Trabalho remoto: como utilizar a favor da agência de publicidade?

O trabalho remoto está em franco crescimento no Brasil e no mundo. Tanto é verdade que até a legislação trabalhista brasileira passou por alterações para detalhar melhor esse tipo de jornada.

E isso, claro, somente é possível graças aos avanços da tecnologia que permitem um funcionário trabalhar a distância com os mesmos recursos de quem está na mesa ao lado.

Para as agências de publicidade, essa prática pode trazer muitas vantagens, com benefícios para o gestor e também para o trabalhador. Quer saber mais? Continue a leitura!

Como funciona o trabalho remoto?

O trabalho remoto, como o próprio nome sugere, é quando o funcionário da sua agência passa a exercer suas funções fora do ambiente tradicional. Ou seja, a partir da sua casa, de um coworking ou de outros locais.

Essa flexibilidade somente é possível graças aos avanços da tecnologia. Por meio de uma videoconferência, por exemplo, é possível realizar reuniões com todos os membros da sua equipe. Usando o Google Drive, vocês conseguem realizar trabalhos de maneira simultânea, ainda que nem todos os colaboradores estejam no mesmo ambiente.

Justamente por todas essas tecnologias, é que a presença física de alguns funcionários tem se tornado cada vez mais dispensável, o que faz com que muitas agências passem a rever o formato tradicional de contratação e de jornada.

 

E a legislação?

Por se tratar de uma tendência mundial, o Brasil também incorporou essas mudanças na sua reforma trabalhista, que aconteceu em 2017, incluindo um novo capítulo tratando dessa modalidade.

Alguns pontos de atenção da lei são:

• o contrato de trabalho deve descrever que o colaborador atuará de forma remota, em jornada integral ou parcial;

• todos os gastos com equipamentos e a estrutura necessária no home office (energia, telefone, internet, computadores, softwares, etc.) devem ser custeados pelo empregador e estar formalizado no contrato de trabalho;

• é fundamental que todas as condições dos trabalhadores em regime presencial também sejam aplicadas aos remotos, como 13º salário, férias remuneradas, verbas rescisórias, entre outros;

• o gerenciamento do trabalho deverá ser feito baseado em tarefas e não em horas;

• o trabalho remoto não está sujeito ao controle de jornada, por isso não há a necessidade de pagamento de horas extras. Contudo, é importante não extrapolar o máximo de 44 horas semanais. E, claro, empregador e trabalhador podem negociar um horário de trabalho, caso seja necessário (e esses dados devem estar formalizados no contrato).

 

Como posso usar o trabalho remoto na minha agência e quais as vantagens?

Existem muitas opções para usar o trabalho remoto nas agências de publicidade. O importante é pensar nos cargos que não precisam estar fisicamente no seu prédio.

Se você está pensando em implementar essa ideia na sua agência, veja alguns passos importantes:

• analise a concorrência e avalie quais serviços eles oferecem (e a quais valores);

• entenda como a sua realidade funciona e pense se existe a possibilidade de oferecer o trabalho remoto a alguns membros da sua equipe;

• opte em trabalhar com jornadas parcialmente remotas, até que essa migração seja realizada;

• estabeleça as ferramentas de comunicação e as tecnologias que serão usadas para que os trabalhadores à distância consigam se integrar com seus times;

• defina a necessidade de reuniões presenciais ou videoconferências para ajustes das demandas;

• entenda se os colaboradores possuem o perfil para o trabalho remoto e se desejam testar esse novo tipo de trabalho;

• organize um cronograma e tenha controle sobre as tarefas das equipes remotas;

• incentive seus colaboradores a criarem uma rotina, mesmo que estejam trabalhando de casa, garantindo que todas as demandas serão cumpridas.

 

Vantagens

 

Economia

Um dos principais atrativos de contar com equipes remotas é, sem dúvida, a economia com a estrutura que a sua agência precisa. Mobiliários, vale-transporte, vale-refeição, ar-condicionado, energia elétrica, limpeza, tudo isso será reduzido e, no final do mês, você terá uma economia considerável, sem perder a qualidade do serviço oferecido aos seus clientes.

 

Sem tempo de deslocamento

Em cidades maiores e com trânsitos caóticos, nem sempre é uma tarefa fácil para o seu colaborador chegar até o trabalho. As horas no deslocamento podem cobrar seu preço, como: altos níveis de estresse, cansaço e até atrasos frequentes.

Com uma equipe remota, você não terá esses problemas (e nem os seus colaboradores). Para os trabalhadores, esse tempo “extra” no dia é um atrativo interessante, e para os gestores não ter que lidar com situações estressantes, atrasos e até faltas significa mais eficiência.

 

Aumento da produtividade

Muitas pessoas ainda veem o home office como um modelo de trabalho que não traz resultados. Isso porque acreditam, erroneamente, que se o profissional não está sendo “vigiado”, ele não fará o esperado.

Na verdade, a história é bem diferente. Se as metas forem claras e bem definidas, o colaborador que trabalha a distância poderá ser mais produtivo do que o alocado na sua agência. Afinal, ele estará mais descansado (porque não terá que ficar horas no trânsito) e, provavelmente, muito mais feliz (já que poderá ficar mais próximo da sua família e ainda terá tempo livre para seus hobbies e projetos pessoais).

Mas, se você ainda não acredita, saiba que muitos estudos têm sido feitos para entender essa relação. A Gallup mostrou em uma pesquisa que os trabalhadores remotos produzem por mais horas e são mais engajados do que os que atuam em jornada tradicional.

 

Como gerenciar as equipes remotas e garantir bons resultados?

 

Use o timesheet

É muito importante conseguir controlar as atividades que estão sendo realizadas pelas suas equipes remotas. O timesheet é uma ferramenta importante nesse sentido porque garante que todas as tarefas serão entregues dentro do prazo, e ainda permite que você, como gestor, consiga avaliar o nível de produtividade dos seus funcionários.

 

Conheça o Gráfico de Gantt

Essa não é uma ferramenta nova, mas pode ajudar bastante a controlar o que cada equipe está fazendo. Ele possibilita uma visualização cronológica de todos os processos que estão sendo executados dentro da sua empresa, assim é mais fácil definir a prioridade das tarefas, os processos aos quais cada job precisa passar, a distribuição dos recursos e outras informações essenciais.

 

Tenha um bom sistema de comunicação

Lembre-se que não terá como uma mensagem ser transmitida durante o cafezinho ou em um bate papo informal. Assim, defina de antemão como vocês vão se comunicar e trocar informações para que todos os membros da equipe consigam trabalhar de maneira adequada. É importante que a comunicação seja fácil e fluida para todos, independentemente do local onde a pessoa está.

Aqui, pode ser necessário definir alguns encontros presenciais para que as demandas sejam ajustadas e tudo corra de acordo com o esperado.

 

Defina prazos e horários

Quando as tarefas precisam ser entregues? Essa é uma informação crucial para que as equipes remotas trabalhem de forma proveitosa. Deixe isso claro e acompanhe o progresso dos jobs, garantindo que o prazo final será respeitado.

Além de tudo isso, é fundamental ter um método de controle das entregas e do nível de produtividade dos trabalhadores remotos. Assim, você conseguirá manter o nível de qualidade, sem sobrecarregar ninguém.

Gostou de saber mais sobre o trabalho remoto? Aproveite e aprenda um pouco mais sobre como analisar a produtividade das suas equipes (e tomar decisões mais acertadas).