Como fazer uma boa proposta de fee mensal?

O contrato de Fee – mensalidade acordada entre cliente e agência que objetiva a prestação de serviços por um período pré-determinado – pode ser sinônimo de um excelente faturamento e previsibilidade de receita para a empresa criativa.

Esse tipo de pacote de serviços oferece vantagens tanto para a agência quanto para o cliente: no primeiro caso, a agência possui pleno conhecimento de tudo o que se relaciona com o cliente em questão, seja o seu público-alvo, suas necessidades e seus objetivos, dado o tempo disponibilizado para este cliente em si, o seu histórico em geral.

Nesse sentido, a agência pode ser mais assertiva na elaboração de novas campanhas. Já o cliente se vê amparado pela sua empresa parceira e não precisa ficar “correndo atrás” de uma agência sempre que precisar de algum serviço. Ele sabe que ela estará ali, pronta para atendê-lo dentro dos determinantes do contrato firmado.

Nada como fazer um cliente satisfeito para que todo mundo saiba o quanto sua agência cumpre com perfeição as demandas que chegam para ela, não é mesmo? Acredite, boa parte de uma boa organização e um fluxo de trabalho eficiente vem de uma proposta que compreende todos os detalhes do acordo entre cliente e agência. 

Pensando em facilitar esse processo para você, criamos um artigo com dicas valiosas de como elaborar uma boa proposta.

Como fazer uma boa proposta de fee mensal?

Para que esse tipo de contrato tenha resultados positivos, é necessário que uma série de fatores sejam considerados no momento em que a proposta é elaborada pela agência.

Definir os melhores valores, considerar os serviços oferecidos e suas respectivas responsabilidades, são alguns exemplos de aspectos que podem (e devem) ser levados em conta ao criar uma proposta desse tipo. Quer conhecer essas e outras boas práticas que toda boa proposta deve conter? Acompanhe nosso artigo.

Como definir o melhor valor para o fee?

Existem medidas fundamentais quando o assunto é definir os  valores para esse acordo. Mas, antes de colocá-las em prática, é necessário fazer uma análise específica, que irá nortear todos os ítens que compõem uma proposta: Quais os possíveis gastos com o trabalho que será realizado para o cliente? 

Com a resposta em mãos, é possível começar a delinear os pontos necessários para que os valores sejam definidos. O primeiro e, talvez o mais importante, é fundamentado em estabelecer uma mensalidade baseada nas horas trabalhas por seus criativos.

Mas não é só isso, ao contabilizar os valores, você deve levar em conta as horas da agência como um todo, somando as horas totais trabalhadas para esta conta especificamente, e, por fim, somar todos os seus custos fixos, tais como água, luz, departamento fincaneiro, etc. 

É importante lembrar que nem sempre todos os colaboradores estarão envolvidos em determinada tarefa, esse detalhe faz toda diferença na hora de determinar os valores que irão compor sua proposta (e também no momento de distribuição das tarefas). Portanto, ficar atento ao que será feito para esse cliente ao longo do período pelo qual sua agência irá prestar seus serviços para ele é imprescindível. 

Outro ponto importante ao considerar os valores referentes ao Fee: a complexidade de uma peça e sua prelação com o custo do colaborador. Funciona assim: se uma tarefa relativamente simples (postagens no Facebook, por exemplo), for atribúida ao Criativo Sênior de sua agência, existe uma grande probabilidade de haver um prejuízo no fim das contas.

Nesse caso, a melhor solução é alocar esse tipo de tarefa ao Criativo Junior, já que seu valor é mais baixo do que se compararmos com um funcionário mais experiente, que, provavelmente, possui um salário maior.

Considerar questões que envolvem os clientes também faz parte da definição de valores que irão compor uma boa proposta. Definir se as ações serão mensais, por exemplo, é a forma pela qual calculamos a quantidade de horas consumidas para colocá-las em prática. É importante salientar que tudo isso depende de suas necessidades, ou seja, se a demanda é alta, é certeza de que sua agência terá muito trabalho durante o mês.

Porém, mais do que apenas cobrir gastos, a agência também deve que calcular uma margem de lucro, ou seja, se certificar de que que pelo menos uma parte do valor que esse cliente paga por mês entre como receita para a agência. 

Mais do que definir corretamente os valores atribuídos ao seu contrato, é essencial determinar  um acordo de responsabilidade entre você e o seu cliente. Essa etapa  é fundamental para que nada fique em desacordo, e que, se houver quaisquer dúvidas ou possíveis contratempos, todas as informações estejam disponíveis no contrato. E é exatamente sobre isso que iremos falar no próximo tópico. 

Atenção com as comissões e honorários  

Se sua agência possui muitos clientes na modalidade Fee Mensal, não deve ser novidade para você que tudo gira em torno de suas necessidades atuais e de que forma ele pretende supri-las.

Afinal, nem sempre apostar em todas as fichas funciona para aquele cliente e para o seu  objetivo atual, ou seja, às vezes não vale a pena investir financeiramente em postagens em mídias sociais naquele momento, mas sim focar na reestruturação do site institucional, por exemplo. 

Esses detalhes devem ser definidos através de pesquisas e, em seguida discutidos na etapa de planejamento, afinal de contas, não existe a possibilidade de moldar peças e campanhas publicitárias baseadas no puro achismo, não é mesmo?

Mas falando de forma mais abrangente, o seu cálculo, por exemplo, normalmente não inclui serviços gráficos, aquisição de produtos ou remuneração de terceiros, uma vez que não são passíveis de previsão. 

Desta forma, além do acordo estipulado, o cliente também efetua o pagamento através de comissão sobre todo o serviço de terceiros, como serviços gráficos, aluguel de espaços, etc.  

Já em casos em que se considera somente a  Tabela de Criação,  (que fica a cargo apenas da criação de cada peça e sua respectiva arte-final), deve-se acrescentar os honorários de atendimento, planejamento e operações da campanha ou programa. 

SLA entre cliente e agência: o que considerar nesse acordo?

Já falamos sobre alguns procedimentos relacionados aos valores que você deve seguir ao montar uma proposta, e como eles contribuem para que todas as partes não saiam no prejuízo, sem cobranças indevidas e valores que não correspondem à quantidade de tarefas demandadas. Mas há outra etapa igualmente importante, e que deve ser cuidadosamente analisada quando a proposta é realizada. É o que veremos agora.

Mas afinal, o que é SLA? E qual a finalidade dessa sigla para que uma proposta de Fee mensal seja realmente boa? Chegaremos lá! O SLA (Service Level Agreement) ou simplesmente Acordo de Nível de Serviço é um acordo estabelecido entre empresas e clientes e que tem como atribuições conceder responsabilidades e definir metas em um determinado contrato. 

Responsabilidade é uma palavra bastante recorrente em agências, você mais do que ninguém sabe disso. E para tornar esse assunto bem próximo à sua rotina, é por ela que vamos nos guiar nos próximos parágrafos. 

Isso porque, o SLA trata-se essencialmente de definir claramente quais atividades serão desenvolvidas e de que forma elas serão entregues. (Sabe quando aquele cliente entra no boca a boca e cisma que vocês combinaram de fazer social media também sendo que, para a agência, o contrato se limitava até peças impressas?)

A organização do suporte, os prazos e as metas para tais atividades também fazem parte desse acordo por meio de um planejamento, e jamais devem ser deixadas de lado, já que elas farão parte das metas e objetivos da sua agência como um todo. 

Citamos o risco de cobranças indevidas caso uma proposta não liste exatamente o que ela irá desenvolver ao longo do período estabelecido. Pois é exatamente essa etapa a responsável por elencar o que será entregue, ou seja, definindo previamente as atividades executadas por seus colaboradores. 

Por fim, o SLA pode e deve ser revisado constantemente através de relatórios (falamos mais sobre eles aqui) que objetivem a análise de tudo o que deu certo ou errado durante o tempo de prestação de serviços para o seu cliente. Viu como esse documento é importante  para absolutamente todos os passos de uma agência?

Resumindo

Então, se você faz constantemente contratos Fee Mensal na sua agência, foque em uma proposta completa, que abarque todos os detalhes importantes tanto para você, quanto para os clientes.

Para que uma proposta atenda aos anceios da sua agência e também dos clientes que optam por esse tipo de contrato, é primordial que os valores passem por todas as etapas citadas no começo do artigo: 

• Questione-se sobre quais os possíveis gastos com o trabalho que será realizado para o cliente;
• Leve em conta o valor/hora de seus colaboradores;
• Baseie-se também nas horas e custos fixos da sua agência;
• Estabeleça funções que se ajustem aos valores dos colaboradores;
• Acrescente os honorários de atendimento, planejamento e operações da campanha;
• Faça um acordo de SLA que facilite a comunicação agência – cliente (e revise sempre!)