Como implementar na sua empresa a metodologia 5S

Problema comum entre empreendedores, a organização e os métodos para manter a ordem do negócio tem se mostrado um desafio cada vez maior: a falta de controle de documentação, mau acompanhamento de tarefas e problema na comunicação da equipe podem ser alguns problemas a serem percebidos.

Para lidar com isso da melhor forma, muitos gestores estão recorrendo à metodologia 5S, mas você sabe como ela funciona? Ela promete auxiliar o dia a dia dos usuários, gerando mais disciplina e tornando o desafio de empreender muito mais fácil.

Quer saber tudo sobre o 5S, como ele funciona e como aplicar no seu negócio? Então acompanhe o post!

Afinal de contas, o que é 5S e para que ele serve?

O 5S foi originalmente criado como uma metodologia japonesa para pessoas que buscavam manter ordem na vida pessoal. O nome é originado das palavras Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke — 5 palavras com iniciais S que deram o nome à essa filosofia —, correspondentes respectivamente a Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter.

Essa prática se popularizou entre a vida pessoal pelos ótimos resultados de quem a adotava, então alguns gestores optaram por tentar aplicar no ramo empresarial — e como era de se esperar, mais benefícios foram colhidos.

A ideia é simples: encontrar os erros do dia a dia, seja dentro ou fora do empreendimento e saber lidar com eles, criando soluções práticas e rápidas. Com o tempo, o 5S pode te ajudar a tomar decisões mais rápidas contra as eventualidades que aparecerem.

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Como essa filosofia funciona?

Como dissemos, ela parte da premissa de 5 palavras, cada uma responsável por uma fase distinta para a resolução de desafios da rotina. Empreendedores têm que ter em mente que implementá-la no negócio requer o entendimento do significado de cada etapa e como ela deve ser feita.

Vamos entender as palavras e o que fazer em cada parte:

Seiri (ou classificar)

O primeiro passo ao aplicar o 5S em seu ambiente de trabalho, é fazer uma classificação do que é realmente relevante para a atividade. Aproveite esse momento para montar um planejamento, defina os pontos positivos, o que pode ser melhorado e o que já é obsoleto para o seu negócio.

As metodologias japonesas pregam o desprendimento, então aproveite para separar o que é supérfluo, permitindo que sua atenção seja direcionada para o que realmente importa.

Uma boa prática é começar essa operação no seu espaço pessoal do trabalho e expandir gradativamente a toda a empresa, alcançando não só locais, mas colaboradores. Lembre-se que a ideia é melhorar atividade, então conte com o apoio dos seus funcionários.

Ao fim dessa etapa, é recomendado que você tenha definido o que é efetivamente necessário e o que pode ser colocado em segundo plano, pois são geralmente esses os agentes que tiram o seu foco.

Seiton (ou organizar)

Conseguiu descartar tudo que influenciava negativamente na execução do seu trabalho? Então agora começa a fase Seiton!

Esse é o momento que você tem para colocar a mão na massa, voltado para a organização do ambiente da melhor maneira, ordenando os objetos em seus devidos lugares.

Muitas vezes, o Seiton é a parte mais complicada do 5S: como é a primeira vez dessa metodologia em que você vai ter que partir para a execução — e partindo da premissa que o seu ambiente profissional está desorganizado —, é possível que seja necessário um bom tempo para completar essa fase!

Investir em organização pode ser trabalhoso, mas um local em ordem garante mais facilidade e te ajuda a encontrar aqueles documentos importantes e informações de clientes, garantindo uma grande economia de tempo.

Seisô (ou limpar)

Se as fases Seiri e Seiton tiverem sido feitas corretamente, essa terceira etapa será uma das mais simples de serem implantadas dos 5S.

Imagine que tudo que não tinha utilidade, era obsoleto ou atrapalhava o fluxo do serviço de alguma forma tenha sido separado da maneira correta: fica mais fácil de você, como gestor, definir a destinação de cada um desses objetos — sejam físicos ou virtuais!

No caso de materiais físicos desnecessários, cabe a você optar por descartar, guardar em um lugar que não influencie ou até mesmo doar! Já os virtuais devem ser armazenados em pastas, sistemas online ou qualquer outro ambiente que mantenha a sua atenção — e a de seus colaboradores — fixa nos objetivos do negócio.

Seiketsu (ou padronizar)

Se você observar companhias de sucesso, verá que todas têm um aspecto em comum: o padrão.

Seja para a prática de atividades rotineiras, execução de um serviço específico, atendimento ao cliente, etc., alguns padrões são importantes para gerar modelos de execução.

Ao implementar o Seiketsu na sua organização, busque definir uma forma comum de realização das tarefas! Assim, seus colaboradores terão modelos a serem seguidos e a qualidade produtiva aumenta consideravelmente!

Com o tempo, isso se torna rotina de todos os funcionários, otimizando o fluxo de trabalho e cumprindo as expectativas dos clientes e motivando quanto para sua equipe!

Shitsuke (ou manter)

Não adianta aplicar uma metodologia que gere resultados, se o objetivo não for mantê-la a longo prazo e no 5S isso também se aplica. Pense que foi investido um tempo para promover a melhoria do potencial da empresa, então por que não implementar isso na rotina após a implementação?

Empreendedores ainda encontram dificuldades para fazer com que as inovações empresariais perdurem, mas isso pode ser resolvido facilmente ao agregá-las na cultura organizacional.

O último S é prático! A intenção é fazer com que essa filosofia faça parte da sua vida e de seus colaboradores. Assim, essa tarefa deixa de ser um desafio e passa a ser uma ação costumeira, que com o tempo nem será mais percebida.

A longo prazo, o 5S estará completamente imerso na cultura sua empresa, estimulando não atividades em si, mas as tomadas de decisão e o progresso da companhia, melhorando ainda a vida pessoal de toda a equipe!

E aí, leitor? Entendeu o que é o 5S e a importância dele para fazer um ambiente de trabalho organizado e sadio para todos que compartilham dele? Quer aprender ainda mais sobre como ter uma gestão de sucesso? Então não deixe de conferir como aprender a liderar sua equipe!