RFP de Marketing de Conteúdo: entenda o que é necessário para um bom alinhamento para estratégia

Se você trabalha em uma grande empresa, sabe que para propor novas ideias é necessário passar por um processo mais estruturado — para não se dizer “burocrático”. Um exemplo desses processos é uma RFP, do inglês Request for Proposal, ou “Requerimento de Proposta”.

Neste post, vamos explicar melhor o que é uma RFP e como você pode utilizar este artifício a seu favor para construir a melhor estratégia de Marketing de Conteúdo para a sua empresa.

Acompanhe:

O que é uma RFP?

Uma RFP (Request for Proposal) é um convite enviado por uma grande empresa a um grupo pré selecionado de fornecedores para que eles apresentem seus serviços, produtos e preços.

Normalmente, uma RFP consiste em um edital documentado que apresenta os seguintes critérios básicos:

• o objeto (o que será contratado);
• escopo do projeto com cronograma para apresentação do projeto aos fornecedores;
• datas para abertura das estratégias junto aos stakeholders internos interessados;
• anúncio do fornecedor vencedor;
• datas para assinatura do contrato e início do projeto.

Também faz parte de uma boa RFP a definição de como as informações e fornecedores serão apresentados, quais os requisitos técnicos e administrativos serão considerados e como será feita a avaliação e escolha do fornecedor.

O contrato que será utilizado, bem como outras informações estratégicas e importantes, devem estar na RFP para que os fornecedores decidam se querem concorrer a ela ou não e, assim, garantir a transparência em todo o processo — o que é vital para a empresa demandante.

Por que fazer uma RFP?

Fazer um processo de compra através de uma RFP aumenta o poder de negociação da empresa.

Ele também retira a subjetividade do processo de escolha e garante que mais fornecedores estejam usando a criatividade para poder apresentar a melhor estratégia para aquele “problema” ou para aquela oportunidade.

Além disso, esse documento também ajuda a tornar o processo mais claro para os envolvidos em uma negociação e também para os clientes internos da empresa, criando pontos de organização e planejamento antes de um projeto ir ao ar.

Afinal de contas, uma das partes mais importantes do processo de contratação de um serviço é o alinhamento de expectativas e do papel de cada parte dentro da parceria.

Quem chamar para uma RFP?

Se você gostou dessa ideia de fazer uma RFP para um serviço que você quer contratar internamente, ótimo!

Agora, basta desenvolver o documento e enviar para os fornecedores que você quer contactar.

Definir quais empresas podem ser contactadas para receber a sua RFP é uma escolha inteiramente sua! Mas garanta que antes de fazer uma RFP você mapeie o mercado e quem são os principais players que oferecem a solução que você precisa.

Veja cases de sucesso de cada um deles, procure conversar com clientes atendidos por eles e garanta que você selecione empresas que são realmente especialistas naquele assunto ou se fazem um pouco de cada coisa.

Por que fazer uma RFP de Marketing de Conteúdo?

O Marketing de Conteúdo, é uma área nova nos times de marketing, porém já bastante estudada e com ampla adoção pelas empresas.

Ele consiste em uma estratégia de produção de conteúdo direcionado para o público da empresa, visando alguns possíveis objetivos, como:

• aumentar sua geração de leads, consistindo em um poderoso canal de aquisição;
• aumentar seu tráfego orgânico e visibilidade no meio digital;
• redução de CAC;
• diminuição na taxa de churns e cancelamentos;
• melhorar a experiência do cliente.

Várias empresas conceituadas, já perceberam a importância de estar presente nesse cenário. GE, Coca-Cola e Red Bull são algumas delas.

Muitas começaram a fazer quando a demanda veio de outras unidades ou matriz fora do Brasil — lá fora o marketing de conteúdo e o inbound são “must have”.

E a grande sacada estando no Brasil é começar agora e não perder tempo.

Se você ainda não está fazendo, está ficando pra trás. Muito é discutido sobre Internet das Coisas (IoT), Indústria 4.0 e transformação digital.

O conteúdo é chave para muitas dessas novidades.

Para que a sua empresa consiga se posicionar da melhor maneira possível perante essas mudanças e atualizações de mercado, é essencial que você produza conteúdos relevantes para o seu público!

Importância de fazer uma RFI com players autoridade no assunto

Até aqui, falamos sobre a sigla RFP, certo? Antes de prosseguir, vamos esclarecer outra sigla, o RFI.

Request for Information (RFI) é uma parte do processo de planejamento de uma RFP onde a empresa demandante vai ao mercado conversar com os principais players, que podem até participar da RFP posteriormente para entender quais são as estratégias que propõem para sua demanda.

É muito importante ouvir o que esses players têm a dizer.

Se você escolher fornecedores autoridades no assunto que está buscando, poderá montar sua RFP em cima das informações que eles oferecerão e, consequentemente, terá uma RFP de maior qualidade.

O seu objetivo com a sua RFI é entender a viabilidade e o escopo técnico, as integrações necessárias, como a sua demanda será entregue, o que significa qualidade, o que pode ser esperado de uma prestação de serviço de qualidade, etc.

No caso do Marketing de Conteúdo, falaremos mais à frente algumas premissas de uma boa estratégia, mas na RFI é hora de entender vários aspectos da estratégia de conteúdo. Os principais deles são:

• a necessidade de artigos longos ou curtos;
• o volume de artigos;
• quais materiais podem ser usados;
• o que se espera em termos de SEO e automação de marketing;
• o suporte de atendimento e sucesso da conta.

Além desses fatores, é importante também entender como os conteúdos serão entregues, se existe uma plataforma e o que ela faz e quais integrações podem ser feitas para tornar o gerenciamento do seu projeto mais fácil.

Agora que você já entende o escopo e o que deve pedir aos fornecedores, é hora de se preparar para lançar a RFP.

O que você tem que saber para fazer uma boa RFP em Marketing de Conteúdo

Saber quais são os primeiros passos para implementar uma estratégia

Alguns critérios são importantes que você já tenha definido no momento de enviar a sua RFP de Marketing de Conteúdo.

Veja aqui quais são as principais perguntas que você deve se fazer para conseguir chegar na definição desses critérios!

Definir persona: você sabe quem é o seu comprador ideal?

Como o primeiro passo de uma estratégia de Marketing de Conteúdo é a definição de uma persona, na hora de enviar a sua RFP não poderia ser diferente.

É fundamental que você tenha informações sobre como ela se comporta na internet, em quais redes sociais ela está, quais são os assuntos do interesse dela e o que você pode ajudá-la a resolver.

Compreender sua persona é o primeiro passo para descobrir qual o melhor tamanho dos artigos que devem ser postados e qual o volume de maior custo benefício. Ou seja, devo postar 1 vez por semana ou todos os dias? A definição da persona vai auxiliar na estruturação da estratégia.

Além de tamanho e frequência de publicação, a persona vai ser fundamental para definir quem poderá produzir o seu conteúdo.

Pense se ele pode ser escrito de forma menos técnica porque a persona não entende muito daquele assunto ou se seria necessária uma produção mais técnica por se estar falando de engenharia para um engenheiro formado, por exemplo.

Volume e formato dos conteúdos para seu blog

Como falamos acima, é necessário definir quantas vezes você deve publicar conteúdos no seu blog. Qual o tamanho dos textos que devem ser publicados? Essa não é só uma questão de persona, mas também de resultados.

Quais as palavras chaves que você quer ranquear? Seu concorrente já está fazendo uma estratégia completa de Marketing de Conteúdo? Quais são os seus objetivos? Onde você está hoje e onde quer chegar?

Somente com a consultoria de uma especialista no assunto você poderá fazer o planejamento de volume e discriminação dos serviços/produtos em sua RFP.

Outros formatos de conteúdo

Uma estratégia de Marketing de Conteúdo vai muito além de simples artigos publicados em um blog.

Quais outros materiais são interessantes para a sua estratégia? Guest posts? Ou seria interessante um vídeo? Um white paper? Um ebook? Um podcast? Quais outros formatos vão te ajudar a chegar ainda mais perto do seu objetivo?

Marketing de Conteúdo é uma estratégia de várias frentes, como podemos ver a GE fazendo de forma muito consistente aqui.

Criar ou especificar seu CMS ou blog

Outra definição importante de se ter no momento da sua RFP é sobre qual vai ser a plataforma que vai permitir que você publique todos os seus conteúdos produzidos.

Normalmente, aqui na Rock Content, sugerimos que você use um blog, por ser uma plataforma que aceita diversos tipos e formatos de conteúdos diferentes.

Então, é necessário responder algumas questões: como será o gerenciamento desse espaço? E a otimização dele?

A tecnologia tem que trabalhar a nosso favor facilitando o dia a dia, por isso é tão importante escolher um formato que além de trazer resultados, não vai te deixar na mão.

Requisitos da sua plataforma de conteúdo

Para contratar uma plataforma de conteúdo, é preciso entender as necessidades do seu time.

Qual o seu fluxo de trabalho de criação de conteúdo, se você vai criar conteúdo internamente, terceirizar ou ambos, quais canais você vai utilizar. Para definir sua plataforma, leve em conta algumas funcionalidades importantes:

• Permitir criar múltiplos papéis para seu time criativo de jornalistas, designers etc.;
• Permitir criar fluxos de aprovação com etapas e prazos que se adaptam as suas necessidades;
• Integração com redes sociais e CMS;
• Acesso a talentos criativos e outsourcing de conteúdo;
• Nível de suporte e atendimento;

Se precisar de ajuda nisso, leia este post.

Caso queira conhecer a plataforma da Rock, confira aqui, ou fale com um de nossos consultores.

Saber quais são os próximos passos para continuar uma estratégia de sucesso

Agora que você entendeu os critérios necessários para começar uma estratégia de Marketing de Conteúdo, é importante fazer outras perguntas exploratórias para que você determine os próximos passos para manter e ter sucesso com sua estratégia de Marketing.

Especialistas atuando em cada parte do processo

É importante achar uma empresa que tenha especialistas nas diversas áreas de Marketing de Conteúdo e/ou que vão ensinar você a ser esse especialista.

Posso citar vários pontos importantes aqui em uma estratégia de conteúdo, como:

• envio de newsletters;
• criação de fluxos de nutrição;
• configuração de automação de marketing;
• divulgação em redes sociais;
• postagens otimizadas para SEO;
• montagem de um calendário editorial.

Um profissional que junte todas essas pessoas em um só caminho

Aqui na Rock Content, contamos com alguns profissionais que se responsabilizam pelo Sucesso da Estratégia dos nossos clientes.

São chamados de CSM, sigla do inglês Customer Success Manager, ou Gerente de Sucesso do Cliente.

Essa pessoa deve conhecer sua estratégia do início ao fim. Ela deve conhecer também sua empresa e segmento e estar à par de todas as mudanças e como o conteúdo pode ajudar melhor em seu caso.

Lembra que falei sobre tamanho de conteúdo, formato e volume?

Essa pessoa deve ser responsável por realocar recursos todas as vezes que a estratégia precisar para que ela tenha ainda mais sucesso.

Ela não pode ser engessada e ninguém melhor que esse profissional estar à frente disso.

Este profissional deve ser responsável também para que os outros serviços contratados dentro da empresa, como uma newsletter ou um serviço de automação, caminhem para o sucesso da estratégia.

Automações e integrações que farão a estratégia mais completa

Lembre-se sempre de usar a tecnologia a seu favor.

Como integrar seu CMS ao Google Analytics ou outra ferramenta de mensuração e insights? Qual ferramenta usar para ter uma automação que te ajude a colocar seus leads em um fluxo de nutrição? E qual CRM vai ajudar seus vendedores a vender mais e melhor?

Todos esse pontos são importantes para o sucesso de uma estratégia e devem ser levantados na hora de iniciar uma RFP.

É fundamental ter uma plataforma que seja um hub de conteúdo, onde você possa gerenciar seu fornecedor de conteúdo, seus freelancers, jornalistas, designers e todos os demais profissionais envolvidos no processo.

Além disso, criar fluxogramas de aprovação é essencial.

Muitas vezes o conteúdo, antes de ir ao ar, deve ser aprovado pelo gerente de marketing, pelo gerente de vendas, pela diretoria e por aí vai.

E ter controle disso vai ajudar você a otimizar processos e garantir que cada etapa esteja delegada para a pessoa certa.

Ter pessoas internas na sua equipe contribuindo para que os materiais fiquem mais completos também é muito importante.

Como você viu, são vários os pontos que devemos considerar antes de iniciar uma RFP e antes de escolher o melhor fornecedor para sua demanda. Utilize o template de RFP da Rock Content para enviar para os seus fornecedores e escolher, de maneira mais acertada, a melhor empresa para tomar conta da sua estratégia de Marketing de Conteúdo!