Por Redator Rock Content

um de nossos especialistas.

Publicado em 25 de julho de 2018. | Atualizado em 21 de março de 2019


As reuniões one on one são conversas entre duas pessoas, com uma pauta específica baseada nas necessidades dos participantes. Normalmente, elas têm duração de meia hora e frequência semanal. Apesar de simples, seus resultados podem ser bem expressivos, como vamos mostrar aqui.

Você já se deparou com o conceito de 1:1? Embora ainda não seja muito utilizado no Brasil, ele está se tornando mais popular. Na verdade, as reuniões one on one não têm nada de novo. Elas acontecem há muito tempo, mas de maneira mais informal. Agora, estão se transformando em uma boa prática corporativa.

Neste artigo, você conhecerá o conceito de reunião one on one, ficará por dentro dos benefícios que ela traz para a cultura organizacional e verá como implementar a tática na rotina da sua empresa.

Ao final da leitura, você terá em mãos uma excelente ferramenta para alinhar os objetivos da equipe e gerar mais resultados. Gostou da proposta? Então, continue conosco!

O que é uma reunião one on one ou 1:1?

Reuniões one on one são encontros que acontecem entre duas pessoas, com duração média de 30 minutos, para falar de algum assunto que demande atenção de, pelo menos, uma das partes. É importante ressaltar que, apesar de não haver a necessidade de serem muito formais, essas conversas também não são bate-papos.

A intenção é resolver um ponto importante, alinhar expectativas e gerar resultados. O formato (duração, local, frequência e tipo de assunto discutido) pode variar de acordo com o contexto.

O mais importante é que as conversas sejam úteis para os participantes e para a organização. Além disso, uma das principais razões para a implementação das reuniões 1:1 é dar voz aos funcionários, permitindo que eles reportem dificuldades e pontos de atenção a seus superiores diretos.

Quais são os benefícios desse tipo de reunião?

Todo líder sabe da importância de conversar com sua equipe, dar feedback, ouvir opiniões e alinhar expectativas. Ainda assim, é válido conferir os principais benefícios das reuniões one on one. Veja a seguir!

Feedbacks para a liderança

Quando a empresa conta com uma rotina de reuniões one on one, os gestores sempre terão tempo disponível para ouvir seus liderados e melhorar a relação com eles. Assim, colherão feedbacks valiosos, podendo aprimorar inúmeros pontos de sua gestão.

Integração para o setor

Integrar pessoas só é possível por meio de uma comunicação empática. E, para isso, nada melhor do que conversas próximas, de um para um, nas quais os colaboradores são ouvidos com atenção. As reuniões 1:1 contribuem inevitavelmente para a integração de um setor, ajudando a harmonizar as relações.

Crescimento para o funcionário

A verdade é que as reuniões one on one são para os funcionários, não para os gestores. Esse é um momento para que os liderados possam compartilhar qualquer desafio que estejam enfrentando, sugerir melhorias e propor ideias.

O foco está no crescimento do colaborador. Afinal de contas, nada como o poder de uma conversa franca e direta para solucionar questões do cotidiano profissional e da carreira como um todo.

Efetividade para a empresa

À medida que os colaboradores trazem suas impressões às reuniões, diversas melhorias são implementadas, aumentando a efetividade dos processos da empresa. Mais do que isso, líderes e funcionários passam a atuar como um verdadeiro time, fazendo com que a produtividade cresça.

Resultados para todos

Pode levar tempo até que um colaborador se sinta à vontade para se abrir com seu superior e conversar sobre seus desejos, intenções profissionais e desafios. No entanto, mais cedo ou mais tarde, as conversas começam a fluir.

A partir daí, os níveis de engajamento e motivação crescem, as expectativas são alinhadas e todos os envolvidos — funcionário, líder e empresa — passam a colher mais resultados.

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Como implementar essa prática na rotina empresarial?

Apesar de não haver um formato rígido para as reuniões one on one, há várias sugestões de conduta que podem ser aplicadas. Acompanhe!

Periodicidade

Estabelecer uma frequência para as reuniões 1:1 ajuda a evitar a procrastinação. Além disso, os colaboradores ficam mais engajados quando têm encontros periódicos com seus líderes. A sugestão é agendar conversas semanais para os gestores mais técnicos, e quinzenais ou mensais para as relações mais estratégicas.

Planejamento

Outro ponto que ajuda na fluidez do processo é planejar previamente o que será conversado. Isso evita que a conversa seja pouco construtiva ou que os participantes fiquem constrangidos por não saberem o que falar. Nesse ponto, o ideal é que o subordinado sugira a pauta, e não o líder.

Foco no funcionário

Como mencionamos, o foco desse tipo de encontro deve estar no funcionário e em seu desenvolvimento. Esse não é um momento para que líder diga o que espera do liderado, e sim para que o colaborador exponha suas opiniões e intenções. Desse modo, você evita que as reuniões one on one se tornem um ponto de pressão e cobrança sobre os liderados.

Feedbacks pertinentes

Desde a primeira reunião, o líder pode estabelecer a intenção de que os feedbacks de ambas as partes sejam pertinentes e construtivos. Obviamente, críticas destrutivas ou reclamações não trarão resultados. Portanto, praticar a empatia e colocar-se no lugar de quem vai ouvir os comentários é fundamental.

Abertura para questões pessoais

Apesar de ter um cunho profissional, uma reunião one on one tem espaço para que questões mais pessoais sejam discutidas, desde que elas tenham influência sobre o bem-estar do funcionário na empresa. Inclusive, conversas sobre a vida dos participantes ajudam a estabelecer uma conexão empática entre líder e liderado.

Priorização

Líder e liderado podem entrar em acordos sobre o que será priorizado nas reuniões. Apesar de não existir uma regra, é de praxe que as conversas 1:1 abordem o desenvolvimento profissional do funcionário. Por isso, é bastante válido que o líder pergunte sobre as ambições do colaborador e a respeito do que ele deseja vivenciar na empresa.

Criação de planos de ação

Conversar é bom, mas transformar a reunião em uma série de atitudes concretas que possam ser implementadas é ainda melhor. Planos de ação ajudam o colaborador a sentir que os encontros têm aplicação prática, ajudando-o a evoluir na carreira.

Sempre que possível, combine ações que serão executadas ao longo da semana — lembrando que o foco delas deve estar no desenvolvimento do liderado, e não na cobrança por entregas de tarefas.

Reagendamentos

Apesar de parecer simples, esse é um ponto muito importante para o sucesso das reuniões. É natural que, mesmo após definir uma periodicidade, algumas delas não aconteçam por conta de imprevistos ou alterações na agenda.

Nesses casos, é fundamental remarcar — e nunca cancelar. As remarcações imediatas auxiliam na construção do hábito de conversar de um para um dentro da empresa.

Alinhamento de expectativas

É provável que a maioria dos funcionários nunca tenha passado por reuniões 1:1 periódicas em suas carreiras. Mesmo aqueles que conheceram algo do tipo podem estranhar o formato, já que, dessa vez, as necessidades deles estarão em primeiro plano.

Então, é sempre válido alinhar as expectativas. Para isso, explique qual é a intenção das reuniões one on one, como eles podem se preparar e qual será o formato que vocês utilizarão como ponto de partida. Incentive-os para que falem sobre objetivos, necessidades e crescimento.

Passo a passo para um 1:1 de sucesso: como proceder?

Para finalizar, que tal ter acesso a um passo a passo para realizar reuniões one a one de sucesso? Você pode partir do modelo abaixo e, naturalmente, adaptar o roteiro para o contexto da sua empresa. Os passos são:

  1. Abertura: cumprimente, organize a sala, pegue água, café etc.;
  2. Revisão: em 5 minutos, retome os pontos combinados na reunião anterior. Eles foram cumpridos? Quais foram os resultados?;
  3. Discussão principal: em cerca de 15 a 20 minutos, converse sobre o tema previamente combinado ou trazido pelo funcionário. Aqui é o momento em que o gestor deve ajudar seu colaborador com inputs e sugestões construtivas;
  4. Plano de ação: reserve de 5 a 10 minutos para criar o plano de ação, definindo o que será feito ao longo da semana por ambas as partes. Além disso, combine maneiras de medir os resultados;
  5. Encerramento: reorganize a sala caso necessário e conclua a reunião one on one.

Nesse modelo, a reunião tem duração de, aproximadamente, 30 minutos. Pense nela como uma história com introdução (abertura e revisão), desenvolvimento (discussão principal) e conclusão (plano de ação e encerramento). Mais uma vez, é importante manter-se flexível, isto é, vale mais estar presente e ser empático do que ficar cuidando o relógio.

E então, gostou de aprender sobre as reuniões one on one? Agora, é hora de colocá-las em prática. É incrível como algo tão simples pode trazer resultados tão interessantes, contribuindo para o clima organizacional, satisfação dos colaboradores e alcance de resultados.

Como mencionamos, não existe um modelo rígido de reunião one on one. O mais importante é manter a intenção de aproximar líderes e liderados, oferecendo aos funcionários um ambiente seguro no qual possam conversar sobre seu desenvolvimento profissional. Aos poucos, você adaptará as dicas deste artigo para o contexto da sua empresa, colhendo excelentes frutos.

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