Faça reuniões produtivas com apenas 5 dicas

As reuniões corporativas são muito importantes para alinhamentos de estratégias dos líderes com a sua equipe e o melhor acompanhamento dos processos. Através dessa prática, é possível perceber o que está sendo feito errado e o que não está certo nas decisões. Porém, é muito comum esse ser um momento jogado fora por falta de saber como conduzir de maneira eficaz.

Um grande erro é deixar com que sua equipe sinta que o que é discutido em reunião não é colocado em prática e nem gera nenhum tipo de resultado. Isso é bastante prejudicial, pois, além de ser um desperdício de recursos, desmotiva o seu time diariamente. Esteja atento ao que você não deve fazer no momento de montar e gerenciar sua equipe.

As regras de governança corporativa devem ser claras e implicar cada um para o cumprimento de suas respectivas funções. Para isso, é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar desse encontro. Existem algumas formas de fazer desse momento algo bom, por isso separamos, a seguir, 5 dicas para conseguir realizar reuniões produtivas:

Saiba como ser um bom líder

O condutor de uma reunião é o grande responsável pelo rumo que ela toma e também pelo seu sucesso ou não. Algumas técnicas rápidas podem ser levadas em consideração para diminuir o gelo entre você e o seu time.

São elas: opte sempre por um tom de voz amigável, esteja sentado à altura de todos e evite dizer expressões e opiniões do senso comum. 

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Tenha apenas um objetivo alinhado com sua equipe

No momento do agendamento da reunião, o líder deve distribuir uma proposta de pauta, que acabará por contribuir na organização de todo processo. Todo encontro deve ter um objetivo único e suscitar ações concretas, que serão acordadas por todos no final. Nenhum encontro deve parecer em vão.

No roteiro, devem ser listados todos os assuntos que serão abordados. Também é muito importante que ele seja aberto para que a equipe possa adicionar pontos de discussão a respeito daquele objetivo.

Se o ponto da reunião for criar novas soluções ou produtos, ela deve ser conduzida, preferencialmente, por meio de um brainstorm, em que o líder será o responsável por retirar ideias proveitosas que possam ser aplicadas a partir de então.

Todas reuniões produtivas devem ter previamente hora para acabar

Reuniões longas se tornam improdutivas e geralmente refletem a incapacidade de otimização do tempo dos dirigentes. Esse é um diferencial dos encontros, pois podem ditar o investimento errado dos recursos que a empresa possui.

O ideal é que ela dure 1 hora e não mais do que isso. Se a equipe for bem direcionada, é possível fazer, inclusive, em 30 minutos, basta que não se perca o foco com assuntos paralelos. Basicamente, tem-se uma introdução, a discussão do assunto daquela reunião por todos e por fim, as conclusões.

O líder deve mediar as discussões, saber quando pontuar alguns assuntos e ficar bem atento para certificar-se que as pautas estão sendo cumpridas e o tempo está sendo bem distribuído.

Uma dica prática para reuniões produtivas é pedir a todos que, porventura, queiram relatar um problema, se preparem antes respondendo a si mesmos as seguintes questões: Qual é o tipo de problema? Por que ele acontece? Quais as soluções possíveis? Qual solução você daria para ele?

Faça reuniões de máximo 6 pessoas

Muitos dirigentes chegam a pensar que quanto mais cabeças pensantes, maiores as possibilidades de atingir soluções, mas é exatamente o contrário. Isso pode colocar em cheque a produtividade do seu encontro, além de inibir comentários e opiniões que realmente importam.

Colocar muitas pessoas em uma sala normalmente acaba por gerar conversas paralelas, muitos desencontros de pontos-de-vista e quase nenhuma resolução. Por isso, opte sempre por reunir no máximo 6 pessoas, pois assim será mais fácil atingir os objetivos.

Evite colocar suas opiniões na discussão, só faça depois que todos tenham dado seus posicionamentos. O intuito maior do líder é mediar e ponderar, visando sempre o melhor direcionamento da reunião. Caso contrário, isso pode inibir os participantes de darem uma solução e inclusive, influenciá-los em seus pensamentos.

Defina o papel de cada um dos participantes

A governança corporativa só faz sentido se houver os responsáveis em manter a viabilidade de determinado negócio. Portanto, é essencial que se crie um papel para cada um dos participantes. isso contribui para que o colaborador se sinta parte daquela estratégia e entenda realmente o que esperam que ele execute para isso.

Tenha certeza que todos os presentes são ouvidos. É muito comum que as pessoas mais desenvoltas ou com melhor fluência se expressem mais nos momentos em grupo, mas procure saber o que os tímidos acham. Administrar os perfis existentes e dar voz a todos é uma ótima maneira de otimizar recursos. 

De modo geral, o líder deve determinar, então:

1. As ações a serem tomadas e o tempo para realização;
2. Os responsáveis pela execução destas;
3. Os resultados esperados.

Uma boa dica é marcar os encontros na segunda ou na terça-feira à tarde, pois no início da semana o colaborador teve tempo de se preparar para a reunião e poderá planejar o que deve realizar para atingir os objetivos alinhados.

Faça um resumo das decisões tomadas e dos próximos passos

Para que se afaste dos funcionários a sensação de desperdício de tempo e energia desprendidos para as reuniões, o líder deve, antes de passar para os próximos passos, apresentar regularmente os resultados obtidos com os encontros anteriores, parabenizando e incentivando todos os que fizeram um bom trabalho.

Ao final, ele deve listar todos os pontos acordados e redigir um resumo de tudo o que foi discutido, para preenchimento da ata. Nesse momento, todos os participantes devem consentir com os próximos passos e se conscientizar de suas responsabilidades para o prosseguimento das metas.

Um bom recurso é utilizar um sistema online em comum que possa centralizar todas essas informações e que também seja facilmente acessado pela equipe, quando necessário. Pode ser o OneNote, o Evernote, um documento no Google Drive e até mesmo um grupo no Slack ou Whatsapp!