Saiba quais são os 5 problemas gerados por baixa produtividade na gestão da sua IES

Em qualquer empresa a baixa produtividade das equipes tem diversas consequências negativas. Em muitos casos, isso se deve à pouca ou nenhuma existência de políticas de gestão que determinem compromissos a serem assumidos por setor.

Com as Instituições de Ensino Superior não é diferente, especialmente com relação ao atendimento ao aluno ― fundamental em toda instituição de ensino.

Ainda que seja notável o empenho de alguns gestores em facilitar a gestão de processos, as ações tendem a ser pontuais.

Tanto que é comum observar altos investimentos em sistemas informacionais, e a organização continuar frustrada por não atingir os objetivos de melhora e nem resolver problemas como a evasão universitária.

Para que a entrega do serviço aumente em qualidade e velocidade, é preciso que a IES compreenda os desafios inerentes à produtividade.

Para tanto,é preciso focar nos elementos necessários para melhorar seus processos e envolver todos os setores para a implementação de uma lógica de fluxo no atendimento ao aluno.

Quais os problemas gerados pela baixa produtividade?

Alguns desses problemas na rotina de trabalho são consequência da baixa produtividade na IES.

Identificá-los é o primeiro passo para que, em seguida, seja possível criar planos de ação que diminuem o impacto negativo, como o desenvolvimento de uma estratégia de gestão e relacionamento.

1. Pouca agilidade

O primeiro sinal de baixa produtividade é a pouca agilidade para atender às demandas administrativas.

Torna-se muito estressante, tanto para o aluno quanto para o colaborador, encontrar soluções, das mais simples às mais complexas, e processos que seriam resolvidos rapidamente demoram muito além do esperado.

Com isso, o trabalho torna-se cansativo e os colaboradores deixam de mostrar seu potencial para se render à uma rotina nada proveitosa na sua IES.

2. Inconsistência dos processos

A baixa produtividade também é consequência da inconsistência dos processos. Isso acontece quando os colaboradores realizam tarefas sem um padrão de etapas e organização.

A situação se agrava especialmente durante imprevistos ou excesso de tarefas, já que a IES não está preparada para tais demandas.

Além disso, sem um padrão para a execução dos processos, fica difícil fazer a gestão do tempo para cada tarefa, e os colaboradores ficam desorientados sobre as melhores práticas para cumprir com as demandas.

Com isso, a qualidade do trabalho é comprometida e o profissional se sente frustrado.

3. Aumento dos custos

Quando uma organização enfrenta problemas com baixa produtividade, um dos maiores impactos está no aumento dos custos operacionais.

A razão é simples: como os colaboradores resolvem as tarefas sem um padrão, por conta da inconstância dos processos, a probabilidade de erros e retrabalhos aumenta e o tempo gasto para concluir os trabalhos é maior.

Esse crescimento dos custos pode ser observado em outras situações, como:

• necessidade de comprar mais insumos e equipamentos para que mais gente realize as mesmas operações;
• deslocamento de recursos humanos para determinado setor e/ou novas contratações;
• além da perda de oportunidades de expansão da IES e cancelamento de matrículas.

4. Ruídos na comunicação entre a IES e alunos

A baixa produtividade também fragiliza a comunicação entre a IES e os estudantes. Se não existirem políticas de gestão que tornem os processos internos alinhados, dificilmente a comunicação será eficaz.

Nesse sentido, a organização deve ter procedimentos de comunicação integrados que permitam a todos os colaboradores operarem com a mesma linguagem, independentemente da necessidade do aluno ou do tipo de informação divulgada pelos meios oficiais.

5. Insatisfação dos alunos

Quando os alunos fazem algum tipo de solicitação à IES, colocam uma carga de expectativa para que sejam atendidos rapidamente e com qualidade.

Porém, se o colaborador é incapaz de resolver aquilo de que necessita ― principalmente por falta de organização, logística ou boa capacitação profissional ―, seu indicador de frustração dispara.

E se ele precisar fazer reclamações constantes, especialmente por conta de situações fáceis de resolver, as chances de migrar para outra IES tendem a aumentar consideravelmente.

Por isso, manter a produtividade alta é condição indispensável para deixar o aluno satisfeito e garantir sua fidelização.

Como aumentar a produtividade na IES?

Driblar a baixa produtividade pode ser mais simples do que você imagina. Mas isso não significa que não seja trabalhoso.

Afinal, você precisará ter um diagnóstico claro do problema, a fim de traçar as melhores estratégias. Entre as muitas possibilidades, separamos algumas dicas de ações. Confira a seguir.

Invista em sistemas de gestão com Business Intelligence

Se você nunca ouviu falar em Business Intelligence (BI), saiba que essa estratégia pode ser grande aliada de sua gestão. Trata-se de um conceito que envolve diferentes tecnologias reunidas em um sistema informacional que dá suporte à tomada de decisão.

Por meio do BI, você consegue dar inteligência aos seus processos e ter benefícios como:

• organização na coleta de informações;
• facilidade de análise de dados;
• estabelecimento de métricas de produtividade;
• compartilhamento de informações;
• ampliação da qualidade do processo de ensino-aprendizagem (quando atrelado a fins pedagógicos);
• equilíbrio das contas e diminuição de gastos;
• segurança das informações;
• secretaria virtual para administração de tarefas e situação acadêmica do aluno;
• redução da inadimplência;
• gestão educacional mais eficiente.

O principal objetivo do BI é garantir que atividades rotineiras passem a fazer parte de uma visão estratégica. Como a quantidade de informações é gigantesca, o sistema ajuda a compilar esses dados e evitar que eles passem despercebidos.

Sendo assim, além de contribuir para a modernização da gestão universitária, o BI é um importante mecanismo para observar oportunidades de explorar novos nichos de mercado e crescer ainda mais.

Motive seus colaboradores

Ao estabelecer estratégias de motivação e valorização da sua equipe técnico-administrativa e do seu corpo docente, o nível de comprometimento deles para com a IES aumenta.

Isso significa prestar melhor atendimento, ganhar flexibilidade e autonomia para resolver as mais diversas situações de forma rápida e consistente e, principalmente, identificar problemas para solucioná-los.

Para tanto, é preciso adotar ações coordenadas de valorização dos recursos humanos, tais como:

• estabelecer objetivos e propor desafios;
• recompensar os destaques;
• estabelecer um constante diálogo;
• aproximar as hierarquias;
• aumentar benefícios;
• criar programas de educação continuada.

Realize treinamentos e capacitações profissionais

Criar uma agenda de capacitação profissional e treinamento é essencial para que os colaboradores consigam receber mais conhecimento para uma boa atuação na IES e, principalmente, compreender os objetivos e metas.

Além disso, colaboradores mais preparados conseguem enfrentar tensões e conflitos do dia a dia com muito mais autoconfiança e aptidão técnica, tanto do ponto de vista das habilidades necessárias às suas funções quanto em questões relativas à inteligência emocional para lidar com um público tão diversificado.

Se você chegou até aqui, certamente deve estar pensando que a baixa produtividade pode ser uma grande vilã de sua performance no mercado.

Mas graças às novas tecnologias associadas a modernas práticas de gestão, sua IES tem plenas condições de entregar um atendimento de alta qualidade que ajude a engajar e fidelizar seus alunos.

Ao mesmo tempo, consegue observar os cenários e traçar um planejamento estratégico, capaz de ampliar sua competitividade.

Então, não vá embora ainda! Aprofunde seus conhecimentos com este artigo sobre a influência da tecnologia de gestão na produtividade da comunidade acadêmica.

Esse conteúdo foi produzido pela equipe da Lyceum.