Independente da área de atuação da sua empresa no mercado, cada dia são gerados mais dados e informações valiosas para o seu negócio. Boa parte deles, se não todos, é mantida nos computadores da sua empresa.
Isso acontece por causa do grande desenvolvimento tecnológico ocorrido nas últimas décadas. Documentos que antes eram impressos agora podem ser usados apenas de modo digital.
A partir disso, surgiu uma preocupação ao armazenar esses dados. Antigamente, era preciso ter um espaço de arquivo físico, desenvolver um método de organização e manter os documentos arquivados. Hoje, tudo isso é feito dentro de um computador.
Apesar disso, é muito mais fácil perder documentos importantes do que antes. Por isso, é preciso que você tenha backups para usar sempre que houver algum problema.
Mas o que são backups e como você pode fazê-los? É isso que vamos te mostrar agora!
O conceito de backup
A palavra “backup” tem origem no inglês e significa reforço. Essa expressão dá a ideia de uma proteção extra, uma ajuda para guardar algo importante.
Dentro do contexto da gestão de dados eletrônicos e ativos digitais, isso faz todo o sentido, já que o termo backup pode ser traduzido de forma mais fiel como cópia de segurança.
O objetivo de ter backups é se proteger contra a perda de documentos digitais. As cópias de segurança permitem que você consiga recuperar dados perdidos com facilidade.
A importância das cópias de seguranças
Alguns donos de empresas acreditam que ter um bom computador é o suficiente para garantir que nenhuma informação valiosa vai se perder.
Mas esse conceito está errado e pode gerar transtornos para todos na empresa. Afinal de contas:
- um computador está sujeito a pegar algum vírus que afete todas as coisas armazenadas nele;
- por uma desatenção você pode apagar algum dado errado e perder informações importantes;
- existe a possibilidade de acontecer um roubo em sua empresa, de forma que seu computador seja levado com a única cópia dos dados;
- o uso incorreto dos computadores também pode gerar bugs e perda de informações valiosas.
Algumas informações da sua empresa são exigidas durante uma fiscalização, e é da sua responsabilidade manter cada uma delas arquivada em segurança.
Por isso, independente da sua motivação, é importante se proteger contra a perda dos seus dados, evitando assim transtornos no seu dia a dia e problemas com a fiscalização.
4 tipos de backup
Para começar a fazer as suas cópias de segurança, você precisa entender que nem todo backup é igual e cada situação exige um tipo diferente de backup.
Como saber se você vai fazer as suas cópias de segurança do jeito que precisa? Para isso, vamos listar 4 tipos de backups e como funciona cada um deles.
1. Backup completo
O backup completo faz uma cópia de todos os arquivos que você tem no computador. Nesse processo, se você usa um sistema de automatização, é feita uma marcação nos dados copiados, de forma que tais cópias não se dupliquem.
Você precisa fazer o backup completo apenas na primeira vez, depois há outros métodos para manter a sua cópia de segurança atualizada e completa.
2. Backup incremental
Esse tipo de backup serve para fazer cópias apenas dos arquivos que foram alterados ou criados do zero após o backup normal. Como o nome sugere, esse tipo de cópia incrementará as novas informações dos documentos que já estavam salvos anteriormente.
A vantagem de se fazer esse processo é que não será necessário muito tempo para completar todo o processo e ter os seus dados seguros.
Quando feito de modo automatizado, os dados copiados pelo backup incremental são marcados para que não sejam feitas novas cópias de um mesmo arquivo.
3. Backup diferencial
Assim como o incremental, o backup diferencial faz a cópia dos arquivos criados ou modificados desde o backup anterior. Ele recebe esse nome porque apenas o que é diferente da cópia anterior é armazenado.
Nesse caso, ao fazer uso de sistemas de automação, o backup não é marcado. Em outras palavras, esses arquivos podem ter cópias repetidas, o que exigirá que você tenha mais espaço para armazenamento, tornando o backup um processo mais demorado.
A principal vantagem do backup diferencial é que, em casos de perda de dados, o tempo para ter acesso às cópias de segurança será menor.
4. Backup diário
O backup diário diz respeito a cópias de segurança de todos os documentos feitas diariamente. Ele é importante para quem precisa ter a confiança da data de um arquivo.
Os sistemas de cópias de segurança fazem uma marcação na data em que foram feitos os backups e não nos arquivos copiados. Assim, no seu armazenamento, você terá uma cópia de todos os seus documentos diariamente.
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Locais para armazenar seu backup
Até agora você conseguiu ver como é importante fazer o backup e que existem várias formas de fazê-lo. Mas é preciso selecionar bem onde manter as cópias de segurança. Será que ter vários computadores com o mesmo conteúdo é a solução? Não!
Como você já sabe, os computadores têm uma capacidade limitada de armazenar informação, de forma que ter vários deles com as mesmas informações pode tornar essa ferramenta de trabalho lenta e gerar transtornos no seu dia a dia.
Então onde é indicado que você tenha as cópias de segurança? Conheça agora 4 modos de armazenar os seus dados.
Pendrives
Os pendrives são pequenos dispositivos de entrada USB que permitem a gravação de dados. Eles são muito versáteis, já que permitem que os arquivos salvos sejam editados e dão a você a possibilidade de ter sempre consigo as informações de que precisa.
A desvantagem de usar os pendrives para a gravação de dados é a capacidade de armazenamento do dispositivo. Caso você tenha muitos arquivos, será necessário o uso de mais de um pendrive.
HD externo
O HD é responsável por guardar todas as informações do seu computador. Quanto ao HD externo, trata-se de um dispositivo que funciona com uma entrada USB e tem a mesma função daquele que está dentro do seu computador, ou seja, armazena dados.
A vantagem de fazer uso dessa ferramenta para os backups é a grande capacidade de armazenamento. Ele também se conecta com muita facilidade a diversos computadores e pode ser guardado dentro de um cofre, caso você precise de algo extremamente seguro.
Nuvem
É possível encontrar diversos servidores online que permitem o armazenamento de dados. Para isso não é preciso ter nenhum dispositivo físico, como os pendrives ou o HD externo. Esse tipo de armazenamento é conhecido como “nuvem”.
Alguns dos servidores mais usados para isso são:
- Google Drive;
- Dropbox;
- iCloud;
- vBox Drive.
Optar por manter os seus backups salvos na nuvem é totalmente seguro, afinal, para ter acesso aos dados é preciso usar login e senha.
Outra vantagem desse método de armazenamento dos seus backups é a facilidade de acessar as informações. Você poderá acessá-las de outro computador ou de dispositivos móveis, como tablets e celulares.
Com o recurso de nuvem, você tem a possibilidade de fazer cópias de segurança de informações importantes que estão salvas no seu celular ou tablet, não apenas do que está no computador.
RAID
RAID é sigla de Redundant Array of Inexpensive Disks, que quer dizer Matriz Redundante de Discos Independentes.
De modo simples e resumido, RAID quer dizer que você pode ter vários discos rígidos, ou seja, HDs formando uma única unidade. Assim, os dados de um disco são os mesmos dados do outro. Afinal, são vários HDs funcionando como se fossem um.
Mas qual é a vantagem disso? Caso haja falhas em um dos discos, todos os outros continuarão funcionando normalmente, sem que informações sejam perdidas.
O RAID é uma ótima ferramenta para backups e também para evitar que o seu fluxo de trabalho seja interrompido por falta de informações.
Maneiras de automatizar os backups
Fazer backups rotineiramente e de modo manual é muito trabalhoso e pode gerar muitos erros. Por isso, você precisa usar ferramentas de automação para esse importante processo.
A maioria dos sistemas operacionais de computador, como o Windows, contam com assistentes nativos que auxiliam você nesse processo.
Além deles, existem softwares com versões pagas e gratuitas que oferecem criptografia, diferentes tipos de backup, possibilidade de agendamento da cópia de segurança e sincronização com outros dispositivos e com a nuvem.
Alguns dos softwares que podem ajudar você nesse processo são:
Como você viu, ter um backup dos seus arquivos pode evitar muitos transtornos e problemas com a fiscalização. Por isso, não deixe de sempre fazer cópias de segurança dos seus dados, visto que esse é o melhor método para que você tenha tranquilidade e a convicção de que suas informações estarão sempre em segurança.
Gostou de saber o que é backup e como fazer a cópia de segurança das suas informações? Que tal então aproveitar para conhecer tudo sobre uma das principais ferramentas de armazenamento em nuvem: o Google Drive?
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