Garanta fluidez na sua empresa por meio da organização de processos

Todo funcionamento de uma empresa é determinado pelos seus processos. Você já sabe como fazer a organização de processos eficientemente? Leia e aprenda!

Gerencie toda sua agência em um só lugar com o Studio

organização de processos na agência

Todas as atividades desempenhadas dentro de uma empresa são definidas pelos seus procedimentos. Assim, a organização de processos lida diretamente com os agentes responsáveis por todo o funcionamento da organização. Por isso é absolutamente necessário se atentar para a importância da boa administração dessas etapas para a manutenção da empresa no mercado.

Os processos de uma empresa definem a forma como são realizados todos os procedimentos que a integram. Portanto, não é nenhum exagero afirmar que a gestão de processos é uma das práticas fundamentais para garantir a fluidez da produção e a saúde de qualquer organização que tenha vários procedimentos, como é o caso de uma agência de comunicação.

Porém, o que é exatamente a gestão de processos ou como ocorre a organização de processos? Continue a leitura e descubra!

O que é gestão de processos?

É chamado gestão de processos o conjunto de atividades que visam aprimorar constantemente as etapas organizacionais de uma instituição. Para isso, ocorre a identificação, análise, documentação e controle de todos os procedimentos inerentes à empresa.

Logo, é possível perceber que a própria gestão de processos, ou a organização de processos, é um procedimento próprio que também deve ser otimizado. Dessa forma, esse tipo de administração engloba todas as tarefas da empresa, buscando aperfeiçoar a produtividade da organização como um todo.

Não é difícil perceber a relevância dessa abordagem para a manutenção de um empreendimento em um mercado cada vez mais competitivo e com dificuldades econômicas. Por meio da organização de processos consegue-se agregar benefícios inestimáveis para uma empresa que são determinantes para sua saúde.

Quais os benefícios da organização de processos?

Realizar uma gestão de processos eficiente significa resgatar ou adquirir o controle sobre a sua empresa. O que ocorre a partir da organização de processos é que os líderes conseguem visualizar com clareza a real situação de uma organização e como solucionar seus problemas, além de fornecer informações importantes para seu crescimento. 

Vamos entender melhor a seguir os benefícios da gestão de processos.

Aumento da produtividade

Trata-se da vantagem mais evidente ao realizar uma gestão de processos. A partir da identificação de gargalos e problemas na produtividade, também é possível corrigir esses erros com precisão. A consequência clara disso é a harmonia no fluxo de trabalho e fluidez nas atividades.

Ao contar com processos bem definidos e sistematizados, a otimização alcançada consegue agregar eficiência a procedimentos que estavam com lentidão ou empecilhos — muitas vezes não percebidos até a implantação da gestão de processos).

Retenção de talentos

As empresas são compostas por pessoas e o mesmo se aplica aos seus processos. Uma lentidão e dificuldade em realizar um procedimento dentro da empresa afeta as pessoas envolvidas em seu trabalho com aquele procedimento. Assim, é comum que ocorra desgaste mental e até sobrecarga para profissionais que têm que lidar diretamente com problemas não identificados pelos gestores.

Um dos resultados de uma gestão de processos instaurada com sucesso é o aumento da satisfação dos profissionais da empresa, uma vez que eles têm bem definido como realizar cada atividade e podem contar com a gestão para otimizar cada tarefa desempenhada. Pessoas motivadas na organização acarretam menores taxas de rotatividade (turnover).

Prevenção de prejuízos

A organização de processos inclui identificar de forma acurada o que é necessário para que aquele procedimento seja realizado. Dessa forma, é avaliado o custo-benefício de cada etapa e sua função. Assim, prejuízos desnecessários advindos de procedimentos mal realizados ou mal projetados são eliminados, dando lugar a processos eficazes e mais econômicos.

Apesar de essa noção parecer óbvia, muitos custos adicionais descartáveis são frequentemente acumulados à conta final das empresas por negligência dos líderes e gestores em relação à avaliação de gastos, muitas vezes pequenos, referentes a procedimentos simples.

Esse benefício também se desdobra em várias vantagens, já que libera para melhor uso os recursos como tempo e capital humano que antes eram destinados a processos obsoletos ou burocráticos. Assim, uma equipe enxuta consegue se ocupar com ações estratégicas e administrativas, em vez de serem desperdiçados em atividades operacionais emergenciais.

Assertividade em tomada de decisões

A gestão de processos bem executada implica o uso adequado de KPI’s ou indicadores de desempenho. Os KPI’s são métricas bem aplicadas para análise e comparação. Elas geram informações concretas e conclusivas a respeito de alguma questão gerida.

Dessa maneira, os dados em que serão baseados as decisões importantes e estratégicas são confiáveis e de qualidade. Apenas a capacidade de eliminar as suposições e impressões pessoais das tomadas de decisão já traz melhorias significativas no planejamento estratégico e resolução de problemas na empresa.

Como implantar a organização de processos?

Para que a gestão de processos seja posta em prática de forma eficiente, é essencial que os gestores valorizem aspectos cruciais da organização de processos. Vamos a eles!

Trace um objetivo

Agora que você sabe com exatidão como funciona e os benefícios alcançados por meio da gestão de processos, é imprescindível que antes de aplicar as técnicas se tenha em mente claramente os objetivos propostos a partir de sua implantação. Assim, não se perde o foco do controle e melhorias esperadas com a ação.

Adote um sistema de gestão

Trata-se de um dos aspectos mais importantes a serem considerados ao implantar uma gestão de processos. Atualmente, existem diversas ferramentas disponíveis de gestão. Por isso, é recomendado escolher um sistema moderno que conte com recursos de gestão integrados e que conte com ferramentas de otimização do workflow.

Promova uma comunicação eficiente

Depois de ter em mente os objetivos e de adotar um sistema apropriado de gestão, é crucial que haja uma comunicação clara entre todos envolvidos. Dessa forma, o sistema garante que ele seja bem instalado e que todos consigam tirar o melhor proveito possível da ferramenta.

A organização de processos é um dos pilares mais importantes para manter uma empresa em competitividade com o mercado, que está sempre se aprimorando. Siga com cuidado e atenção as informações deste artigo e consiga assegurar fluidez na sua empresa e a manutenção de seu lugar de atuação.Se interessou pela gestão de processos e está buscando soluções para sua empresa? Entre em contato agora conosco e descubra o que o Studio separou para você!

Fale com um consultor
Compartilhe
facebook
linkedin
twitter
mail

CONTEÚDO CRIADO POR HUMANOS

Encontre os melhores freelancers de conteúdo no WriterAccess.

CONTEÚDO CRIADO POR HUMANOS

Encontre os melhores freelancers de conteúdo em WriterAccess.

Inscreva-se em nosso blog

Acesse, em primeira mão, nossos principais posts diretamente em seu email

Posts Relacionados

Compre conteúdo de alta qualidade com a WriterAccess.

Tenha acesso a mais de 15.000 freelancers especializados em redação, edição, tradução, design e muito mais, prontos para serem contratados.

Fale com um especialista e amplie seus resultados de marketing.

A Rock Content oferece soluções para produção de conteúdo de alta qualidade, aumento do tráfego orgânico e conversões, e construção de experiências interativas que transformarão os resultados da sua empresa ou agência. Vamos conversar.