Por Redator Rock Content

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Publicado em 7 de junho de 2018. | Atualizado em 7 de abril de 2020


O timesheet é um sistema utilizado para otimizar a gestão do fluxo de trabalho e do tempo gasto em cada tarefa da empresa. Para usufruir de seus benefícios, é necessário entender como ele funciona e adotar as melhores práticas.

O timesheet é um tipo de sistema utilizado para registrar o tempo gasto em atividades em uma empresa no trabalho diário. Este sistema é usado para medir e controlar as horas trabalhadas em projetos, contribuindo para a gestão do tempo.

Nesse sentido, o gerenciamento de tempo é um dos fatores mais importantes para alcançar o nível de produtividade almejado por sua empresa. Saber a carga horária necessária para a realização de cada tarefa ajuda o gestor a administrar projetos e ter maior controle sobre o fluxo de trabalho.

A timesheet é uma ferramenta usada há muito tempo com esse propósito. No século 19, quando sequer sonhávamos com a digitalização de processos, esse modelo já era utilizado pela maioria das empresas em todo o mundo.

Na época, claro, tratava-se de uma folha de papel especificando tarefas, cargas horárias e outras atividades dos colaboradores, que as preenchiam a cada dia de trabalho.

Mas como o timesheet é usado atualmente? Ao longo deste artigo, vamos nos aprofundar em seu conceito e objetivos. Explicaremos como a ferramenta funciona, mostraremos suas vantagens e indicaremos algumas práticas para sua melhor utilização. Confira!

O que é timesheet?

Timesheet é um sistema que tem como finalidade melhorar a gestão de tempo ao registrar o tempo gasto para realizar determinada atividade. O termo tem o sentido de “folha de horas trabalhadas”, no qual é contabilizada as horas laborais dos profissionais em um projeto ou tarefa.

Provavelmente, a oferta de um serviço é realizada utilizando mais de uma mão de obra. Por isso, é necessário efetuar a análise de todos os funcionários envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho da empresa, além, é claro, dos demais custos, como água, frete, entre outros.

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Quais são seus objetivos?

No ambiente corporativo, os principais objetivos da timesheet têm ligação com recursos humanos, gestão de projetos e contabilidade. Ela funciona como uma database que reúne todas as informações necessárias sobre o fluxo de trabalho dentro da empresa. Dessa maneira, fica fácil determinar a quantia a ser recebida por cada funcionário.

Essa característica não é unilateral. Assim como ajuda os gestores a calcular questões de contabilidade, providencia ao colaborador uma prova concreta da quantidade de horas trabalhadas. Além disso, sua equipe pode registrar o tempo gasto em cada projeto em que está incluída, facilitando a própria organização e fornecendo insights valiosos para os gestores.

Com esses registros, os gestores de projeto têm acesso a todos os dados necessários para avaliar a produtividade de cada colaborador ou equipe. Assim, é possível realizar ajustes a fim de melhorar o gerenciamento de projetos. Se um time gasta tempo demais em uma atividade que deveria ser concluída brevemente, algo não está funcionando de maneira eficiente.

Para o setor de recursos humanos, as informações registradas nas timesheets são fundamentais. Com elas, o controle individual das ações de cada funcionário fica facilitado. É possível acessar rapidamente informações como a quantidade de folgas, os dias de férias e até os intervalos feitos por cada integrante da organização.

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O que é timesheet?

Timesheet é um sistema que tem como finalidade melhorar a gestão de tempo ao registrar o tempo gasto para realizar determinada atividade. O termo tem o sentido de “folha de horas trabalhadas”, no qual é contabilizada as horas laborais dos profissionais em um projeto ou tarefa.

Provavelmente, a oferta de um serviço é realizada utilizando mais de uma mão de obra. Por isso, é necessário efetuar a análise de todos os funcionários envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho da empresa, além, é claro, dos demais custos, como água, frete, entre outros.

Por que usar o timesheet?

A utilização da ferramenta por parte das empresas prestadoras de serviços é imprescindível, visto que é por meio dela que é mantido o controle e realizada uma administração baseada em dados, e não em “achismos”. Mas, além disso, existem outros bons motivos para que todo gestor se beneficie desse mecanismo. Conheça, a seguir, quais são eles.

Precificação e estimativa

Empresas prestadoras de serviços, de forma geral, têm dificuldades de precificar e estimar o custo de um trabalho e de definir, então, o lucro exato. Isso porque não necessariamente elas precisam investir em recursos materiais, mas, com certeza, despendem de receita para recursos humanos, o que é difícil de ser mensurado em reais.

Porém, com esse método, é perfeitamente possível calcular e estimar um serviço baseado em dados. Isso acontece, pois a ferramenta oferece todos os recursos indispensáveis para a precificação de um serviço.

Relatórios de desempenho e produtividade de colaboradores

Com esse meio, é possível compreender quais são os colaboradores mais produtivos, quais têm a melhor relação custo x benefício, quais não estão se pagando (recebendo mais do que produzem) etc.

Em um cenário instável, em que a todo momento são realizados ajustes no quadro de profissionais de todos os departamentos, entender quais são os que conquistam maior receita para a empresa é fator determinante para o gestor administrar o empreendimento de forma eficaz.

Impedimento de possíveis prejuízos

Com esse método, é possível realizar precificações baseadas em dados. O gestor, ou profissional que estima o custo e o lucro de um determinado serviço, tem clara certeza do real custo de um serviço — caso tenha histórico para ofertas similares — e a capacidade de estimar um lucro real.

Auxílio para o gestor na tomada de decisão

Com base nos dados gerados pelo mecanismo, o líder de uma equipe pode tomar decisões mais acertadas sobre o gasto de tempo e sobre os recursos financeiros envolvidos na realização de um ou mais projetos. Isso permite priorizar atividades consideradas essenciais e estratégicas, além de redimensionar e redistribuir o tempo a ser gasto em cada etapa.

Suporte para o planejamento de atividades

Um software de gestão de projetos com uma ferramenta própria para isso, possibilita incluir dados em relação a eventos futuros com antecedência. Dessa forma, é possível programar o tempo para reuniões, execução de trabalhos, férias e outros compromissos com antecedência, facilitando o planejamento de atividades.

Tudo para que ele realmente mostre em que momento você e sua equipe estarão disponíveis para novos projetos. Aliás, muitas ferramentas permitem o compartilhamento dessa solução com os integrantes de um time de colaboradores de um projeto. Isso possibilita, por exemplo, que todos saibam quando seus colegas estão disponíveis para reuniões ou visitas a clientes.

Economia de recursos

O cálculo incorreto das horas trabalhadas nas fases de um projeto ou em um trabalho por completo pode acarretar a cobrança de um valor inferior ao que se deveria — pior ainda se ele consumir mais recursos do que o previsto.

Além disso, uma produtividade inferior ao estipulado por conta de algum transtorno também pode gerar a necessidade de mais tempo para a execução e entrega de um serviço que, em tese, era para ser realizado em menos horas de trabalho. Tudo isso gera gasto de tempo e tem chances de significar menor retorno financeiro.

Como esses sistemas têm como funcionalidade principal permitir um gerenciamento de tempo mais eficaz, é possível prevenir esses problemas. Afinal, essas ferramentas contabilizam o tempo empregado pelos profissionais na execução de suas atividades.

Elas permitem, ainda, administrar de forma mais eficiente os períodos de trabalho, pois ajuda na verificação e identificação das funções e procedimentos que mais tomam horas de empenho. Graças a isso, fica mais fácil lidar com elas e economizar períodos de trabalho.

Por exemplo, dá para descobrir quais atividades são mais bem executadas de manhã ou de tarde, quais profissionais são mais eficientes com tarefas específicas, que demandas “comem tempo” mesmo sendo desnecessárias, etc.

Análise de tempo gasto

Como visto, os dados proporcionados por meio dessa ferramenta colaboram na otimização do gerenciamento do tempo. Graças ao compartilhamento das informações referentes às horas trabalhadas de cada colaborador, dá para saber em que período do dia o tempo é mal utilizado ou desperdiçado e por que razão.

Tal recurso ajuda o líder na identificação de falhas, erros e ineficiências na realização do projeto, além de contribuir para que cada colaborador consiga aprimorar a execução de suas atribuições.

De certo modo, é possível verificar até ações consideradas simples ou irrelevantes, mas que tomam tempo. Entre elas, os minutos gastos com telefonemas equivocados, as horas tentando resolver falhas em sistemas que deveriam ser corrigidos por profissionais da área de TI, os períodos de interrupção em atividades que dependam de outras equipes, etc.

Por exemplo, aquele colega mais lento em uma tarefa específica poderá solicitar dicas a alguém que é mais rápido na mesma categoria de atividade. Alguém que faça um procedimento com mais qualidade conseguirá instruir os demais a como conseguir esse mesmo nível em suas atribuições equivalentes e por aí vai. As possibilidades de aprimoramento e melhor emprego do tempo são ampliadas pelo seu uso.

Como funciona o timesheet?

Com tantas vantagens para sua empresa, esse modelo deve ser complicado de implementar, correto? Errado! Graças a softwares especializados e técnicas cada vez mais eficientes, adotar as timesheets para otimização de processos é, na verdade, um procedimento bem simples.

Em uma tabela preestabelecida, funcionários adicionam exatamente todas as horas trabalhadas, dias de folga, intervalos e períodos de férias. Os dados são automaticamente disponibilizados ao setor de RH ou registrados no sistema operacional da empresa. Antes de serem arquivadas, as informações precisarão receber o aval do supervisor de cada área envolvida.

Existe ainda a possibilidade de excluir a adição manual de dados pelos funcionários. As timesheets automáticas utilizam inteligência artificial para rastrear tudo o que uma pessoa faz por dia, desde o uso de ferramentas no computador até ligações telefônicas.

Tudo o que o colaborador precisa fazer é ativar a ferramenta no início do expediente e desativá-la após encerrá-lo. O sistema, então, sugere uma timesheet que pode ser revisada e editada antes de sua confirmação.

Cabe à companhia informar e educar os colaboradores sobre o uso das timesheets. É importante que eles sejam treinados para a utilização da ferramenta e saibam exatamente quando e como devem inserir os dados. Algumas empresas exigem que as entradas sejam realizadas diariamente, enquanto outras adotam modelos com um intervalo maior de tempo.

Quais são os principais tipos?

Cada empresa pode adotar um tipo de gestão. Assim, existem diferentes exigências para o preenchimento de timesheets. Além das opções de registro manual e automático, o período entre a submissão de um documento e outro também pode variar. Confira os principais modelos de timesheets:

  • diárias: são geradas no início e no fim de cada dia de trabalho;
  • semanais: são geradas no fim de toda semana de trabalho;
  • bissemanais: são geradas duas vezes por semana, em dias específicos;
  • semimensais: são geradas duas vezes por mês, em datas combinadas;
  • mensais: são geradas uma vez por mês, em dias preestabelecidos.

Como o cálculo de horas é feito no timesheet?

Essa ferramenta relaciona a mensuração de horas úteis às que efetivamente foram trabalhadas com a receita do negócio. Isso porque, em grande parte das empresas, os custos dos projetos são medidos com base nas horas trabalhadas.

A questão por trás disso é que um serviço que requer 100 horas precisa valer mais que um que leva 20 horas. É claro que existem outros fatores que interferem, como o grau de especialização necessário, a periculosidade dos procedimentos, a oferta de profissionais que fazem o tipo de trabalho pretendido, entre outros itens. No entanto, essa regrinha costuma servir para boa parte dos cálculos envolvendo horas trabalhadas.

Todavia, mesmo nesse sistema, sem a existência de um método preciso para calcular efetivamente a quantidade de tempo despendida, tanto o cliente quanto o fornecedor podem ter dificuldades em verificar se o valor cobrado é adequado.

É quando o mecanismo entra em cena como uma solução que possibilita o registro mais preciso do tempo gasto. Também ajuda a melhorar a gestão da produtividade de um time em um projeto específico. Afinal, o capital humano é que gera maior custo nas organizações de serviços, em que o tempo de trabalho e os profissionais devem ser bem administrados.

O que uma ferramenta do tipo faz é executar o rastreamento da quantidade de horas empregadas em cada tarefa dentro de um projeto, auxiliando, de modo objetivo, a se ter o custo total. Ao final do trabalho é possível consolidar os dados do total de horas gastas no projeto por tipo/função do colaborador (técnico, especialista, supervisor, etc.).

Confira as fórmulas

Após isso, basta pegar a quantidade de horas gastas e multiplicá-la pelo valor/hora de cada profissional, bem como somar custos indiretos. Estes incluem, por trabalhador, a compra de materiais de trabalho, a alimentação, as despesas com transporte e hospedagem (se for um projeto em outra cidade), entre outros. Com base nisso, temos a seguinte fórmula:

    custo total = (horas de trabalho x valor por hora) + custos indiretos.

Para ilustrar, digamos que é preciso elaborar um material publicitário para um cliente em outra cidade, sendo necessário o deslocamento de um profissional da agência para estudar esse mercado e produzir o solicitado lá mesmo. Tudo isso leva apenas um dia, em uma jornada de 8 horas exatas de trabalho. Os gastos indiretos e diretos do colaborador enviado são os seguintes:

  •  alimentação  R$ 50,00;
  •  transporte até a cidade e custos de movimentação dentro do município  R$ 80,00;
  •  hospedagem  não foi necessária;
  • materiais adquiridos para uso no trabalho — R$ 250,00;
  • valor/hora do profissional  R$ 100,00;

Seguindo a fórmula acima, temos o seguinte cálculo:

  • custo total = (8 x R$ 100,00) + (R$ 50,00 + R$ 80,00 + R$ 250,00).
  • = R$ 800,00 + R$ 380,00
  • custo total = R$ 1.180,00.

Fique atento aos resultados

Esse será o custo total do trabalho. Além dele, é preciso acrescentar a porcentagem do lucro da agência, caso isso já não esteja incluso no valor cobrado por hora pelo profissional.

Também é necessário considerar os tributos e contribuições ao governo na equação, para que não reduzam demais o valor obtido tanto pela empresa quanto pelo colaborador. É indicado já levar em consideração os impostos no preço cobrado por hora, para que o valor resultante após a dedução seja satisfatório.

Se o serviço é realizado na agência, outros itens devem ser incluídos no custo indireto ou posteriormente em contratos de prestação de serviços fechados por ela com os clientes. Entre eles, temos os passivos de infraestrutura, os próprios tributos, as comissões, etc. Isso garante um faturamento líquido positivo para o negócio.

Quais são as vantagens de sua utilização?

Entendidos o conceito de timesheet e seus principais objetivos, vamos nos inclinar agora sobre os benefícios que podem ser alcançados com esse modelo.

Eliminação de tarefas desnecessárias

Você alguma vez já teve dúvida sobre a necessidade de uma tarefa ser realizada? Esse sentimento é comum, mas tomar uma decisão a respeito pode ser um desafio, ainda mais quando não existem dados que comprovem sua intuição.

Com o modelo de timesheets, esses dados se tornam completamente acessíveis. Ao se debruçar sobre o registro de horas utilizadas em uma tarefa e observar seus resultados, você terá as informações necessárias para concluir se o projeto é importante o suficiente para continuar recebendo os esforços de seus funcionários.

Vamos imaginar, por exemplo, que uma atividade exige duas horas do tempo de trabalho de um determinado profissional. Você observa que ele está cumprindo as exigências, mas que o retorno não é significativo. Ao eliminar essa tarefa, o gestor pode realocar o funcionário em outros projetos que serão otimizados com uma força extra.

Redistribuição de tarefas entre times

Além de eliminar tarefas desnecessárias, outro benefício é o remanejamento dos projetos entre os times. Conforme progridem em direção ao objetivo, as tarefas podem precisar de mais ou menos colaboradores, algumas necessitando de reforços e outras apresentando peso extra.

Com o uso das timesheets, os gestores têm a noção exata da necessidade de cada uma das tarefas. Assim, sabendo quais colaboradores estão livres e quais estão sobrecarregados, é possível redistribuir as tarefas. Dessa maneira, o equilíbrio da força de trabalho se torna muito mais eficiente.

Aumento da satisfação no trabalho

É muito incômodo para um trabalhador notar que está se dedicando mais que os colegas sem receber o devido reconhecimento. Ao permitir que o gestor controle o fluxo de trabalho, as timesheets colaboram diretamente para a melhoria da satisfação dos empregados. Como isso acontece?

Suponha que em uma equipe de três pessoas apenas uma esteja cumprindo as exigências do projeto, enquanto as outras duas fazem menos que o necessário. Com esse desbalanceamento identificado, a gestão pode tomar as medidas cabíveis para garantir que todos desempenhem sua função, evitando sobrecargas e até desentendimentos.

Além de melhorar a produtividade, esse tipo de supervisão aumenta o moral e a motivação da equipe. Afinal, todos sabem que estão sendo cobrados — e reconhecidos — de maneira clara e justificada.

Maior eficiência na conquista de metas

O simples fato de rastrear o tempo de trabalho de cada um dos integrantes da equipe faz com que eles se esforcem para mostrar produtividade. Fora isso, bons trabalhadores se automotivam a serem eficientes.

Quando estão concentrados na forma como usam o próprio tempo, esses colaboradores se distraem menos, já que estão focados em otimizar sua força de trabalho. Desse modo, o caminho natural leva à maior eficiência na conquista das metas estabelecidas.

Expansão da confiança e da transparência

Qualquer relação profissional bem estabelecida deve contar com a confiança de todas as partes envolvidas. Isso inclui as relações dentro do corpo de funcionários e aquelas que envolvem os colaboradores e seus gestores.

Pense na geração de relatórios, por exemplo. Ao avaliar a performance de alguém, o supervisor pode, inconscientemente, ser mais duro com uns do que com outros. Esse problema, além de afetar a confiança dos subordinados na gestão, pode gerar conflitos internos causados por aqueles que se sentem injustiçados.

Qual é, então, a melhor forma de eliminar opiniões subjetivas? A resposta é simples: análise de dados. Ao basear seus relatórios em dados concretos, os gestores eliminam impressões pessoais e garantem total transparência no processo.

Otimização do tempo gasto com tarefas

Já sabemos que um dos principais objetivos das timesheets é otimizar a gestão de tarefas. Mas como isso acontece?

Tudo passa pela facilitação do processo de análise e correção de pontos problemáticos. Ou seja, o gestor terá em suas mãos todas as informações sobre cada tarefa. Então, cabe a ele analisar seu andamento, identificar possíveis melhorias e aplicá-las de forma eficiente.

Auxílio na correta precificação de serviços

Sua empresa cobra seus serviços por hora trabalhada? Paga seus funcionários de acordo com o tempo de contribuição? Nos dois casos, a utilização de timesheets colabora para que a precificação seja feita de forma clara e correta.

Além da exatidão proporcionada, adotar esse modelo também significa contar com esclarecimentos transparentes sobre o valor combinado. Isso evita qualquer motivo de desconfiança das partes envolvidas.

Redução de documentos em papel

Adotar o modelo digital de timesheets evita a acumulação de pilhas de documentos contendo informações importantes de forma desorganizada. Com softwares especializados, todos os dados são digitalmente armazenados e podem ser acessados de qualquer lugar.

Além de otimizar a organização e trazer todos os benefícios já citados, você ainda vai diminuir os danos ao meio ambiente!

A ferramenta pode ajudar no dia a dia de uma agência de marketing?

Para essa pergunta, a resposta é ‘sim’. A ferramenta timesheet pode ajudar e muito no dia a dia de sua agência de marketing. Veja como:

  • saiba o que está sendo produzido por todos os funcionários;
  •  gerencie melhor o tempo gasto em cada atividade;
  •  melhore o planejamento de conteúdo.

Sabemos o quanto é corrido o dia a dia de uma agência de marketing, não é mesmo? E, para que esse trabalho se torne mais produtivo e eficiente, essa ferramenta de gestão de tempo é ideal para ajudar o gestor a conseguir que suas demandas fiquem em ordem e controladas.

Por isso, hoje, é quase impossível pensar em ter uma agência de marketing que não faça uso do timesheet. Ele ajuda muito na gestão do tempo de uma empresa. Além disso, você sabia que existem softwares que auxiliam a melhorar outras áreas do seu negócio? Pois é verdade. Veja alguns deles:

  •  iJob: plataforma de acompanhamento que auxilia no relacionamento da agência com os clientes;
  •  Workflow: ferramenta de produtividade que ajuda no fluxo do trabalho, ao saber exatamente o que está sendo produzido;
  • Kanban: software que dispõe de colunas, no qual informam as atividades planejadas, não planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas;
  • DRE: Com ele é possível acompanhar todos os resultados dos projetos da empresa, visto que utiliza o plano de contas como base e faz uso do centro de custo para as áreas da empresa.

Como tirar o melhor proveito das timesheets?

Como você pode imaginar, as timesheets não funcionam por mágica. Por isso, para tirar maior proveito de seus benefícios, é preciso empregar boas práticas na sua utilização. Vamos a algumas dicas:

  • escolha a ferramenta correta: existem várias opções no mercado. Pesquise, faça testes e defina a mais adequada para a sua empresa;
  • realize treinamentos para os colaboradores: ensine como operar o software e eduque-os na importância da ferramenta;
  • faça o time comprar a ideia: é importante que todos entendam perfeitamente que a adoção da plataforma vai melhorar sua experiência de trabalho;
  • seja positivo no processo de adaptação: com elogios e recompensas, motive os trabalhadores que estão se adaptando à plataforma;
  • acompanhe todo o procedimento: é fundamental que o gestor supervisione a utilização da timesheet para identificar possíveis melhorias.

Adotar o modelo de timesheet é uma decisão que pode trazer muitos benefícios para sua companhia. Independentemente do objetivo que você tiver em mente, o fato é que a ferramenta ajuda a otimizar um dos recursos mais valiosos e importantes para um empreendimento: o tempo.

Um ambiente de trabalho onde a gestão do tempo é feita de forma eficiente tende a contar com profissionais mais proativos, o que aumenta a produtividade geral da equipe. Além disso, a empresa elimina custos causados por problemas como precificações imprecisas e execução de tarefas desnecessárias.

Como preparar a equipe para receber o timesheet?

Assim como qualquer outra novidade, a implementação do timesheet pode deixar os seus colaboradores apreensivos. Por isso, é imprescindível prepará-los para lidar com essa ferramenta. Descubra como isso pode ser feito.

Explique as vantagens de usar timesheet

Antes de qualquer coisa, é crucial apresentar os benefícios dessa ferramenta para a sua equipe. Isso porque o monitoramento não é importante apenas para o gestor, mas ao funcionário também. Afinal, os dados contabilizados pela ferramenta revelam a sua energia, esforço e dedicação despendidos para a finalização das tarefas.

Sem falar que o profissional poderá identificar oportunidades e períodos improdutivos, podendo melhorar a sua performance.

Portanto, ao introduzir a plataforma no ambiente de trabalho, reforme o potencial do seu time, deixando claro que confia nele e os motivos que justificam a adoção do timesheet para o gestor e colaboradores.

Treine o time para começar a contabilizar as horas

Caso opte por uma plataforma online para gerenciar as horas, antes de começar a utilizá-la é recomendado treinar a sua equipe, apresentando quais são as suas funcionalidades e recursos. Aproveite esse momento para esclarecer todas as dúvidas.

Ainda que a ferramenta seja intuitiva, o treinamento é indispensável para incentivar o uso do timesheet e evidenciar que essa mudança exige o comprometimento de todos para que seja satisfatória.

Compartilhe os dados obtidos pelo timesheet

Para comprovar para a sua equipe o quanto a ferramenta é importante, uma boa dica é compartilhar com ela os relatórios obtidos, apresentando como as informações sobre o apontamento das horas são úteis para a gestão.

Diante disso, a sua gestão torna-se mais transparente e colaborativa. Dependendo dos dados mostrados, pode-se convidar os colaboradores a criar soluções que eliminem os gargalos e períodos de improdutividade.

Os relatórios também auxiliam no reconhecimento de oportunidades, o que significa que o time poderá entender melhor como o recurso faz a diferença e simplifica o seu dia de trabalho.

Quais são os primeiros passos para instalar o timesheet na agência?

A maneira mais fácil de implementar o timesheet na agência é a partir de planilhas, que permitem descrever os projetos e tarefas associadas e determinar um colaborador responsável por cada uma.

É possível escolher a forma como você deseja gerenciar a sua equipe e projetos, e a mais simples de todas se inicia com uma reunião com o objetivo de definir as tarefas associadas e os seus responsáveis. Para iniciar a sua organização, é indicado preencher uma planilha master de onde as atividades a serem realizadas serão distribuídas.

Durante a reunião, você, no seu papel de gestor, tem que deixar bem claro como o timesheet vai beneficiar a equipe, pois muitos colaboradores podem se sentir vigiados e pressionados a diminuir o tempo de execução das tarefas, o que pode comprometer a aderência ao registro de horas. Ressalte que o sistema melhora a distribuição de demandas e ajuda no reconhecimento dos trabalhos bem feitos.

Quais KPIs podem receber dados do timesheet?

Ao usar o timesheet, a agência de comunicação pode extrair dados valiosos sobre a sua organização e produção, pois com os dados registrados há a possibilidade de saber quantos recursos foram canalizados e o tempo gasto no cumprimento das atividades. Veja quais são os KPIs que podem ser fomentados com essa ferramenta.

Valor hora/colaborador

Considerado um dos principais indicadores de equipes, esse KPI aponta os esforços que cada profissional fez para finalizar uma tarefa. Devido a isso, é muito utilizada para estimar o custo de um projeto.

1 hora por pessoa = trabalho finalizado no período de uma hora de esforço sem que haja interrupções para o trabalhador médio.

O cálculo do custo total de cada projeto deve considerar tarifas horárias diferentes para cada especialista. A hora do redator pode ser diferente da do diretor de arte, por exemplo.

Assim sendo, no cálculo com hora/colaborador, é preciso multiplicar o custo levando em considerando as categorias:

Custo total: (CH1 X HH1) + … + (CHn+HHn)

O CH1 representa o custo por hora de cada categoria profissional 1 e o HH1 diz respeito ao total de colaborador-horas estimadas para cada categoria profissional 1.

Com essa métrica e esta fórmula você terá mais facilidade para precificar corretamente. Depois de conhecer o valor hora por funcionário e o tempo gasto para concluir a tarefa, saberá com exatidão o valor ideal para cobrar por um serviço, além de compreender a rentabilidade financeira da área com clareza.

Tempo gasto em atividades

Mais do que o valor hora/colaborador, é preciso verificar como a equipe administra o tempo. O gestor tem que saber qual é o tempo e a energia empregados em cada projeto, tarefas e subtarefas do seu fluxo de produção.

Nesse contexto, o timesheet é altamente indicado, já que mensura as horas despendidas por cada funcionário para as suas atividades, ajudando no acompanhamento e desempenho individual e coletivo do time. Isso traz facilidade para ficar a par do potencial e capacidade de resposta da equipe.

Rentabilidade de jobs

Atualmente, você sabe quais clientes internos ou externos mais solicitam ajustes? Qual peça necessita de mais tempo da equipe? Todas essas dúvidas ficam para trás com o timesheet.

Fazendo a relação de valor hora/colaborador x tempo gasto no projeto, o gestor conhece todos os recursos que estão sendo empregados, podendo comparar os resultados com os lucros obtidos. Tais informações ajudam a manter a equipe mais produtiva e alavancam a sua lucratividade.

Produção em tempo real

Garantir a entrega de jobs no trabalho combinado é fundamental para manter um bom relacionamento com os clientes. Daí surge a necessidade de monitorar o processo de produção de perto, preferencialmente em tempo real.

No timesheet, uma das telas mostra ao administrador o cronômetro de cada usuário girando, o tempo que foi cumprido e o que ainda falta para a conclusão da entrega.

Mediante isso, você consegue acompanhar a produção e até mesmo intervir, quando necessário, para excluir gargalos na gestão de tarefas e, consequentemente, otimizar o processo de produção. O resultado dessa mudança são entregas feitas dentro do prazo e com a qualidade exigida.

Como a ferramenta ajuda na precificação?

Considerando que o timesheet é de suma importância para uma precificação correta, qual seria a melhor forma de relacionar o tempo de trabalho com o preço final de um projeto? A resposta é simples: planejando.

Após elencar todas as peças que vão ser produzidas, estime as horas de trabalho para a conclusão de cada uma delas.

É possível utilizar outras alternativas de planejamento. Uma possibilidade é escolher profissionais com perfis hierárquicos diversificados ou que apresentem um valor/hora mais apropriado para cada job. Assim você pode formular o custo ideal, assegurando a qualidade final das entregas para os clientes.

Depois de precificar, acompanhe atentamente a realização dos trabalhos. De nada adianta estimar as horas, se, no cenário real, os colaboradores extrapolam o previsto. Então, use o recurso de monitoramento da ferramenta dos colaboradores em tempo real para visualizar o desenrolar das tarefas.

Para que a precificação realmente faça sentido e você obtenha lucro, o ideal é que o trabalho esteja compatível com o planejado.

Quais os benefícios de um timesheet online e integrado a um sistema de gestão?

A produtividade e a colaboração dentro da atividade estão diretamente relacionadas com o rápido acesso e compartilhamento de informações. Para tanto, um timesheet online e integrado a um sistema de gestão é um grande aliado.

A partir da integração das informações, você conecta os dados entre as planilhas e permite a rastreabilidade e atualização automática dos dados. Assim, acompanha informações corretas e pode tomar decisões mais assertivas.

Onde encontrar o timesheet?

Para facilitar a rotina dos gestores e profissionais de serviços — principalmente nas áreas financeiras — foram criadas soluções automatizadas e otimizadas como softwares. Alguns sistemas têm uma gama de outros benefícios — o iClips, por exemplo, além dessa ferramenta, oferece aos seus parceiros a integração de todos os departamentos da empresa criativa e alinha a estrutura da companhia.

Os softwares são as melhores opções para a implementação desse método, visto que a organização não precisará conferir manualmente os dados, existirá maior credibilidade das informações e será possível gerar relatórios para análise.

Entretanto, é necessário que a empresa despenda de uma receita prévia para conseguir utilizar esses sistemas. Contudo, é perceptível que esse investimento é algo que trará retornos significativos para empresa.

Após compreender o seu significado e sua aplicação em agências criativas, ficou fácil imaginar o porquê de tantas empresas adotarem a ferramenta a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz possível.

Mais do que possibilitar um controle positivo da produtividade da equipe, esse item é capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecessárias do dia a dia, já que será possível ter uma noção muito mais ampla da produtividade de sua equipe.

E então, ficou claro o que é timesheet? Deu para entender como esse modelo pode otimizar sua gestão de tempo e beneficiar sua empresa de várias formas? Que tal aproveitar que está por aqui e conhecer a nossa central de ferramentas para marketing, vendas e gestão!

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