como uma das consequências do retrabalho. Dependendo da gravidade do problema (atraso ou entrega aquém do esperado), é impossível evitar a redução do faturamento.

Daí a importância de acompanhar de perto o índice de refação das tarefas e, principalmente, de adotar medidas para evitar (ou minimizar) o problema.

Quais são as principais causas da refação?

O primeiro passo para fazer os ajustes necessários na empresa em relação ao trabalho é identificar o problema, e o segundo é buscar saídas para corrigir as falhas.

Separamos a seguir 3 aspectos que interferem bastante na qualidade do fluxo de atividades das equipes.

Falta de planejamento

A falta de organização é um dos principais motivos da refação. Para corrigir isso, só existe uma forma: planejar!

Essa é uma atividade que requer tempo e dedicação. Muitas vezes, na correria do dia a dia, imaginamos que é melhor “ir fazendo”. Ledo engano, pois a tendência é que dê errado.

O contrário de planejar é improvisar. Infelizmente, esta última opção não funciona para a gestão de projetos. Pelo contrário, quanto mais disciplina no planejamento, maiores as chances de sucesso.

Além de indicar com detalhes o plano de ação para cada atividade, lembre-se de que é essencial definir prazos e formas de acompanhamento das tarefas. E, para ter mais controle desse processo, nada melhor do que investir em automação.

Falhas na comunicação

Quando uma tarefa precisa ser refeita, é comum que os envolvidos digam que não entenderam o que estava sendo solicitado.

A falta de planejamento influencia, porém, se os mecanismos de comunicação não forem aprimorados, é possível que o problema persista.

Evoluímos muito em termos de ferramentas disponíveis para facilitar esse processo, então, não faz sentido deixar de aproveitar os recursos tecnológicos. Vamos nos aprofundar sobre isso no próximo tópico!

Como evitar o retrabalho?

Identificar a recorrência dos retrabalhos é importante, bem como analisar com mais atenção os gargalos do planejamento e da comunicação.

Se começar por aí, é possível que a situação melhore bastante, uma vez que o gestor passa a ter mais controle do ambiente.

Outra medida fundamental para ter sucesso na sua estratégia é adotar ferramentas apropriadas para a gestão de projetos. Vamos ver algumas?

Trello

Pensando na aplicação do Trello para evitar refações no dia a dia das empresas, seu principal diferencial talvez seja a facilidade de uso.

Como se trata de um sistema intuitivo, não é difícil para quem está começando a se aventurar por ali entender suas funcionalidades básicas.

Além dos registros das tarefas e dos envolvidos na sua execução, ajuda o fato de ter como reunir, em um mesmo sistema, os materiais que precisam ser compartilhados.

Isso é possível graças à integração com os principais sistemas de armazenamento, como Google Drive, OneDrive e Dropbox.

Assim, se a equipe precisa fazer a atualização de uma planilha, todos os responsáveis podem ter acesso ao mesmo documento.

Outra funcionalidade importante: as pessoas podem ser notificadas por e-mail das alterações e, se quiserem, podem responder por ali mesmo, sem entrar no sistema.

Cada projeto exige um tipo de funcionalidade. Então, o mais importante é entender o que está por trás do emprego dessa ferramenta: a disposição em organizar melhor o fluxo de trabalho.

Runrun.it

Controle de tarefas, projetos e processos também é o objetivo do Runrun.it. Não existe uma versão gratuita (o período de teste expira em 14 dias), mas pode valer a pena para quem tem uma demanda maior de trabalho.

É possível listar as tarefas, definir as etapas de cada trabalho e organizá-las de forma adequada, indicando responsáveis, prazos e até custo, se for o caso.

Asana

As funcionalidades do Asana são similares às do Runrun.it, principalmente em relação aos recursos oferecidos para fazer o gerenciamento das equipes.

Um dos seus pontos fortes é o layout. Em vez de usar apenas os quadros, como no Trello, é possível organizar as tarefas por lista, calendário ou cronograma.

Com isso, é bem fácil identificar o que está acontecendo com determinada tarefa e, a partir daí, adotar as medidas necessárias para que ela seja entregue dentro do prazo e na qualidade desejada.

Vale destacar, também, a possibilidade de gerar relatórios. Eles são fundamentais para que a equipe consiga analisar as eventuais falhas no processo de execução daquela tarefa.

A escolha da ferramenta que será empregada pela empresa depende do perfil da equipe e do tipo de trabalho realizado. Não existe certo ou errado, nem melhor ou pior nessa história.

O mais importante é a predisposição para fazer um controle mais cuidadoso das tarefas e, principalmente, facilitar o fluxo de informações.

Como mostramos neste artigo, reduzir o volume de refação é possível, mas para isso é preciso ter mais disciplina e uso das ferramentas de automação. Os recursos não podem ser ignorados.

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