Por Raphael Pires

Publicado em 5 de fevereiro de 2020. | Atualizado em 28 de fevereiro de 2020


Processos internos são a estruturação de fluxos de trabalho para qualquer tarefa ou atividade realizada dentro de uma agência de comunicação. Fundamentais, eles ajudam a estruturar a rotina de demandas e a aumentar a produtividade, evitando principalmente atrasos e retrabalho.

ilustração sobre processos internos
Você já estruturou os processos internos da sua agência?

Uma agência de comunicação precisa estruturar seus processos internos com eficiência, objetividade e, principalmente, organização. Um número de demandas elevado pode gerar problemas na execução dos projetos caso não haja a definição exata de como tudo deve funcionar. Por isso, detalhar a forma como o trabalho deve ser feito é algo muito relevante.

O bom funcionamento da agência depende de uma gestão eficaz dos processos internos. Isso permite cumprir com prazos, desenvolver projetos bem-avaliados e ainda conseguir novos clientes de maneira recorrente.

Essa organização é o que permite ao negócio funcionar bem sem sobrecarregar os colaboradores, cumprindo com o básico na relação com o cliente. Neste post, vamos detalhar mais o assunto. Saiba tudo a seguir!

Saiba o que são os processos internos

Processos internos são a maneira como uma empresa executa demandas rotineiras, desde a chegada de um novo cliente até o desenvolvimento de um projeto. O que constitui um processo é seu detalhamento, ou seja, o roteiro de como determinada tarefa será executada.

Quando definido, sabe-se exatamente a ordem do que deve ser feito e de que maneira esse trabalho é realizado. Um processo interno é um conjunto de definições como quem executa, em quanto tempo é feito, por quais níveis de aprovação passa, quais ferramentas são utilizadas e todo o detalhamento relacionado à demanda em questão.

Uma agência tem uma série de tarefas e atividades de rotina. O ideal é que haja um processo bem-definido para cada uma e que seja principalmente de amplo conhecimento por todos os funcionários. Quanto mais destrinchado e detalhado for, maiores serão as chances de ele ser executado com perfeição, seguindo parâmetros de qualidade e no tempo certo.

Entenda a importância da gestão de processos internos 

A gestão de processos é o que garante que eles serão feitos da maneira certa. Quando esse trabalho é executado, frequentemente é possível atestar a forma adequada como os colaboradores e áreas da agência lidam com os projetos e as tarefas. A seguir, veja alguns pontos que mostram como a gestão dos processos internos é fundamental.

Padronização

É a garantia de que determinado processo será sempre executado de um modo. Isso garante, primeiramente, a qualidade no trabalho que é executado. Além disso, respeitar a estruturação evita erros ou, por exemplo, aprovações sem o crivo de pessoas qualificadas.

Padronizar processos e documentos é um conceito importado da indústria, mas que também funciona muito bem em agências. O rigor na hora de lidar com as demandas elimina o risco de erros, o que é fundamental para gerir melhor o tempo.

Organização

É preciso definir bem qual é o ciclo de etapas do processo, ou seja, qual é a ordem de execução de uma tarefa. Essa organização evita que passos importantes sejam pulados, geralmente causando problemas no fluxo de trabalho completo daquela agência.

Processos internos bem-estruturados ajudam a deixar a rotina do local mais dinâmica e intuitiva, já que há o conhecimento da ordem de execução de cada demanda. Organizar é fundamental para respeitar prazos e seguir à risca os briefings e recomendações.

Produtividade

Uma das piores situações dentro de uma agência é o retrabalho. Apesar de nem sempre ele ter origem na má execução dos processos, há ainda esse risco quando a estruturação do trabalho é ruim. A questão é simples: sem organização, provavelmente haverá erros.

Assim, naturalmente, se há erros, há a necessidade de corrigir. Isso gera mais tempo, trabalho redobrado e atrapalha todo o fluxo de demandas. Um processo bem-estruturado é de grande ajuda para evitar o retrabalho e aumentar sua produtividade.

Confira 7 dicas sobre como estruturar processos internos em uma agência de publicidade

Definir, organizar e concretizar os processos internos na agência não precisa ser uma tarefa complexa. Basta entender como funciona o trabalho na empresa, otimizar a execução e distribuir bem as tarefas. Um fluxo de trabalho progressivo também é de grande ajuda. Quer saber mais? Separamos 7 dicas de como estruturar esses processos. Confira!

1. Realize um mapeamento dos processos internos

O mapeamento de processos é a etapa inicial, justamente o momento em que é possível entender o nível de cada um deles. Nesse trabalho, é necessário apontar erros, o que funciona bem e quais processos precisam ser repensados ou otimizados.

2. Faça a setorização das etapas dos processos

Cada processo pode ter mais de uma área da agência envolvida, então é necessário que isso esteja devidamente relatado no planejamento. A aprovação de um layout gráfico, por exemplo, pode ter que passar tanto por Direção de Arte como por Atendimento. O importante é ter isso definido.

3. Defina uma divisão clara das atribuições a cada colaborador

Colaboradores específicos podem ter papéis estratégicos nos processos internos da agência. Isso é muito comum, especialmente quando estamos falando de empresas de menor porte ou de especialistas. Assim, o processo deve ter o apontamento de quem é responsável por determinada tarefa.

4. Avalie os perfis dos colaboradores para cada função

Para tornar esse trabalho ainda mais preciso, conhecer a fundo o colaborador faz toda a diferença. A organização de processos é melhor estruturada quando se sabe o que cada um pode fazer de melhor dentro do time da agência. A partir disso, a distribuição de responsabilidades é mais adequada, visando a um aumento de desempenho.

5. Treine sua equipe

Uma equipe bem-treinada é capaz de fazer qualquer fluxo de trabalho funcionar. No entanto, isso demanda tempo para que entendam exatamente a missão de cada um. Se necessário, ofereça palestras, workshops ou treinamentos para estruturar a ideia.

6. Documente cada processo da agência

Os processos precisam ser devidamente documentados, já que isso permite ter uma ideia do desempenho a longo prazo. Além de ter essa estrutura de sequência de ações registrada, é importante também realizar monitoramento de desempenho. Saber como avaliar processos e melhorá-los não será mais um problema se a agência fizer dessa forma.

7. Adote ferramentas que auxiliem a estruturar processos internos

Ferramentas de automação de processos e de apoio para executar tarefas são fundamentais. No marketing, é muito comum contar com esses softwares, mas, de modo geral, um organizador de times e demandas também agrega bastante.

Bons processos internos contribuem para que a agência dê conta de suas demandas e, mais do que isso, execute tudo com qualidade e com o dinamismo que os clientes esperam. Mais produtividade e organização sempre são bem-vindos!

Aproveite e confira um guia de gestão para agências! O conteúdo mostra como ter sucesso ao administrar o negócio, considerando sua rotina e necessidades.

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