Software para agência de publicidade: a solução para seus problemas

Diz o ditado: “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”. Todo gestor quer uma agência de resultados, mas quem monitora os resultados da própria agência? Administrar é um grande desafio: cumprir prazos, lidar com vaidades, mensurar as métricas nas redes sociais, conduzir a equipe, entre outras tantas tarefas. Se a lucratividade e a gestão vêm tirando o seu sono, talvez um software para agência de publicidade possa ser a saída.

Aplicativos especializados, feitos na medida para quem atua nesse setor, ajudam a resolver as principais adversidades que afligem o segmento. Preparamos, neste post, um miniguia para explicar como as soluções de informática reduzem erros no briefing, melhoram o relacionamento com o cliente, controlam a produtividade, entre diversas funções adicionais. Ficou interessado? Então venha com a gente!

7 problemas que agências de publicidade enfrentam

Primeiramente, entenda os principais problemas que uma agência pode enfrentar e, e como um Software pode solucioná-los!

1. Falhas no briefing

Veja se você se identifica com este cenário: o contratante reconhece o talento aplicado na campanha, a considera criativa, bem-feita, porém, ainda assim, demonstra sinais de insatisfação. O atendido não enxerga os resultados financeiros e, por esse motivo, faz a cobrança. Você fica estressado, pois teme que haja outro cancelamento de contrato. Já viu esse filme, não é mesmo?

A falta de sintonia entre o usuário e a agência resulta em falhas no briefing e você, que é experiente, sabe bem disso. É preciso investir tempo para conhecer o negócio daqueles para quem a equipe vai atuar, seu setor de mercado, seus consumidores e prospects, sua cultura e seus concorrentes. O problema é justamente esse: quem é que tem tempo sobrando?

O tempo talvez esteja valendo mais do que a água, do que o dólar e até do que o ouro. Esses programas voltados à gestão podem ajudar a controlar os colaboradores, impedindo que o grupo se desvie dos objetivos originais.

Em uma plataforma única, fácil de usar e disponível a todos, as informações de seu briefing ficam guardadas, inclusive na nuvem.

E não é só isso. Muitos clientes são temperamentais e mudam de ideia constantemente. Diversos negócios têm mais de um sócio e, de repente, alterações são demandadas. 

Sabe aquela modificação simples e boba que a equipe não conseguiu atender? Aquela coisinha à toa, como uma mudança da cor no fundo de uma arte? Acaba virando um problemão, não é? Por quê? Por falta de organização e de comunicação. Com esses sistemas, no entanto, sua vida torna-se mais simples. Isso porque quaisquer modificações são inseridas na interface.

O software não apenas guarda na memória as atualizações necessárias, mas também aponta quem é o responsável por elas e mostra, passo a passo, a evolução da atividade até a sua conclusão. Não vai mais ter aquele velho empurra-empurra quando for perguntado de quem é a culpa.

Por mais que você seja um profissional talentoso, com uma incrível habilidade para a persuasão, uma sequência constante de erros azedará o relacionamento com os atendidos. Não tem jeito. Para um convívio de qualidade com seus contratantes, será preciso eficiência.

Com o apoio da tecnologia, sua agência conquistará a competência necessária. Assim, haverá mais argumentos para exercer a sua simpatia e a sua aptidão para o convencimento. Como consequência, serão ampliadas as chances de aumentar a retenção de seus clientes, bem como a conquista de novos. 

2. Falta de KPIs interessantes para a própria agência

Muitas agências ficam tão preocupadas em acompanhar os KPIs (Key Performance Indicator, da sigla em inglês) das contas de campanha, que se esquecem de verificar seu próprio desempenho.

Um software para agência de publicidade tem, entre os pacotes de ferramentas, a produção de relatórios de gestão que vão mostrar dados de gestão financeira (dá até para listar os dez melhores e os dez piores clientes), sobre produtividade (com quadro atualizado que aponta o estágio atual das peças, se estão em criação, revisão, arte final, aguardando aprovação, e as que entraram em alteração) e de estimativa (prevê o custo interno através de valor/hora dos colaboradores), entre outros. 

Esses documentos são como um raio-X, que revela o estado de cada um dos departamentos: administrativo, financeiro, captação de novas contas e criação. 

Quando confeccionado com precisão, o relatório de gestão dará suporte para as tomadas mais acertadas de decisões.

Abaixo, mostraremos apenas dois enquadramentos que podem ser executados por meio desses mecanismos. Acompanhe!

2.1. Faça um ranking de seus clientes

Os aplicativos têm a capacidade de oferecer uma lista com o ranking dos melhores e dos piores clientes. O levantamento traz dados, como a quantidade de horas trabalhadas, em determinado espaço de tempo, em cada uma de suas contas. Também dá para calcular o custo aplicado por atendimento.

Outros dados disponíveis pelo sistema são os faturamentos diretos e as comissões que cada um dos seus contratantes proporciona. Quer mais? Então, fique sabendo qual é o lucro ou o prejuízo que os contratos estão movimentando. 

Assim, talvez você descubra que não vale tanto a pena investir esforços naquele usuário complicado e intransigente, porque ele está no último lugar da lista. Lembra quando falamos que a solução de informática funciona como apoio para a tomada de decisões? Em situações como essa, é o que acontecerá.

Também pode ocorrer o inverso: você perceber pessoas bem mais fáceis de lidar, que vêm trazendo benefícios mais sólidos para a agência do que anunciantes tradicionais. Então, conseguirá focar energia e criatividade na direção certa, sem desperdício de tempo e de dinheiro.

São exemplos de dados fornecidos por esse instrumento: a quantidade de horas trabalhadas por cliente, a relação do custo trabalhado por cliente e levantamento completo do faturamento e das comissões que cada anunciante proporciona. 

2.2. Acompanhe o andamento das peças

Um segundo tipo de registro que os apps possibilitam são pareceres em tempo real sobre o status das peças publicitárias em andamento. Desse modo, o trabalho de toda a equipe ou de um job específico é verificado por estágios. Fica simples saber se a tarefa está em revisão, produção, distribuição, plano de mídia, aguardando aprovação ou sendo ajustada.

A agência terá todas essas respostas de forma rápida e acessível. Com isso, será viável avaliar quais são as etapas com mais problemas e em quais se demora mais tempo para a elaboração de uma atividade. Dá para descobrir, até mesmo, quais são os profissionais que não estão rendendo o quanto deveriam.

É possível saber se as correções foram solicitadas pelos clientes ou se foram fruto de erros do próprio grupo de colaboradores. Essa lista também demonstra o tempo perdido com trabalhos refeitos ou retificados. 

3. Falar mais do que ouvir

Outra falha corriqueira no mundo da publicidade são os conflitos entre clientes e agências. Há anunciantes que pouco se importam com a opinião dos publicitários. Eles estão mais preocupados com a entrega daquilo que foi combinado.

Por outro lado, existem profissionais, principalmente os de criação, que acham as ideias dos atendidos descartáveis e que recebem de forma pessoal e indigesta qualquer tipo de crítica. Isso não é aceitável. É imprescindível a elegância no trato com as pessoas e a capacidade de ouvir.

Essa postura denigre qualquer relacionamento. Lembra do ditado lá do início deste post? “Em casa de ferreiro, o espeto é de pau”. Só que o mundo dos negócios avançou e, hoje, não há mais espaço para amadorismos como esse.

Todo publicitário sabe, ou deveria saber, que ouvir o usuário ajuda a entender o seu perfil, o que amplia as chances de despertar nele afeição por você. Por consequência, ficará mais natural criar um atalho para a viabilização de um novo negócio ou mesmo para a renovação de um contrato. 

Fomente o diálogo, incentive os usuários de seus serviços a demonstrarem insatisfações e fique sempre de olho para que seus colaboradores ajam com a mesma polidez.

Você deve estar se perguntando: e o que o software para agência de publicidade tem a ver com tudo isso? A resposta é simples: transparência. A honestidade e a retidão das empresas são valores cada vez mais em alta. Por meio desses apps, é possível apresentar orçamentos, verificar estimativas, exibir layouts, fazer mapas de mídia, imprimir recibos e produzir diversos tipos de relatórios de BI (Business Intelligence).

Também é simples aumentar a interação online com os contratantes, o que contribuirá para economia de tempo com reuniões externas. A plataforma compartilha dados, como uma peça de campanha, por exemplo, que terá a chance de passar pela aprovação remotamente. Uma capacidade de resposta veloz como essa vai deixar o cliente feliz. É mais um ponto a favorecer a relação. 

Existem softwares modernos com ferramentas que aperfeiçoam o processo de aprovação dos clientes, das peças e dos jobs, automatizando as tarefas e facilitando a comunicação. Por meio deles, é possível promover interações online entre o cliente e a agência para autorização de layouts, para solicitar alterações ou até mesmo fazer o pedido de novos serviços.

4. Entregar indicadores irrelevantes aos clientes

Apresentar KPIs consistentes e pertinentes não é para qualquer profissional. Um erro muito comum na publicidade é entregar relatórios cheios de números, mas vazios de sentido. Algumas agências, talvez na tentativa de inflar o ego do anunciante, exibem dados desconectados da receita. Não adianta massagear o ego do cliente quando o que ele quer é inflar o bolso.

Um exemplo de indicador que, sozinho, não tem muito conteúdo é a quantidade de fãs no Facebook. Desde quando o app de Mark Zuckerberg iniciou a redução do alcance orgânico das postagens, a entrega de fãs parou de ser tão vantajosa. Para que a métrica traga alguma informação substancial, é preciso relacioná-la com outras.

Na estratégia de marketing digital, o número de curtidas no Facebook necessita ser demonstrado ao lado de benefícios financeiros ou então de melhora da aceitação da imagem corporativa. 

A conexão entre os dados tornou-se essencial. O número total de visitas, quando isolado, diz muito pouco sobre a eficiência de um site. Mas quando comparado à quantidade de usuários recorrentes, ou seja, que retornam à página, descobre-se uma informação de maior valor.

Suponha que menos da metade dos visitantes seja assídua. Essa é uma informação expressiva e interessante que até, talvez, requeira uma intervenção. Isso porque é enxergado o percentual de aceitação do endereço eletrônico. Mas, sem a integração de dados, é complicado tomar uma decisão realmente eficaz. A visualização, interpretação das informações e tomadas de decisão perante essas questões é imprescindível nesse sentido.

Porém, ainda sobre essa questão, é necessário o acompanhamento das alterações realizadas por esses profissionais. Apenas dessa forma o gestor entenderá quem fez o que e quais são os responsáveis por cada parte do processo.

Nesse sentido, com um software, o cronograma dos jobs estará sempre à vista, em um só local de armazenamento. Não vai mais ter que procurar e-mail, correr atrás de planilhas, juntar documentos. Cada tarefa e seu respectivo deadline são mostrados de forma permanente, evitando erros e retrabalhos. 

5. Equipes desunidas e com pouca comunicação

A falta de integração, ou a insuficiência dela, é um problema crítico para qualquer ramo. Na publicidade não é diferente. Um está prospectando, outro acompanhando uma gravação e um terceiro está fechando o plano de mídia. A comunicação imediata entre esses profissionais, por algum motivo de urgência, pode ser imprescindível.

Mais do que a simples interlocução, é preciso trocar informações, inclusive com arquivos mais pesados, como um gráfico ou um vídeo em alta resolução. Por essas razões, as soluções digitais têm a serventia de potencializar o elo entre os partners do processo.

A crise econômica ainda está impactando no ramo publicitário, uma vez que anda baixa a confiança do mercado para novos investimentos. Nesse cenário, não há espaço para erros de principiante. Manter a sintonia da equipe é básico. Quer ser mais produtivo e gerar mais resultados?

Com essas interfaces, todo o processo é dividido por times. Seus funcionários ficam sabendo no que estão trabalhando seus colegas. Suponha que o cliente está cobrando por um clipping, mas o responsável por sua elaboração está fora da empresa. É só acessar o sistema e responder imediatamente quando é que o serviço estará pronto.

Outra funcionalidade importante é o histórico dos processos que foram conduzidos durante o job. Todo passo a passo fica registrado, com as funções que cada partner desempenhou. Isso ajuda para que cada colaborador possa acompanhar os erros e acertos, apoiando aprimoramentos constantes. 

Falando nisso, a interconexão dessas plataformas pode ser usada para treinar e capacitar os profissionais. Uma boa técnica para isso é o LNT (Levantamento das Necessidades de Treinamento). Com ele, fica simples entender e estruturar melhor as ações de capacitação. Reúna dados de quem será treinado, quando isso vai acontecer e, principalmente, qual é o motivo. 

6. Baixa produtividade

Para quem não tem perfil de gestor e acha que isso é chato, temos duas notícias, uma boa e outra ruim. Para falar da ruim, vamos de novo apelar à sabedoria popular: “é o olho do dono que engorda o boi”. Isso significa que você, agora, não é apenas um publicitário, mas um empreendedor. Se quiser o sucesso, terá de administrar direito.

Mas fique calmo, ainda não apresentamos a notícia boa. Uma solução de informática tem, entre os diversos recursos, a chamada timesheet, que calcula a quantidade de tempo que cada funcionário gasta em uma tarefa. Assim, é possível saber de tudo sem ter de passar por chato. Às vezes, cobrar as pessoas é mesmo desagradável.

Se você fizer essas inspeções de forma remota, conseguirá exigir a correção das falhas das pessoas certas. No mercado da comunicação há muita vaidade. Desse modo, serão evitadas reclamações injustas, que possam trazer mais dor de cabeça.

Esse recurso faz o controle da pauta em tempo real, do valor por hora de mão de obra despendido em cada job e da margem de lucro. Com as agendas repletas de serviços que têm de ser feitos em prazos curtos, o gerenciamento manual de tudo isso beira à loucura. Além de aumentar a sua produtividade, esses apps farão sua vida ficar descomplicada.  

7. Deadlines estourados

Assim como na construção civil, na publicidade, infelizmente, o descumprimento de prazos também é outro desvio recorrente. Isso reflete na imagem da agência e é muito perigoso. Já viu algum dentista com cárie exposta? É a mesma coisa. Nada pode ser pior para uma equipe do que a má fama gerada por conta de sucessivos atrasos.

Se você não cuida da sua própria reputação, como vai querer que uma empresa confie o prestígio dela em seu time? Por isso, não estourar deadlines é fundamental. Não tem desculpa. Imprevistos acontecem, mas os bons estão sempre preparados para eles. Então, aqueles tempos em que não havia muita preocupação com datas e entregas, de quando a agência começou, devem ser página virada.

É preciso seguir em frente com profissionalismo. Com o software correto, é feita a programação de todas as atualizações do briefing, o controle de prazos e a definição de uma ordem lógica para a execução dos serviços.

Os alertas de novos jobs chegarão rapidamente ao tráfego de seu empreendimento. Sua gestão de tempo será aprimorada e você nunca mais perderá prazos. Confira abaixo 7 dicas incríveis para ser o campeão do deadline cumprido.

7.1. Crie uma lista de prioridades

Seus funcionários têm de se adequar à agenda do cliente, não o contrário. Garanta que a execução dos serviços siga uma ordem lógica.

7.2. Estipule o tempo médio para cada tarefa

Lembre-se, ainda, de dar uma margem de folga justamente a fim de que haja uma “gordura” para a equipe intervir no caso de emergências e outros desvios. Mais um ditado eficaz: “o prevenido morreu de velho”. Se o prazo estiver projetado para 10 dias, diga que entregará em duas semanas. É a chamada contingência. 

7.3. Liste todos os processos necessários 

Será feito um vídeo? Vai ter maquiagem? Quem são os artistas? A alimentação será por conta da agência? Quanto tempo a produção consumirá? E o transporte de equipamentos? Seja lá quem for o cliente ou a campanha, tenha tudo registrado, detalhe por detalhe. 

7.4. Descubra quais são os recursos exigidos por projeto

É preciso ter controle sobre todos os itens demandados em cada job. Não se esqueça também de contar o tempo para providenciá-los.

7.5. Garanta uma distribuição adequada de tarefas

Não permita que haja funcionários sobrecarregados e outros ociosos. Fique de olho no conjunto, você é o maestro nessa ópera. Além disso, precisará delegar atividades com coerência, pensando nas habilidades e talentos de cada colaborador. É fundamental dirigir para a criação pessoas que tenham competência para isso.

No administrativo, tenha alguém realmente identificado com essa parte do processo e assim por diante. Siga a mesma linha em todos os departamentos. 

7.6. Conte o tempo de mão de obra livre

Verifique se tem profissional disponível a cada vez que fechar uma nova conta. Se forem necessárias novas contratações, antecipe-se! É evidente que é necessário ainda calcular se essas novas admissões são viáveis financeiramente. Com o app apropriado, você faz essa conta em um estalar de dedos. 

7.7. Calcule o prazo para os prestadores de serviço

Avalie, ainda, o período necessário para que as entregas dos fornecedores cheguem. Faça o mesmo com os prestadores de serviço. Caso a agência necessite de modelos, de uma produtora para filmagem ou qualquer outro item, é obrigatório estimar quanto tempo será investido a fim de conseguir. 

Não seja muito tolerante com atrasos. Se o fornecedor ou o prestador de serviços deixá-lo na mão, faça como o mercado: substitua-os. 

Adotando essas medidas, haverá um melhor manejo da produção, permitindo um fluxo de serviços mais fluido e veloz. Dá até para mandar felicitações nos aniversários dos clientes de tão primoroso que ficará o seu controle sobre limites, datas e vencimentos. 

Isso com certeza reflete no relacionamento com os contratantes, o que permite uma margem mais segura para a retenção de sua cartela de contas. Além disso, com um serviço de primeira linha, seus atuais anunciantes podem ser a porta de entrada para novos, por meio de indicações sobre a qualidade de seu trabalho. O bom e velho boca a boca ainda é bastante eficaz em qualquer segmento. 

Mãos à massa!

Um software para agência de publicidade, portanto, é a peça-chave para elevar definitivamente seu negócio ao nível competitivo profissional. Por meio dessas plataformas, será possível reter mais usuários, administrar a equipe com mais informações, controlar os gastos por hora com mão de obra, cumprir prazos curtos e aperfeiçoar processos.

Vai ficar mais fácil detectar oportunidades para novos jobs, o que ajudará a agência a ascender posicionamento no mercado. Com ajuda da tecnologia de informação, a organização e a rentabilidade do negócio serão multiplicadas. E o melhor de tudo é que sobrará mais tempo para fazer o que você mais gosta: ser criativo!

E aí? Ficou interessado? Quer saber mais? Então, entre em contato conosco e vamos conversar!