O que é workflow e como aplicar no seu negócio

O que é workflow e como aplicar no seu negócio

Workflow refere-se a um fluxo que pode ser adotado pela gestão de uma empresa a fim de aumentar a eficiência de trabalho, além de melhora contínua nos processos usados pelas equipes, tanto de marketing quanto de outros departamentos.

Algumas vezes, durante a gestão de marketing, alguns profissionais sentem ter excesso de tarefas e dificuldade em gerir todas elas.

Afinal, cada processo adotado na sua empresa requer uma série de tarefas e, por isso, armar um workflow se faz tão necessário.

Quando se fala de Marketing Digital, por exemplo, devemos considerar que se trata de uma estratégia que envolve vários canais e cada um deles tem um planejamento próprio. Vejamos alguns casos.

Ao fazer uma ação de mídia paga no Facebook Ads é preciso criar uma campanha que tenha algum objetivo específico que pode ser gerar mais cliques num link, conseguir mais fãs/seguidores, aumentar as conversões em venda etc.

Em seguida, é especificado qual público deverá ser atingido e o conjunto de anúncios que pertencerão a essa campanha.

Como você pode ver, essa ação tem um fluxo de trabalho composto de criação da campanha, escolha do público e criação dos anúncios da campanha.

Se essa ordem não for seguida à risca, o fluxo será quebrado, o trabalho não será bem executado e, dificilmente, o objetivo será atingido. Por essa razão, é preciso ter um workflow.

E, para que você saiba o que é um workflow, quais são os tipos que você pode adotar na gestão de uma empresa e também alguns exemplos que facilitem a compreensão, redigimos este post e convidamos você a lê-lo até o fim.

O que é workflow

Workflows — também chamados de fluxos de trabalho — são a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.

Basicamente, o workflow pode ser visto como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, seja por outro processo.

Você pode executar um workflow completo sozinho (tal como escrever, editar e publicar uma postagem no blog) ou pode envolver várias pessoas (como fazer uma venda complexa para um cliente).

Contudo, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou com várias tarefas juntas, pois, isso seria um projeto.

Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, além de ser algo que você faz regularmente.

Para ter uma ideia melhor de como isso funciona, vamos abordar um exemplo prático: a inserção de funcionários.

Sempre que você contrata um novo funcionário para a sua equipe, é necessário explicar como a empresa funciona, qual é o papel deles e assim por diante.

Vejamos outro exemplo simples de um fluxo de trabalho presente no processo de vendarketing no qual várias pessoas estão envolvidas:

  1. o analista de marketing gera leads ou oportunidades de venda;
  2. o representante comercial entra em contato com a lead e fecha a venda;
  3. o time de cobrança gera o boleto para o cliente pagar;
  4. o time financeiro recebe o pagamento e faz o lançamento no caixa.

Ao criar um conteúdo para o blog da sua empresa, um workflow pode ser feito da seguinte forma:

  1. escrever o blog post;
  2. fazer a otimização para SEO;
  3. verificar ortografia e gramática;
  4. publicar no blog.

Muitas vezes, nos negócios, os workflows são mais complicados. Algo como a inserção de funcionários pode envolver várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos.

É nesse nível que eles precisam ser monitorados, gerenciados e otimizados adequadamente para garantir que eles sejam tão eficientes quanto possível.

Quais são as principais vantagens do workflow

Adotar um workflow traz uma série de benefícios para a sua empresa, apontamos aqui os principais deles:

  • redução de custos e diminuição de desperdícios;
  • aumento da eficiência e eficácia dos processos;
  • maior transparência no uso e processamento de informações;
  • aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe;
  • melhoria contínua dos processos.

Como funciona o workflow

Basicamente, o sistema de workflow pode ser dividido da maneira que listamos abaixo.

AD HOC

Trata-se de um processo manual feito de forma simples cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.

Administrativo

Este tipo envolve processos mais burocráticos, pois estão coordenados às demais tarefas empresariais e podem ser simplificados a partir do workflow uma vez que ele possibilita a organização das informações.

Produtivo

Este é referente aos processos que podem ter intervenção humana ou não. Afinal, eles são mais repetitivos, têm complexidade maior, além de exigir níveis maiores de qualificação e acesso a diversos sistemas de informação.

Colaborativo

Estes são os processos que envolvem o trabalho cooperativo executado por variados departamentos da empresa, mas com um objetivo em comum.

Como o fluxo de trabalho colaborativo é mais independente, ele não oferece tanta agilidade por poder demandar ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja, finalmente, alcançado.

Contudo, este é um processo mais completo, por envolver diversos times cujas habilidades podem ser exploradas de maneira colaborativa.

Transacional

Estes são processos de trabalho cujas tarefas são efetivadas de maneira conjunta, porém, em unidades diferentes, a fim de garantir uma maior confiabilidade e aplicação feita de forma exata.

Exemplos de workflow

Quer começar a documentar seus workflows, mas não sabe com quem começar? Separamos aqui alguns exemplos comuns que podem ser usados na maioria das empresas.

Marketing de Conteúdo

Quem trabalha com marketing sabe que Marketing de Conteúdo não se trata apenas de criar um bom texto para blogs, ele requer muitas etapas estratégicas.

Na maioria dos casos, publicar um único artigo requer colaboração entre quatro profissionais diferentes:

  • primeiro o responsável por desenvolver a pauta do conteúdo;
  • em seguida, o redator que precisa escrever o conteúdo;
  • o revisor deve conferir se o texto está pertinente à pauta assim como gramática e ortografia;
  • por fim, o profissional de marketing digital deve otimizar esse conteúdo para os motores de busca como o Google e publicá-lo no blog.
marketing de conteudo primeiros passos

Se você publica um conteúdo por semana no blog corporativo da sua empresa, esse workflow não será muito trabalhoso.

Porém, caso o blog tenha uma alta produção de artigos feitos por diversos redatores, o processo pode ficar confuso se não tiver um workflow bem claro.

Alguns conteúdos podem ter a produção atrasada e a publicação não seguir o seu calendário editorial, prazos podem ser perdidos etc.

Por isso, criar um workflow para marketing de conteúdo ajuda a acompanhar todo o processo para que todas as tarefas sigam no caminho certo.

E-mail Marketing

Quando falamos de e-mail, um exemplo claro de workflow é a automação de e-mail marketing que requer uma série de passos para que funcione.

Muito embora fazer e-mail marketing possa abranger ações mais simples como envio semanal de newsletter, criar um workflow (também chamado, aqui, de fluxo de nutrição) é importante para engajar as suas leads e deixá-las mais próximas do momento de compra. Vejamos o passo a passo de como isso ocorre:

  1. a pauta para um e-book a ser disponibilizado no seu blog é feita;
  2. o texto para o e-book é produzido por um redator;
  3. o visual do e-book é feito por um designer;
  4. o e-book é publicado numa landing page dentro do seu blog;
  5. uma sequência de e-mails é criada para todos que baixarem o e-book possam recebê-la;
  6. essa sequência é inserida numa ferramenta de automação de marketing digital.

Contratação de funcionários

O ingresso de funcionários é um momento importante nas empresas. Afinal, é neste momento que os processos de trabalho devem ser passados de forma clara aos novos colaboradores, além de tornar a experiência agradável a eles, pois trata-se do primeiro contato que eles fazem com a empresa.

Uma vez que o processo de contratação seja feito da maneira correta, isso pode fazer com que os novos funcionários estejam mais dispostos a beneficiar o negócio, além de aumentar a retenção de talentos no seu time de marketing.

Segue aqui um passo a passo de como o workflow da contratação de funcionários pode funcionar.

  • Passo 1: uma vez que seja aprovado no processo seletivo, um e-mail de boas-vindas é enviado ao mais novo funcionário;
  • Passo 2: as informações pessoais desse funcionário são inseridas no banco de dados da empresa;
  • Passo 3: todos os procedimentos legais (tais como assinatura da carteira de trabalho, emissão do vale-transporte, vale-refeição, entre outros benefícios);
  • Passo 4: apresentação do novo funcionário aos outros membros da equipe;
  • Passo 5: preparar os materiais de trabalho que ele precisará (computador, conta de e-mail, acessos aos softwares, etc);
  • Passo 6: treinar o funcionário para que possa exercer suas funções de trabalho.

Ou seja, como você pôde ver, o workflow adota uma série de processos que não podem faltar na gestão de uma empresa. E, quando falamos de marketing, existem inúmeros processos de modo que se torna difícil determinar a quais deles voltar mais a atenção.

Portanto, agora que você já sabe o que é workflow, para saber a quais processos de marketing você deve focar os esforços na sua gestão, confira este artigo que escrevemos sobre o assunto.

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