Quem nunca chegou ao final do dia e teve a sensação de que, mesmo tendo uma carga horária de trabalho alta, não conseguiu produzir o que precisava? Essa sensação vem do fato de que nem sempre trabalhar muitas horas a fio significa ser produtivo e ter eficiência.
Um dos grandes desafios que estudantes e trabalhadores da era digital enfrentam é o ganho de produtividade. Organizar o tempo, extrair o máximo de produtividade do trabalho e reduzir os períodos de dispersão, são tarefas que podem ser controladas com a ajuda de softwares de produtividade, desenvolvidos para tornar a nossa rotina mais centrada e menos caótica.
Neste post, vamos mostrar 7 aplicativos gratuitos que poderão contribuir para você ter um dia muito mais produtivo e organizado. Confira!
O que são softwares de produtividade?
Os softwares de produtividade são aplicações que auxiliam os usuários na criação de estratégias para a redução do desperdício de tempo em suas tarefas diárias, contribuindo para a rotina se tornar mais simples e eficiente. Entre os focos dessas ferramentas, podemos destacar:
- uso inteligente do tempo;
- divisão das tarefas grandes em etapas menores;
- redução do retrabalho;
- mais planejamento, menos intuição;
- facilitação do trabalho ou estudo em equipes.
Quais são os melhores softwares de produtividade?
Vamos ao ponto central de nosso post, no qual conheceremos alguns softwares que podem tornar o seu dia mais produtivo e organizado. Selecionamos ferramentas que podem agregar valor para diferentes objetivos — para quem precisa otimizar o tempo, para aqueles que precisam de maior organização das tarefas e para quem busca as duas coisas. Acompanhe!
1. Evernote
O Evernote é um software que facilita o gerenciamento de tarefas, sendo uma ferramenta de grande utilidade para estudantes e profissionais desorganizados. Com ele, você poderá anotar e compartilhar as notas em todos os dispositivos compatíveis, possibilitando gerenciar o andamento de suas atividades e armazenar os dados de tarefas concluídas para fazer análises futuras. Com essa aplicação, você poderá, entre outras coisas:
- fazer anotações;
- criar listas de pendências;
- criar notificações para não esquecer de atividades;
- capturar fotos;
- disponibilizar gravação de lembretes por voz.
Uma das grandes vantagens desse app é você poder utilizá-lo em múltiplas plataformas, pois ele está disponível para smartphones, tablets e desktops, gratuitamente.
2. Toggl
Quem nunca começou a fazer uma atividade importante, dispersou atenção com redes sociais ou outros sites e perdeu minutos ou até horas preciosas? Quando trabalhamos e estudamos utilizando computador ou dispositivos móveis, isso acaba por acontecer com certa frequência. Afinal, como estamos a alguns cliques ou toques dos nossos sites favoritos, uma olhadinha só não vai atrapalhar, não é?
Ter a consciência do tempo desperdiçado é um grande passo para mudarmos alguns hábitos, e o Toggl é um aplicativo que permite o rastreamento desse tempo. Com ele, você terá vários recursos úteis para o controle da procrastinação:
- painel de projetos;
- lembretes de rastreamento;
- temporizadores;
- etc.
Assim como o Evernote, o Toggl é multiplataforma e pode ser acessado em computadores e dispositivos móveis, de forma integrada.
3. Todoist
O Todoist é um software que permitirá você organizar a sua rotina e não esquecer de executar as tarefas necessárias. Você poderá organizar as suas tarefas de acordo com a urgência, o prazo ou da maneira que achar melhor, garantindo que nada fique para trás. Com o Todoist, você poderá:
- criar uma lista de tarefas checáveis, para garantir a sua execução;
- organizar a tarefas por projetos;
- dividir a tarefa de acordo com cada contexto;
- programar tarefas recorrentes;
- atribuir tarefas para outras pessoas.
4. Dropbox
O Dropbox é um serviço de armazenamento em nuvem que permite ao usuário guardar arquivos e acessá-los utilizando qualquer dispositivo. Se você tem uma tarefa urgente para entregar, pode pesquisar o assunto no smartphone quando estiver na fila de um banco, no shopping, no transporte público, entre outros, e depois guardar os arquivos no Dropbox para usá-lo em casa no computador.
Você pode armazenar arquivos — documentos, fotos, apresentações, etc. — sem ocupar espaço em seus dispositivos móveis e, ainda, tem a oportunidade de compartilhar com outros usuários.
Se você estiver trabalhando em um projeto em equipe, fazendo um trabalho da escola ou faculdade em grupo, poderá criar uma pasta compartilhada com os demais membros do time, em que todos poderão armazenar e editar os arquivos. O Dropbox pode ser acessado via navegador, utilizando computadores e notebooks e via smartphone.
5. Trello
Uma das ferramentas mais tradicionais para organização de rotina e produtividade, o Trello é um gestor de projetos que permite a organização de listas e desktops, utilizando diferentes métodos, entre os quais se destacam o Kanban. Com essa ferramenta, você poderá organizar todas as suas tarefas de acordo com o prazo e estado de cada uma, execução e progressão.
O Trello permite que o usuário crie as suas próprias estratégias de produtividade, pois tem como diferencial ser uma uma aplicação flexível, que se adapta à metodologia de trabalho de cada usuário. Ela também facilita o trabalho em equipe, permitindo o compartilhamento de briefing e designação de tarefas com prazos.
6. Pocket
Se a dispersão faz parte de uma rotina de trabalho ou estudo utilizando dispositivos conectados à internet, devemos buscar ferramentas que minimizem a necessidade que temos de olhar assuntos paralelos fora de hora.
O Pocket é um desses apps, pois, com ele, sempre que você se deparar com uma notícia ou postagem interessante, poderá guardá-la para ler em outro momento, criando, assim, o seu agregador de notícias.
Ao saber que você poderá ler depois, sem perder a informação desejada, a ansiedade tende a diminuir e poderá se concentrar nas tarefas prioritárias. Depois que acabá-las, poderá enfim ler todos os artigos que você guardou.
7. Google Agenda
As agendas de papel foram, durante muito tempo, as grandes companheiras dos profissionais e estudantes organizados. Embora ainda haja pessoas que prefiram trabalhar de forma manual, as agendas virtuais permitem que os usuários façam muito mais do que apenas registrar tarefas a serem feitas em determinadas datas.
Com o Google Agenda, você pode criar notas, definir lembretes, compartilhar agendas, definir prazos e fazer a integração com as demais ferramentas do Google. É uma excelente maneira de organizar a rotina e manter-se sempre alerta em relação às tarefas pendentes, recebendo as notificações diretamente no seu smartphone.
Com o Google Agenda, você poderá:
- criar várias agendas e definir quais deseja compartilhar;
- criar eventos e pedir confirmação de outras pessoas;
- criar lembretes checados para não esquecer de cumprir compromissos importantes.
- integrar o Google agenda e outros apps de produtividade, como o Trello.
Como vimos, o uso de softwares de produtividade pode contribuir para organizar várias áreas de nossa rotina, seja nos estudos, seja no trabalho ou em outras tarefas importantes, como a organização de eventos. Como estamos conectados 24 horas por dia em nossos smartphones, não podemos abrir mão dessa facilidade para tornar a nossa rotina muito mais eficiente.
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