Por Redator Rock Content

um de nossos especialistas.

Publicado em 26 de novembro de 2018. | Atualizado em 1 de março de 2019


Uma planilha de controle financeiro é indispensável para quem deseja fazer um uso mais inteligente do dinheiro. Saiba como montar uma!

Você sabe quais despesas geram os maiores gastos em cada mês? Sabe quanto dinheiro sobraria se você conseguisse evitar certos gastos impulsivos? Tem ideia de qual é valor médio de despesas recorrentes como água, eletricidade, internet e telefone?

Essas são algumas perguntas que apenas quem tem um orçamento bem organizado é capaz de responder com precisão. Para quem deseja acompanhar os gastosreduzir custos e fazer um uso mais inteligente do dinheiro, esse é um passo fundamental — e que exige bastante disciplina.

Por isso, neste post vamos mostrar como montar uma planilha de controle financeiro, que serve tanto para objetivos pessoais quanto profissionais. Continue conosco, prepare o seu editor de planilhas preferido e entenda todos os campos que ela vai precisar.

Modelo de Planilha para Controle Financeiro

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Estruture a planilha

Não existe uma forma correta de montar uma planilha de controle financeiro. O importante é que seja possível mapear as suas receitas e despesas, e manipular esses dados para saber exatamente o destino que o seu dinheiro está tomando.

Então, o essencial é que seja possível incluir cada um dos custos e ganhos, atentando para que haja um campo para data do lançamento, outro para a descrição, mais um para a categoria e outro contendo o valor.

Se preferir, separe esses lançamentos em guias, criando uma para cada mês. Outra opção é criar uma guia para todos os lançamentos e outra com o balanço mensal, calculado com base nos dados da primeira.

Esses são os campos básicos, mas uma planilha avançada precisará de mais dados, como veremos ao longo deste texto.

Crie categorias de fácil compreensão

Existe a opção de criar categorias bastante detalhadas, mas o mais recomendável é manter a sua planilha simples e evitar perdas de tempo para decidir se um lançamento diz respeito à categoria X ou à categoria Y.

Sendo assim, o ideal é encontrar um equilíbrio para que as categorias não sejam nem gerais, nem muito específicas.

Por exemplo: ao lançar despesas referentes a algum setor da empresa, você poderia separar por “descrição da despesa”, “valor”, “colaborador responsável”, “data”, “fornecedor” etc.

Quer ter uma base de quais categorias usar? Confira nesta lista de sugestão!

Receitas:

  • contribuições;
  • empréstimos;
  • rendimentos;
  • lucro;
  • outros.

Despesas:

  • alimentação;
  • compras;
  • despesas fixas e serviços;
  • dívidas;
  • doações;
  • treinamentos;
  • impostos e taxas;
  • investimentos;
  • brindes;
  • transporte;
  • outros.

Separe os lançamentos em contas distintas

Para manter a planilha ainda mais organizada, é fundamental separar as entradas por contas diferentes, como no caso de indicar que o dinheiro saiu de determinada conta bancária, de um cofre ou até mesmo da própria carteira.

Aqui, nos referimos a “conta” de maneira genérica, o que também poderia ser adaptado para meio de pagamento, como “dinheiro”, “débito na conta” e “cartão de crédito”.

Aliás, o cartão de crédito é um excelente motivo para separar as entradas na planilha por contas. Isso porque poderíamos cometer a má prática de incluir a fatura do cartão como uma despesa única, sendo que dentro dela provavelmente haverá uma série de compras individuais.

É incluindo essas despesas, item a item, que você terá uma visão mais precisa das suas finanças e tomará ações concretas para otimizar o orçamento.

Controle os seus investimentos

Se quiser elevar a sua planilha para um outro nível, crie uma guia para acompanhar em quais aplicações o seu dinheiro está, seja em renda fixa (Tesouro Direto, CDB, LCI, LCA, LC etc.), seja em renda variável (ações, opções, fundos imobiliários, fundos de ações etc.). Isso é essencial para ter uma boa noção do patrimônio que você tem acumulado em aplicações.

Aliás, esse controle tem enorme importância na gestão do seu fundo de emergência, uma reserva de recursos que diversos especialistas em finanças recomendam criar.

Ela deve ter um valor de 6 a 12 meses do custo mensal aplicado em investimentos conservadores de resgate relativamente rápido, como o Tesouro Selic.

A finalidade é ter um fundo de ativos que poderão ser utilizados em situações de imprevistos, sem precisar se endividar ao recorrer a empréstimos ou financiamentos.

Reparou que nas nossas sugestões de categorias, entre os itens da parte de receitas estava “rendimentos”? Ele será extremamente útil para um controle maior sobre o retorno dos seus investimentos.

A ideia é incluir na planilha qualquer renda que entre como juros ganhos no vencimento de uma aplicaçãodividendos recebidos de ações na bolsa, aluguel de um imóvel que pertença a sua empresa, entre outros.

Estabeleça metas

Outro conjunto de dados interessante para incluir na planilha são suas metas. Reforma do espaço, investimento em novas tecnologias, ampliação da equipe, treinamentos etc. Todos seus sonhos de consumo devem entrar aqui.

Em seguida, é recomendável que você priorize essas metas de acordo com o prazo. Uma boa classificação seria em “curto”, “médio” e “longo” prazo.

Essas definições variam, mas considerar desejos de até 1 ano como de curto prazo, de até 5 anos como de médio prazo e acima de 10 anos como de longo prazo já vai funcionar bem.

Então, estabeleça datas para cada um desses objetivos, de modo a saber em quais você vai precisar focar no momento. Além disso, colocar uma data limite vai ajudar você a se comprometer a alcançar aquele propósito, sem contar que é uma maneira de manter um acompanhamento de suas conquistas.

Tenha atenção apenas para fazer uma revisão das metas de tempos em tempos. Quando fazemos um planejamento muito para o futuro, precisamos considerar que não há como prever o que acontecerá no caminho.

Logo, é comum fazermos ajustes de direção conforme mudamos nossos momentos de vida, situação financeira e interesses.

Permita que a planilha ajude no seu planejamento

Vejamos agora como utilizar a planilha para gerar relatórios que ajudem a tomar ações concretas em relação ao dinheiro.

Evitando o endividamento

Uma das principais consequências de uma falta de organização financeira é não saber se o total de gastos supera o total de receitas durante o mês. Com o uso descontrolado do cartão de crédito, por exemplo, fica fácil estourar o orçamento e entrar em dívidas.

Logo, a planilha pode ser de enorme ajuda para que você compreenda melhor os hábitos de consumo e não gaste um dinheiro que não tem. Dessa forma, evita fazer despesas que saiam do limite, sobretudo aquelas que crescem com o tempo, como os juros do cheque especial.

Encontrando situações de descontrole

Outra informação que a planilha de controle financeiro vai dará é a média de gastos mensais. É claro que isso requer um certo tempo alimentando o arquivo apropriadamente, até que você tenha dados referentes a alguns meses.

À medida que perceber que o orçamento saiu muito da média, é um sinal de alerta de que algo está fora do esperado. Portanto, investigue a origem daquele gasto extra e procure entender se ele poderia ser evitado, afinal, temos que ter em mente que imprevistos também acontecem.

Desenvolvendo sua capacidade de economizar

Identificar os gastos dispensáveis é uma excelente alternativa para saber como é possível economizar. Para se ter uma ideia, ao visualizar a quantia gasta com supérfluos ao passar dos meses, é mais fácil conscientizar-se dos gastos evitáveis.

Assim, com a devida disciplina e autocontrole, evitará tomar determinadas decisões de compra que deixem-na mais longe de um sonho ou de um bom investimento.

Obtendo os gastos em cada categoria

Outra forma de reduzir as despesas, e que pode ser utilizada com o item anterior, é a análise de qual categoria tem os maiores gastos ao longo do mês. Com isso, você pode criar ações de mitiguem essas despesas e gerem menos impacto para o financeiro da empresa.

Os custos com serviços, por exemplo, costumam ser significativos para a empresa. Ao avaliar o foco dessas despesas, você pode identificar, por exemplo, que sua empresa tem equipamentos antigos que consomem muita energia elétrica.

Nesse caso, vale cogitar a substituição desses equipamentos por versões mais modernas.

Avaliando a qualidade dos investimentos

Detalhar os rendimentos dos seus investimentos permite enxergar com clareza quais foram as suas melhores escolhas em termos da taxa de retorno. Assim, você evita aplicações que tiveram uma rentabilidade muito baixa e tenta fazer aportes em opções mais rentáveis.

Sabendo da sua lucratividade, é possível descobrir o desempenho dos seus investimentos de modo geral ao longo do ano.

Então, você pode estudar mais sobre as possibilidades do mercado financeiro e se desenvolver como um investidor cada vez mais qualificado, buscando percentuais mais interessantes ano a ano.

Com todas essas dicas, você já tem o que é necessário para organizar o orçamento, com informações relevantes para auxiliar nas decisões que envolvem dinheiro.

Agora que já tem o conhecimento de como montar uma planilha de controle financeiro, não se esqueça de manter por perto as fórmulas e atalhos do Excel para qualquer adaptação que tenha que fazer.

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