Como calcular o ROI de um evento?

Se você pensa que seu evento foi um sucesso apenas por ter recebido muitos aplausos e elogios, alerta vermelho! Para não cantar vitória antes da hora apenas por achar que os convidados saíram satisfeitos, vamos ajudar você a avaliar o real benefício dos eventos corporativos de forma quantitativa.

Como nas interações virtuais, em que entendemos ser imprescindível acompanhar as métricas de sucesso da estratégia, nas interações presenciais também é necessária uma análise de desempenho para entender se o investimento é válido.

Isso porque, por mais que as interações presenciais da empresa com o público sejam quase sempre benéficas para a questão de branding, pode ser que os eventos não estejam gerando um impacto positivo no balanço da empresa. Nesse caso, é importante reavaliar a forma com que esse evento foi planejado e executado se a intenção é de ter um retorno financeiro.

Quer saber como chegar a essa conclusão? Então aprenda conosco a calcular o ROI de um evento.

ROI — “Return over Investment “

Com esse indicador, os decisores podem analisar quais investimentos realmente valem a pena e quais não estão dando certo, a fim de tomar decisões estratégicas e baseadas em dados para otimizar os resultados financeiros.

Esses investimentos podem ser, por exemplo, campanhas de Marketing, novas plataformas e estratégias, treinamentos ou os eventos corporativos, sobre os quais trataremos neste artigo.

A fórmula para obter o ROI é bem simples. Basta dividir o lucro líquido (RECEITA – CUSTO) pelo investimento (CUSTO) e transformar o resultado em porcentagem.

Assim:

Lembrando o significado dos termos:

• receita: o que é arrecadado por conta das vendas;

• custo: todas aquelas despesas necessárias para permitir a viabilidade do investimento.

Essa fórmula pode ser utilizada para analisar o negócio de forma geral ou uma área individualmente — como seria o caso do ROI de um evento.

Portanto, o valor da receita deve representar apenas os ganhos obtidos por conta de determinado projeto. Da mesma forma, o valor do custo deve representar apenas o que a empresa gastou para seu planejamento e execução.

Multiplicando a conta entre os parênteses por 100, conseguimos, então, um resultado final em porcentagem. Isso é importante para possibilitar a comparação de diferentes ações e estratégias e saber para que lado os esforços devem ser direcionados.

Para simplificar, você também pode usar a nossa calculadora automática de ROI, confira!

Mas como utilizar essa fórmula para saber se os eventos estão gerando retorno para a empresa? Continue a leitura para entender melhor!

Aplicação da fórmula

É fácil medir o ROI de um evento quando a arrecadação é imediata, com a venda de produtos e ingressos.

Nesse caso, podemos aplicar a metodologia acima considerando a receita como o total arrecadado com o evento, e o custo como o preço pago por tudo o que for necessário para realização desse evento, como gastos com organização, pessoal, comida e infraestrutura.

Vamos a um exemplo!

Imagine que você investiu:

• R$ 20 mil no o aluguel de um espaço;
• R$ 10 mil com o cerimonial;
• R$ 5 mil na divulgação do evento;
• R$ 10 mil em decoração e brindes;
• R$ 5 mil na apresentação uma banda;

Assim, temos o total de R$ 50 mil investido.

Imagine agora que a empresa arrecadou R$ 100 mil com o ingresso dos pagantes, R$ 100 mil com patrocinadores e mais R$ 50 mil com a venda de produtos nos stands, totalizando R$ 250.000 de receita.

Ao aplicar a fórmula do ROI, temos que R$ 250.000 – R$ 50.000 / 50.000 será igual a 4.

Multiplicando por 100, encontramos o ROI de 400%, isto é: o retorno do evento seria de 4 vezes o investimento inicial.

Isso quer dizer que, analisando o custo e a receita, esse evento teve um retorno excelente! Mas sabia que podemos também analisar esses retorno do ponto de vista não-financeiro?

Veja abaixo outros aspectos importantes para avaliar o retorno do evento!

Retornos intangíveis

Agora que você já entendeu como calcular o ROI, deve também se atentar para outros fatores relevantes na avaliação do investimento.

Isso porque nem todo evento tem como prioridade a geração de receita para a empresa. Essa questão depende dos objetivos traçados inicialmente.

Além do cálculo explicado de retorno baseados no custo e na receita, há certamente de se levar em conta outros fatos mais difíceis de serem mensurados.

Branding

Estar presente em certos eventos melhora a confiança de atuais clientes em relação a sua empresa, melhorando os índices de retenção, além de ajudar a fortalecer a autoridade da marca para potenciais clientes.

E esse impacto é, sem dúvidas, maior ainda quando o evento é promovido e organizado pela própria empresa.

Para saber o quanto o evento ajudou na gestão da marca, é preciso ficar de olho nos feedbacks presenciais e os feedbacks das redes sociais e da mídia convencional.

Para receber um feedback mais pontual da percepção dos convidados, é útil aplicar pesquisas durante e após o evento, para averiguar se seus objetivos realmente foram alcançados.

Da mesma forma, a avaliação do que está sendo dito na mídia ou nas redes sociais servirá para identificar os pontos fracos e fortes do evento, contribuindo para melhorias em futuras ocasiões.

Por exemplo, utilizando as hashtags, é possível acompanhar os comentários e engajamento do público e como a imagem da marca foi impactada.

Benefícios para funcionários e parceiros

A experiência de fazer parte de um evento com sua equipe pode se tornar inesquecível para quem faz parte da empresa!

Ainda, eles terão a oportunidade de desenvolver o networking, terão chances de aprendizado e poderão sair do evento mais motivados e satisfeitos em relação a seu trabalho relacionado à empresa.

E todos nós sabemos que a felicidade é um ótimo motor para a produtividade!

Ademais, estar em um evento com outras empresas, sejam elas patrocinadoras, sejam convidadas ou organizadoras, faz também com que os funcionários entendam melhor o mercado, a concorrência, fornecedores, clientes e todo o universo dos stakeholders.

Assim, o posicionamento da marca fica mais claro e pode se tornar um motivo de orgulho dos funcionários e parceiros e até mesmo um fortalecedor de laços.

Para saber o quanto o evento os ajudou, é só fazer uma pesquisa por questionários diretamente com essas pessoas.

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Oportunidades de negócio

Dependendo do tipo de evento, as vendas não acontecem imediatamente.

Pode ser que um ciclo de venda iniciado durante o primeiro contato no evento só se feche depois de meses! Veja que, nesse caso, o evento foi essencial para a captação de um novo cliente, mas não foi contabilizado no cálculo da receita na época.

Portanto, se um evento abre possibilidade de vendas mesmo depois de certo tempo de sua realização, faça registro das leads do evento e acompanhe-as para aumentar as chances de conversão de clientes!

Esse registro de leads pode ser feito rapidamente com a ajuda de aplicativos ou plataformas, dando fim à papelada tradicional.

Cuidados importantes

Agora que você já entendeu a importância de analisar os retornos tangíveis e intangíveis do investimento, vamos listar algumas outras variáveis a se considerar para garantir o sucesso do evento!

Se a intenção for gerar bons retornos para a empresa, se atente para os fatores mencionados abaixo.

Custo de oportunidade

Tempo é dinheiro!

Assim, além do custo contábil considerado, não podemos nos esquecer de calcular se as horas gastas pelos funcionários no evento compensaram o que eles teriam produzido se estivessem trabalhando normalmente.

Quanto tempo de evento foi necessário para gerar essa receita? Seria mais interessante ter gasto as horas em outras atividades para a empresa, ou em outros tipos de investimentos?

Para saber a resposta, entenda a média de produtividade por hora de cada funcionário e o quanto deixou de ser produzido durante as horas gastas durante o evento ou mesmo com preparação e deslocamento.

Imprevistos

Pode ser que o valor previstos para o custo seja muito maior que o imaginado por conta de alguma despeja indesejada antes, durante ou após o evento.

Além disso, é possível que haja algum incidente (espero que não!) que descontente os convidados e cause uma má impressão da marca.

Infelizmente, é preciso considerar e fazer todo o possível para recuperar a imagem da empresa.

O trabalho relacionado a eventos corporativos vai bem além da parte de logística e organização. Afinal, como qualquer outra estratégia no Marketing, devemos sempre traçar bem os objetivos, como medi-los e como alcançá-los!

Assim, esperamos que seus próximos eventos sejam ainda mais bem sucedidos após esta leitura!

Gostou de saber como calcular o ROI de um evento? Então, continue acompanhando e descubra o que fazer com todas as leads de eventos geradas no seu estande!