Como escolher o software de gestão financeira que mais agrega valor para sua agência?

Gerar escala e rentabilidade à empresa depende de uma série de fatores — e o controle financeiro é um deles. Contar com um software de gestão financeira, por exemplo, é um fator que certamente atribuirá competitividade para a agência e seu desenvolvimento.

Existem várias questões envolvidas, uma vez que, independentemente de se tratar de uma agência de pequeno ou médio porte, ter o mínimo de planejamento e contar com métricas bem definidas vai garantir que a sua empresa de comunicação escale de forma rápida.

Se você ainda tem dúvidas sobre isso, o post de hoje mostrará como escolher a ferramenta que vai otimizar esse controle. Continue conosco e acompanhe!

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Por que é importante contar com um software de gestão financeira?

Saber quem são os clientes mais lucrativos, acompanhar o fluxo de caixa e precificar os serviços de forma assertiva são só alguns exemplos de práticas fundamentais para dar previsibilidade ao negócio e evitar que a agência tenha prejuízos futuramente.

Você deve estar imaginando: “Sério que existem agências que não administram essas questões simples?” A resposta é que, infelizmente, sim. A verdade é que muitos gestores perderam o controle do seu negócio devido a ausência de um pensamento estratégico.

Para confirmar esse fato, o Panorama das Agências Digitais de 2019 mostra que saber precificar os serviços corretamente é uma dificuldade de 39,6% das agências. Mais uma vez, a gestão financeira é a principal responsável por instituir um processo de precificação mais profissional, tornando visível as oportunidades para ampliar os valores ou conceder descontos.

Claro que ter controle das métricas e uma visão sistêmica sobre as projeções depende de integrar a gestão em uma única plataforma, tornando esse processo automatizado e padronizado. Sendo assim, escolher o software de gestão certo para controlar todas as informações é fundamental.

Quais são as vantagens de adotar um software de gestão financeira integrado?

Não é nenhum segredo que nem todo gestor é expert em economia e finanças. Contudo, isso não é motivo para negligenciar essa parte tão importante da empresa. Afinal, é a partir de uma boa gestão financeira que você saberá se determinado cliente está trazendo ganhos ou se seus gastos com o contrato estão maior do que os valores que estão entrando.

E se esse controle parece um tanto quanto complexo em um primeiro momento, contar com softwares especializados no mercado da comunicação é o que vai garantir que a administração das finanças ocorra sem grandes complicações.

Quer conhecer algumas das principais vantagens em adotar ferramentas que integrem o setor financeiro com todos os demais da agência? Confira a seguir!

Maior controle de ganhos e gastos

Você costuma efetuar o planejamento de suas finanças pessoais? Se sim, sabe que esse é um detalhe muito importante para garantir a previsibilidade financeira e evitar um saldo negativo no fim do mês. Tratando-se da sua agência, essa prática também precisa ser levada em consideração.

Graças à projeção financeira, é possível visualizar, de forma rápida, quais são as baixas em cada lançamento, replicar despesas fixas e programar receitas parceladas. De forma automatizada, você efetua buscas por informações a fim de simplificar as operações de baixa e demais controles financeiros.

Análise do fluxo de caixa

Já imaginou evitar erros que impactem o fechamento das suas contas? Saiba que isso é possível a partir de um controle do fluxo de caixa apurado. Só assim você poderá acompanhar todas as movimentações em tempo real, bem como as previsões e os saldos disponíveis. Dessa forma, você também evita que informações sejam registradas dentro do período já fechado.

Da mesma forma, é possível conferir os dados de fluxo de caixa de dias anteriores, já que um sistema moderno conta com jobs padronizados e de fácil conferência.

Análise de DRE

Na prática, o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) diz respeito aos custos e despesas a partir da comparação das receitas. Com o recurso, é possível realizar análises financeiras de todos os resultados, sejam eles operacionais e não operacionais.

A boa notícia é que já existem sistemas de gestão que tornam tais análises automatizadas, facilitando a mensuração das receitas relacionadas às comissões de mídia, de contratos de fee mensal e de produção. Também é possível analisar as despesas com base nos custos fixos e variáveis, e visualizar dados de períodos específicos.

Controle do fee mensal e de custos interno

Não é novidade que a integração entre os setores é um fator chave para evitar a incidência de erros e falhas na comunicação. E, por se tratar de uma plataforma que viabiliza esse processo, a troca de informações entre a direção e o departamento torna-se muito mais dinâmica. Assim, você consegue aprovar, de forma rápida, o fee mensal, as despesas e outros valores.

Acesso a relatórios de indicadores financeiros

Se você sente que precisa de dados mais robustos para as tomadas de decisão, adotar um software de gestão é imprescindível para que nenhuma informação passe despercebida. Uma das suas principais vantagens é a possibilidade de identificar possíveis desperdícios a partir dessas análises.

Assim, você terá maiores chances de reduzir custos e tomar medidas pontuais caso necessário. Mas não para por aí. Além dos resultados financeiros como um todo, graças ao uso contínuo da ferramenta, fica fácil calcular receitas, despesas, lucratividade, saldo disponíveis e demais movimentações bancárias.

Emissão de boletos e notas fiscais

Até tarefas mais simples, como a emissão de boletos e notas fiscais, são facilitadas com um software de gestão financeira integrado. O mais bacana é que tal recurso possui conexão com os principais bancos do Brasil.

Para facilitar as cobranças na agência, algumas ferramentas já contam com a opção de emissão automática no e-mail. Dessa forma, ao passo que você emite as notas, os relatórios de impostos são alimentados, somando-se os valores de tributos a pagar.

Quais são os fatores essenciais ao escolher o software de gestão financeira para sua agência?

Não basta escolher uma plataforma que cumpra com os requisitos básicos da gestão financeira. Se você busca previsibilidade financeira e almeja o crescimento saudável de seu negócio, é preciso ir além! Para ajudá-lo, separamos os principais pontos de atenção na hora de escolher a ferramenta que mais se encaixa às necessidades da sua empresa criativa.

Foque na integração entre os setores

Embora o mercado conte com softwares que prometem controlar as finanças da empresa de forma eficiente, há um detalhe que não pode ficar de fora no momento de escolher o que mais se encaixa em suas necessidades: a integração de setores.

Isso porque, em agências de comunicação, a troca de informações relacionadas aos projetos em andamento ocorre de forma constante entre todos os departamentos.

Portanto, é fundamental que, na hora de escolher um sistema adequado, você tenha em mente as necessidades e facilidades específicas da empresa, que podem ser adquiridas apenas pela integração correta de diferentes aspectos da gestão.

Considere as particularidades da agência

Vale considerar as particularidades do negócio ao determinar qual ferramenta financeira fará todo o cruzamento de informações. Ferramentas de gestão integradas emitem, por exemplo, notificações de aprovação de um fee mensal ou de um custo interno, minimizando as chances de falhas com o departamento financeiro.

Da mesma forma, dependendo da área de atuação de uma empresa, ela exigirá recursos distintos ou níveis de complexidade em procedimentos específicos. Portanto, a dica aqui é entender exatamente quais são as necessidades e potenciais bônus de desempenho de administração para a empresa, que podem ser conquistados por meio de um sistema de gestão apropriado. 

Tenha recursos de acessibilidade

Hoje em dia, é cada vez mais comum o dinamismo requerido para manter a competitividade no mercado — isso inclui realizar procedimentos e conferências administrativas, de forma rápida e intuitiva, de qualquer lugar.

Para tanto, é fundamental poder contar com um sistema de fácil acesso e mobilidade. Assim, é possível ao gestor viajar e não deixar de tomar conta de questões prioritárias ou que mereçam atenção focada provisória, por exemplo.

Um sistema de gestão portátil e com uma interface fácil de usar, com certeza, representa uma vantagem até difícil de mensurar em relação aos concorrentes que não dispõem das mesmas facilidades e agilidade. Monitorar e gerir à distância é um dos grandes benefícios trazidos por sistemas modernos que utilizam o potencial da internet.

Foque na mensuração da performance

Se o seu objetivo é mensurar a performance dos profissionais, algumas ferramentas já permitem a mensuração da produtividade do time, a margem de lucro de suas contas e, o melhor, proporciona uma visão geral dos clientes mais rentáveis e dos mais prejudiciais ao negócio.

Para tanto, é recomendado que o software de gestão financeira implantado conte com um método claro de acompanhamento de métricas. Ademais, é recomendado que as métricas sejam escolhidas com cuidado e atenção para que consigam representar de fato um indicador de desempenho confiável para monitorar o andamento da empresa.

Logo, é importante que o sistema consiga adaptar-se adequadamente às atividades realizadas pela empresa e consiga, de acordo com sua área de atuação, registrar e acompanhar os números mais relevantes para diagnosticar seu crescimento e possíveis gargalos e pontos fracos a serem corrigidos.

Conte com um sistema prático e de boa usabilidade

Um dos maiores problemas enfrentados por gestores que não é antecipado ao instaurar um novo sistema de gestão é em relação ao usuário final. Muitas vezes, o sistema é tão difícil de lidar que os funcionários responsáveis pela entrada e uso do sistema acabam não utilizando todo o seu potencial ou até mesmo pioram o desempenho e a confiabilidade de suas atividades por não estarem familiarizados com o software.

Isso é facilmente contornável, mas exige a prévia atenção do gestor ao escolher o software de gestão financeira mais interessante ao seu caso. Para evitar que o sistema represente um obstáculo e dor de cabeça tanto para os colaboradores quanto para o gestor, ele precisa ter uma interface simples e ser fácil de usar.

Para isso, é preferível que o sistema conte com um painel de controle intuitivo e fácil de interpretar para todos os profissionais que o utilizem, principalmente para inserir dados. Da mesma forma, as entradas realizadas pelos funcionários devem ser simples e contar com processos bem definidos e gerenciáveis, para evitar possíveis erros humanos.

Tenha dados integrados e seguros

Com um cruzamento de dados comerciais, operacionais e econômicos, os resultados da gestão são potencializados, uma vez que você poderá contar com informações valiosas para guiar as tomadas de decisão, e não só uma visão segmentada do setor.

Para que isso seja uma realidade na sua agência, o primeiro passo é garantir a segurança dos dados. Isso implica que os registros das operações sejam inseridos e mantidos de maneira segura.

Ao contrário do que ocorre em métodos manuais ou antigos, os dados inseridos em um sistema confiável ficam armazenados em um servidor específico.

Não é preciso ter um conhecimento avançado em computação ou ser um especialista da Tecnologia da Informação para entender facilmente as desvantagens de contar apenas com um servidor local.

Ora, se todos os seus registros e dados importantes estão em um computador no escritório da empresa, isso significa que qualquer dano a esse computador pode colocar o bem-estar da agência em risco.

Já com o uso de armazenamento em nuvem (em servidores próprios e de forma descentralizada), o sistema de gestão financeira já se ocupa em salvar os dados de riscos físicos e garantir um backup de reserva caso o gestor precise recuperar informações perdidas.

Emita relatórios úteis

O desdobramento da segurança em registrar e manter os dados, a integração do setor financeiro aos demais envolvidos na gestão e a potência da padronização dos processos culmina em ferramentas extremamente valiosas para a gestão estratégica, como a emissão de relatórios.

Ao acompanhar as métricas corretas, de maneira segura e confiável, os relatórios gerados por um software de gestão financeira conseguem diagnosticar com precisão o estado de processos e projetos.

Além de útil para identificar erros e problemas a serem solucionados, os relatórios gerados também auxiliam na perspectiva estratégica da administração, visando a tomada de decisões planejadas e assertivas.

Garanta suporte técnico e atualizações

Existe uma coisa que provavelmente não é nenhuma novidade para você se já está acostumado a usar sistemas completos e modernos: um dos principais benefícios oferecidos pelos desenvolvedores de software é a manutenção e atualização constante do sistema.

Já deve ter ficado claro que os sistemas financeiros e de gestão integrada estão sempre buscando utilizar a tecnologia mais moderna e acessível ao seu favor, garantindo qualidades únicas daqueles que podem contar com um software de gestão.

Esse princípio se aplica na atualização constante e suporte técnico ofertado pelas empresas de sistemas, assegurando que o negócio não enfrente problemas técnicos, como erros e bugs (falhas de computação) que podem prejudicar o seu desempenho.

Certamente, se antes não estava, agora já está óbvio que não basta escolher apenas uma ferramenta de gestão financeira. É preciso levar em consideração uma série de fatores, necessidades e objetivos reais da agência. É necessário pensar no potencial que ela possui em relação aos concorrentes, aproveitando ao máximo o que lhe é possível realizar em sua área.

À medida que se aprofunda nas exigências, recursos e funcionalidades de um software de gestão financeira, fica cada vez mais nítido que é preciso contar com um sistema de gestão completo, como o Studio, que possa atender desde a demanda de cadastro de clientes à padronização de jobs e até a emissão de relatórios finais.

Se você deseja entender na prática como todas as informações ditas neste artigo poderão impactar positivamente o seu negócio e lhe ajudar a se destacar na sua área, entre em contato conosco e descubra a melhor solução de gestão financeira e integrada para a sua empresa!