Relatórios de gestão: o que são e quais sua agência deve analisar?

Gerenciar um negócio ou empreendimento depende de métodos que possibilitem tornar visível o seu desempenho em dado momento. Sem uma visão clara de todas as movimentações ocorridas em um período, é impossível construir uma base para estimar soluções necessárias para eventuais problemas.

Aliás, como você decide, hoje, se sua agência realmente precisa contratar mais recursos humanos ou se tem capacidade de abarcar mais jobs e ser mais produtiva? Como você tem certeza disso? Essa decisão é “no olho”? Ou você sai contratando assim mesmo? Jogando dinheiro da sua agência pelo mundo afora?

Se a sua resposta for “Sim, é no olho mesmo”, vem cá que eu vou te mostrar a solução para os problemas que você provavelmente tem mas só não sabe que tem!

Confira também:

• Como otimizar a produção de um relatório de gestão?
• Como fazer um relatório de gestão?

O que é Relatório de Gestão?

Um Relatório de Gestão possibilita ao gestor um entendimento sistematizado do atual momento e do histórico da empresa compreendendo como cada setor se encontra, seja ele o administrativo, financeiro, de criação, etc. 

Com o objetivo de revelar a situação da empresa em um determinado período ( quinzenal, mensal ou trimestral) este documento, quando elaborado de forma precisa, permite que decisões sejam tomadas de forma assertiva, que uma boa gestão seja realizada e que, dessa forma, garanta a sobrevivência e saúde da empresa. E, em se tratando de uma agência, esse cenário é ainda mais decisivo, tamanha a volatividade  financeira e de trabalho, correto?

Para isso, é fundamental que ele consiga incorporar todos os departamentos a fim de que as informações sejam analisadas detalhadamente e de forma integrada. Afinal, só assim é possível alterar processos de trabalho que não funcionem como antes ou investir em ferramentas estratégicas que otimizem a rotina da agência.

Com que frequência são elaborados?

Além de compreender seu significado, também é importante garantir que este documento seja elaborado com determinada frequência que se adeque ao seu negócio. 

Isso porque cada instituição possui particularidades. Logo, de nada adianta se basear em uma frequência que não diz respeito à forma como sua agência é conduzida. 

Dados como fluxo de caixa, contas a receber e a pagar, por exemplo devem ser analisados diariamente, já que requerem maior consideração na rotina da empresa. Claro que isso depende das normas estipuladas previamente, tudo dependerá do perfil de cada setor e de cada agência e de como são conduzidos os processos dentro da empresa.

Então, agora que você já sabe o que é e qual a frequência estimada na sua elaboração, nos próximos tópicos será mostrado como eles se aplicam na prática.

Como funcionam em Agências de Comunicação?

Mencionamos no tópico anterior a importância de se considerar as particularidades de cada empresa no momento da elaboração desses documentos. Esse fato é ainda mais pertinente às agências de Comunicação, que, independentemente de sua estrutura, possuem singularidades que, se não consideradas, podem comprometer severamente  sua análise. Com base nisso, é fundamental especificar como um relatório se aplica em cada setor.  

Quais relatórios são importantes e quais sua agência deve analisar?

Nos parágrafos anteriores foi possível entender a importância desses documentos para a tomada de decisão assertiva por parte dos gestores. Porém, são inúmeros relatórios que podem ser gerados. Por isso, elenquei alguns que não podem ser deixados de lados para manter a saúde financeira de sua agência de publicidade. Confira:

Gestão financeira: Ranking de clientes

O momento financeiro de uma agência diz muito sobre ela, não somente pelos resultados obtidos em determinado período, mas também sobre como tais resultados são influenciados pela relação com os clientes.

Ou seja, esses resultados são influenciados não somente pelo faturamento direto – como um job ou fee mensal que atrai receita direta do cliente – mas também como aqueles outros valores que o cliente pode conquistar para a agência através do relacionamento com terceiros – assim como o BV. 

Nesse sentido, é importante refletir algumas questões, como… Você sabe qual cliente consome mais horas de trabalho em sua agência? Qual a relação horas trabalhas x valor de faturamento de cada cliente? 

É para solucionar essa questão que surgem os relatórios de Ranking de Clientes.

Esse sistema tem como função rankear suas contas, de acordo com a relação Entrada /A receber, podendo ser os 10 melhores ou piores clientes, financeiramente falando. Nesse sentido, trata-se de uma análise dos clientes mais e menos rentáveis para a agência, objetivando informações detalhadas sobre diversos fatores, como os elencados a seguir:

• A relação de quantidade de horas trabalhadas no período para cada cliente;
• A relação do custo trabalhado no período para cada cliente;
• Levantamento completo do faturamento direto e comissões  que cada cliente traz para a agência;
• Rentabilidade (lucro/prejuízo) de cada cliente. 

Produtividade: Status das Peças

A produtividade é característica obrigatória no dia a dia de uma agência, afinal, os prazos são apertados e a demanda é intensa. Nem sempre é possível contar apenas com a boa vontade dos colaboradores para que tudo saia conforme o planejado, nesse caso, é fundamental recorrer à ferramentas que agilizam os processos internos da empresa.

O Status das peças surge para acompanhar a produtividade de toda a equipe, ou de um job específico, já que ela se encarrega de apontar o estágio atual das peças, se estão em criação, revisão, arte final, aguardando aprovação, e as que entraram em alteração.

A visualização do estágio de cada uma das peça permite a agência investigar em qual etapa se concentra a maior quantidade de peças, e principalmente os motivos das refações através de duas formas: através de alterações feitas pela própria agência e em casos em que o próprio cliente solicita modificações quando recebe a peça para aprovar. Nesse contextro, será que não seria interessante analisar a quantidade de horas que sua agência gasta com refação? Saber qual impacto dessa demanda dentro da agência?

Em muitos casos, o tempo gasto com refação é superior as horas de criação. Por isso, saber quantificar o tempo gasto em cada status, e quais os impactos causados por eles, é fundamental para “onde” e “como” atacar os problemas.

Relatórios de Estimativa

Estimar o custo interno através de valor/hora dos colaboradores não é nenhuma novidade para quem já está habituado à rotina de uma agência, juntamente com o valor que o cliente pretende investir em mídia, produção e eventos, são essas etapas que vão definir estimativa de custos e investimento por job.

Seu custo interno abrange somente o valor/hora de trabalho do funcionário?

A melhor forma de estimar  o valor do custo interno é atribuir não somente o valor/hora do funcionário, mais também o custo de estrutura de sua agência, incluindo custos fixos e variáveis.

Para isso é importante seguir o seguinte processo: após definir o valor correto da hora/trabalho, estabeleça quais os  funcionarios serão envolvidos na tarefa juntamente com a quantidade de horas estimadas para a elaboração do trabalho.

Em seguida, determine uma porcentagem de lucro sobre o custo interno e a porcentagem do imposto que será cobrado.  Automaticamente será exibido o valor que deverá ser cobrado do cliente a fim de que a agência cubra seus custos e alcance o lucro estimado. 

Através da função Estimativa, também é possível planejar o investimento em mídia, produção e eventos, assim será possível prever o quanto a agência receberá de comissão e honorário. Conheça o Studio e veja como isso pode ser automatizado.

Invista em Relatórios de Gestão!

Agora você já sabe o que é e quais seu principais usos em Agências de Comunicação. É a sua vez de elaborá-los de acordo com seus objetivos, analisando cada departamento e avaliando os resultados de forma eficaz para que as tomadas de decisão sejam eficientes.

Teste o Studio gratuitamente e veja como é simples acompanhar os relatórios através da ferramenta.