Como um workflow pode melhorar a gestão da qualidade da agência?

O cotidiano de uma agência é pautado por vários processos e tomadas de decisões estratégicas em diversas etapas dos projetos desenvolvidos. Isso significa que realizar a gestão da qualidade implica obrigatoriamente em atentar-se para a organização de todo o fluxo de trabalho. Nesse contexto, se destaca a necessidade e importância do workflow.

Workflow é o termo usado no meio empresarial que se refere à automação de processos internos para mapear e integrar eficientemente o fluxo de trabalho. Quer saber melhor como a implantação de workflow pode aprimorar sua agência? Prossiga a leitura e entenda!

O que é um sistema de workflow e como ele deve funcionar?

Para que você entenda as vantagens e melhorias trazidas pelo workflow nos processos de uma agência, é importante entender como funciona um sistema que realiza o controle e garante a sinergia do fluxo de trabalho.

Todo projeto tem diversas etapas, que vão desde os primeiros esboços até o pós-venda ou pós-entrega. Nessas fases transitam vários documentos, informações e demandas operacionais entre departamentos e profissionais. Por isso, a integração e comunicação entre essas etapas e agentes envolvidos é fundamental para minimizar erros e gargalos e otimizar praticamente todos os procedimentos adotados nos projetos.

Essa otimização é garantida uma vez que a implantação de um sistema de workflow adequado consegue reduzir significativamente o desperdício de tempo e recursos humanos. Dessa forma, a tecnologia workflow consegue assegurar que os processos estejam levando o tempo e o capital humano destinados a eles.

Como o workflow pode otimizar a gestão da qualidade?

Por meio de um workflow adequado às tecnologias digitais é possível obter processos padronizados e escaláveis, reduzindo erros operacionais comuns e auxiliando a gestão da qualidade. Portanto, a forma como as tarefas são realizadas podem ser analisadas objetivamente para a diminuição de gargalos e falhas nos processos.

Além disso, a automação de procedimentos e a facilidade em monitorar os projetos trazem diversas consequências positivas. Os seus efeitos beneficiam aspectos distintos e cruciais da agência, como a saúde financeira e o clima organizacional.

Fluidez no gerenciamento

Uma das principais vantagens desfrutadas ao implantar um sistema de workflow é, como o nome sugere, a fluidez nos processos ou, em outras palavras, o desenvolvimento do fluxo de trabalho.

Um workflow define bem quais são os agentes responsáveis por cada tarefa. Da mesma forma, um sistema de workflow avançado consegue até mesmo realizar a comunicação entre as pessoas responsáveis pelas etapas de um projeto. Com isso, elas podem administrar melhor o tempo gasto e antecipar fases ou próximos projetos por conta própria, por exemplo.

Autonomia para a equipe

Pela automação de processos relativos à organização e comunicação das etapas de um trabalho, um workflow consegue eliminar a necessidade de usar o tempo de profissionais em cargos estratégicos com atividades operacionais. Mais tempo disponível para executar suas funções significa mais autonomia no trabalho para adotar a abordagem que o profissional queira.

Com o uso da ferramenta oferecida pelo Studio, é possível aproveitar informações preenchidas anteriormente, além de contar com um dashboard em que é possível observar facilmente gargalos, como na área de criação.O diagrama de Gantt e o método kanban são essenciais para visualizar o tráfego na agência.

Agilidade nas aprovações do cliente

A partir do uso do workflow, etapas e procedimentos desnecessários são identificados e eliminados. Assim, ocorre uma agilidade em todo processo de produção, aprimorando a velocidade com que os produtos são entregues.

Consequentemente, o resultado disso é a aprovação mais rápida dos clientes, assim como a antecipação de projetos e processos futuros. Confira nosso modelo de briefing para que as aprovações sejam mais certas ainda!

Redução de custos

Uma das maneiras mais eficientes de reduzir custos sem afetar a lucratividade de uma empresa é por meio da automação de procedimentos operacionais. A razão disso é a eliminação da falha humana do processo, ou seja, não há mais possibilidade de erro causado por quem realiza a tarefa.

Igualmente, a automação de processos burocráticos resulta em dados mais confiáveis e precisos. Logo, decisões estratégicas tomadas em cima dessas informações têm maior assertividade do que teriam se fossem baseadas em relatórios realizados por humanos.

Com isso, a automação de vários procedimentos imprescindíveis resulta na economia de recursos gastos para reparar falhas ou das consequências desencadeadas. Portanto, a automação de atividades que implique na eliminação da falha humana é um importante recurso da gestão de custos.

Eficácia na comunicação interna

A comunicação interna de uma agência define a eficiência com que os elementos que a integram se comunicam e interagem. As redes comunicativas dentro de uma empresa devem ser caracterizadas pela sua natureza relacional, de forma que todos os integrantes sejam emissores e receptores no processo de comunicação.

Portanto, é fundamental entender que a comunicação interna não ocorre apenas de cima para baixo de acordo com a hierarquia da organização. Dessa forma, a comunicação horizontal entre as pessoas e setores também tem um papel imprescindível na forma com que os processos são conduzidos na agência.

Com um bom software de workflow, a comunicação sobre as atribuições de cada profissional envolvido no projeto é realizada diretamente à pessoa responsável, por meio do sistema. Do mesmo modo, o acesso ao andamento da tarefa e do projeto também é fornecido aos profissionais envolvidos.

Melhoria no processo criativo

Trabalhar com criatividade é enfrentar o desafio da gestão de tempo. Pelo mesmo motivo, a melhoria no sistema de gerenciamento de processos por meio do workflow permite alcançar o equilíbrio perfeito entre flexibilidade e padronização para as atividades criativas.

Ao trazer melhorias significativas para o fluxo de trabalho, os processos criativos adquirem maior autonomia e capacidade de serem geridos mais eficientemente.

Agora que foi apresentado a maneira como o workflow auxilia na gestão de projetos e sua forma de atuação, fica clara sua importância para uma agência. Ao adotar essa solução, as empresas podem adquirir competitividade e reduzir desperdícios.

Da mesma forma, a gestão da qualidade é aprimorada especialmente pela capacidade do sistema de workflow em criar modelos e padronizações em todas as etapas da tarefa — da demanda à pós-venda. Por isso, contar com um sistema moderno de workflow pode fazer toda diferença no crescimento da produtividade da sua empresa.

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