Como fazer reuniões mais eficientes na sua agência?

Encontros com clientes, reuniões de time, alinhamentos com toda a equipe… é inevitável que muitas reuniões façam parte da rotina de uma agência. Mas você já terminou uma reunião com aquela sensação de que ela podia ter sido resolvida em um email, ou que ela poderia ter sido uma reunião mais eficiente? Isso é mais comum do que você imagina!

Mas, ainda que você nem sempre veja as reuniões com bons olhos, elas são muito importantes, ainda mais quando estamos falando do relacionamento com seus clientes. O que para você pode ser “só mais uma reunião” para o cliente pode ser o momento mais importante do dia ou da semana, seja para a empresa dele ou para a relação de negócios que ele tem com a sua agência.

Reuniões são um investimento de tempo que ajudam a melhorar sua agência, a forma como você lida com sua equipe e seus clientes, além de fortalecer a cultura e chegar a resultados mais assertivos. Por isso, seja com encontros físicos ou virtuais, separamos algumas dicas que vão te ajudar a tornar esse momento mais produtivo.

Reserve um tempo para planejar sua reunião

Antes de sair enviando convites para uma reunião, separe um tempo na sua agenda para pensar como ela será, quais são os seus objetivos e o que você espera resolver. Foque na eficiência com resultados claros, listando todas as suas possíveis pautas, juntamente com uma estimativa de tempo para discutir cada item.

Isso vai te ajudar a elencar suas prioridades e entender o que realmente precisa ser conversado em grupo num encontro ou pode ser resolvido com uma ligação ou um email. Se decidir que será uma reunião, lembre-se de agendar um email para o dia anterior confirmando com os presentes. Isso ajuda a evitar remarcações e faltas, principalmente em caso de reuniões marcadas com muita antecedência.

Veja também!
Sprint planning: o que é e como planejar reuniões de marketing

Defina um objetivo para sua reunião eficiente

Tentar falar sobre muitos tópicos ou diferentes projetos só para aproveitar o tempo da reunião pode colocar estresse desnecessário sobre você, sua equipe e seus clientes. Depois de decidir os pontos da reunião é hora de priorizar tópicos de sua lista.

Para ter uma reunião eficiente, você pode marcar de vermelho o que é extremamente importante, de amarelo o que é importante, mas não necessariamente urgente e, de verde, o que pode ser discutido se houver tempo. Com base nisso, organize os itens em ordem de urgência e importância e siga para o próximo passo.

Elabore uma pauta e foque nela

Quando as pessoas vão despreparadas para uma reunião, a chance de desperdício de tempo é ainda maior. Para evitar surpresas desagradáveis, encaminhe pelo menos um rascunho de sua pauta para os participantes e deixe um tempo para que eles se preparem.

Assim, todos trazem ideias que vão contribuir para que se chegue a um bom resultado, além de alinhar expectativas e garantir que exista um tema central para o qual vocês voltarão caso a conversa mude de direção. Se isso não for possível, inicie o encontro dizendo qual o objetivo daquela reunião. Isso permite confirmar se o cliente está na mesma página que você ou te avise caso tenha um objetivo diferente.

Quer dar um passo adiante? Uma dica, principalmente em reuniões com clientes, é perguntar a eles o que tornaria essa conversa um sucesso. Depois, no final, confirme se vocês atingiram essas metas.

Não fale somente de números

Na correria do dia a dia pode ser tentador falar somente de dados e valores, deixando de lado o que eles significam e quais ações é possível tomar para melhorar isso. A reunião é o momento de gerar valor.

Saber o objetivo principal do cliente e focar em como você está ajudando-o a crescer e quais as formas de otimizar a parceria de vocês fará muito mais efeito que somente um relatório. O que o cliente realmente quer saber é por qual direção vocês estão indo e quais as ações ainda são necessárias para atingirem o sucesso.

Encerre a reunião com ênfase nas próximas ações

Decida o que será feito e por quem, com um prazo para cada ação. Falar sobre as decisões tomadas tira possíveis dúvidas sobre o que foi conversado e deixa claro para todas as partes quais os passos seguintes.

A boa experiência do seu cliente precisa ser um de seus focos, pois, além dos objetivos que serão alcançados, eles precisam estar cientes do caminho a ser percorrido, de como isso os afeta e como isso tornará seus negócios melhores.

Anote os pontos principais e envie um follow up aos envolvidos

Depois de recapitular o que aconteceu ainda no encontro, é essencial não deixar que informações se percam ou sejam lembradas de outra forma. O ideal é que você reserve um tempo logo após cada reunião ou ao final do dia para enviar um email de follow up a todos os presentes.

Quanto mais tempo você demora para enviá-lo, menos atenção ele recebe, por isso não demore muito. O follow up vai servir como guia para as próximas reuniões, principalmente para relembrar o que foi falado.

Faça acompanhamento

Não basta compartilhar os resultados esperados, mas também é essencial garantir que eles aconteçam de fato. Se você usa Gmail pode utilizar a opção de “responder e acompanhar”, assim o email volta para a sua caixa de entrada em alguns dias para te ajudar a checar o progresso das ações. É esse acompanhamento que ajuda a fazer a reunião ser eficiente, pois são como uma continuação dela.

Dica extra: 2 tipos de reuniões internas que fazemos na Studio e funcionam também para sua agência!

1. Reunião diária: também conhecidas como reuniões em pé, elas são encontros rápidos feitos sempre no mesmo horário entre os integrantes de cada time para falar sobre as metas do dia, ou seja, o que cada um tem para fazer e quais são as suas prioridades. Para te ajudar a começar, pense em quatro pontos principais: o que eu realmente preciso fazer hoje, o que eu tinha que fazer ontem e não consegui terminar, em que eu posso ajudar minha equipe e no que eu preciso de ajuda. Nas agências essa reunião pode ser guiada pelo gestor de projetos, que vai informar à equipe quais são os jobs mais urgentes do dia e verificar com cada um como está sua agenda. Isso ajuda a saberem onde vocês estão e como podem colaborar para um dia mais produtivo. O gráfico de gantt é a visualização ideal para acompanhar esse tipo de reunião. Mas lembre-se! Ela deve ser rápida e informal, com no máximo 20 minutos de duração. Um desdobramento dessa reunião pode ser feito semanalmente, de forma mais aprofundada.
2. Reunião mensal: é nela que os gestores vão compartilhar com a equipe como estão os resultados, quais as conquistas do mês que passou, metas que foram ou não atingidas e os próximos desafios. Pode ser um aumento de faturamento, alguma melhoria de processo ou de qualidade nas entregas, um prêmio que vocês queiram ganhar ou até um cliente que desejam conquistar. É hora de manter todos informados e inspirá-los a alcançarem juntos os objetivos. Faça com que sua equipe sinta orgulho do trabalho dela, mostre campanhas bem sucedidas com clientes, depoimentos deles (mesmo que sejam um simples elogio em um email) e, o principal, reconheça os funcionários que se destacaram. É o momento de trazer o sentimento de orgulho pelo trabalho realizado. É por isso que ganhamos o certificado Great Place to Work! Essas reunióes pode acontecer de forma mais robusta trimestralmente ou semestralmente.

Parece algo simples realizar uma reunião eficiente, mas se não existir um processo e se deixarmos essas dicas esquecidas, o dia a dia pode ficar muito mais complicado. Mostre à sua equipe e aos seus clientes que você sabe aproveitar esse tempo juntos e obtenha resultados cada vez melhores.

Quer reuniões mais eficientes e melhorar a criatividade da sua agência. Então baixe nosso kit de produtividade e aproveite melhor esse momento tão importante!