Por Raphael Pires

Publicado em 20 de maio de 2016. | Atualizado em 18 de março de 2020


Um programa de gestão de projetos integrado na sua empresa pode resolver diversos desafios operacionais e facilitar o processo de comunicação!

Conversando com profissionais de agências de comunicação, observamos uma situação recorrente relatada por eles: A integração operacional ainda é um desafio para boa parte dos gestores, mas um programa de gestão de projetos pode ser a solução!

Para muitos, organizar a equipe é a maior dificuldade. Outros, não conseguem elaborar um modelo padrão de operação. Há também aquele empreendedor expert em planilhas financeiras de excel que ainda não consegue se livrar delas.

Você se identifica com algum desses pontos? Então esse post é para você. Nele, reunimos todos os benefícios que um programa de gestão de projetos e um sistema integrado podem proporcionar ao seu negócio. 

O que é gestão de projetos?

Em busca de uma maior organização e um planejamento mais estratégico de suas ações, empresas dos mais diversos nichos adotaram o gerenciamento de projetos em suas rotinas. Hoje, é praticamente impossível imaginar a execução de qualquer projeto sem uma gestão eficiente em cada uma de suas etapas. O resultado é o alcance de um diferencial competitivo, tornando a empresa muito mais ágil, dinâmica e que de fato entrega valor aos seus clientes.

Quando se trata de gestão de projetos, é essencial unir o conhecimento e as habilidades relacionadas ao assunto com programas e sistemas integrados responsáveis por fazer um determinado projeto ganhar vida. Nesse sentido, o gerenciamento de projetos tem como principal objetivo unir todos esses fatores para que a atividade seja concluída com sucesso.

Em outras palavras, um projeto precisa atender plenamente ao que foi planejado, e sobretudo às necessidades de quem o solicitou. Mas, para que isso ocorra, é necessário atender a uma série de pré-requisitos, como atendimento ao cliente, tempo e custo relacionados à uma determinada campanha. Isso faz com que cada decisão em torno do projeto seja bem embasada, otimizando o trabalho em equipe e garantindo que o cliente receba exatamente aquilo que foi acordado.

Nesse caso se engana quem pensa que o gerenciamento de projetos acontece somente durante sua execução. Na verdade, a etapa de planejamento é tão, ou mais importante do que colocá-lo em prática. Isso porque, é nessa fase em que todas as diretrizes serão estabelecidas, funcionando como base para que todos os responsáveis possam dar o seu melhor diante de qualquer desafio.

Já a fase de mensuração é responsável por analisar se os resultados obtidos estão de acordo com o que foi planejado. Caso o projeto não tenha saído como o esperado, o time poderá avaliar se a estratégia está gerando bons frutos ou se algo precisa ser ajustado.

Como em qualquer estratégia, na gestão de projetos existem algumas habilidades essenciais para que tudo saia conforme o planejado, são elas:

  • Habilidades técnicas de gestão;
  • Habilidades de liderança;
  • Habilidades relacionadas à gestão estratégica do negócio.

Qual é a história dos sistemas de gestão de projetos?

O primeiro ano historicamente relevante para o desenvolvimento de programas de gestão de projetos é 1896, marcado pela introdução do “harmonograma”, onde o economista polonês Karol Adamiecki procurou demonstrar o desenvolvimento de tarefas em um gráfico e pavimentou o caminho da gestão de projetos até os dias de hoje.

Em 1912, Henry Gantt substituiu o harmonograma pelo mais avançado gráfico de gantt. Hoje em dia, esse gráfico ainda é o mesmo e é bastante utilizado em todas as empresas como parte da elaboração da gestão de projetos.

No período entre 1965 e 1969 foram formados duas das maiores associações de gerenciamento de projetos do mundo: a International Project Management Association (IPMA) na Europa e o Project Management Institute (PMI) nos Estados Unidos, o qual treina profissionais e emite certificados (no início dos anos 2000 já haviam sido certificados mais de 10 mil pessoas). Com os negócios mudando para métodos tecnológicos e sem papel, os primeiros sistemas de gestão de projetos começam a surgir.

A tendência do Software as a Service (SaaS) começou em 2008, qualificados pelos usuários como os tipos mais flexíveis de programas de gestão de projetos para seus times. De 2010 em diante, as soluções mais populares de softwares de gestão são as baseadas em computação na nuvem, desenhadas para atender as necessidades de times virtuais que precisam acessar projetos de vários lugares do mundo e a partir de qualquer dispositivo.

Como resultado, em 2012 começaram a surgir programas de gestão de projetos mobile. Agora, com o advento da Internet das Coisas, softwares de gestão de projetos começam a desenvolver incorporações com objetos e com cada vez mais esquemas de segurança de dados.

Qual a importância de um programa de gestão de projetos na agência?

Um programa de gestão de projetos pode ajudar sua empresa a organizar processos e auxiliar em todos os processos de comunicação entre os setores.

Agências de publicidade são conhecidas por reunirem um grande número de projetos em andamento ao mesmo tempo. Aliado a esse fator, os custos são geralmente altos e o nível de exigência dos clientes mais ainda. E quando o gerenciamento de projetos não faz parte da rotina da agência, pode ser um tanto quanto difícil unir qualidade, produtividade e entregas dentro do prazo. Pensando nisso, apresentamos algumas das principais vantagens do uso de um sistema integrado para gestão de projetos:

Auxilia no controle de processos

Imagine poder centralizar todas as etapas, profissionais envolvidos, prazos e tudo que envolve um projeto em um único lugar? Um dos benefícios de um programa de gestão de projetos é justamente otimizar e simplificar os processos que envolvem determinada atividade, facilitando o acompanhamento de cada uma das fases da tarefa.

A partir de uma ferramenta de gestão de projetos que integre todo o time, você conseguirá controlar os seus projetos a partir da visualização e da centralização de todos os jobs em produção, mensurando o tempo gasto em cada um.

Se antes planejar a produção de conteúdo era uma tarefa complexa, a partir de um sistema de gestão é possível ter acesso a tudo que foi produzido na estratégia de redes sociais,  acompanhar o status de todas as peças e até verificar se todas as demandas estão em dia.  

Ajuda a não perder os deadlines

Se perder prazos ainda é uma realidade na sua agência, com uma boa gestão de projetos isso será coisa do passado. Claro que imprevistos acontecem, mas evitar a perda de deadlines é fundamental para garantir a satisfação dos clientes.

A partir desse mecanismo, é possível saber no que cada membro da equipe está trabalhando em determinado momento, o que é fundamental para uma alocação de tarefas mais inteligente, priorizando os profissionais que estão livres e evitando demandar novas tarefas para os colaboradores que estão responsáveis por alguma tarefa com maior prioridade, por exemplo.

Ferramentas de gestão de projetos mais modernas já contam com o gráfico de gantt e com o método kanban, recurso que facilita a organização e a distribuição de tarefas de forma mais assertiva. Tal ferramenta, juntamente com o timesheet, facilita o planejamento de prazos e confere maior produtividade ao time.

Controle da lucratividade com sistemas integrados

Saber exatamente o retorno sobre os investimentos realizados em um determinado projeto é imprescindível para qualquer gestor que deseja ter um maior controle de despesas, de negociação com fornecedores e clientes. Afinal, ficar a par dos lucros obtidos é necessário para não ter prejuízos lá na frente, certo?

E quando se trata de precificar corretamente um projeto, é preciso ter atenção redobrada. Já que, se seu time trabalha tempo demais para um cliente que não é tão lucrativo assim, o rendimento será diretamente afetado. Mais uma vez, o timesheet é o recurso-chave para medir o tempo gasto pelo time na elaboração de uma tarefa.

Caso você chegue a conclusão de que o valor envolvido no projeto é muito menor do que o esforço da equipe, talvez seja a hora de repensar se vale a pena continuar consumindo tempo e energia para o cliente em questão. Com esses dados em mãos, as precificações referentes a futuros projetos são uniformizadas, garantindo não só a lucratividade da agência, mas um time mais produtivo.

Rapidez nas tomadas de decisão

Por mais bem planejado que um projeto esteja, erros podem acontecer e você precisa se preparar para isso. Todavia, quando a gestão de projetos é feita a partir de um sistema integrado, as informações referentes ao projeto são estruturadas, tornando mais claro o que pode dar errado.

Com isso, fica fácil pensar em decisões ágeis e que, ao mesmo tempo, irão solucionar o problema de forma efetiva. Agilizar os processos decisórios também impacta diretamente na produtividade do gestor. Isso mesmo. Quanto mais informações e dados valiosos ao seu alcance, mais tempo o gestor terá para se envolver em um maior número de ações.

A partir do Business Intelligence, líderes de agências de comunicação têm construído uma verdadeira inteligência de negócios com base em informações valiosas para o seu negócio. Algumas ferramentas, inclusive, já permitem a criação de relatórios, painéis de dados e gráficos com dados reais para garantir tomadas de decisão muito mais confiáveis.

Maior envolvimento da equipe

Organização e prazos bem definidos não impactam somente na satisfação dos clientes. Um programa de gestão de projetos quando utilizado de forma eficiente, permite que se tenha conhecimento sobre o trabalho de cada membro do time. Assim todos ficam cientes dos prazos estabelecidos para a entrega do serviço.

Ao alinhar cada passo do planejamento com os colaboradores, as chances de envolvimento por parte do time é muito maior. Para isso, um ponto muito importante é definir todas as responsabilidades logo no início do projeto, eliminando as chances de fracasso.

Lembre-se, são eles que dão vida ao projeto, sendo fundamental que fique bem claro o que está por trás de cada um dos processos envolvidos em uma campanha ou job. Para isso, uma comunicação aberta e o constante compartilhamento de informações são práticas indispensáveis para que se tenha sucesso e bons resultados ao final da execução dos projetos. Por fim, não só o cliente ganha, mas toda a equipe.

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